合同管理审批流程与合同模板集

一、适用业务场景本流程与模板集适用于企业日常经营中各类对外合同的规范化管理，包括但不限于：购销合同（原材料采购、产品销售等）、服务合同（技术服务、咨询服务、外包服务等）、租赁合同（办公场地、设备租赁等）、合作开发合同（项目合作、技术协作等）。适用于公司各业务部门（如采购部、市场部、行政部、研发部等）与外部合作方签订合同时的全流程管理，旨在通过标准化审批流程与统一模板，保证合同条款合规、权责清晰，降低法律风险与经营风险，同时提升合同签订效率。二、合同审批全流程操作指南（一）合同发起与需求提报责任部门/人：业务需求部门（如采购部需签订采购合同时由采购部发起）操作内容：业务部门根据业务需求，确定合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合同标的（货物/服务/项目名称、规格型号、数量等）、合同金额（含含税价、不含税价、税率等）、核心诉求（如交付期限、质量标准、付款方式等）。填写《合同审批申请表》（详见第三部分），注明合同类型、业务背景、合作方背景、预算依据（如已立项的项目批文、采购计划等），并附上合作方资质文件（营业执照复印件、授权委托书、相关行业资质证明等，若为首次合作需加盖合作方公章）。输出成果：《合同审批申请表》及附件材料（合作方资质、需求说明等）。（二）合同起草与初步审核责任部门/人：业务部门（起草）、法务部门（初步审核）操作内容：业务部门根据公司《合同模板集》（详见第三部分）选择对应模板（如“采购合同模板”“技术服务合同模板”），结合合作方沟通结果起草合同文本，保证核心条款（标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式等）完整、清晰，避免模糊表述（如“大概”“左右”等）。法务部门对合同草案进行初步审核，重点审查：合同主体是否适格（合作方是否具备履约资质、是否超越经营范围）；条款是否符合法律法规及公司内部制度（如付款方式是否符合财务规定、违约责任是否对等）；权利义务是否明确（如验收标准、售后服务、知识产权归属等）。输出成果：经业务部门确认、法务部门标注修改意见的合同草案。（三）多部门联合审核责任部门/人：财务部门、业务部门负责人、法务部门、相关技术/业务专家（如需）操作内容：财务部门审核：重点审查合同金额与预算匹配性、付款方式（如预付款比例、进度款节点、质保金约定）是否符合公司财务制度，发票类型（如增值税专用发票）及开票要求是否明确，税务处理（如税率、价税分离）是否合规。业务部门负责人审核：确认合同内容与业务目标一致，合作方履约能力（如过往合作业绩、交付周期）是否满足需求，风险控制措施（如质量保证金、违约赔偿）是否到位。法务部门终审：针对各部门审核意见修订合同后，进行最终法律风险把控，保证条款无歧义、争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖地）明确，避免“霸王条款”或无效条款。技术/业务专家审核（如涉及技术复杂项目）：审核技术参数、服务标准、验收方案等专业内容的准确性与可行性。输出成果：各部门审核意见汇总表及修订后的合同文本（需所有审核部门签字确认）。（四）领导审批与用印申请责任部门/人：分管领导/总经理（根据合同金额分级审批）、行政部（用印管理）操作内容：根据合同金额分级审批权限（示例：金额≤5万元：部门负责人+分管领导审批；5万元＜金额≤50万元：部门负责人+分管领导+总经理审批；金额＞50万元：总经理办公会集体审批），将审核通过的合同及《合同审批申请表》提交对应层级领导审批。审批通过后，由业务部门填写《合同用印申请表》，注明合同编号、用印份数（通常一式两份，甲乙双方各执一份）、用印用途（如“合同正本用印”），附最终版合同文本及完整审批流程，提交行政部。输出成果：领导审批完成的《合同审批申请表》《合同用印申请表》及合同正本文本。（五）合同签署与交付责任部门/人：授权签署人（需公司出具《授权委托书》）、行政部、业务部门操作内容：行政部核对《合同用印申请表》与合同文本一致后，加盖公司公章或合同专用章（严禁在空白合同或未审批合同上盖章），签署人需为公司授权代表（如法定代表人或其授权的部门负责人，需提供《授权委托书》原件）。业务部门将签署完成的合同正本交付合作方，并要求合作方在3个工作日内加盖公章并返还合同原件；若合作方需修改条款，需重新发起审批流程。输出成果：双方签署的合同正本（甲乙双方各执一份）。（六）合同归档与履行跟踪责任部门/人：行政部（归档管理）、业务部门（履行跟踪）操作内容：行政部收到合作方返还的合同原件后，与留存联核对一致，建立《合同台账》（详见第三部分），记录合同编号、签订日期、合作方名称、合同类型、金额、履行期限、归档日期等信息，并将合同正本、审批流程表、附件材料等统一归档（电子档同步存入公司合同管理系统）。业务部门负责合同履行跟踪，按合同约定督促合作方交付货物/提供服务，验收时需填写《合同验收单》（需双方签字确认），并跟踪款项支付进度（如按约定申请开票、安排付款）；若出现违约情况（如延迟交付、质量不达标），及时收集证据并按合同约定处理，同时上报法务部门及分管领导。输出成果：《合同台账》《合同验收单》、履行过程中的沟通记录（如邮件、函件等）。三、合同模板及审批表单（一）通用合同模板框架（以“服务合同”为例）合同编号：[年份]-[部门简称]-[序号]（如2024-采-001）甲方（服务接受方）：[公司全称]统一社会信用代码：[代码]法定代表人：[姓名]地址：[公司地址]联系方式：[电话/邮箱]乙方（服务提供方）：[合作方全称]统一社会信用代码：[代码]法定代表人：[姓名]地址：[合作方地址]联系方式：[电话/邮箱]鉴于：甲方因业务需要，拟向乙方购买[具体服务内容，如“IT运维服务”]；乙方具备提供上述服务的资质与能力，同意向甲方提供服务。双方根据《_________民法典》及相关法律法规，本着平等自愿、公平公正原则，达成如下协议：第一条服务内容与标准1.1服务范围：[详细描述服务内容，如“包含服务器日常维护、故障排查、数据备份等”]；1.2服务标准：[明确验收标准，如“故障响应时间≤2小时，问题解决时间≤24小时”]；1.3服务期限：[起始日期]至[结束日期]，共计[X]个月/年。第二条服务费用与支付方式2.1费用总额：人民币[大写]元整（¥[小写]元），含税税率[X]%；2.2支付方式：[分期支付/一次性支付，如“签订合同后7个工作日内支付30%预付款，服务期满验收合格后支付70%尾款”]；2.3发票要求：乙方在每笔收款前，向甲方开具[增值税专用发票/普通发票]，发票内容需与服务一致。第三条双方权利义务3.1甲方权利义务：按时支付服务费，配合乙方开展工作，提供必要的工作条件；3.2乙方权利义务：按标准提供服务，保守甲方商业秘密，承担因服务质量问题造成的损失。第四条违约责任4.1甲方未按时付款，每逾期一日按应付金额的[X]%支付违约金；4.2乙方未按标准提供服务，甲方有权要求整改，情节严重的解除合同并要求赔偿损失。第五条争议解决因本合同引起的争议，双方应协商解决；协商不成的，提交[甲方所在地]人民法院诉讼解决。第六条其他约定[如保密条款、合同变更方式、附件效力等]签署页：甲方（盖章）：[公司公章]法定代表人/授权代表（签字）：*某日期：[年]月[日]乙方（盖章）：[合作方公章]法定代表人/授权代表（签字）：*某日期：[年]月[日]（二）《合同审批申请表》模板项目名称[如“2024年度办公设备采购项目”]合作方名称[合作方全称]合同类型□购销□服务□租赁□合作开发□其他____合同金额（元）大写：[人民币元整]小写：¥,X.预算编号[如“2024采-001”]业务背景简述[说明签订合同的目的、必要性，如“因部门新增人员，需采购办公电脑10台”]附件清单□合作方资质□需求说明□报价单□其他____业务部门审核意见负责人签字：*某日期：[年]月[日]法务部门审核意见负责人签字：*某日期：[年]月[日]财务部门审核意见负责人签字：*某日期：[年]月[日]分管领导审批意见签字：*某日期：[年]月[日]总经理审批意见签字：*某日期：[年]月[日]（金额≥50万元需填写）（三）《合同台账》模板合同编号签订日期合作方名称合同类型合同金额（元）履行期限归档日期履行状态备注2024-采-0012024-03-01科技有限公司购销合同50,000.002024-03-01至2024-06-302024-03-05履行中首次合作2024-服-0022024-03-10咨询有限公司服务合同120,000.002024-04-01至2025-03-312024-03-12已签署季度付款四、关键风险控制要点合作方资质审查：签订合同前，必须核实合作方营业执照、相关行业资质（如ISO认证、经营许可证等）原件，保证其在有效期内且经营范围与合同标的匹配；首次合作需通过“信用中国”等平台查询其信用记录，避免与失信主体合作。条款严谨性：严禁使用“未尽事宜双方协商”“按惯例处理”等模糊表述，核心条款（如标的、数量、价款、履行期限、违约责任）必须量化、可执行；涉及金额、日期、比例等数字信息，需同时标注大小写，避免篡改争议。审批流程完整性：严禁“先签后批”或简化审批流程，合同文本需经所有相关部门（业务、法务、财务）及对应层级领导审批通过后方可用印；若合同履行中需变更（如金额、期限调整），需重新发起审批流程。印章与档案管理：合同