企业文档归档及保管管理制度模版

企业文档归档及保管管理制度模板一、总则（一）制度目的为规范企业各类文档的归档、保管及使用流程，保证文档的完整性、安全性及可追溯性，提高信息资源利用效率，防范文档丢失、泄露风险，依据《_________档案法》及企业内部管理要求，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业各部门（含分支机构、子公司）在生产经营、行政管理、业务运营等活动中形成的具有保存价值的各类文档，包括纸质文档、电子文档、声像文档等。（三）基本原则文档归档及保管遵循“集中统一、分类管理、规范有序、安全保密、便于利用”的原则，保证文档管理标准化、流程化、制度化。二、文档归档范围与分类标准（一）归档范围行政管理类：企业章程、股东会决议、董事会决议、内部管理制度、工作计划、会议纪要、请示报告、总结材料等；业务运营类：合同协议、招投标文件、项目方案、客户资料、销售数据、市场调研报告等；财务管理类：会计凭证、会计账簿、财务报表、税务资料、审计报告、预算文件等；人力资源管理类：员工招聘资料、劳动合同、薪酬档案、绩效考核记录、培训材料、离职证明等；技术资料类：研发文档、设计图纸、技术标准、专利文件、工艺流程、设备说明书等；声像实物类：企业宣传片、活动照片、录音录像、荣誉证书、实物奖品等；其他具有保存价值的文档：上级单位发文、重要往来函件、突发事件处理记录等。（二）分类标准按年度分类：以文档形成年度为一级分类，如“2023年度”；按部门分类：以文档形成部门为二级分类，如“行政部”“财务部”“销售部”；按问题分类：以文档内容性质为三级分类，如“行政管理类-行政部-会议纪要”；按载体分类：区分纸质文档、电子文档、声像文档等，便于分别保管。三、文档归档全流程操作步骤（一）文件形成与预归档文件形成：各部门在业务活动中，需使用统一规范的文件模板（如合同模板、报告模板），保证文档要素齐全（标题、日期、编号、部门、签字等）；预归档：文件定稿后，形成部门指定专人（如部门文员*）对文件进行初步整理，检查文件完整性、规范性，对缺失或不符合要求的文件及时补正。（二）文件收集与移交定期收集：各部门于每月最后一个工作日，将本月形成的应归档文件（含纸质及电子版）汇总，填写《文件归档移交清单》（见表1），经部门负责人*审核签字后，移交至档案管理部门；专项收集：对于重大项目、突发事件等形成的专项文件，应在项目结束后或事件处理完毕5个工作日内完成收集与移交；移交要求：纸质文件需装订整齐、字迹清晰，电子文件需为通用格式（如PDF、Word、Excel等），并注明文件名称、编号、形成日期等信息。（三）文件分类与整理分类编号：档案管理员*根据本制度“分类标准”对移交文件进行分类，编制唯一档案编号（规则：年度-部门代码-问题代码-流水号，如“2023-01-01-001”）；编目登记：将档案信息录入档案管理系统，包括档案编号、文件名称、形成部门、形成日期、密级、保管期限、存放位置等字段；装订与包装：纸质文件采用线装或胶装方式装订，加装档案封面、脊标签，装入无酸档案盒；电子文件按“年度-部门”文件夹分类存储，刻录光盘或存储至企业专用服务器。（四）审核与归档审核：档案管理员*对整理后的文件进行审核，重点检查分类是否准确、编号是否唯一、信息是否完整、手续是否齐全；归档：审核无误后，纸质档案存入档案库柜，电子档案至档案管理系统并备份，同时在《文件归档移交清单》上签字确认，移交部门与档案管理部门各执一份备查。四、文档保管管理规范（一）纸质档案保管库房要求：档案库房应保持通风、干燥、避光，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防磁等设施；存放规范：档案盒按编号顺序垂直存放于档案柜中，标识朝外，便于查找；严禁在档案库内存放易燃、易腐蚀物品；定期检查：档案管理员*每季度对纸质档案进行一次检查，查看是否有霉变、虫蛀、损坏等情况，发觉问题及时处理并记录。（二）电子档案保管存储设备：电子档案存储于企业专用服务器或加密移动硬盘，严禁存储在个人电脑或非加密设备中；备份机制：电子档案实行“本地备份+异地备份”制度，每日增量备份，每周全量备份，备份数据至少保存3年；安全防护：档案管理系统需设置访问权限，采用“一人一密”方式登录，定期更新密码；安装杀毒软件，定期进行病毒查杀。（三）特殊档案保管涉密档案：标注“绝密”“机密”“秘密”密级的档案，需单独存放于密码保险柜，仅限授权人员查阅，查阅需经分管领导*审批并登记；珍贵档案：如历史沿革文件、重要合同原件等，需进行数字化扫描并双备份，纸质档案使用无酸保护膜封装。五、文档借阅与使用管理（一）借阅权限普通档案：企业员工因工作需要借阅，需经所在部门负责人*审批；重要档案：如合同、财务报表、技术资料等，需经档案管理部门负责人及分管领导审批；涉密档案：按企业《保密管理制度》执行，严禁私自复制、外传。（二）借阅流程申请：借阅人填写《文件借阅申请表》（见表2），注明档案名称、编号、借阅事由、借阅期限、用途等信息；审批：按权限逐级审批，审批通过后，档案管理员*调取档案；登记：借阅人核对档案无误后，在《文件借阅登记表》（见表3）上签字确认，领取档案；归还：借阅期限一般不超过5个工作日，到期需及时归还；如需续借，应提前1个工作日办理续借手续。（三）使用要求借阅档案仅限在指定场所（如档案阅览室）查阅，严禁带出档案库房；不得涂改、勾画、抽取、撤换档案内容，不得擅自复制、拍摄、摘抄；涉密档案的查阅需全程由档案管理员*陪同，使用后当场归还并检查完整性。六、档案鉴定与销毁管理（一）鉴定标准到期档案：保管期限届满（如保管期限分为10年、30年、永久），由档案管理部门组织鉴定小组（由档案管理员、部门负责人、法务专员*组成）进行鉴定；无价值档案：失去保存价值（如重复文件、过期通知、草稿等），经鉴定小组确认后可销毁；涉密档案：销毁需严格按照《保密管理制度》执行，保证信息无法恢复。（二）销毁流程编制清单：档案管理员*编制《档案销毁清册》（见表4），注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息；审批：经档案管理部门负责人、分管领导审批后，报总经理*核准；监销：销毁时由档案管理员、监销人（一般为审计部门人员）共同在场，核对档案信息无误后，采用粉碎、焚烧等方式销毁，并在《档案销毁清册》上签字确认；记录：销毁过程需拍照或录像，记录存档备查。七、责任分工与监督机制（一）部门职责各业务部门：负责本部门文件的形成、预归档、收集与移交，保证文件真实、完整、规范；档案管理部门：负责档案的分类、整理、保管、借阅、鉴定、销毁等管理工作，维护档案管理系统，定期组织档案检查；审计部门：负责对档案管理工作的合规性、安全性进行监督检查，定期出具审计报告。（二）人员责任部门负责人：对本部门文件归档工作负领导责任，审核文件质量与移交清单；档案管理员：直接负责档案日常管理工作，严格执行档案管理制度，保证档案安全；借阅人：对所借档案的安全、完整负责，违规使用需承担相应责任。（三）监督与考核档案管理部门每半年组织一次档案管理专项检查，检查结果纳入部门绩效考核；对在档案管理工作中表现突出的部门或个人，给予表彰奖励；对违反本制度，造成档案丢失、泄露、损坏的，视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分。八、常用管理表格模板表1：文件归档移交清单序号档案编号文件名称形成部门形成日期份数密级保管期限备注12023-01-01-001年度工作计划行政部2023-01-051普通10年22023-02-03-002销售合同销售部2023-02-103机密永久………移交部门（盖章）：负责人签字：移交人签字：日期：年月日接收部门（盖章）：负责人签字：接收人签字：日期：年月日表2：文件借阅申请表借阅人部门职务联系方式档案信息档案编号文件名称保管期限存放位置借阅事由：借阅期限：自年月日至年月日申请人签字：部门负责人审批意见：签字：日期：档案管理部门审批意见：签字：日期：表3：文件借阅登记表序号借阅日期借阅人部门档案编号文件名称借阅期限归还日期审批人备注12023-03-01张*销售部2023-02-03-002销售合同3天2023-03-04李*…………表4：档案销毁清册序号档案编号文件名称数量保管期限销毁原因审批人监销人销毁日期备注12018-01-01-005年度工作总结110年保管期限届满王*赵*2023-03-15…………九、执行过程中的关键注意事项密级管理：涉密文档的、流转、归档、销毁需全程管控，严禁通过非涉密渠道传输；定期备