某汽车零部件厂展会合规参展制度

某汽车零部件厂展会合规参展制度**某汽车零部件厂展会合规参展制度**

一、总则

为规范公司参加各类汽车零部件展会的工作流程，确保参展活动合规、高效、有序进行，提升企业形象和产品竞争力，特制定本制度。本制度适用于公司所有参与展会筹备、执行、总结等环节的部门和人员。

**1.1目的**

**1.2适用范围**

本制度适用于公司各部门及全体员工在展会报名、展位布置、产品展示、商务洽谈、后续跟进等全流程管理。

**1.3基本概念说明**

-**展会**：指公司以企业身份参与的国内外汽车零部件专业展会或行业论坛。

-**参展团队**：由市场部牵头，联合技术、销售、生产等部门组成，负责展会相关工作。

-**合规参展**：指严格遵守国家及行业相关法律法规，符合展会主办方的规定，确保展品安全、宣传真实、合同规范。

二、组织架构与职责分工

公司成立展会合规参展领导小组，负责统筹管理，各部门职责如下：

**2.1展会合规参展领导小组**

由总经理担任组长，市场部、技术部、销售部、生产部等部门负责人为成员，负责审定参展方案、预算及重大决策。

**2.2市场部职责**

-负责展会信息收集、报名及展位协调。

-制定参展宣传方案，审核展品资料合规性。

-统筹现场布置、人员安排及应急处理。

**2.3技术部职责**

-提供展品技术参数及合规认证文件。

-负责展品运输、安装及操作演示。

-解答专业观众的技术咨询。

**2.4销售部职责**

-负责商务洽谈、客户跟进及订单确认。

-收集市场反馈，整理潜在客户信息。

**2.5生产部职责**

-保障展品按时、按质完成。

-协助技术部进行展品现场调试。

**2.6财务部职责**

-审核参展预算及费用报销。

-跟踪资金使用情况。

**2.7后勤保障组**

由行政部负责，提供交通、住宿、餐饮等支持。

三、展会报名与方案审批

展会报名及方案需严格按流程执行，确保合规性。

**3.1展会报名**

-市场部根据行业趋势及业务需求，筛选目标展会，形成报名清单。

-仔细核对展会主办方的报名要求，确保资料完整、准确。

-提前至少3个月完成报名，避免错过报名截止日期。

**3.2展位方案制定**

-市场部牵头，联合技术、销售部门制定展位布局、产品展示及宣传方案。

-方案需明确展品名称、技术参数、合规认证等信息。

-提交领导小组审核，确保符合行业规范及公司战略。

**3.3预算审批**

-财务部根据参展方案编制预算，包括展位费、运输费、布展费、人员费用等。

-预算需经领导小组审批，重大支出需总经理核准。

四、展品管理及合规要求

展品是参展的核心，必须确保其安全性、合规性及宣传真实性。

**4.1展品选送标准**

-优先选择符合市场趋势、技术领先且通过必要认证的产品。

-禁止展示未完成认证或存在质量隐患的展品。

**4.2合规认证准备**

-技术部提前收集展品所需的国内外认证文件，如CE、E-Mark等。

-市场部审核宣传资料，确保无虚假或夸大陈述。

**4.3运输与保险**

-生产部与物流公司协商展品运输方案，确保包装稳固、运输安全。

-财务部统一购买运输保险，覆盖展品全程。

**4.4现场管理**

-技术部负责展品安装及调试，确保功能正常。

-展台人员需严格按操作规程演示，禁止超范围展示。

五、现场执行与商务洽谈

展期是促成合作的关键环节，需规范现场管理，高效推进商务洽谈。

**5.1现场人员管理**

-市场部组织参展团队培训，明确职责分工及礼仪规范。

-人员需佩戴工牌，统一着装，保持专业形象。

**5.2客户接待流程**

-现场人员主动引导观众，介绍展品特点及优势。

-销售部负责记录潜在客户信息，及时跟进需求。

**5.3商务洽谈规范**

-销售部与客户初步接洽后，尽快提交正式报价单。

-合同条款需经法务部审核，确保无法律风险。

**5.4异常情况处理**

-如遇展品故障或客户投诉，技术部需立即响应，市场部协调后续处理。

-紧急情况需第一时间向领导小组汇报。

六、展会总结与评估

展期结束后，需及时总结经验，优化后续工作。

**6.1数据收集与分析**

-市场部整理参展数据，包括观众数量、意向订单、市场反馈等。

-销售部统计潜在客户转化率，评估参展效果。

**6.2费用结算**

-财务部核对实际支出与预算差异，形成结算报告。

-超出预算部分需重新审批。

**6.3总结报告**

-市场部牵头撰写参展总结报告，内容包括成果、问题及改进建议。

-报告需在展期结束后1个月内提交领导小组。

七、监督检查

为确保制度执行到位，需定期开展监督检查。

**7.1检查主体**

-展会合规参展领导小组负责全面监督，市场部具体执行。

**7.2检查频率**

-展前检查：报名及方案审批环节每月至少一次。

-展中检查：每日抽查现场管理情况。

-展后检查：总结报告提交后1个月内完成。

**7.3检查内容**

-报名资料完整性、预算执行情况、展品合规性、现场管理规范性等。

-对发现的问题及时通报，限期整改。

八、奖惩办法

为激励先进，督促改进，制定以下奖惩措施。

**8.1奖励措施**

-对参展团队提出合理建议并显著提升效果的，给予奖金或评优。

-成功转化高价值客户的，销售部成员可获得额外提成。

**8.2处罚措施**

-未按规定流程操作，造成损失的，责任人需承担部分责任。

-展中发生严重合规问题，如虚假宣传或展品安全隐患，取消次年参展资格。

**8.3特殊情况处理**

-因不可抗力导致参展中断的，经领导小组核实后可免除责任。

-对表现突出的个人或部门，可申请特殊奖励。

九、权利与义务

明确各部门及人员的权利义务，确保协作顺畅。

**9.1展会合规参展领导小组**

-有权审批参展方案及预算，监督制度执行。

-对各部门提出工作要求，协调资源分配。

**9.2参展团队成员**

-有权获得必要的培训及后勤支持。

-须遵守展会规定，维护公司形象。

**9.3各部门职责**

-须按时完成分工任务，配合其他部门工作。

-对因拖延或失误导致的问题承担责任。

十、附则

本制度