企业合规性检查与风险防范清单

企业合规性检查与风险防范清单工具模板一、适用场景与启动时机本工具模板适用于企业开展系统性合规性检查与风险防范工作，具体场景包括：日常合规监控：定期（如每季度/半年度）对企业运营全流程的合规状态进行自查，及时发觉潜在风险；新业务上线前评估：在推出新产品、进入新市场或采用新模式前，专项检查业务合规性，避免违规风险；监管迎检准备：针对市场监管、税务、环保等监管机构的专项检查或飞行检查，提前梳理合规要点，保证迎检材料完整、规范；年度合规审计：配合内部审计或第三方审计机构，对企业年度合规管理情况进行全面梳理，形成合规报告。二、合规检查实施步骤详解步骤1：明确检查目标与范围目标设定：根据检查场景（如日常监控、新业务评估等），明确本次检查的核心目标（如“验证人力资源用工合规性”“评估数据安全风险”等）；范围界定：确定检查的业务领域（如财务、人力资源、合同管理等）、涉及的部门（如财务部、人力资源部、销售部等）及时间范围（如“2024年1月-6月”）。步骤2：组建专项检查团队团队成员应包括：法务专员（负责合规依据解读）、业务部门负责人（熟悉业务流程）、内审人员（负责检查过程监督），必要时可邀请外部法律顾问参与；明确团队分工：如法务专员负责梳理合规依据，业务部门负责提供资料并配合现场检查，内审人员负责记录检查过程及结果。步骤3：制定检查计划与清单根据检查目标和范围，参考本模板“合规检查清单表格”，结合企业实际业务调整检查项目；确定检查时间节点：如“资料收集阶段：3个工作日”“现场检查阶段：5个工作日”“报告出具阶段：3个工作日”。步骤4：收集与审查合规资料要求各部门提供与检查范围相关的文档，如：人力资源类：劳动合同、社保缴纳记录、员工手册、培训记录；财务税务类：财务报表、税务申报表、发票管理台账、费用报销制度；合同类：已签订及待签订合同模板、合同审批记录、履行情况跟踪表；对收集的资料进行初步审查，标记缺失、不完整或存疑的文件，要求补充说明。步骤5：开展现场检查与验证通过访谈、实地查看、抽样验证等方式，核实资料的真实性与合规性：访谈：与部门负责人、关键岗位员工（如财务经理、人力资源主管）沟通，知晓流程执行情况；实地查看：如检查生产车间环保设施运行记录、办公区域消防设施合规性；抽样验证：随机抽取10%-20%的样本（如合同、发票、员工档案）进行详细核查。步骤6：记录问题与分级风险对检查中发觉的不合规事项，详细记录问题描述、涉及范围、潜在风险等级（高/中/低）；风险分级标准：高风险：可能面临行政处罚、重大财产损失或企业声誉严重受损（如未依法缴纳社保、数据泄露）；中风险：存在违规隐患，需及时整改（如合同条款缺失必备要素、培训记录不完整）；低风险：轻微不规范，不影响核心合规（如文件格式不统一、日期标注错误）。步骤7：制定整改方案并跟踪落实针对不合规事项，要求责任部门制定整改方案，明确：整改措施（如“补签劳动合同”“修订合同模板”“开展数据安全培训”）；责任人（如人力资源部经理、法务专员）；整改期限（高风险事项不超过15个工作日，中风险事项不超过30个工作日）；内审部门跟踪整改进度，验证整改效果，保证问题闭环管理。步骤8：输出合规检查报告与改进建议汇总检查过程、结果、问题清单及整改情况，形成《合规检查报告》；报告内容包括：检查概况、合规总体评价、主要问题及风险分析、整改完成情况、长效合规建议（如“完善合规培训机制”“建立合同动态审核流程”）。三、企业合规性检查与风险防范清单模板合规领域检查项目检查内容合规依据检查方式检查结果（合规/不合规/待验证）问题描述（不合规时填写）整改责任人整改期限整改状态（待整改/整改中/已整改）公司治理合规三会一层运作规范董事会、监事会、股东大会及高级管理层会议记录是否完整，决议是否符合法定程序《公司法》《公司章程》查阅会议记录、访谈董秘信息披露合规对外披露的信息（如财务报告、重大事项）是否真实、准确、完整，是否存在虚假记载《证券法》（如适用）《上市公司信息披露管理办法》抽查披露文件、核对原始凭证人力资源合规劳动合同管理员工劳动合同是否规范签订（包含必备条款）、续签/解除是否符合法定程序《劳动合同法》抽查员工档案、访谈HR主管如：部分员工劳动合同未约定试用期工资标准人力资源部2024-XX-XX待整改社保与公积金缴纳是否依法为员工足额、及时缴纳社会保险及住房公积金，缴费基数是否合规《社会保险法》《住房公积金管理条例》核对社保/公积金缴纳台账员工培训与安全防护新员工入职培训、岗位技能培训及安全培训记录是否完整；特殊岗位是否持证上岗《安全生产法》《生产经营单位安全培训规定》查看培训记录、抽查上岗证书如：生产车间操作员未提供特种设备操作证生产部经理2024-XX-XX整改中财务税务合规财务制度执行费用报销、资金支付等流程是否符合企业财务制度，审批手续是否完整《企业会计准则》《公司财务管理制度》抽查报销凭证、审批流程税务申报与缴纳各税种（增值税、企业所得税等）申报是否及时、准确，是否存在漏报、错报《税收征收管理法》核对纳税申报表、完税证明不合规Q2季度企业所得税申报时，未全额扣除符合条件的研发费用财务部总监2024-XX-XX待整改发票管理发票的取得、开具、保管是否符合规定，是否存在虚开发票、过期发票报销情况《发票管理办法》抽查发票台账、报销凭证数据安全合规数据收集与存储用户数据收集是否获得明确授权，存储方式是否加密，数据访问权限是否分级管理《数据安全法》《个人信息保护法》查看数据收集协议、访问日志如：客户个人信息存储未加密，且未设置访问权限信息部工程师2024-XX-XX整改中数据出境合规涉及跨境数据传输的，是否通过安全评估或符合国家规定《数据出境安全评估办法》核查数据出境审批文件合同管理合规合同起草与审批合同条款是否完备（如标的、数量、质量、违约责任等），审批流程是否符合权限规定《民法典》《公司合同管理办法》抽查合同模板、审批记录如：销售合同中未约定争议解决方式销售部主管2024-XX-XX已整改合同履行与归档合同履行过程是否有跟踪记录，变更/解除是否书面确认，合同档案是否规范归档《公司档案管理规定》核对履行记录、归档台账知识产权合规商标与专利管理企业商标、专利是否及时续展，是否存在侵权风险，员工知识产权归属协议是否签订《商标法》《专利法》查看证书、归属协议如：某核心产品专利即将到期，未启动续展申请研发部负责人2024-XX-XX待整改著作权与商业秘密保护宣传资料、软件著作权是否合规，商业秘密（如技术方案、客户名单）是否采取保密措施《著作权法》《反不正当竞争法》抽查宣传资料、保密制度四、关键注意事项与风险提示合规依据动态更新：法律法规、监管政策可能调整（如数据安全领域新规），需定期（建议每季度）更新清单中的合规依据，保证检查标准有效。跨部门协作机制：合规检查需业务部门深度参与，避免“法务/内审单打独斗”，可建立“合规联络人”制度（各部门指定专员对接），提高资料收集与问题整改效率。问题分级管理：高风险问题需立即上报管理层，优先调配资源整改；中低风险问题纳