礼品公司供应商准入细则

礼品公司供应商准入细则第一章总纲

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本细则依据《中华人民共和国采购法》《中华人民共和国招标投标法》《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制配套指引》、ISO9001质量管理体系标准、联合国全球契约原则等国际公约，结合《礼品公司供应商管理办法》及公司数字化转型战略、国际化经营布局，旨在规范供应商准入管理，防范采购风险，提升供应链效率，实现价值创造与风险防控的动态平衡。

1.1.2制定目的

针对礼品行业供应商资质良莠不齐、合作模式多样化、跨境交易合规性高等管理痛点，通过建立“制度-流程-表单-责任”四维一体的管理闭环，实现供应商准入的标准化、流程化、智能化管控，降低采购成本，优化供应链韧性，支撑企业全球化战略实施。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本细则覆盖公司采购部、供应链管理部、法务合规部、内控部、财务部等相关部门及所有业务单元的礼品采购活动，包括但不限于原材料采购、成品加工、物流配送、技术服务等全链条供应商准入管理。

1.2.2适用对象

适用于公司正式员工、外包团队、合作单位等所有参与供应商准入、评估、决策、履约及淘汰的人员，具体岗位包括采购专员、商务经理、质量工程师、财务审核、法务顾问等。例外场景包括应急采购（金额低于10万元人民币或占年度采购总额低于1%）及内部供应商（如设计部门自研材料供应商），需经总经理办公会审批豁免。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

所有准入行为须严格遵守国家法律法规及行业规范，跨境业务需适配目标市场《礼物与礼品出口规范》（EN71）等国际标准，确保交易合法性。

1.3.2权责对等原则

采购部承担准入主体责任，法务合规部负责合规性审核，质量部门负责技术能力评估，财务部负责资信验证，各岗位权责明确且对等。

1.3.3风险导向原则

实施“红黄蓝”三色分级管控（红色为禁止类供应商，黄色为限制类，蓝色为常规类），高风险供应商（如环保不达标）需实施重点监控。

1.3.4效率优先原则

1.3.5持续改进原则

每年联合内控部开展供应商准入管理有效性评估，动态优化准入标准与流程。

1.4制度地位与衔接

本细则为公司基础性专项制度，与《企业合同管理办法》《财务审批权限指引》《内控手册》等制度形成协同管控矩阵。制度冲突时，以本细则为准，重大事项由董事会裁决。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司供应商准入管理实行“董事会-总经理办公会-采购委员会-业务部门”四层级决策执行体系。董事会负责战略审批（如境外供应商准入战略），总经理办公会决策金额超过500万元人民币的供应商合作，采购委员会（由采购总监、法务总监、质量总监组成）负责评审技术及合规资质。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

审议年度供应商准入战略及预算，授权总经理办公会决策权限。

2.2.2董事会

审批金额超过1000万元人民币或涉及战略核心资源的供应商合作，制定跨境准入风险偏好。

2.2.3总经理办公会

决策金额500-1000万元人民币的供应商合作，审批限制类供应商清单。

2.3执行机构与职责

2.3.1采购部

主导供应商挖掘、评估、合同拟定，需经商务经理（三级及以上）、采购主管（四级及以上）双签核。

2.3.2法务合规部

负责知识产权、劳工标准等合规性审核，需取得律师执业资格人员参与评审。

2.3.3质量部门

主导技术能力评估，需具备ISO9001内审员认证。

2.3.4财务部

负责资信调查，需取得CPA认证。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

嵌入“供应商准入全生命周期控制矩阵”，核查标准供应商占比率（不低于80%）及不合格供应商淘汰率（不低于5%）。

2.4.2审计部

实施年度专项审计，审计结果纳入部门绩效考核。

2.5协调与联动机制

建立“采购部-法务合规部-质量部门”月度联席会议制度，通过OA协同平台共享供应商评估信息，涉外业务需联合目标市场法律顾问进行属地合规适配。

第三章供应商准入管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标设定

-合规供应商覆盖率达95%以上

-合同签订前违约率≤0.5%

-供应商平均响应时效≤2小时

3.1.2核心KPI

-合同审批时效≤3个工作日

-资质审核通过率≥90%

-供应商投诉处理满意度≥85%

3.2专业标准与规范

3.2.1资质标准

3.2.1.1基础资质

需提供营业执照（有效期≥3年）、ISO9001认证（三年内复审）、环保认证（如RoHS）。

3.2.1.2高风险专项资质

-化工类供应商需提供REACH合规报告

-劳工密集型供应商需提供《工厂社会责任审核报告》

3.2.2合规要求

3.2.2.1资本充足性

净资产不低于100万元人民币，银行信用评级BBB-及以上。

3.2.2.2犯罪记录

三年内无重大商业犯罪或安全生产事故。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

采用“风险矩阵+PDCA”循环管理，高风险供应商实施PDCA动态监控。

3.3.2管理工具

-ERP系统自动校验供应商准入数据

-供应商数字化画像平台（对接工商、海关、司法数据）

-AI合同审查模块（识别合规风险点）

第四章供应商准入业务流程

4.1主流程设计

4.1.1供应商信息获取

采购部通过“公开征集+定向邀约”方式获取信息，境外供应商需经目标市场合作伙伴推荐。

4.1.2初步筛选

商务经理在ERP系统中录入基本信息，系统自动校验基础资质，通过后转合规部门。

4.1.3评估评审

采购、法务、质量、财务按分工分别出具评审意见，采购委员会综合决策。

4.1.4合同签订

授权采购主管拟定标准合同，法务审核后签订。

4.1.5办理入库

质量部门验收合格后，物流部安排入库，财务部同步付款。

4.2子流程说明

4.2.1境外供应商特殊评估

需增加目标市场法律顾问出具合规意见环节，评估时长延长至7个工作日。

4.2.2限制类供应商动态监控

每月通过ERP系统监控其采购数据，连续三个月低于阈值需启动淘汰程序。

4.3流程关键控制点

4.3.1高风险控制点

-资本充足性核查（财务部复核银行资信报告）

-劳工标准验证（质量部门现场访谈至少5名员工）

4.3.2双重校验机制

-合规报告需经采购与法务双签核

-技术参数需通过实验室复测

4.4流程优化机制

每年6月30日前通过信息化系统模拟运行，优化节点及时限，形成书面报告报总经理办公会。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1金额权限

-10万元以下采购部经理审批

-10-50万元采购总监审批

-50万元以上总经理办公会审批

5.1.2风险权限

-低风险供应商采购主管审批

-中风险采购总监审批

-高风险采购委员会决策

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

-采购申请需经商务经理、采购主管双签核

-合同审批需经采购总监、法务总监双签核

5.2.2审批时效

-普通审批1个工作日内完成

-紧急审批需加急通道，3小时内完成

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件

-岗位职责说明书明确授权范围

-年度授权书经人力资源部备案

5.3.2代理规范

临时代理需填写《授权委托书》，授权期限不超过15个工作日。

5.4异常审批流程

5.4.1异常场景

-紧急采购（如断货）

-权限外采购（需说明理由）

5.4.2异常审批要求

需附《异常审批申请表》，注明风险评估等级，审批人需签字确认。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

6.1.1.1表单填写

《供应商准入申请表》需逐项填写，不得留空，商务经理签字处需手写签名。

6.1.1.2信息录入

ERP系统供应商信息需与营业执照一致，错误率不得高于1%。

6.1.2痕迹留存

纸质材料归档至档案室，电子材料同步上传至OA协同平台，双备份存储。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

内控部每月抽查5家供应商的准入记录，检查覆盖率达20%。

6.2.2专项监督

每年联合审计部开展供应商准入专项审计，重点核查合同签订前资质验证环节。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

-日常检查每月1次

-专项检查每季度1次

6.3.2审计要求

审计报告需包含“不符合项整改计划”，未整改项需通报批评。

6.4执行情况报告

6.4.1报告内容

-供应商准入数量及分布

-违规行为发生率

-系统使用覆盖率

6.4.2报告周期

每季度末报送至总经理办公会，作为绩效考核依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

|指标类别|具体指标|权重|数据来源|

|----------|----------|------|----------|

|效率|审批时效|30%|ERP系统|

|风险|违约率|40%|财务部|

|合规|资质合规率|30%|内控部|

7.1.2评分标准

90分以上为优秀，70-89分为良好，低于70分为需改进。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

-月度评估由采购部内部开展

-年度评估由人力资源部牵头

7.2.2评估方法

采用“数据统计+360度评估”相结合的方式。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

-发现问题→制定计划→执行整改→跟踪验证→结果反馈

7.3.2时限分类

-一般问题≤7个工作日

-重大问题≤30个工作日

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议收集

7.4.2改进审批

采购总监审核，总经理办公会最终决策。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

-供应商准入效率提升20%以上

-发现重大合规风险并避免损失

8.1.2奖励类型

-荣誉证书（年度优秀团队）

-奖金（金额不超过年度绩效工资的10%）

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规

-供应商信息录入错误率超过3%

8.2.2较重违规

-未按流程审批金额超过100万元采购

8.2.3严重违规

-被列入《中国政府采购严重违法失信行为记录名单》

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准

-一般违规：通报批评

-较重违规：取消年度评优资格

-严重违规：解除劳动合同

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

-收到处罚通知后3个工作日内

8.4.2复议流程

人力资源部受理，5个工作日内出具复议决定。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急预案

针对供应商突然断供制定《应急采购预案》，明确启动条件（需求占比超过30%）、决策路径。

9.1.2危机处理

9.1.2.1责任主体

采购总监牵头，法务部配合发布声明。

9.1.2.2沟通口径

“已启动备用供应商，影响降至最低”

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景

-国际突发事件（如英国脱欧）

-紧急订单（金额低于10万元人民币）

9.2.2处理要求

需填写《例外采购申请表》，注明风险评估等级。

9.3危机公关与善后

9.3.1善后措施

-调整供应商结构，增加备用供应商数量

-完善风险评估机制，缩短预警周期

第十章附则

10.1制度解释权归属

本细则由采购部负责解释，解释意见以书面文件形式发布。

10.2相关制度索引

-《企业合同管理办法》文号：企制度[2023]15号第3.2条

-《财务审批权限指引》文号：财办发[2022]8号第5