项目档案检查绩效考核制度

PAGE项目档案检查绩效考核制度一、总则（一）目的为加强公司项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，提高项目管理水平，特制定本项目档案检查绩效考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有项目的档案管理检查及相关人员的绩效考核。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保项目档案管理工作合法合规。2.全面覆盖原则：涵盖项目从启动到结束全过程中形成的各类文件资料，保证档案的完整性。3.客观公正原则：以明确、可量化的标准对项目档案进行检查和考核，确保结果公平公正。4.及时有效原则：及时开展档案检查工作，对发现的问题及时整改，提高档案管理效率和质量。二、项目档案管理职责分工（一）项目部门职责1.负责本项目各类文件资料的收集、整理、归档工作，确保文件资料的真实性、完整性和准确性。2.按照公司档案管理要求，定期对项目档案进行自查，并及时整改存在的问题。3.在项目结束后，按时将整理好的项目档案移交至公司档案管理部门。（二）档案管理部门职责1.制定和完善公司项目档案管理制度和流程，并监督执行。2.对项目部门的档案管理工作进行指导和培训，提高档案管理水平。3.定期组织对项目档案的检查和考核工作，对不符合要求的档案提出整改意见。4.负责接收、保管和利用公司项目档案，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。三、项目档案检查内容及标准（一）文件收集完整性1.项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等，检查是否齐全。2.项目实施过程文件：涵盖项目设计文件、施工图纸、技术交底记录、会议纪要、工程变更通知等，确保无遗漏。3.项目验收文件：如竣工验收报告、质量检验报告、设备运行报告等，必须完整收集。标准：项目各阶段形成的文件资料应齐全，无重要文件缺失。（二）文件整理规范性1.分类合理：按照项目档案分类方案，将文件资料进行科学分类，便于查找和管理。2.编号清晰：对每份文件赋予唯一的编号，编号应连续、规范。3.编目准确：编制文件目录，目录内容应包括文件编号、题名、日期、责任者等，信息准确无误。4.装订整齐：文件应采用统一规格的纸张，按照顺序装订，无散页、倒页现象。标准：文件分类清晰、编号规范、编目准确、装订整齐，符合档案整理要求。（三）文件质量准确性1.内容真实：文件内容应与项目实际情况相符，无虚假信息。2.字迹清晰：文件字迹应清晰可辨，签字盖章齐全。3.格式规范：文件格式应符合公司或行业标准，如合同文本、报告格式等。标准：文件内容真实可靠，字迹清晰，格式规范。（四）档案保管安全性1.存储环境适宜：档案应存放在干燥、通风、防火、防潮防虫的专用库房内。2.防护措施到位：配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设备，确保档案安全。3.定期检查维护：定期对档案进行检查，发现问题及时处理，对受损档案及时修复。标准：档案存储环境良好，防护措施有效，档案无损坏、丢失现象。（五）档案利用便捷性1.检索体系完善：建立科学合理的档案检索体系，方便快速查找所需档案。2.借阅制度健全：制定档案借阅流程和规定，确保档案借阅手续完备，按时归还。标准：档案检索方便快捷，借阅制度执行严格，能满足公司对档案利用的需求。四、项目档案检查方式及频率（一）自查项目部门应每月对本项目档案进行一次自查，填写自查表，对发现的问题及时进行整改，并将自查情况上报档案管理部门。（二）定期检查档案管理部门每季度组织一次对项目档案的定期检查。检查组成员应包括档案管理专业人员和相关项目部门代表，按照检查内容及标准对项目档案进行全面检查。（三）专项检查针对重点项目或档案管理问题较多的项目，档案管理部门可适时开展专项检查，深入剖析问题，提出针对性的改进措施。五、项目档案检查结果处理（一）整改通知每次检查结束后，档案管理部门应及时向被检查项目部门发出整改通知，明确指出存在的问题及整改要求，限定整改期限。（二）整改跟踪项目部门应按照整改通知要求认真组织整改，并在规定期限内将整改情况书面报告档案管理部门。档案管理部门对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。（三）结果记录每次项目档案检查结果应详细记录在案，作为项目部门和相关人员绩效考核的重要依据。（四）奖惩措施1.对于档案管理工作优秀的项目部门和个人，公司给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予绩效加分、物质奖励等。2.对于档案管理不符合要求且整改不力的项目部门，视情节轻重给予警告、扣减绩效分数、经济处罚等处理；对相关责任人进行批评教育，情节严重的给予岗位调整或辞退处理。六、项目档案绩效考核指标及权重（一）档案完整性（30%）考核项目档案中各类文件资料的齐全程度，根据文件收集完整性检查标准进行评分。（二）档案规范性（25%）从文件整理的分类、编号、编目、装订等方面进行考核，依据文件整理规范性标准打分。（三）档案质量（20%）主要考量文件内容的真实性、字迹清晰度和格式规范性，按照文件质量准确性标准评定分数。（四）档案保管（15%）检查档案存储环境、防护措施及定期检查维护情况，根据档案保管安全性标准计分。（五）档案利用（10%）评估档案