2026年光建一体化科技公司印章使用与保管管理制度

2026年光建一体化科技公司印章使用与保管管理制度第一章总则1.1制定目的为规范公司印章的刻制、保管、使用、废止全流程管理，防范印章使用风险，保障公司合法权益，杜绝印章违规使用、盗用、滥用等行为，结合光建一体化行业特点（项目签约频繁、跨地域用章需求高、印章使用场景复杂）及公司实际运营情况，依据《中华人民共和国民法典》《印章治安管理办法》等相关法律法规，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司总部及各项目驻地所有印章的管理活动，涵盖公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、项目专用章、部门专用章等各类印章的刻制、备案、保管、使用、交接、废止、销毁等环节，覆盖全体使用、保管印章的员工及相关部门。1.3管理原则（1）集中管理原则：公司所有印章统一由行政部归口管理，除经审批的项目专用章外，禁止各部门私自保管、使用印章；（2）权责分离原则：印章保管人与使用审批人相分离，印章使用申请与盖章操作相分离，形成相互监督机制；（3）全程留痕原则：所有印章使用需填写申请、留存记录，做到可追溯、可核查；（4）分级审批原则：按用章事项重要程度实施差异化审批流程，重大事项需管理层审批；（5）安全保密原则：印章保管场所、使用过程需做好安全防护，禁止泄露印章使用信息；（6）合规使用原则：印章使用内容、范围符合法律法规及公司规定，禁止违规用章。1.4管理职责行政部是印章管理的归口部门，负责印章刻制备案、统一保管、使用审批、台账登记、废止销毁等工作，指定专人担任印章管理员；财务部负责财务专用章、法定代表人章（财务用）的辅助保管，配合行政部做好财务类用章审核；法务部负责合同类用章的合规性审核，确保用章文件无法律风险；各部门负责人为本部门用章申请的第一审核人，负责核实用章事项的真实性、必要性；公司管理层按权限审批印章使用申请，审批重大用章事项（如大额合同、对外担保等）；印章管理员负责印章日常保管、用章操作、台账记录，及时上报印章异常情况。第二章印章刻制与备案2.1印章刻制申请（1）新增印章需由使用部门提交《印章刻制申请表》，注明印章名称、用途、使用范围、保管人等信息，经部门负责人审核、行政部复核后，报公司管理层审批；（2）刻制公司公章、财务专用章、合同专用章等核心印章，需附市场监管部门、公安部门要求的相关材料，确保刻制合规；（3）项目专用章刻制需额外提供项目立项文件、驻地办公证明等材料，明确用章范围及有效期。2.2印章刻制要求（1）所有印章需委托公安部门备案的正规刻章机构刻制，禁止私自刻制或委托无资质机构刻制；（2）印章刻制样式、规格符合国家相关标准，核心印章需包含公司全称、统一社会信用代码等关键信息；（3）项目专用章需标注“仅限XX项目使用”“有效期至XXXX年XX月XX日”等限定信息，禁止刻制无使用范围、无有效期的项目章。2.3印章备案管理（1）印章刻制完成后，行政部需在公安部门完成备案，留存备案证明文件；（2）行政部建立《印章管理台账》，记录印章名称、刻制时间、备案编号、保管人、使用范围、有效期等信息，所有印章需拍照存档，形成电子档案；（3）项目专用章备案需同步抄送项目驻地行政专员，明确项目章使用边界，禁止超范围用章。第三章印章保管与交接3.1印章保管要求（1）公司公章、合同专用章、财务专用章等核心印章存放于行政部保密柜中，实行双人双锁管理，钥匙由印章管理员和行政部负责人分别保管；项目专用章经审批后可由项目驻地指定人员保管，存放于项目驻地保密柜，每周向行政部报备保管状态；（2）印章保管场所需安装监控设备，非工作时间锁闭门窗，禁止无关人员进入；印章管理员离开岗位时需锁好保密柜，随身携带钥匙，禁止随意放置；（3）禁止将印章带离公司办公区域（经审批的外出用章除外），禁止将印章转借他人，禁止在空白纸张、空白文件上盖章。3.2印章交接管理（1）印章管理员岗位调整、离职时，需办理印章交接手续，填写《印章交接记录表》，注明交接印章名称、数量、状态、交接时间等，由交接人、接收人、监交人（行政部负责人）签字确认；（2）项目专用章在项目结束后，需由项目保管人交回行政部，交接时核查印章完整性、使用记录，确认无违规用章情况；（3）印章交接过程需全程录像，交接后接收人需立即更新保管信息，行政部同步更新《印章管理台账》。3.3印章异常处理（1）发现印章遗失、被盗、损毁的，印章管理员需立即上报行政部及公司管理层，同时向公安部门报案，发布印章作废声明，避免造成经济损失；（2）印章出现磨损、字迹不清等情况的，需提交《印章更换申请表》，按刻制流程更换印章，旧印章收回后按废止流程处理；（3）发现违规用章线索的，印章管理员需暂停用章操作，保存相关记录，配合行政部、法务部开展调查。第四章印章使用管理4.1用章申请流程（1）常规用章：使用人填写《印章使用申请表》，附用章文件原件及复印件，经部门负责人审核、行政部复核后，由印章管理员盖章；（2）重要用章：涉及大额合同、对外合作、财务支付等重要事项用章，需额外经法务部（合同类）/财务部（财务类）审核、公司管理层审批；（3）紧急用章：因项目现场签约等紧急情况需用章的，可先口头向管理层申请，24小时内补填《印章使用申请表》，并注明紧急原因；（4）跨地域用章：项目驻地需使用公司核心印章的，需通过加密系统提交用章申请，经审批后由行政部专人携带印章至现场用章，或采用电子签章（经审批）。4.2用章操作规范（1）印章管理员需核对《印章使用申请表》审批手续是否完整、用章文件与申请内容是否一致，审核通过后方可盖章；（2）盖章时需确保印章清晰、位置准确，禁止在模糊、涂改、空白的文件上盖章；一份文件需多页盖章的，需加盖骑缝章；（3）用章完成后，印章管理员需在《印章使用台账》中记录用章时间、事项、文件名称、份数、申请人、审批人等信息，留存用章文件复印件；（4）禁止印章管理员私自用章，禁止无审批用章，禁止为非公司业务事项用章。4.3外出用章管理（1）因项目签约、投标等需携带印章外出的，需提交《外出用章申请表》，注明外出时间、地点、用章事项、随行人员，经部门负责人审核、行政部复核、管理层审批；（2）外出用章需由印章管理员或行政部指定人员随行保管，禁止将印章交由非指定人员保管；用章过程需全程在场，完成后立即收回印章；（3）外出用章返回后，需在24小时内填写《外出用章核销表》，附用章文件复印件，经行政部审核后存档，核销外出用章记录。4.4电子印章管理（1）电子印章的申请、刻制、备案按实体印章流程执行，由行政部统一管理电子印章密钥；（2）电子印章使用需通过公司加密系统操作，设置多级权限，使用记录自动留存；（3）电子印章仅用于经审批的线上合同、文件签署，禁止用于线下文件，禁止将电子印章密钥转借、泄露。第五章印章废止与销毁5.1印章废止条件符合以下条件之一的印章需废止：（1）印章名称、使用范围变更，旧印章不再使用的；（2）项目专用章有效期届满，项目已竣工或终止的；（3）公司注销、更名，原有印章失效的；（4）印章磨损、损毁无法正常使用的；（5）其他需废止印章的情形（如部门撤销、用章权限调整）。5.2印章废止流程（1）废止印章需由使用部门或行政部提交《印章废止申请表》，注明废止原因、印章名称、数量，经部门负责人审核、行政部复核后，报管理层审批；（2）审批通过后，印章管理员收回废止印章，核对印章信息，在《印章管理台账》中注明废止时间、状态；（3）废止印章需单独存放，做好标识，禁止继续使用，同时向公安部门报备印章废止情况（核心印章）。5.3印章销毁管理（1）废止印章需销毁的，由行政部提交《印章销毁申请表》，经管理层审批后，委托公安部门或专业机构销毁；（2）销毁过程需由行政部、法务部、财务部人员现场监督，填写《印章销毁记录表》，记录销毁时间、地点、印章名称、数量、监督人等，全程录像存档；（3）销毁完成后，将销毁证明、记录表、录像资料归档保存，保存期限不少于5年。第六章责任追究与考核6.1违规行为界定员工有下列行为之一的，视为违反本制度：（1）私自刻制、伪造公司印章的；（2）未经审批擅自使用、出借印章的；（3）印章保管不当导致遗失、被盗、损毁的；（4）在空白文件、纸张上盖章的；（5）用章后未按要求记录、留存文件的；（6）违规携带印章外出，或外出用章未按规定核销的；（7）泄露印章保管、使用信息，造成公司损失的；（8）拒绝配合印章检查、核查工作的。6.2责任追究（1）对轻微违规行为（未造成损失）：给予口头警告、书面警告，责令限期整改，扣除当月绩效奖金的5%-10%；（2）对一般违规行为（造成轻微经济损失或不良影响）：给予记过处分，扣除当月绩效奖金的30%-50%，取消年度评优资格；（3）对严重违规行为（造成重大经济损失、法律风险或恶劣影响）：给予降职、调岗或解除劳动合同处分，扣除全部未发放奖金，依法追究赔偿责任；（4）对私自刻制、伪造印章或违规用章涉嫌违法的，移交司法机关追究法律责任；（5）部门负责人未履行审核监督职责，导致本部门违规用章的，按同等标准追责，并处以管理责任处罚。6.3考核机制印章管理工作纳入行政部年度考核，考核指标包括印章保管安全性、用章审批规范性、台账记录完整性、违规用章发生率等；各部门用章合规性纳入部门绩效考核，考核结果与部门评优、负责人薪酬调整挂钩；对严格遵守印章管理制度、及时发现并制止违规用章行为的员工，给予500-2000元一次性奖励。第七章附则7.1