行政公文写作格式及审批流程模板

行政公文写作格式及审批流程通用工具模板一、适用范围与典型应用场景二、标准化操作流程（一）公文起草阶段明确发文目的与核心内容根据实际需求确定公文主题（如“关于召开年度工作总结会的通知”“关于申请设备采购经费的请示”），梳理需传达的核心信息（事项、要求、数据、依据等）。确定主送机关（接收公文的单位或部门）和抄送机关（需知晓公文内容的单位或部门），保证对象准确。遵循公文格式规范撰写一般由“发文机关+事由+文种”组成（如“公司办公室关于开展2024年安全生产大检查的通知”），简洁明确，不超过25字；若为联合发文，标注所有发文机关。主送机关：顶格书写，后加冒号；多个机关间用顿号分隔，同类机关间用“、”，不同类机关间用逗号。开头：说明发文依据（如“根据会议决定”“为落实要求”）或目的（如“现将有关事项通知如下”）。主体：条理清晰地阐述具体内容，分点表述时用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序号，层级清晰；语言庄重、准确，避免口语化、歧义表述。结尾：根据文种规范使用结束语（如通知用“特此通知”，请示用“妥否，请批示”，报告用“特此报告”）。附件：如有附件，在下空一行左空二字标注“附件：”，后标全角冒号和附件名称（如“附件：1.会议议程”）；附件名称后不加标点，多个附件标注顺序号。发文机关署名：加盖公章的机关全称，位于右下方（右空四字）。成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全（如“2024年3月15日”），右空四字，加盖公章时日期一般在公章中间偏上位置。内部初审与修改起草人完成初稿后，需检查格式规范性（标题、主送机关、序号、附件等）、内容准确性（数据、政策依据、逻辑一致性）及语言流畅性，保证无错别字、标点错误。（二）部门审核阶段部门负责人审核公文初稿经起草人自查后，提交至本部门负责人审核，重点审核：内容是否符合部门职责及工作实际；涉及其他部门协作的事项，是否已事先沟通一致；请示类公文是否明确需审批的具体事项及理由；格式是否符合本模板要求。审核通过后，部门负责人在“部门审核”栏签字并注明日期；需修改的，提出具体修改意见并退回起草人调整。会签（如涉及多部门）公文内容涉及其他部门职责的（如经费请示需财务部门会签、跨部门事项需协作部门确认），应由主办部门送相关部门会签。会签部门需在1个工作日内反馈意见，无异议则签字确认；有异议的，与主办部门协商解决，协商不一致的报请分管领导协调。（三）领导签发阶段确定签发权限根据公文类型及重要性，按分级审批原则确定签发领导：一般事务性通知、部门内部工作报告：由分管该部门的领导签发；涉及全单位的重要事项（如年度工作计划、规章制度）、重大经费请示：由单位主要领导或其授权的分管领导签发；联合发文：需所有联合发文机关的领导共同签发。领导审签签发人需审核公文的政策合规性（是否符合法律法规、上级规定）、内容必要性、审批流程完整性，确认无误后，在“签发”栏签署姓名及日期（如“同意，张，2024年3月16日”）；需修改的，提出修改意见并退回相关部门或起草人调整。（四）编号与校对阶段公文编号由单位办公室（或指定行政部门）对签发后的公文进行统一编号，编号规则一般为“机关代字〔年份〕序号号”（如“公司办〔2024〕12号”），其中“年份”用六角括号“〔〕”标注，阿拉伯数字序号不编虚位（如“12”不编“012”）。最终校对编号后，由办公室（或行政部门）与起草人共同校对公文定稿，重点核对：编号准确性、公章与发文机关名称一致、成文日期与签发日期一致、附件及页码完整、无格式错误，保证“零差错”后定稿。（五）印发与存档阶段排版与印刷定稿后按标准格式排版（一般用A4纸，仿宋GB2312三号字，行距28磅，页码位于页脚居中），根据需要确定印刷份数（主送机关、抄送机关、存档等）。用印与分发公文需加盖发文机关公章（“骑年盖月”，即公章压住成文年份和月份），由办公室（或行政部门）负责用印管理，登记用印记录（包括公文编号、用印人、用印日期等）。用印后，按主送机关、抄送机关清单分送，并通过单位内部OA系统、纸质文件或正式渠道送达，保证及时、准确。电子存档与纸质归档电子版公文（含定稿及审批过程记录）由办公室（或行政部门）按“年份+文种+编号”规则分类存储于指定服务器，保存期限不少于5年；纸质公文（含原件、附件、审批签单）由办公室（或档案部门）按年度整理，装订成册后移交档案室归档，存档期限按单位档案管理规定执行（一般性公文10年，重要公文永久）。三、公文格式模板及审批记录表（一）公文通用格式模板（以“通知”为例）公司文件公司办〔2024〕号签发人：X公司办公室关于开展2024年春季安全生产大检查的通知各部门、各分公司：为贯彻落实上级关于安全生产工作的部署要求，切实消除安全隐患，保证公司生产经营安全有序，经研究决定，开展2024年春季安全生产大检查。现将有关事项通知一、检查时间2024年3月20日至3月31日。二、检查范围公司各部门、各分公司办公区域、生产车间、仓库、施工现场等所有场所。三、检查内容（一）消防安全：消防设施是否完好有效、疏散通道是否畅通、用电是否规范；（二）设备安全：生产设备、特种设备是否定期维护保养、操作人员是否持证上岗；（三）用电安全：线路是否老化、私拉乱接现象、配电箱管理是否规范；（四）应急准备：应急预案是否完善、应急物资是否充足、应急演练是否开展。四、工作要求（一）各部门、各分公司需高度重视，主要负责人牵头组织自查，3月25日前将自查报告（加盖公章）报送至安全管理部；（二）安全管理部将成立专项检查组，于3月26日至3月31日进行抽查，对检查发觉的问题下达整改通知书，限期整改；（三）对整改不力导致安全的，将严肃追究相关责任人责任。特此通知。公司办公室（公章）2024年3月15日（二）公文审批流程记录表公文标题文号公司办〔2024〕号主送机关各部门、各分公司起草部门办公室起草人*某起草日期2024年3月10日审批环节审核人/签发人意见/签字日期部门审核*某（部门负责人）内容符合实际，同意2024年3月12日会签（如涉及）安全管理部*某已沟通，无异议2024年3月13日分管领导审核*某（分管副总）方案可行，同意2024年3月14日主要领导签发*某（总经理）同意印发2024年3月15日办公室编号*某（行政专员）确认编号：公司办〔2024〕号2024年3月15日用印登记*某（印章管理员）公章完好，已用印2024年3月16日分送情况主送：各部门、各分公司；抄送：安全管理部、档案室2024年3月16日四、使用规范与常见问题提示（一）格式规范要点不得使用“关于……的请示报告”等混用文种的标题，事由应准确概括核心内容；联合发文时，主办机关在前。段落分明，每部分内容集中表述；引用文件或政策时，需注明文号和标题（如“根据《公司安全生产管理办法》（公司安〔2023〕5号）规定”）。附件：附件名称需与中的附件说明一致，附件内容应与相关且独立成文，不得将内容简单拆分为附件。页码：双面印刷时，页码需正反对称；单面印刷时，页码位于右下角。（二）内容撰写要求客观准确：数据、事实需有据可查，避免模糊表述（如“大概”“可能”）；请示类公文需一事一请，不得在一份请示中请示多个不相关事项。简洁明了：避免冗长空话，重点突出，便于接收单位快速理解和执行；函件应注重语气平和，商洽事项需明确具体需求。（三）审批流程注意事项时限要求：一般性公文应在提交后3个工作日内完成审批；紧急公文需标注“特急”字样，并启动加急审批流程（1个工作日内完成）。沟通协调：涉及多部门职责的公文，需在提交审批前完成充分沟通，避免因意见分歧导致流程延误；请示类