机关单位档案管理规范汇编

机关单位档案管理规范汇编第一章总则第一条目的与依据为规范本机关单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，为机关各项工作服务，根据国家有关法律法规和方针政策，结合本单位实际，制定本规范。第二条定义本规范所称档案，是指机关单位在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条管理原则档案管理工作遵循统一领导、分级管理的原则，维护档案的真实、完整、安全和可利用性。坚持依法管理，确保档案工作有序开展；坚持安全保密，严防档案失泄密事件发生；坚持服务利用，充分发挥档案的历史凭证和参考作用。第四条适用范围本规范适用于本机关单位及所属各部门、各直属单位的档案管理工作。第二章文件材料的收集与归档第五条收集原则各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、积累和整理工作，确保应归档的文件材料及时、完整、准确地收集齐全。文件材料的收集应贯穿于各项工作的全过程。第六条归档范围凡是反映本机关单位工作活动、具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，均属归档范围。主要包括：1.本机关单位制定的各类政策性、规范性文件及其解释、说明材料；2.本机关单位召开的各类会议形成的材料；3.本机关单位在各项管理工作中形成的计划、总结、报告、请示、批复、统计报表等；4.本机关单位与其他单位往来的重要函件、协议、合同等；5.本机关单位人员任免、奖惩、考核、工资、职称等人事管理材料；6.本机关单位在业务活动中形成的具有专业特色的文件材料；7.反映本机关单位历史面貌、重要活动的声像、实物等材料；8.其他具有保存价值的文件材料。第七条不归档范围以下文件材料一般不予归档：1.上级机关普发的、非本机关单位主管业务且不需办理的文件材料；2.与本机关单位工作无关的文件材料；3.重复件、复印件（有特殊价值的除外）；4.未生效的草稿、修改稿；5.一般性的事务性通知、便函；6.其他无查考利用价值的文件材料。第八条归档要求1.归档的文件材料应齐全完整，手续完备。发文应有发文稿纸、正文、附件；收文应有收文处理单、正文。2.归档的文件材料应符合形成规律，保持文件之间的有机联系。3.归档的文件材料应字迹清楚、图样清晰、签章完备，符合长期保存的要求。手写材料应使用碳素墨水、蓝黑墨水或墨汁，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水及易褪色的书写材料。4.录音、录像、照片、磁盘、光盘等特殊载体材料，应同时收集其文字说明材料，并单独整理存放。第九条归档时间1.文书档案一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作。2.专门档案（如会计档案、人事档案等）的归档时间，按国家有关规定执行。3.项目、课题、活动等形成的文件材料，应在项目、课题、活动结束后三个月内完成归档。第三章档案的整理第十条整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。第十一条分类方法根据本机关单位档案的实际情况，可采用年度、组织机构、问题等分类方法。同一全宗内的档案分类方法应保持一致。1.年度分类法：将文件材料按其形成年度进行分类。2.组织机构分类法：将文件材料按其形成的部门或机构进行分类。3.问题分类法：将文件材料按其内容所反映的问题进行分类。第十二条案卷（件）排列与编号1.在分类的基础上，按照文件材料的形成时间、重要程度或逻辑关系进行排列。2.对排列好的案卷或单份文件（件），应按照一定的规则进行编号，赋予其唯一的档号。档号编制应规范、稳定，便于检索。第十三条著录与编目1.按照国家档案著录规则，对归档文件材料进行著录，形成档案目录。2.档案目录主要包括案卷目录、卷内文件目录（或归档文件目录）等。目录的编制应准确、规范、详尽，便于查阅。第四章档案的保管第十四条库房要求档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。保持适宜的温湿度（温度一般控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%）。第十五条档案装具档案应存放在符合国家标准的档案柜、档案盒（袋）内。档案柜、架应排列有序，并与墙壁保持一定距离。第十六条库房管理1.建立健全库房管理制度，严格执行库房出入登记制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。2.库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。3.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。4.做好库房温湿度记录和调控工作。5.定期对档案进行检查，发现霉变、虫蛀、破损等情况，应及时采取补救措施。第十七条档案保密严格遵守国家保密法律法规，建立健全档案保密制度。涉密档案应单独存放，严格按照保密规定进行管理，防止失泄密事件发生。第五章档案的利用第十八条利用原则档案利用工作应坚持为机关单位中心工作服务、为社会发展服务的宗旨，在确保档案安全和保密的前提下，积极提供利用。第十九条利用范围与手续1.本机关单位工作人员因工作需要查阅档案，须持单位介绍信或有效工作证件，经档案管理部门负责人同意后，方可查阅。查阅涉密档案，须经单位分管领导批准。2.外单位人员查阅本机关单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本机关单位档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅涉密档案，须经本机关单位分管领导批准。3.查阅档案一般应在指定的阅档室进行。第二十条利用方式档案利用可采取查阅、复制、摘录、借阅等方式。借阅档案须严格履行借阅登记手续，限期归还。涉密档案原则上不得带出阅档室。第二十一条利用要求1.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。2.严禁擅自复制、拍摄、抄录涉密档案内容。3.查阅者应遵守阅档室规定，保持安静和整洁。4.利用档案所获得的信息，不得用于非法目的。第二十二条档案复制与公布复制档案须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制。档案的公布权属于本机关单位，未经批准，任何单位和个人不得擅自公布档案内容。第六章档案的数字化管理第二十三条基本原则档案数字化工作应遵循统筹规划、分步实施、规范标准、安全保密、长期可用的原则。第二十四条数字化加工1.档案数字化加工应符合国家相关技术标准和规范，确保数字化成果的质量。2.扫描分辨率、色彩模式、存储格式等应根据档案的类型和特点合理确定。3.数字化加工过程中，应做好档案的交接、登记和保管工作，防止档案丢失或损坏。4.数字化成果应与原档案内容一致，并进行严格的质量检查和验收。第二十五条数字档案管理1.建立健全数字档案管理制度，对数字档案进行规范化管理。2.数字档案应存储在安全可靠的存储介质中，并进行定期备份，防止数据丢失或损坏。3.建立数字档案检索系统，提高档案检索和利用效率。4.加强数字档案的安全保密管理，采取身份认证、权限控制、数据加密等安全保密措施。第二十六条电子文件归档与管理按照国家有关电子文件管理规定，做好本机关单位电子文件的收集、整理、鉴定、归档和长期保存工作，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。第七章监督与保障第二十七条组织领导机关单位应加强对档案工作的领导，将档案工作纳入单位整体发展规划和年度工作计划，明确分管领导，定期研究和解决档案工作中的重大问题。第二十八条人员配备与培训根据档案工作需要，配备足够数量的、具备专业知识和技能的档案管理人员。加强对档案管理人员的业务培训和继续教育，提高其政治素质和业务能力。档案管理人员应保持相对稳定。第二十九条制度建设建立健全档案管理各项规章制度，并督促检查制度的落实情况，确保档案管理工作有章可循、规范运行。第三十条经费保障将档案工作所需经费（包括档案库房建设与维护、档案装具购置、档案数字化、档案人员培训、档案保护等费用）列入单位年度经费预算，确保档案工作的正常开展。第三十一条监督检查机关单位档案管理部门应定期对本单位及所属单位的档案管理工作进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见，督促整改。对在档案工作中做出突出成绩的单位和个人，应给予表彰和奖励；对违反档案法