会议承办协议书

会议承办协议书甲方（委托方）：法定代表人/授权代表：联系地址：联系电话：电子邮箱：乙方（承办方）：法定代表人/授权代表：联系地址：联系电话：电子邮箱：甲乙双方本着平等互利、诚实信用、协商一致的原则，就甲方委托乙方承办相关会议事宜，达成如下协议，以兹共同遵守。一、合作内容与目标1.会议名称：（以下简称“本次会议”）2.会议拟定主题：3.会议目标：甲方期望通过本次会议达成的主要成果，包括但不限于信息传递、品牌推广、客户维系、业务拓展或行业交流等。4.会议拟定规模：预计参会人数人（具体以实际报名及最终到场人数为准）。5.会议拟定时间：年月日至年月日（具体日程安排可另行协商确定并作为本协议附件）。6.会议拟定地点：（城市及具体场馆可由乙方推荐，甲方审核确定）。7.参会对象：（简述参会人员构成，如甲方客户、合作伙伴、行业专家、内部员工等）。甲方委托乙方作为本次会议的承办方，负责本次会议的策划、组织、执行及后续相关事宜。乙方同意接受甲方委托，并承诺将本着专业、高效、负责的态度完成各项承办工作。二、双方的权利与义务（一）甲方的权利与义务1.信息提供：甲方应按照乙方要求，及时、准确、完整地向乙方提供与本次会议相关的背景资料、品牌标识、宣传文案、参会人员初步名单及其他必要信息。2.方案审核与确认：甲方有权对乙方提交的会议整体策划方案、预算方案、场地选择建议、宣传推广方案、议程安排等进行审核，并在收到方案后个工作日内提出明确的书面修改意见或予以确认。逾期未提出的，视为对方案的初步认可，但甲方仍保留在合理范围内进行调整的权利。3.决策与授权：对于会议承办过程中的重大事项，如场地最终确定、整体预算的调整、重要嘉宾的邀请等，甲方拥有最终决策权。甲方应指定专人（或团队）与乙方进行日常工作的对接与沟通。4.费用支付：甲方应按照本协议约定的时间和方式，及时足额向乙方支付相关费用。5.监督与检查：甲方有权对乙方的会议策划、组织及执行工作进行必要的监督、检查和指导，乙方应予以配合。6.遵守法律法规：甲方保证其提供的与会议相关的内容、资料及信息符合国家法律法规及社会公序良俗，不侵犯任何第三方合法权益。如因此产生任何纠纷或责任，由甲方承担。7.其他：根据会议需要，甲方应协助乙方协调与会议相关的内部资源或外部关系。（二）乙方的权利与义务1.策划与方案制定：乙方应根据甲方的会议目标和要求，在双方约定的时间内（通常在甲方提供基本信息后个工作日内）完成会议整体策划方案（包括但不限于会议议程建议、场地推荐、视觉设计初步构想、宣传推广初步方案、现场流程规划等）及详细预算方案，并提交甲方审核。2.会议执行：在甲方确认各项方案及预算后，乙方应负责本次会议的具体组织与执行工作，包括但不限于：*会议场地的考察、选择、预订及合同签署（若甲方授权）；*会议整体视觉形象设计（如会议LOGO、背景板、会议手册、胸卡等），并按甲方要求进行修改和确认；*会议所需设备（如音响、灯光、投影、同声传译设备等）的租赁、安装、调试与现场保障；*会议物料的设计、制作与采购（如礼品、签到用品、指示牌等）；*餐饮服务的策划、预订与现场协调（若包含）；*参会人员的邀请协助、报名信息统计与管理（若甲方委托）；*嘉宾的联络、邀请与接待安排（若甲方委托）；*会议现场的搭建、布置、组织、协调与管理；*会议期间的交通、住宿安排（若包含且甲方委托）；*会议期间的摄影、摄像、速记及后期制作（若包含）；*会议资料的整理、汇编与分发（若需要）；*会议期间突发事件的应急处理。3.质量保障：乙方应确保会议策划与执行的专业性、规范性和安全性，保证会议服务质量，努力实现甲方的会议目标。乙方所选择的供应商（如场地、搭建商、设备租赁商、餐饮服务商等）应具备合法资质和良好信誉。4.进度汇报：乙方应定期向甲方汇报会议筹备及执行的进展情况，重要节点工作完成后应及时书面告知甲方。5.费用控制：乙方应严格按照双方确认的预算执行，努力控制成本。如因客观原因确需调整预算或增加费用，应事先征得甲方书面同意。6.资料提交：会议结束后个工作日内，乙方应向甲方提交会议总结报告、费用决算报告、相关合同副本、验收凭证、摄影摄像资料等。7.保密义务：乙方应对在合作过程中知悉的甲方商业秘密、会议信息、参会人员信息等承担保密义务，未经甲方书面许可，不得向任何第三方泄露。此保密义务在本协议终止后仍然有效。8.知识产权：乙方为本次会议创作的、且甲方已支付相应费用的策划方案、视觉设计作品（如会议LOGO、背景板设计等）的知识产权，自甲方付清所有款项之日起归甲方所有。乙方有权在其宣传资料中适度使用本次会议的案例信息，但不得侵犯甲方及参会人员的合法权益。9.保险：乙方可根据会议规模和性质，自行或建议甲方购买必要的会议相关保险（如公众责任险等），费用承担方式由双方协商确定。三、合作期限本协议合作期限自双方签署之日起，至本次会议所有后续工作（包括费用结算、资料交付等）完成之日止。四、费用及支付1.会议总费用预算：经双方协商确认，本次会议总费用预算金额暂定为人民币元（大写：）。此预算为预估金额，最终费用以双方确认的实际发生额为准，并在本协议约定的预算控制原则下执行。2.费用构成：会议费用主要包括场地租赁费、设备租赁及技术服务费、搭建制作费、物料采购费、餐饮服务费（若包含）、人员服务费（如主持人、翻译等，若包含）、摄影摄像及后期制作费（若包含）、交通费（若包含）、住宿费（若包含）、乙方服务费及双方约定的其他费用。详细预算清单作为本协议附件一。3.支付方式：*第一笔款项（预付款）：本协议签署后个工作日内，甲方向乙方支付总预算金额的%，即人民币元（大写：），作为会议启动资金。*第二笔款项（进度款）：在会议主要方案（如场地、议程、视觉设计）经甲方确认，且会议进入实质性筹备阶段后个工作日内，甲方向乙方支付总预算金额的%，即人民币元（大写：）。*第三笔款项（尾款）：本次会议结束后，乙方提交会议总结报告、费用决算报告及相关凭证，经甲方审核无误后个工作日内，甲方向乙方支付剩余款项，即人民币元（大写：）。此剩余款项为扣除预付款和进度款后的实际结算金额。4.支付账户：乙方指定收款账户信息如下：开户名：开户行：账号：5.发票：乙方应在收到甲方各笔款项后个工作日内，向甲方开具等额合法的增值税（专用/普通）发票。五、保密条款双方承诺对在合作过程中获取的对方的商业秘密（包括但不限于本协议内容、客户资料、财务数据、技术信息、经营策略等）及本项目的任何未公开信息严格保密。未经对方书面许可，任何一方不得向任何第三方泄露。此保密义务不因本协议的终止而终止，持续有效。六、违约责任1.甲方违约：*若甲方未按时支付本协议约定的款项，每逾期一日，应向乙方支付逾期付款金额‰的违约金。逾期超过日，乙方有权暂停或部分暂停会议筹备工作，因此造成的损失由甲方承担。*若甲方单方面无故解除本协议，应承担乙方为筹备会议已实际发生的合理费用，并支付总预算金额%的违约金。*若因甲方提供的信息不准确、决策延迟或指令错误导致会议延误、变更或产生额外费用，责任由甲方承担，乙方不承担违约责任。2.乙方违约：*若乙方未能按本协议约定履行主要义务，或会议策划、执行存在重大瑕疵，导致会议目标无法实现或甲方声誉受损，甲方有权要求乙方采取补救措施，并根据实际损失情况要求乙方承担相应的赔偿责任。*若乙方未经甲方同意，擅自变更会议重要内容（如时间、地点、主要议程）或严重超出预算，甲方有权要求乙方纠正，并可要求乙方支付因此造成的直接损失。*若乙方单方面无故解除本协议，应退还甲方已支付的全部款项，并支付总预算金额%的违约金，同时赔偿甲方因此遭受的直接经济损失。*若乙方违反保密义务，给甲方造成损失的，应承担全部赔偿责任。3.任何一方违反本协议其他约定，给对方造成损失的，应承担相应的赔偿责任。七、不可抗力1.“不可抗力”是指双方在签订合同时不能预见、对其发生和后果不能避免且不能克服的事件，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、政府行为、法律变化及其他不能预见、不能避免并不能克服的客观情况。2.若因不可抗力导致任何一方无法履行本协议义务，受影响一方应立即通知另一方，并在不可抗力发生后个工作日内提供相关证明文件。双方应根据不可抗力的影响程度，协商决定是否延迟履行、部分履行或终止本协议。因不可抗力造成的损失，双方互不承担责任，但应尽力减少损失。八、争议解决因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均有权向甲方/乙方所在地人民法院提起诉讼。九、通知与送达本协议项下的所有通知、文件往来及与本协议有关的争议的法律文书，均应按照本协议首页所列的地址、联系方式进行送达。任何一方变更联系方式的，应提前日书面通知对方，否则按原联系方式送达的仍视为有效送达。十、协议的生效、变更与解除1.本协议自双方法定代表人或授权代表签字并加盖单位公章（或合同专用章）之日起生效。2.对本协议的任何修改、补充，均须经双方协商一致并签署书面文件后方为有效，该等文件为本协议不可分割的组成部分，与本协议具有同等法律效力。3.除本协议另有约定或法律规定外，任何一方不得单方面解除本协议。如确需提前解除，应提前日书面通知对方，并就善后事宜及赔偿问题达成一致。十