物业公司档案管理岗位职责

物业公司档案管理岗位职责档案管理是物业公司规范化运营与精细化管理的重要基石，肩负着企业历史记录的保存、信息资源的整合与利用、以及合规运营凭证留存的关键使命。档案管理员作为此项工作的具体执行者，其岗位职责的明确与履行，直接关系到公司档案资源的完整性、安全性与可利用性。核心工作职责一、档案的接收与规范整理负责公司各类档案资料的统一接收，包括但不限于项目前期资料（如规划、设计、报批文件）、物业管理合同、业主档案、工程维修记录、财务凭证、人事资料、采购合同、会议纪要、对外往来文件等。对接收的档案进行系统性分类、编号、排序、编目和装订，确保每份档案材料的完整性与准确性。根据档案的性质与重要程度，采用科学的分类方法，制定并执行统一的档案整理标准与操作规范，力求档案体系清晰，查阅便捷。对于电子档案，需进行规范化命名、格式转换与元数据著录，确保其可读性与长期保存性。二、档案的安全保管与存储建立健全档案库房管理制度，负责档案库房的日常管理与维护，确保档案存储环境符合防潮、防火、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”要求。对纸质档案进行有序排架，定期检查档案保存状况，及时发现并处理档案霉变、虫蛀、破损等问题。对于电子档案，要落实数据备份与容灾方案，定期进行数据校验与备份介质的维护，严防数据丢失、损坏或泄露。严格执行档案库房的出入登记制度，非授权人员不得随意进入。三、档案的查阅、借阅与利用服务严格按照公司档案查阅、借阅管理规定，为公司内部各部门及经授权的外部单位或个人提供档案查询与借阅服务。办理借阅手续时，需详细记录借阅人、借阅档案名称、编号、借阅日期、预计归还日期等信息，并由借阅人签字确认。对于敏感或重要档案的借阅，需报请相关领导审批。监督借阅档案的使用情况，确保档案在借阅期间不被涂改、勾画、抽取、撤换或损坏。档案归还时，要仔细核对，确认无误后方可入库。同时，积极开展档案信息资源的开发与利用，为公司决策、经营管理、项目服务、法律事务等提供档案支持。四、档案的鉴定与销毁根据国家有关档案管理的法规政策及公司档案管理规定，协助组织对已到保管期限的档案进行价值鉴定工作。对经鉴定确无继续保存价值的档案，严格按照规定的审批程序和销毁流程进行处理，确保销毁过程的合规性与安全性，做好销毁记录并永久保存。五、档案管理系统的维护与优化负责公司档案管理系统（如适用）的日常操作、数据录入、更新与维护工作，确保系统数据的准确性与完整性。协助收集系统使用过程中的问题与需求，提出系统优化建议，配合进行系统升级与功能完善。保障电子档案管理系统的正常运行，及时处理系统故障。六、档案管理制度的执行与完善严格遵守并执行国家及地方关于档案管理的法律法规，以及公司内部档案管理的各项规章制度与工作流程。参与公司档案管理相关制度、流程的制定与修订工作，提出合理化建议。定期对档案管理工作进行自查，发现问题及时整改，持续提升档案管理工作的规范化水平。同时，负责对公司各部门兼职档案员进行业务指导与培训，提升全员档案管理意识。任职要求（此部分可根据实际情况调整或作为可选）通常要求具备档案管理、文秘、行政管理等相关专业背景，或有相关工作经验；熟悉档案管理的基本原则、方法与流程；具备良好的文字功底、组织协调能力与沟通能力；工作认真细致，责任心强，严守保密纪律；能熟练操作办公软件，如具备档案管理系统、扫描仪等设备的操作经验者优先。档案管理工作看