企事业单位档案管理规范指南

企事业单位档案管理规范指南第1章总则1.1管理依据本规范依据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作规范》《企业档案管理规范》《事业单位档案管理规范》等法律法规及国家相关标准制定，确保档案管理工作的合法性与规范性。根据《档案分类与编码规则》（GB/T12211-2017），档案分类与编码是档案管理的基础，需遵循统一标准进行分类与编码管理。档案管理需结合《档案信息化建设规范》（GB/T22239-2019）及《电子档案管理规范》（GB/T32826-2016），确保档案的数字化与信息化管理。《档案法》规定，档案管理应遵循“统一领导、分级管理、分类整理、便于利用”的原则，确保档案的完整、准确、系统和安全。本规范适用于企事业单位档案的收集、整理、保管、利用、销毁等全过程，是开展档案管理工作的基本依据。1.2管理原则档案管理应坚持“安全第一、以防为主、防治结合”的原则，确保档案在保管、利用过程中不受损毁或丢失。档案管理应遵循“分类管理、集中统一、便于利用”的原则，实现档案的有序管理和高效利用。档案管理应贯彻“以人为本、服务大局”的原则，确保档案为单位业务活动提供有力支撑。档案管理应遵循“规范统一、科学管理”的原则，确保档案管理流程标准化、制度化、信息化。档案管理应坚持“依法依规、规范有序”的原则，确保档案管理活动符合法律和规章制度要求。1.3管理范围本规范适用于企事业单位档案的全生命周期管理，包括档案的收集、整理、保管、利用、归档、销毁等环节。档案管理范围涵盖各类文书、实物、声像、电子等载体形式，包括但不限于财务档案、人事档案、科研档案、生产档案等。企事业单位档案管理范围应覆盖本单位所有业务活动产生的原始档案，确保档案的真实性和完整性。档案管理范围应明确档案的保管期限、归档范围及销毁标准，确保档案管理的科学性和规范性。本规范适用于各级各类企事业单位，包括机关、事业单位、企业、社会组织等，确保档案管理的统一性和可操作性。1.4职责分工的具体内容企事业单位档案管理部门负责制定档案管理制度、规范档案管理工作流程，确保档案管理工作的有序开展。人事部门负责档案的收集、整理、归档及日常管理，确保人事档案的完整性和准确性。业务部门负责根据自身业务需要，及时收集、整理与归档相关业务档案，确保业务档案的完整性与规范性。信息技术部门负责档案的数字化管理、电子档案的存储与备份，确保档案的信息化管理与安全存储。保密部门负责档案的保密管理，确保涉密档案的保管与使用符合国家保密法规要求。第2章档案分类与编码2.1档案分类原则档案分类应遵循“科学性、系统性、实用性”原则，确保档案按类别清晰、有序，便于检索与利用。档案分类需依据档案内容、形式、来源及使用目的等多维度进行，实现分类体系的全面覆盖。档案分类应符合国家档案管理标准，如《档案分类与编码规则》（GB/T13256-2016），确保分类方法的规范性与一致性。档案分类需结合单位实际业务特点，避免分类过细或过粗，兼顾管理效率与信息完整性。档案分类应定期更新，根据档案产生、变动及归档情况动态调整，确保分类体系的时效性与适应性。2.2档案分类方法档案分类可采用“主题分类法”与“类目分类法”相结合的方式，兼顾内容与形式的分类需求。主题分类法依据档案内容主题进行分类，如《中国图书馆分类法》（MLC）中采用的“四位分类法”；类目分类法则按档案类型（如文书、声像、电子等）进行划分。档案分类可采用“综合分类法”或“专项分类法”，综合分类法适用于多类档案的统一管理，专项分类法则适用于特定类别档案的集中管理。档案分类应采用“垂直分类”与“水平分类”相结合的方式，垂直分类按档案内容层次划分，水平分类按档案类型划分。档案分类应结合档案管理信息系统，实现分类体系与信息化管理的无缝对接，提升档案管理效率。2.3档案编码规则档案编码应遵循“唯一性、可识别性、可扩展性”原则，确保每份档案有唯一编码，便于检索与统计。档案编码通常采用“分类号+序号”结构，如《档案分类与编码规则》中规定的“分类号+序号”组合形式。档案编码应结合档案分类目录，确保编码与分类体系一致，避免编码混乱或重复。档案编码应使用标准化编码规则，如《档案管理信息系统通用编码规则》（GB/T18819-2016）中规定的编码方式。档案编码应具备可扩展性，便于未来档案分类体系的调整与升级，适应档案管理需求的变化。2.4档案分类目录的具体内容档案分类目录应包括档案的分类号、分类名称、分类说明、分类层级等信息，确保分类体系的清晰与规范。档案分类目录应根据档案内容类型进行划分，如文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等，每个类别下再细分子类。档案分类目录应包含分类号的编制规则、分类号的使用说明及分类号的变更流程，确保编码与分类的对应关系。档案分类目录应结合单位实际业务需求，制定符合单位特点的分类体系，避免与国家标准存在冲突。档案分类目录应定期修订，根据档案管理实践和档案分类需求进行调整，确保分类体系的动态更新与有效应用。第3章档案收集与整理1.1档案收集流程档案收集应遵循“以用为本、分类管理”的原则，依据档案的形成规律和使用需求，合理确定收集范围与内容。根据《档案法》及相关规范，档案收集应注重时效性、完整性与系统性，确保档案资料能够满足单位日常管理、业务监督及历史追溯等实际需求。档案收集流程通常包括档案的来源识别、档案的初步鉴定、档案的分类与筛选、档案的接收与登记等环节。根据《档案管理基本标准》（GB/T19005-2016），档案收集应结合单位业务特点，建立科学的档案分类体系，确保档案资料的可查性与可利用性。档案收集过程中，应建立档案接收登记制度，明确接收人、接收时间、档案来源、档案内容等基本信息。根据《档案业务工作规范》（GB/T18894-2016），档案接收需做好档案的初步鉴定与分类，避免重复收集与遗漏。档案收集应结合单位档案管理信息化建设，利用电子档案管理系统进行档案的电子化管理，提高档案管理的效率与准确性。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），电子档案的收集应遵循“一案一码”原则，确保档案信息的可追溯性与可验证性。档案收集完成后，应进行档案的初步整理与归档，形成档案目录、档案目录卡、档案保管清单等基础资料，为后续的档案管理与利用奠定基础。1.2档案整理标准档案整理应按照《档案整理规范》（GB/T18894-2016）的要求，依据档案的类别、载体形式、形成时间等进行分类整理。档案整理应做到“一卷一卡”，确保档案资料的完整性与规范性。档案整理需遵循“按类编目、按类归档”的原则，按档案类别、保管期限、形成单位等进行分类，确保档案的系统性与可查性。根据《档案分类方法》（GB/T15014-2011），档案分类应采用“主题分类法”或“按载体分类法”，确保档案的科学分类。档案整理过程中，应统一档案的编号、目录、卷内目录、卷内文件排列顺序等信息，确保档案的可检索性与可管理性。根据《档案管理基本标准》（GB/T19005-2016），档案整理应做到“件件有目、件件有据”，确保档案信息的清晰与准确。档案整理应注重档案的保管状态，包括档案的物理状态、电子文件的存储状态等，确保档案的完整性和安全性。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），电子档案的整理应遵循“数据完整、结构清晰、可读性强”的原则。档案整理完成后，应形成档案目录、档案目录卡、卷内文件目录等资料，并做好档案的编号与登记，确保档案的可查性与可追溯性。1.3档案归档要求档案归档应遵循“归档即立卷”的原则，档案在形成后应及时归档，确保档案资料的完整性和可利用性。根据《档案管理基本标准》（GB/T19005-2016），档案归档应做到“及时归档、分类归档、规范归档”，确保档案资料的系统性与完整性。档案归档应按照档案的类别、保管期限、形成单位等进行分类，确保档案的系统性与可查性。根据《档案分类方法》（GB/T15014-2011），档案归档应采用“主题分类法”或“按载体分类法”，确保档案的科学分类。档案归档应建立档案目录、档案目录卡、卷内文件目录等基础资料，确保档案的可检索性与可管理性。根据《档案管理基本标准》（GB/T19005-2016），档案归档应做到“件件有目、件件有据”，确保档案信息的清晰与准确。档案归档应注重档案的保管状态，包括档案的物理状态、电子文件的存储状态等，确保档案的完整性和安全性。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），电子档案的归档应遵循“数据完整、结构清晰、可读性强”的原则。档案归档后，应建立档案的保管档案，包括档案的保管期限、保管地点、保管责任人等信息，确保档案的可追溯性与可管理性。1.4档案保管期限的具体内容档案的保管期限应根据其内容的重要性和保存价值进行划分，一般分为永久、长期、定期三种类型。根据《档案管理基本标准》（GB/T19005-2016），档案的保管期限应结合档案的形成规律、使用需求及保存价值进行科学划分。永久保存的档案通常包括具有历史价值、法律效力或科研价值的档案，如政府公文、法律文件、重要会议记录等。根据《档案法》及相关规范，永久保存的档案应由档案管理部门统一管理，确保其长期可查。长期保存的档案通常包括具有重要业务价值、较长期使用需求的档案，如业务往来文件、财务凭证、项目档案等。根据《档案管理基本标准》（GB/T19005-2016），长期保存的档案应按照一定周期进行定期检查与维护，确保其安全与可用性。定期保存的档案通常包括具有短期使用需求、保存期限较短的档案，如日常业务文件、临时性记录等。根据《档案管理基本标准》（GB/T19005-2016），定期保存的档案应按照一定的保管期限进行分类，确保其在使用期内的可查性与可利用性。档案的保管期限应结合单位的实际需求和档案的保存价值进行科学划分，确保档案的合理保管与有效利用。根据《档案管理基本标准》（GB/T19005-2016），档案的保管期限应根据档案的形成周期、保存价值及使用需求进行综合判断。第4章档案存储与保管4.1档案存储设施档案存储设施应按照档案类型和保管期限进行分区、分库管理，确保档案在物理空间上实现有序存放。根据《国家档案局关于加强档案管理工作的若干规定》（档发〔2019〕12号），档案应按类别、载体形式、保管条件等进行科学分类，避免混放。存储设施应具备防潮、防尘、防虫、防鼠等基本功能，符合《档案馆建筑设计规范》（GB50116-2010）要求，确保档案在存储过程中不受环境因素影响。建议采用恒温恒湿系统或智能温湿度控制系统，保持档案存储环境的稳定性和可控性，避免因温湿度波动导致档案损毁。档案存储库房应配备必要的照明、通风、排水、防火、防爆等设施，确保档案在存储过程中安全、有序、高效运行。档案存储设施应定期进行检查和维护，确保其功能正常，及时发现并处理潜在问题，保障档案的完整性和安全性。4.2档案保管环境要求档案保管环境应保持恒定温湿度，一般要求温度在14℃～24℃之间，相对湿度在30%～60%之间，避免因温湿度变化导致档案霉变、虫蛀或纸张脆化。档案保管环境应具备良好的通风条件，避免空气流通不畅造成档案受潮或氧化。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50116-2010），档案库房应保持空气流通，但需避免直吹档案，防止尘埃进入。档案保管环境应定期进行清洁和消毒，防止微生物滋生，确保档案在存储过程中不受污染。档案保管环境应配备必要的防火、防爆、防雷、防静电设施，确保档案在存储过程中安全无虞。档案保管环境应根据档案类型和保管期限进行分区管理，确保不同类别的档案在不同环境中保存，避免交叉污染或环境影响。4.3档案安全防护措施档案应采用防火材料制作存储设施，如防火板、防火涂料等，防止火灾对档案造成直接损害。根据《建筑设计防火规范》（GB50016-2014），档案库房应设置自动喷水灭火系统，确保火灾发生时能迅速响应。档案应采用防虫、防鼠、防霉等措施，如使用低毒杀虫剂、设置防鼠板、安装捕鼠器等，防止虫害和鼠害对档案造成破坏。档案应采用防潮、防尘、防紫外线等措施，如使用防尘罩、防紫外线玻璃、湿气检测仪等，防止档案受光照、潮湿或灰尘影响。档案应采用防静电措施，如使用防静电地板、防静电工作台等，防止静电对档案造成损害。档案应定期进行安全检查和评估，确保防护措施有效，及时发现并处理安全隐患，保障档案安全。4.4档案销毁管理的具体内容档案销毁应严格遵循《档案法》及相关法规，确保销毁过程符合国家规定，防止档案遗失或损坏。档案销毁应由专人负责，制定销毁计划，明确销毁对象、销毁方式、销毁时间及责任人，确保销毁过程可追溯。档案销毁应采用物理或化学方法，如粉碎、烧毁、化学处理等，确保档案彻底销毁，防止复原或泄露。档案销毁后应进行登记和监督，确保销毁过程合法合规，销毁结果可查。档案销毁应建立销毁台账，记录销毁时间、销毁方式、销毁人及监督人，确保销毁过程有据可查。第5章档案利用与查阅5.1档案查阅权限档案查阅权限应依据《中华人民共和国档案法》及《机关档案工作规范》（GB/T18894-2021）规定，明确各级单位及人员的查阅权限，确保档案管理的依法依规。一般情况下，机关、事业单位及企业单位的档案查阅权限分为内部查阅与外部查阅，内部查阅需经单位负责人批准，外部查阅则需通过正式申请并经档案管理部门审核。根据《档案管理机构工作规范》（GB/T18894-2021），档案查阅需遵循“谁主管、谁负责”的原则，档案管理人员应定期对查阅情况进行登记与统计，确保查阅活动的规范性。为保障档案安全，查阅权限应结合档案类型、保密等级及查阅频率等因素综合确定，避免因权限不清导致档案流失或泄露。档案查阅权限的变更需及时备案，并由档案管理部门进行监督，确保权限管理的动态性和可追溯性。5.2档案查阅流程档案查阅流程应遵循“申请—审批—登记—查阅—归档”五步法，确保查阅活动有据可依。申请人需填写《档案查阅申请表》，并附上相关证明材料，如单位介绍信、个人身份证明等，经单位负责人批准后方可进入查阅环节。档案管理人员需在查阅前对档案进行安全检查，确认其可查阅状态，并向申请人说明查阅规则与注意事项。查阅过程中，应严格遵守档案保密规定，不得擅自复制、摘抄或对外提供档案内容。查阅结束后，档案管理人员需在查阅登记簿上进行记录，并将查阅档案按规定归档，确保查阅流程的闭环管理。5.3档案借阅管理档案借阅管理应依据《机关档案管理规范》（GB/T18894-2021），明确借阅范围、借阅期限及借阅手续。借阅档案需填写《档案借阅登记表》，并经单位负责人或档案管理人员审批，借阅期限一般不得超过30天，特殊情况可经批准延长。借阅档案应严格履行借阅登记制度，借出档案需在借阅期限内归还，并在归还时进行核对，确保档案完整无损。借阅档案应实行“谁借谁还”原则，借阅人需在借阅后及时归还，逾期未还者需承担相应责任。借阅档案的管理应纳入单位档案管理制度，定期进行借阅情况统计与分析，优化借阅流程，提高档案利用效率。5.4档案数字化管理的具体内容档案数字化管理应遵循《档案数字化管理规范》（GB/T34442-2017），采用扫描、OCR识别、图像处理等技术手段，实现档案的电子化存储。档案数字化过程中，应确保档案的完整性、准确性和安全性，采用加密技术、权限控制及备份机制，防止数据泄露或损坏。档案数字化应建立统一的档案管理系统，支持档案的分类、检索、借阅、归档等操作，提高档案管理的信息化水平。档案数字化管理应定期进行数据校验与更新，确保档案信息的实时性和一致性，避免因数据错误影响档案利用。档案数字化管理应纳入单位信息化建设总体规划，与档案管理信息化系统深度融合，提升档案管理的效率与服务质量。第6章档案信息化管理6.1档案信息化建设要求档案信息化建设应遵循国家档案管理相关法律法规，符合《档案信息化建设规范》（GB/T18894-2020）标准，确保档案数据的完整性、准确性与可追溯性。建设过程中需结合单位实际业务需求，明确档案信息分类、存储、调取及使用的流程，实现档案管理的数字化转型。档案信息化建设应采用统一的数据格式与接口标准，如《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2020）中规定的XML格式与元数据标准，确保数据互通与共享。档案信息化系统应具备数据备份与恢复机制，符合《信息安全技术信息安全事件分类分级指南》（GB/Z20986-2019）中关于数据安全的要求，防止因系统故障或人为操作导致的数据丢失。建设过程中应定期进行系统测试与优化，确保档案信息系统的稳定性与高效运行，符合《档案管理信息系统技术规范》（GB/T38523-2020）的性能与安全要求。6.2档案信息管理系统档案信息管理系统应具备档案分类、检索、借阅、调阅、归档、销毁等核心功能，符合《档案管理信息系统技术规范》（GB/T38523-2020）对系统功能的要求。系统应支持多终端访问，包括PC端、移动端及Web端，满足档案管理人员随时随地查阅档案的需求，提升管理效率。系统应具备权限分级管理机制，根据岗位职责设置不同级别的用户权限，确保档案信息的安全可控。系统需集成档案数字化处理功能，如OCR识别、图像处理、元数据提取等，符合《电子档案管理规范》（GB/T18894-2020）中对数字化档案的要求。系统应支持档案的电子签章与电子档案的防伪功能，符合《电子签名法》及相关技术标准，确保档案的真实性和法律效力。6.3档案数据安全规范档案数据应采用加密传输与存储，符合《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T22239-2019）中对数据安全的要求，防止数据泄露与篡改。档案系统应定期进行安全审计与漏洞扫描，符合《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019）中对安全防护等级的规定。档案数据备份应采用异地备份与定期轮换策略，符合《信息安全技术数据安全技术数据备份与恢复规范》（GB/T35273-2020）的要求，确保数据在灾难发生时的可恢复性。档案系统应建立完善的访问控制机制，符合《信息安全技术访问控制技术规范》（GB/T22239-2019）中对权限管理的要求，防止未授权访问。档案数据应建立日志记录与监控机制，符合《信息安全技术信息系统安全等级保护实施指南》（GB/T22239-2019）中对日志审计的要求，确保系统运行可追溯。6.4档案信息共享机制的具体内容档案信息共享机制应建立统一的档案数据交换平台，符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2020）中对数据交换的要求，实现跨部门、跨单位的档案信息互联互通。信息共享应遵循“统一标准、分级管理、安全可控”的原则，符合《电子政务档案管理规范》（GB/T38523-2020）中对信息共享的要求，确保数据在共享过程中的安全性与完整性。信息共享应建立数据权限与使用审批机制，符合《信息安全技术信息处理与传输安全规范》（GB/T22239-2019）中对数据共享的管理要求，防止数据滥用与非法访问。信息共享应采用加密传输与数据脱敏技术，符合《信息安全技术信息处理与传输安全规范》（GB/T22239-2019）中对数据传输与存储的要求，确保数据在共享过程中的安全性。信息共享应建立定期评估与反馈机制，符合《电子政务档案管理规范》（GB/T38523-2020）中对信息共享效果的评估要求，持续优化共享机制与流程。第7章档案管理监督与考核7.1档案管理监督机制档案管理监督机制应建立在制度化、规范化的基础上，通过定期检查、专项审计和信息化监管相结合的方式，确保档案管理工作符合国家相关法律法规和标准。监督机制应明确责任主体，包括档案管理部门、业务部门及相关人员，形成“谁主管、谁负责”的责任闭环。建议采用“双线监督”模式，即内部监督与外部监督相结合，内部监督由档案管理人员定期开展自查，外部监督由上级主管部门或第三方机构进行专项检查。监督结果应纳入绩效考核体系，作为单位负责人和相关人员年度考核的重要依据。可引入档案管理信息化系统，实现对档案入库、借阅、归档等关键环节的实时监控，提升监督效率与准确性。7.2档案管理考核标准考核标准应依据《档案法》《档案管理规范》等法律法规，结合单位实际制定，涵盖档案保管、利用、安全、保密等多个维度。考核内容应包括档案完整性、规范性、保密性、借阅登记率、档案利用率等关键指标，确保档案管理工作的全面性。考核周期一般为年度，可结合季度检查与年度评估相结合，确保考核的时效性和持续性。考核结果应与单位绩效、个人奖惩挂钩，激励档案管理人员积极履行职责。建议采用量化评分法，对档案管理各环节进行客观评估，确保考核结果具有可比性和公正性。7.3档案管理责任追究对档案管理中的违规行为，应依据《档案法》《档案管理责任追究办法》等规定，追究相关责任人的行政或民事责任。责任追究应遵循“谁主管、谁负责”的原则，明确不同岗位职责，避免推诿扯皮。对档案丢失、损毁、泄密等重大事件，应启动内部问责程序，严肃处理责任人，并追究相关