合同管理文件存档模板

合同管理文件存档模板使用指南一、适用范围与典型应用场景日常业务合同存档：如采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等，需按类别统一归集；项目合作合同存档：针对长期项目或专项合作，需关联项目进度、验收报告等辅助材料同步存档；法律纠纷相关合同存档：涉及诉讼、仲裁的合同及补充协议、往来函件等，需单独标注并优先保管；历史合同追溯存档：对过往未规范整理的合同进行补登记、补归档时，可按本模板梳理信息。二、合同存档标准化操作流程步骤1：合同材料收集与初验收集内容：保证获取合同全套材料，包括但不限于：合同正本（双面打印或原件）、附件（如技术协议、订单、验收标准）、审批单（内部审批流程记录）、签订双方主体资格证明（如营业执照复印件，加盖公章）、特殊资质或许可证（如涉及行业准入的许可文件）。初验要求：检查材料是否齐全，合同关键信息（如合同编号、双方名称、金额、日期）是否清晰无涂改，签字盖章页是否完整（企业需盖公章或合同专用章，自然人为签字+按手印）。若材料缺失或信息模糊，需在3个工作日内联系业务经办人*补充完善。步骤2：合同分类与编码规则设定分类维度：按“一级分类+二级分类”方式划分，例如：一级分类：按业务类型分为“采购类”“销售类”“服务类”“租赁类”“劳动类”“其他”；二级分类：在一级分类下细化，如“采购类”可分“原材料采购”“设备采购”“办公用品采购”。编码规则：采用“年份-一级分类缩写-二级分类缩写-流水号”格式，例如“2024-CG-YY-001”（2024年采购类原材料001号），缩写可自定义但需统一，编码需唯一且便于检索。步骤3：信息核对与登记信息核对：对照合同原件，逐项核对《合同文件存档信息登记表》（见第三部分）中的字段，保证：合同编号与编码规则一致；双方名称、统一社会信用代码（或证件号码号）准确无误；合同金额、币种、履行期限与条款一致；签订日期、地点与落款页一致。信息登记：核对无误后，及时将信息录入登记表（电子版+纸质版），电子版需命名规范（如“合同编号-合同名称”），纸质版用黑色签字笔填写，字迹清晰。步骤4：文件整理与装订整理顺序：按“封面页（含合同名称、编号、存档日期）→审批单→合同→附件→主体资格证明”顺序排列，合同需按页码顺序整理，无页码的需手动标注。装订要求：左侧装订，厚度超过3cm的需分册装订，每册标注“共X册第X册”；使用无酸档案盒或文件夹存放，档案盒正面标注“合同编号-合同名称-签订年份”，侧面标注“一级分类-二级分类-流水号”。步骤5：入库保管与借阅管理入库登记：装订完成后，将档案移交至档案室（或指定存放处），由档案管理员*在《合同档案出入库登记表》中登记入库时间、档案编号、经手人。借阅流程：因工作需要借阅合同档案时，借阅人需填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅事由、归还期限，经部门负责人及法务负责人（或指定审批人）签字同意后，档案管理员*方可出借；借阅期限一般不超过5个工作日，到期需归还，如需续借需提前1天申请。三、合同文件存档信息登记表序号合同编号合同名称签订日期签订地点甲方信息乙方信息合同类型（一级/二级）合同金额（大写）合同金额（小写）履行期限（起始-截止）存档日期存档编号存放位置（档案柜/层架）备注（如是否变更、涉密等）12024-CG-YY-001原材料采购合同（钢材）2024-03-15北京市有限公司（张*）YY钢铁厂（李*）采购类/原材料伍拾万元整￥500,000.002024-04-01至2024-12-312024-03-20CG001A柜-3层-05架含附件3份（技术协议1份）22024-XS-FW-002软件系统开发服务合同2024-05-10上海市ZZ科技有限公司（王*）信息技术公司（赵*）销售类/服务壹佰贰拾万元整￥1,200,000.002024-06-01至2025-05-312024-05-15XS002B柜-1层-12架涉及数据安全保密条款32024-ZZ-LZ-003办公场地租赁合同2024-07-22广州市AA投资集团（刘*）商业管理公司（陈*）租赁类/场地叁拾陆万元整￥360,000.002024-08-01至2026-07-312024-07-25LZ003C柜-2层-08架租期2年，押三付一四、存档管理关键要点提示材料完整性控制：合同存档时必须保证“正本+附件+审批记录”齐全，复印件仅作为辅助存档（需注明“与原件核对无误”并加盖公章），严禁仅存电子版而无纸质原件。信息准确性管理：合同编号、金额、期限等关键信息需与原件100%一致，若合同履行过程中发生变更（如金额调整、期限延长），需及时签订补充协议并更新存档信息，标注“与原合同关联”。保密与安全要求：涉密合同（如涉及商业秘密、核心技术）需单独存放于带锁保密柜，借阅需经公司分管领导*审批；档案室需保持通风、干燥（温度14-24℃，湿度45-60%），防火、防虫、防潮，定期检查（每季度1次）。保存期限规范：根据《_________档案法》及企业规定，一般合同保存期限不少于10年，重要合同（如不动产转让、长期投资）需永久保存，保存期限届满前需评估是否延长或销毁（销毁需经审批并登记备查）。电子备份同步：纸质档案存档后，需同步扫描电子版（PDF格式，清晰可辨），存储于企业指定服务器或加密云盘，电子档案命名规则与纸质档案一致，定期备份（每月1次）防止数据丢失。借阅责任追溯：借阅人需妥善保管档案，不得涂改、拆借、复制（复制需审批），