某礼品公司保密协议规定

某礼品公司保密协议规定第一章总纲

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本协议规定依据《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国劳动合同法》等国家法律法规，参照《商业秘密保护条例》《企业内部控制基本规范》等行业标准，并符合《联合国跨国公司行为守则》等国际公约要求，同时结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”核心导向及数字化转型战略需求。

1.1.2制定目的

针对礼品公司业务特性（如设计保密性、供应链信息敏感性、客户数据价值高等），通过本协议明确保密信息范围与保护义务，降低商业秘密泄露、侵权等法律风险，提升信息资产运营效率，保障全球化经营中的合规性，实现制度与业务发展同步优化。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

覆盖公司全业务领域（产品研发、供应链管理、客户关系、营销活动、财务数据等），包括但不限于设计图纸、客户名单、采购价格、营销策略、生产配方等核心信息。

1.2.2适用对象

包括但不限于正式员工、实习生、外包服务商、合作方人员（如代工厂、营销机构）、离职员工及股东等接触保密信息的自然人或单位。

1.2.3例外适用

（1）公开披露的法律法规要求提供的信息；

（2）已进入公共领域或非公司主动泄露的保密信息；

（3）经公司书面授权对外披露的信息。例外场景需经法务部与业务部门联合审批。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

确保所有保密行为符合所在地法律法规及行业规范，跨国业务需适配美国《经济间谍法》、欧盟GDPR等国际标准。

1.3.2权责对等原则

保密责任与信息获取权限、业务贡献度挂钩，每项义务对应具体岗位及部门责任。

1.3.3风险导向原则

重点防控高价值信息（如新品设计）与高风险环节（如移动设备使用），实施差异化管控。

1.3.4效率优先原则

优化信息申请与审批流程，通过数字化工具提升授权效率，审批时限原则上不超过3个工作日。

1.3.5持续改进原则

每年至少开展一次保密制度复盘，结合业务变化与风险事件动态调整。

1.4制度地位与衔接

本协议为公司基础性管理文件，与《内部控制手册》《信息安全管理制度》《员工手册》等制度构成管理闭环。若存在冲突，以本协议为准，并需经审计部确认后调整关联制度。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司保密管理体系采用“董事会-管理层-业务单元”三级管控架构，董事会负责战略审批，管理层统筹执行，业务单元落实具体措施。内控部、合规部作为监督机构，与人力资源部协同实施考核。

2.2决策机构与职责

2.2.1董事会

（1）审批年度保密预算与重大信息授权事项；

（2）审定涉及股东或核心商业秘密的披露计划。

2.2.2总经理办公会

（1）决策跨部门信息共享方案；

（2）授权最高级别保密事件应急响应。

2.3执行机构与职责

2.3.1业务部门

（1）信息负责人（如设计总监、采购经理）负责本领域保密范围界定；

（2）指定专人管理涉密文档，执行“谁持有谁负责”原则。

2.3.2人力资源部

（1）新员工入职时强制培训本协议，考核合格后方可接触保密信息；

（2）离职时监督保密协议履行情况，签署《保密离岗承诺书》。

2.3.3信息技术部

（1）提供加密存储工具（如OneDrive企业版）与安全网关；

（2）每月抽查终端数据防泄漏设备运行状态。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）嵌入三个关键内控环节：设计文档审批、客户数据访问控制、涉密会议记录；

（2）每季度抽查50%以上保密措施执行情况，形成《内控评估报告》。

2.4.2合规部

（1）审查保密协议条款的属地合规性，如欧盟需增加“数据主体权利响应”条款；

（2）处理重大侵权事件的法律咨询。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门保密委员会

由法务部、人力资源部、各业务单元信息负责人组成，每月召开例会，协调复杂场景（如跨境数据传输）的解决方案。

2.5.2涉外业务适配小组

在欧美市场增设“合规对接人”，负责本地化条款（如美国CFAA合规）的落地监督。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）目标：商业秘密泄露率≤0.1%，授权准确率≥98%，违规处罚率≤5%；

（2）核心KPI：新品设计保密期≥18个月，客户数据访问日志完整率100%。

3.2专业标准与规范

3.2.1保密信息分类

（1）核心级：未公开的产品设计、模具参数；

（2）重要级：供应商价格清单、营销方案；

（3）一般级：公开但需内部管理的流程文档。

3.2.2管控措施矩阵

|风险点|防控措施|责任部门|

|-----------------|--------------------------------------------|------------------|

|移动设备存储|强制使用公司加密APP，禁止外带涉密U盘|IT部、人力资源部|

|跨境邮件传输|采用S/MIME加密，欧盟数据需经DPO授权|法务部、IT部|

|会议保密|涉密会议需双锁会议室，录音需经授权人批准|行政部、会议发起人|

3.3管理方法与工具

（1）风险矩阵：根据信息价值与泄露影响量化风险等级，高风险信息需双重重授权；

（2）数字化工具：CRM系统设置“客户信息脱敏”功能，ERP对接OA实现审批留痕；

（3）全生命周期管理：从设计立项（标记“核心保密”）到报废销毁全流程管控。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

保密信息生命周期管理流程分为“授权-使用-回收-销毁”四阶段：

（1）授权阶段：需求部门提交《保密信息申请表》，经信息负责人审批后授予权限；

（2）使用阶段：员工需在“保密空间”系统记录查阅目的，IT部每季度核对使用日志；

（3）回收阶段：离职前30天强制回收权限，系统自动锁定相关文档；

（4）销毁阶段：核心级文件需经法务部确认后，由专人碎纸并记录存档。

4.2子流程说明

4.2.1涉外信息授权

（1）向海外代工厂提供模具数据需附《保密协议补充条款》，条款需经当地律师审核；

（2）授权期限不超过合作期+3年，到期前30天续签或自动失效。

4.2.2违规事件响应

（1）发现泄密事件后，事发部门立即隔离涉密资产，同时通知内控部启动调查；

（2）调查需在5个工作日内完成，形成《事件分析报告》，并同步法务部评估法律风险。

4.3流程关键控制点

（1）设计文档需经至少两名技术专家盲审，审批记录存档3年；

（2）客户数据访问需触发“行为异常告警”，IT部每日核查告警记录。

4.4流程优化机制

每年6月由内控部牵头，结合前半年审计问题与业务痛点，修订审批节点或表单要素。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“信息类别+岗位层级”分配权限，例如：

（1）采购经理可访问“重要级”供应商价格，但无权查看“核心级”模具参数；

（2）总监级以上可审批“重要级”信息授权，CEO有权审批全部授权。

5.2审批权限标准

（1）常规授权：需经直接上级+信息负责人双签；

（2）特殊授权：如向海外子公司传输客户数据，需经法务部+人力资源部会签。

5.3授权与代理机制

（1）授权有效期最长12个月，自动续签需业务部门提前1个月申请；

（2）临时代理需通过“临时授权申请表”，授权人需书面确认权限范围。

5.4异常审批流程

（1）紧急授权需经总经理特批，但需在3个工作日内补充《风险评估说明》；

（2）越权审批无效，由审计部追责审批人及被授权人。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）电子文档需设置“禁止复制”“水印显示”属性，关键文档需动态口令验证；

（2）纸质文件需存放在带锁文件柜，借阅需填写《涉密文件登记簿》。

6.2监督机制设计

（1）日常检查：人力资源部每月抽查10%员工行为记录；

（2）专项检查：每年4月由内控部联合审计部开展全覆盖检查，重点关注欧美业务单元。

6.3检查与审计

（1）检查结果分“红黄绿”三档，红色需立即整改并通报全公司；

（2）审计部每年至少开展一次专项审计，审计报告需提交董事会。

6.4执行情况报告

每月5日前由人力资源部汇总《保密执行报告》，内容含：

（1）上月授权变更明细；

（2）违规事件数量及处理结果；

（3）数字化工具使用覆盖率。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）部门考核：保密事件发生次数（权重20%）；

（2）个人考核：培训考核通过率（权重10%），与绩效奖金挂钩。

7.2评估周期与方法

（1）月度评估：通过“保密空间”系统数据自动生成报告；

（2）年度评估：结合内控部审计结果，由人力资源部出具《保密绩效分析报告》。

7.3问题整改机制

（1）整改流程：问题提出-责任部门制定方案-管理层审批-跟踪验证；

（2）重大违规（如泄露给竞争对手）启动“双倍处罚”机制。

7.4持续改进流程

（1）每月由合规部收集业务部门优化建议；

（2）每年5月发布《保密制度优化方案》，次年1月实施。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：主动发现并阻止泄密事件、提出重大优化方案等；

（2）程序：员工提交《奖励申请表》，经部门+人力资源部双签，总经理审批后公示。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：非故意泄露给第三方，如忘记锁屏；

（2）严重违规：故意泄露给竞争对手，如离职后带走客户名单。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚分级：警告（书面）-降级（10%奖金扣减）-解雇；

（2）程序：调查取证-告知当事人（15个工作日）-作出决定-申诉。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：对处罚结果有异议，需在收到通知后3日内提出；

（2）复议机构：由人力资源部牵头，法务部提供法律支持。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）应急组织：设立“泄密事件处置小组”，由CEO、法务总监、信息安全经理组成；

（2）处置流程：立即隔离-溯源分析-对外声明-内部通报-责任追究。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：政府监管要求提供数据，需先评估法律风险；

（2）处理要求：附《例外处理说明》，经合规部与业务部门双签。

9.3危机公关与善后

（1）公关口径：由法务部制定模板，强调“正在调查，将按法律程序处理”；

（2）善后措施：每年6月开展“模拟泄露演练”，检验应急响应能力。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本协议由公司合规部负责解释，解释文件作为协议附件。

10.2相关制度索引

（1）《信息安全管理制度》（文号：企管字〔2023〕15号）；

（2）《员工手册》（文号：企管字〔2023〕16号）；

条款对应关系：

-本协议3.2.1对应《信息安全