礼品公司欠款管理办法

礼品公司欠款管理办法第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》《企业内部控制基本规范》及相关行业标准制定，同时参照《联合国国际货物销售合同公约》《国际贸易术语解释通则》（Incoterms）等国际公约，契合公司国际化经营战略。针对礼品公司欠款管理中存在的账期过长、催收不力、坏账风险累积等问题，旨在规范欠款管理流程，强化风险防控，提升资金使用效率，实现价值创造与运营效能的双重优化。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有业务部门及关联人员，包括但不限于销售、采购、财务、法务等部门及正式员工、外包团队、合作单位。覆盖国内及境外业务中因商品销售、服务提供等产生的应收账款及预付款项管理。例外场景包括：金额低于人民币1万元的零星欠款（由业务部门直接跟进）、股东个人欠款（由股东会专项处理）及法律诉讼中的债务（由法务部单独管理）。涉及例外场景的审批权限由总经理办公会专项审议。

1.3核心原则

本制度遵循以下核心原则：

（1）合规性：严格遵守国家法律法规及国际商业惯例，确保欠款管理活动合法有效；

（2）权责对等：明确各层级、各岗位责任，权利与义务相匹配；

（3）风险导向：优先防控重大风险，动态调整管控策略；

（4）效率优先：优化流程节点，减少不必要的审批环节，保障业务正常开展；

（5）持续改进：基于数据分析与监督结果定期优化制度。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司专项管理制度，效力低于公司章程及内部控制基本规范。与《财务报销管理办法》《合同管理办法》《内控手册》等制度存在关联时，以本制度为准，冲突条款由内控部协调解决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司欠款管理实行“董事会-总经理办公会-业务部门-财务部”四层级管理架构。董事会负责重大欠款政策审批；总经理办公会统筹全公司欠款管理目标与资源分配；业务部门负责欠款日常跟进；财务部负责账龄分析、资金测算及合规监督。

2.2决策机构与职责

（1）董事会：审议年度欠款管理目标、重大欠款账龄超过6个月的债务重组方案；

（2）总经理办公会：审批欠款账龄超过3个月的债务催收方案、坏账核销申请及特殊审批权限调整；

（3）股东会：对累计欠款金额超过公司净资产10%的债务进行专项决策。

2.3执行机构与职责

（1）销售部：负责赊销申请发起、合同评审、客户信用评估（主责）；

（2）财务部：负责信用额度管理、账龄分析、逾期催收指令下达（主责）；

（3）法务部：负责重大欠款法律程序支持、合同纠纷调解（主责）；

（4）采购部：配合供应商欠款管理，对预付款项实施动态监控（配合）。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：嵌入应收账款全流程关键控制点，每季度开展专项内控测试；

（2）审计部：每年开展应收账款专项审计，重点关注高风险客户与账龄超过12个月的欠款；

（3）合规部：确保欠款管理活动符合反商业贿赂、数据隐私等合规要求。

2.5协调与联动机制

建立跨部门欠款管理联席会议制度，每月召开例会，由财务部牵头，销售、法务、内控等部门参与。境外业务增设属地法律顾问协调机制，确保符合当地商业惯例与法律要求。

第三章信用风险管理

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：应收账款周转率提升至8次/年，逾期账款率控制在5%以下，坏账率低于1%；

（2）核心指标：信用审批时效≤2个工作日、欠款催收周期≤30天、账龄超过6个月欠款占比≤10%。

3.2专业标准与规范

（1）客户信用评估：按“财务实力、经营状况、付款记录、行业风险”四维度打分，总分≥75分方可赊销；

（2）赊销授权：按客户等级设置信用额度阶梯，一级客户（年销售额＞500万元）最高额度不超过合同金额的80%，三级客户（年销售额＜50万元）不超过50%；

（3）高风险控制点：

-信用评估未达标赊销（高风险，需总经理审批）；

-逾期超过60天欠款（中风险，自动触发法务介入）。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用PDCA循环管理，结合风险矩阵动态调整管控措施；

（2）管理工具：通过ERP系统实现信用额度实时校验、CRM系统监控客户付款行为、OA系统固化审批流程。

第四章赊销与合同管理

4.1主流程设计

欠款管理流程按“信用评估-合同签订-发货确认-收款确认-账务核销”五环节推进：

（1）信用评估：销售部发起，信用管理部门核查，2个工作日内反馈结果；

（2）合同签订：法务部审核条款，财务部嵌入付款条件，3个工作日内完成；

（3）发货确认：物流部门反馈发货信息，财务部同步更新应收账款台账；

（4）收款确认：银行回单归档，财务部核对金额，1个工作日内完成；

（5）账务核销：期末账龄分析后，财务部发起核销申请，主管会计审批。

4.2子流程说明

（1）信用评估子流程：需包含客户征信查询、行业报告参考、历史付款验证三项核查，缺一不可；

（2）逾期催收子流程：按“30天提醒-60天警告-90天法律准备”三阶段推进，各阶段需形成书面记录。

4.3流程关键控制点

（1）信用额度校验：ERP系统自动拦截超出授权的赊销申请；

（2）合同付款条件：法务部按客户等级设定付款期限（一级客户≤30天，三级客户≤60天）；

（3）账龄监控：财务部每月生成应收账款账龄分析表，重大风险及时上报。

4.4流程优化机制

每年6月开展全流程复盘，重点关注信用政策有效性、催收效率等指标，优化方案经总经理办公会审议后实施。

第五章逾期催收与坏账管理

5.1权限矩阵设计

按“欠款金额+账龄+客户等级”分档授权：

（1）金额＜10万元、账龄＜30天：销售部自行催收；

（2）金额＜10万元、账龄＞30天：销售部+财务部联合催收；

（3）金额≥10万元：启动法务介入，需总经理审批催收方案。

5.2审批权限标准

（1）常规催收：销售部提交催收报告，财务部审核金额，主管会计审批；

（2）特殊催收：需附风险评估报告，经法务部预审后由总经理办公会审批。

5.3授权与代理机制

临时代理催收权限最长不超过15个工作日，需书面说明原因并备案，代理权限不得超出原授权范围。

5.4异常审批流程

（1）紧急催收：金额＞100万元或账龄＞180天，启动加急通道，审批时限≤1个工作日；

（2）坏账核销：需附审计部评估报告，经法务部预审后由董事会审批。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：所有欠款管理活动需通过OA系统留痕，电子文件与纸质单据同步存档；

（2）表单填报：催收记录表需包含客户名称、欠款金额、沟通方式、跟进结果等要素；

（3）痕迹留存：重要催收活动需录音或录像（涉及客户隐私需征得同意），存档期限≥5年。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查催收记录，覆盖率≥20%；

（2）专项监督：每季度对账龄＞6个月的欠款开展专项核查；

（3）内控嵌入环节：

-赊销申请审批节点；

-逾期催收方案制定节点；

-坏账核销审批节点。

6.3检查与审计

（1）专项审计：每年4月启动应收账款审计，重点关注东南亚市场欠款；

（2）日常检查：财务部每日核对ERP系统与银行回单，差异＞1万元需立即上报。

6.4执行情况报告

按月度编制《欠款管理执行报告》，内容包含：

（1）应收账款余额及账龄分布；

（2）本期新增/回收欠款明细；

（3）重大风险客户清单及应对措施；

（4）制度执行问题及改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）销售部：欠款回收率≥95%，逾期催收周期≤25天；

（2）财务部：应收账款周转率≥8次/年，坏账准备计提准确率100%；

（3）内控部：内控测试不符合项≤2项/季度。

7.2评估周期与方法

（1）考核周期：按季度考核过程指标，年度考核结果指标；

（2）评估方法：数据统计+现场访谈，重大问题需开展专项调查。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题（7个工作日内整改）、重大问题（30个工作日内整改）、紧急问题（24小时内响应）；

（2）责任追溯：整改不力导致损失的，按《员工手册》追究责任。

7.4持续改进流程

基于以下情形启动制度优化：

（1）审计发现重大缺陷；

（2）连续三个季度指标未达标；

（3）主要客户流失＞20%；

（4）新法规发布影响欠款管理活动。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：超额回收欠款、创新催收方法降低坏账率、有效避免重大风险等；

（2）奖励标准：按贡献金额的0.5%-1%给予奖励，单项最高不超过10万元；

（3）奖励程序：部门推荐→财务部核算→主管领导审批→公示3个工作日→人力资源部发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：未按流程提交催收记录（扣10分/次）；

（2）较重违规：隐瞒重大欠款风险（扣50分/次）；

（3）严重违规：违规赊销导致坏账（按损失金额10%处罚）。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚类型：警告（书面）、降级（10-30%奖金）、解雇（累计违规＞3次）；

（2）处罚程序：调查取证→告知当事人→听取申辩→审批→执行。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚决定后3个工作日内提出；

（2）复议流程：人力资源部受理→复核小组审议→15个工作日内出具结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大风险预案：针对金额＞500万元的逾期欠款，制定“法务准备-银行联动-资产保全”三步走方案；

（2）危机处理流程：

-第一时间成立危机小组（总经理任组长）；

-24小时内向董事会汇报；

-遵循属地法律要求开展处置。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：客户破产清算、政府政策变动等不可抗力；

（2）处理要求：需附权威证明材料，经法务部评估后由总经理办公会审批延期。

9.3危机公关与善后

（1）公关责任：市场部牵头，法务部配合，确保信息发布口径一致；

（2）善后措施：定期跟踪客户信用状况，完善风控措施。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司内控部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

（1）《财务报销管理办法》（文号：财管字〔2023〕15号）；

（2）《合同管理办法》（文号：法务字〔2023〕12号）；

（3）《内控手册》（文号：内控办〔2023〕5号）。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规变化、重大业务调整、制度缺陷暴露；

（2）审批权限：重大修订由董事会审议，一般修订由总经理办公会审批；

（3）修订后需在公司内网公示，并开展专项培训。

10.4生效与实施日期

本制度自2024年1月1日起生效，过渡期至2023年12月31日，期间完成以下工作：