高校行政公文写作格式范本

高校行政公文写作格式范本在高等院校的日常管理与运营中，行政公文扮演着至关重要的角色。它是传达政策、部署工作、沟通信息、规范行为的法定载体和重要工具。一份格式规范、内容严谨、表述清晰的公文，不仅能有效提升工作效率，更能体现学校的管理水平和治学严谨性。为帮助校内各单位及相关人员更好地掌握公文写作规范，特制定本范本，供实践参考。一、公文通用格式规范高校行政公文的写作应严格遵循国家相关公文处理规定，并结合学校实际情况，确保格式的规范性与统一性。以下为通用格式要素说明：（一）标题标题应准确概括公文的主要内容，一般由“发文机关+事由+文种”构成。例如：“XX大学关于举办XX活动的通知”。标题应简洁明了，避免使用模糊或歧义的词语。字体通常采用方正小标宋简体（或宋体加粗），字号根据公文用纸大小和整体排版确定，一般为二号或三号字。标题位于公文首页红色分隔线（若有）下方居中位置。（二）主送机关主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。例如：“各学院、各部门”，“校属各单位”。主送机关顶格写在标题下方、正文上方，其后用冒号。若主送机关较多，可依据级别或性质依次排列。（三）正文正文是公文的核心部分，用以阐述公文的具体内容、事项、要求等。正文内容应做到：1.逻辑清晰：层次分明，条理清楚，先说什么后说什么，要有合理的顺序。2.内容准确：事实清楚，数据（若有，且非四位以上数字）可靠，观点明确，政策依据充分。3.语言规范：使用规范的书面语，力求简洁、庄重、准确、平实，避免口语化、夸张或模棱两可的表述。4.结构完整：一般包括开头（阐明发文缘由、依据或目的）、主体（阐述具体事项、措施、要求等）、结尾（提出希望、要求或发出号召，或说明施行日期、解释权等）三部分。正文通常采用仿宋GB2312字体，三号字，每自然段左空二字，回行顶格。（四）附件（若有）公文如有附件，应在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标注“附件”，有序号时标注序号。（五）发文机关署名、成文日期和印章1.发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称。2.成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。3.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。发文机关署名、成文日期和印章一般安排在正文（或附件说明）的右下方。（六）页码公文页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。（七）版记版记置于公文最后一页，包括抄送机关、印发机关和印发日期。1.抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。2.印发机关和印发日期：印发机关一般为学校办公室或相关职能部门，印发日期以公文付印的日期为准。印发机关和印发日期编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。二、常用公文种类及写作要点（一）通知通知是高校行政工作中使用最为广泛的公文文种，适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。1.特点：使用范围广，时效性强，事项明确。2.结构与写法：*标题：通常为“XX大学关于XX（事由）的通知”。*主送机关：根据通知内容确定范围。*正文：*开头：简述发文缘由、依据或目的。*主体：清晰列出通知的具体事项、要求、时间、地点、责任人（若有）等要素。内容较多时，可分条列项，但条目不宜过多过细。*结尾：可提出希望和要求，或注明联系人、联系方式（非手机号）等。*示例：（此处可插入一个简化的通知全文示例，包含标题、主送、正文、落款等要素，正文内容可虚构一个校内活动通知，如“关于举办秋季学期消防安全知识讲座的通知”，注意避免出现四位以上数字）（二）通报通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。1.特点：典型性、教育性、说理性。2.结构与写法：*标题：如“XX大学关于对XX同学（或单位）XX行为的表彰通报”、“XX大学关于XX事件的情况通报”。*主送机关：根据通报内容确定范围，可面向全校或特定群体。*正文：*表彰性通报：先介绍先进事迹（时间、地点、人物、事件、经过、结果），再分析其精神实质，最后提出表彰决定和号召。*批评性通报：先概述错误事实，再分析错误性质、原因、危害，然后提出处理决定和教训警示。*情况通报：扼要介绍需要周知的情况，分析其意义或影响，提出相应的要求或建议。*结尾：根据通报类型可有不同的总结或号召。（三）报告报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。1.特点：陈述性、客观性、单向性（不需上级批复）。2.结构与写法：*标题：如“XX大学关于XX工作开展情况的报告”。*主送机关：通常为直接上级机关。*正文：*开头：简要说明报告的缘由和目的。*主体：详细阐述工作进展、取得的成绩、存在的问题、经验教训、下一步计划等。内容应具体、充实，实事求是。*结尾：常用“以上报告，请审阅”或“特此报告”等结束语。（四）请示请示适用于向上级机关请求指示、批准。1.特点：请求性、单一性（一文一事）、期复性（需上级批复）。2.结构与写法：*标题：如“XX大学关于审批XX事项的请示”。*主送机关：通常为直接上级机关，且只能主送一个上级机关。*正文：*开头：阐明请示的缘由，即为什么请示，一般是因为遇到了问题、困难或需要上级明确政策等，理由要充分。*主体：提出具体的请示事项，要明确、具体，便于上级批复。如果有多种方案，可提出倾向性意见及理由。*结尾：常用“以上请示，妥否，请批示”、“当否，请批复”等结束语。*注意：请示与报告不能混用，不得在报告中夹带请示事项。（五）函函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。在高校中，常用于与校外单位或校内无隶属关系的部门之间的公务联系。1.特点：多向性、灵活性、简便性。2.结构与写法：*标题：如“XX大学关于商洽XX事宜的函”、“XX大学关于询问XX问题的函”。若是答复函，标题中可注明“复函”字样。*主送机关：为不相隶属的机关单位。*正文：*商洽函/询问函：开头说明发函目的和依据，主体阐述具体事项或问题，结尾常用“盼予函复”、“请予支持为荷”等。*答复函：开头引述来函文号及事由，表明收悉，主体针对来函事项逐一明确答复，结尾常用“此复”、“特此函复”等。（六）会议纪要会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，用以记载和传达会议情况和议定事项的公文。1.特点：纪实性、概括性、指导性。2.结构与写法：*标题：通常为“XX大学XX会议纪要”，有时可在会议名称后加“纪要”二字。*正文：*会议基本情况：包括会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员、记录人、会议议题等。*会议主要内容：这是纪要的核心部分，应准确、扼要地记录会议讨论的主要观点、形成的决议、作出的决定、部署的工作及责任分工、完成时限（若有，且非四位以上数字）等。可根据内容分点阐述，力求条理清晰。*落款：一般署会议主办单位名称和成文日期，有的会议纪要也可不署名，直接以会议名称为标识。重要的会议纪要需加盖公章。三、公文写作注意事项1.强化政策理论学习：熟悉国家及上级主管部门的相关政策法规，确保公文内容符合政策导向。2.深入调查研究：撰写涉及具体工作的公文前，应进行必要的调研，掌握第一手资料，使公文内容真实可信，切实可行。3.注重审核把关：公文起草完成后，应经过本单位负责人审核，重要公文需按程序报请学校领导审批。审核重点包括：内容是否准确、格式是否规范、语言是否得体、程序是否合规。4.规范使用文种：根据行文目的、内容和隶属关系，准确选择合适的公文文种，避免错用。5.保持严谨细致：