2026年工业机器人公司采购供应链部岗位职责与流程规范管理制度

2026年工业机器人公司采购供应链部岗位职责与流程规范管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司采购供应链部的岗位管理体系，明确各岗位核心职责与采购、供应链全流程操作规范，保障工业机器人研发、生产所需物料的及时供应，降低采购成本与供应链风险，提升采购供应链管理的专业化、标准化水平，结合行业特性及公司实际运营需求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部及下属各子运营单元采购供应链部全体在岗人员，涵盖采购供应链部所有岗位序列；公司各业务部门涉及采购申请、物料领用、供应商对接等环节的人员，需遵照本制度相关流程执行。第三条基本原则合规高效原则：严格遵守国家采购、招投标、税务等相关法律法规，简化非核心流程，压缩采购响应时效，适配工业机器人生产交付的节奏要求。成本可控原则：通过供应商比价、集中采购、库存优化等方式，在保障物料质量的前提下，降低采购成本与供应链运营成本。质量优先原则：工业机器人核心零部件（伺服电机、控制器、减速器等）的采购需严格把控质量标准，确保物料符合公司研发生产的技术要求。风险防控原则：建立供应商分级管理、库存安全预警、采购合同审核等机制，防范断供、质量不合格、价格波动等供应链风险。协同联动原则：加强与研发、生产、财务、质检等部门的协作，确保采购供应链流程与公司整体业务流程无缝衔接。第二章采购供应链部定位与组织架构第四条部门定位采购供应链部是公司统筹物料采购、供应商管理、仓储物流、库存管控、供应链优化的核心职能部门，承担“采购保障、成本控制、风险防控、效率提升”四大核心职能，是保障公司工业机器人研发生产连续性、降低运营成本的关键部门。第五条岗位设置架构采购供应链部采用“层级化、专业化”的岗位设置模式，总部及各子运营单元按以下岗位配置（子单元可根据生产规模适当合并岗位，核心职责不得缺失）：管理岗：采购供应链部经理，统筹部门整体工作，制定采购供应链战略规划，对接公司管理层及各业务部门，监督流程执行与成本管控。专业岗：采购专员、供应链专员、供应商管理专员、仓储物流专员，分别负责物料采购执行、供应链规划、供应商开发管理、仓储物流管控等专项工作。基础岗：采购跟单岗、仓储分拣岗，负责采购订单跟进、物料出入库分拣等基础事务。第六条岗位编制要求总部采购供应链部：经理1名，采购专员3名（分别负责核心零部件、生产辅料、办公物资采购），供应链专员1名，供应商管理专员1名，仓储物流专员2名，采购跟单岗2名，仓储分拣岗3名。子运营单元采购供应链部：规模较大的生产型子单元：采购供应链主管1名，采购兼供应链专员1名，仓储物流兼跟单岗1名；规模较小的技术服务型子单元：采购供应链综合岗1名（统筹采购、仓储、供应商对接等所有事务）。第三章各岗位核心岗位职责第七条采购供应链部经理岗位职责统筹管理：制定采购供应链部年度、月度工作计划，分解成本控制、供应保障目标至各岗位，监督计划执行进度，确保部门工作与公司研发生产战略匹配。制度建设：牵头完善采购流程、供应商管理、库存管控等管理制度，审核子运营单元提交的流程调整申请，确保制度体系的统一性与适用性。成本管控：制定年度采购预算，审核大额采购订单（单批次5万元及以上），通过集中采购、供应商议价等方式降低整体采购成本，定期分析采购成本数据并提出优化方案。供应商管理：审批核心供应商（如工业机器人核心零部件供应商）的准入与淘汰，牵头重要供应商的年度评审与战略合作洽谈。风险防控：牵头处理供应链重大异常（如核心物料断供、大批量物料质量不合格等），制定应急预案并组织演练，保障物料供应连续性。团队管理：搭建部门核心工作团队，制定岗位绩效考核办法，开展采购供应链专业技能培训，提升团队整体业务能力。第八条采购专员岗位职责采购执行：根据各部门提交的采购申请，开展市场调研、供应商比价，编制采购报价单，按流程完成采购订单签订；核心零部件采购需提前与研发部门确认技术参数，确保物料符合研发生产要求。订单跟进：跟踪采购订单进度，及时与供应商沟通交期、物流等信息，确保物料按时到货，同步反馈订单进度至需求部门。质量对接：到货物料质检不合格时，第一时间与供应商沟通退换货、索赔等事宜，跟踪处理结果并反馈至质检部门。台账管理：建立采购订单台账，详细记录采购物料名称、规格、数量、价格、供应商、到货时间等信息，定期与财务部核对采购费用。需求响应：接收各部门采购需求，1个工作日内完成需求核实，非紧急需求3个工作日内给出采购方案，紧急需求（如生产断料）即时响应。第九条供应链专员岗位职责需求规划：结合研发生产计划，分析物料需求规律，制定核心物料安全库存标准，避免库存积压或断供风险。供应链优化：梳理采购、仓储、物流全流程，识别流程卡点并提出优化方案，如优化物料配送路线、调整采购周期等，提升供应链运转效率。数据分析：定期统计库存周转率、物料到货及时率、供应链运营成本等数据，形成供应链分析报告，为部门经理决策提供依据。协同对接：对接生产部门了解生产进度，调整物料采购与配送节奏；对接物流服务商，优化物流方案，降低物流成本。应急处理：协助部门经理处理供应链异常，如临时调整采购计划、协调备用供应商等，保障研发生产的物料供应。第十条供应商管理专员岗位职责供应商开发：根据采购物料类型，通过行业展会、网络平台、同行推荐等方式开发合格供应商，建立供应商信息库。准入审核：对新供应商开展资质审核（营业执照、生产许可证、产品检测报告等）、实地考察、样品测试，按流程完成准入审批。日常管理：建立供应商分级台账（核心、优质、普通、淘汰），定期对合作供应商开展履约率、产品质量、价格、服务等维度的评审，评审结果作为续合作、淘汰的依据。关系维护：定期与核心供应商沟通，了解其生产能力、价格调整计划等信息，维护稳定的合作关系；处理供应商投诉与异议，协调解决合作中的问题。档案管理：建立供应商完整档案，包括资质文件、合作记录、评审报告、合同等，确保档案可追溯、易查阅。第十一条仓储物流专员岗位职责仓储管理：建立物料分类仓储制度，工业机器人核心零部件、生产辅料、办公物资分区存放，做好物料标识；定期开展库存盘点，每月至少1次全面盘点，确保账实相符。出入库管控：审核物料入库单、出库单，核对物料名称、规格、数量，确保出入库数据准确；核心零部件出入库需登记领用部门、领用人员、用途等信息。库存预警：监控物料库存水平，当核心物料库存低于安全库存标准时，即时提醒采购专员补充采购；对积压超3个月的物料，提出处理建议（调拨、退换货、报废等）。物流管控：对接物流服务商，安排物料配送、退换货等物流事宜，跟踪物流进度，确保物料安全、及时送达；审核物流费用，控制物流成本。仓储安全：负责仓储区域的消防安全、物料防护（如防潮、防尘、防碰撞），定期检查仓储设施，消除安全隐患。第十二条基础岗岗位职责采购跟单岗：协助采购专员跟进采购订单，记录订单变更、物流信息，整理采购发票、单据，配合财务部完成费用核销；及时反馈供应商的交期变更、物料异常等信息。仓储分拣岗：根据出入库单完成物料分拣、打包、搬运，确保物料无破损；维护仓储区域整洁，协助仓储物流专员完成库存盘点。第四章采购供应链核心流程规范第十三条采购申请与审批流程需求提报：各部门根据研发、生产、办公需求，填写《采购申请单》，明确物料名称、规格、数量、质量要求、需求日期、预算金额等信息，经部门负责人审批后提交采购供应链部。需求核实：采购专员1个工作日内核实采购需求，对规格不明确的物料，对接需求部门确认；对超预算的采购申请，反馈至需求部门调整或按流程上报审批。审批流程：单批次采购金额≤1万元的，由采购供应链部经理审批；1万元＜金额≤5万元的，由公司分管领导审批；金额＞5万元的，由公司管理层集体审批；紧急采购需求可简化审批流程，事后补全手续。第十四条供应商开发与管理流程供应商开发：供应商管理专员收集潜在供应商信息，初步筛选后形成《供应商候选名单》，提交部门经理审核。准入审核：对候选供应商开展资质审核、实地考察（核心物料供应商必须实地考察）、样品测试，测试合格后填写《供应商准入审批表》，按流程完成审批后纳入合格供应商库。日常评审：每季度对合作供应商开展一次评审，评审维度包括产品质量（合格率）、交期（按时到货率）、价格、售后服务等，评审结果分为A（核心）、B（优质）、C（普通）、D（淘汰）四级，D级供应商终止合作。第十五条采购执行流程比价议价：采购专员从合格供应商库中选取至少3家供应商进行比价，核心物料需要求供应商提供技术参数确认单，通过议价确定最优采购方案，填写《采购报价对比表》提交部门经理审核。合同签订：审核通过后，与供应商签订采购合同，合同需明确物料规格、数量、价格、交期、质量标准、违约责任等条款，大额合同需经公司法务部门审核。订单跟进：采购跟单岗跟踪订单生产、发货进度，每周至少2次与供应商沟通，及时反馈异常情况；核心物料订单需每日跟踪，确保按需求日期到货。第十六条到货验收与入库流程到货核对：物料到货后，仓储物流专员核对物流单与采购订单，确认物料名称、规格、数量一致后，通知质检部门开展质量检测。质量验收：质检部门按质量标准检测物料，核心零部件需全检，普通物料按10%比例抽检；检测合格出具《质检合格单》，不合格出具《质检不合格单》并注明问题。入库处理：合格物料由仓储物流专员办理入库手续，录入仓储管理系统，贴好物料标识；不合格物料由采购专员对接供应商，在3个工作日内完成退换货或索赔处理。第十七条付款结算流程单据收集：采购专员收集采购合同、入库单、质检合格单、供应商发票等单据，核对无误后填写《付款申请单》。审批付款：《付款申请单》经采购供应链部经理、财务部审核、公司分管领导审批后，财务部按合同约定的付款方式（月结、货到付款等）完成付款；付款后采购专员及时反馈供应商，确认到账情况。第十八条库存与物流管理流程库存管控：仓储物流专员按物料类型分区存放，核心零部件单独存放并做好防护；每月开展一次全面盘点，盘点差异在1个工作日内查明原因，调整账目并上报部门经理。物料领用：各部门填写《物料领用单》，经部门负责人审批后到仓储区领用物料，仓储物流专员核对后发放，核心零部件领用需额外经采购供应链部经理审批。物流管理：仓储物流专员根据物料配送需求，选择合规物流服务商，签订物流协议；物料发出后跟踪物流进度，确保按时送达，物流费用每月核对一次，确保准确无误。第十九条异常处理流程断供处理：核心物料出现断供风险时，采购专员即时启动备用供应商，供应链专员调整采购计划，部门经理统筹协调，确保研发生产不受影响；事后分析断供原因，完善供应商备份机制。质量异常：大批量物料质检不合格时，采购专员立即暂停该供应商合作，通知供应商到现场核实，在3个工作日内制定退换货或补货方案，同步反馈至需求部门调整生产计划。价格异常：供应商提出价格调整时，采购专员开展市场价格调研，核实调整合理性，核心物料价格调整需上报部门经理及公司分管领导审批，审批通过后方可调整采购价格。第五章监督考核与奖惩第二十条监督机制日常自查：采购供应链部各岗位每日自查流程执行情况，填写工作日志；部门经理每周抽查，对未按流程执行的事项及时督促整改。定期检查：公司审计部门每季度对采购供应链部开展一次专项检查，重点核查采购价格、合同执行、库存管理、费用管控等情况，形成检查报告并公示。投诉反馈：建立采购供应链服务投诉渠道（邮箱、热线），接收各部门对采购响应慢、物料质量差、服务态度差等问题的投诉；投诉受理后1个工作日内核实，3个工作日内给出处理结果并反馈投诉人。第二十一条考核体系考核指标：建立定量与定性相结合的考核指标体系，定量指标包括物料到货及时率（≥98%）、采购成本控制率、物料质量合格率（≥99%）、库存周转率、投诉率等；定性指标包括流程执行规范性、协作能力、风险防控意识等。考核周期：采购供应链部经理实行季度考核、年度总评；各专业岗、基础岗实行月度考核、年度总评。考核结果应用：考核结果与薪酬调整、岗位晋升、评优评先直接挂钩；考核优秀的人员优先纳入公司人才培养计划，考核不合格的人员需在1个月内完成整改培训，连续两次考核不合格的调整岗位或按公司规定处理。第二十二条奖惩措施奖励措施：对采购成本控制成效显著（单季度降本≥5%）、及时化解供应链重大风险、年度考核排名前列的人员，给予通报表扬、专项奖金等奖励；对优秀的部门经理给予股权激励、带薪休假等奖励。惩罚措施：对未按流程采购导致物料质量不合格或成本增加的，给予口头警告、书面警告，情节较重的扣发月度绩效奖金；对与供应商串通舞弊、泄露公司采购价格等核心信息的