企业档案管理办法及操作流程

企业档案管理办法及操作流程引言企业档案是企业在各项生产经营、管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。科学规范地管理企业档案，对于维护企业历史真实面貌、保障企业合法权益、促进企业经营管理优化、支持企业决策科学化具有不可替代的重要作用。本办法及操作流程旨在系统梳理企业档案管理的基本原则、主要内容和关键环节，为企业档案管理工作提供明确指引，确保档案工作有章可循、规范高效。第一章总则一、目的与依据为加强企业档案管理，提高档案管理科学化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，根据国家有关档案法律法规及行业标准，结合本企业实际情况，制定本办法。二、定义与范围本办法所称企业档案，是指企业在研发、生产、经营、管理、党建、文化等各项活动中直接形成的，对企业具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。其范围涵盖从企业筹建、运营发展到变更终止等各个阶段产生的各类有价值的信息载体。三、管理原则企业档案管理遵循以下基本原则：1.统一领导，分级管理：实行企业统一领导下的档案工作管理体制，明确各级各部门档案管理职责，确保档案工作有序开展。2.完整准确，真实可靠：确保归档的档案材料齐全完整、内容真实准确、手续规范完备，反映企业活动的客观面貌。3.安全保密，规范利用：建立健全档案安全保密制度，采取有效措施保障档案实体安全和信息安全，在保密前提下，依法依规提供档案利用服务。4.科学整理，便于检索：按照档案形成规律和特点，进行科学分类、组卷、排列和编目，确保档案体系完整，便于快速检索和利用。5.与时俱进，创新发展：积极采用现代信息技术，推动档案管理数字化、智能化转型，提升档案管理和服务效能。四、适用范围本办法适用于企业各部门、各分支机构以及所属控股企业的档案管理工作。参股企业可参照执行。五、职责分工1.企业管理层：对企业档案工作负总责，将档案工作纳入企业发展规划和年度工作计划，保障档案工作所需经费、人员和设施。2.档案管理部门（或指定负责部门）：是企业档案工作的职能管理部门，负责统筹规划、组织协调、监督指导全企业的档案工作；制定和完善档案管理制度；负责企业核心档案的接收、整理、保管、利用和鉴定销毁工作；组织档案业务培训。3.各业务部门：负责本部门在业务活动中形成的档案材料的收集、整理、预归档和定期向档案管理部门移交工作，并指定专人（档案员）负责本部门档案管理的日常事务。4.全体员工：有保护企业档案的义务，在工作中形成的具有保存价值的文件材料，应及时整理并按规定移交，不得个人私自留存或据为己有。第二章档案的收集与归档一、归档范围各部门应明确本部门的归档范围，主要包括但不限于：1.企业设立、变更、终止过程中的各类审批文件、登记证书、公司章程、股东决议等。2.企业发展战略、规划、计划、总结、报告、会议纪要等。3.财务管理、会计核算、审计监察等活动中形成的各类凭证、账簿、报表、审计报告等。4.生产技术、产品研发、质量管理、设备管理等活动中形成的技术文件、图纸、工艺规程、检验报告等。5.市场营销、合同管理、客户服务等活动中形成的合同协议、市场分析、客户资料等。6.人力资源管理中形成的员工招聘、录用、培训、考核、薪酬、奖惩、离职等文件材料。7.行政管理、法务事务、知识产权、安全生产、环境保护等活动中形成的各类文件材料。8.企业党建、工会、共青团、企业文化建设等活动中形成的文件材料。9.对外交往、宣传报道、荣誉奖励等活动中形成的文件材料。10.其他对企业具有查考利用价值的文件材料。二、归档要求1.齐全完整：归档的文件材料应齐全成套，一份文件的正件、附件，印件、定稿，请示、批复等应一并归档。2.准确规范：文件材料内容真实准确，手续完备，符合形成规律。字迹清楚，图样清晰，签字盖章手续齐全。3.载体合格：归档的文件材料，特别是具有永久、长期保存价值的，应使用符合档案保护要求的纸张和书写材料，禁用易褪色的书写工具。电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性。4.份数要求：一般文件归档一份（正本），重要文件和经常利用的文件可根据需要归档两份或多份。三、归档时间1.日常归档：业务部门应在每项工作完成后或每季度末，对形成的文件材料进行收集整理。2.定期归档：*文书档案：一般在次年上半年完成上一年度文件材料的整理归档工作。*会计档案：在会计年度终了后，由会计部门整理立卷，保管一年后移交档案管理部门。*科技档案：产品、项目、课题等结束后，应及时整理归档；周期长的可按阶段归档。*其他专门档案：按照相关规定或实际需要确定归档时间。3.专项归档：企业重大活动、重要项目、突发事件等形成的档案材料，应在活动结束或项目完成后三个月内完成归档。四、归档程序1.各部门档案员对收集整理好的文件材料进行预审核，确保符合归档要求。2.填写《档案移交清单》，经部门负责人审核签字后，连同档案材料一并移交档案管理部门。3.档案管理部门接收人员对移交的档案材料进行清点、核对和质量检查，确认无误后，双方在《档案移交清单》上签字，各执一份备查。第三章档案的整理一、整理原则档案整理应遵循文件材料的自然形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。二、整理方法1.分类：根据企业档案的内容和形成特点，可采用年度-组织机构-问题、年度-问题-组织机构或其他适宜的分类方法。分类体系应保持统一和稳定。2.组卷（件）：*文书档案：可采用“年度-保管期限”或“年度-组织机构-保管期限”等方法进行分类，以“件”为单位进行整理。*科技档案：按项目、课题、产品、设备等进行组卷。*会计档案：按凭证、账簿、报表、其他等类别分别组卷。*组卷应遵循文件材料的关联性，同一事由的相关文件材料组成一卷（件）。3.排列：卷内文件材料应按照形成时间顺序或逻辑关系进行系统排列。4.编号：对案卷（件）和卷内文件进行编号，便于统计和检索。5.编目：*填写案卷封面（或件号章），注明案卷题名、责任者、年度、保管期限、起止日期、卷内文件份数页数等。*编制卷内文件目录（或件内文件说明），列明序号、文号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等。*编制案卷目录、全引目录等检索工具。6.装订：对需要装订的案卷（件），应采用符合档案保护要求的装订材料和方法进行装订，做到结实、整齐、美观，便于翻阅。三、数字化整理对于纸质档案，应逐步进行数字化扫描、著录、存储，建立数字档案库。数字化加工应符合国家相关标准，确保数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性。电子文件的整理应遵循电子文件管理的相关规范。第四章档案的保管一、库房要求1.档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。2.库房应保持适宜的温湿度（温度一般控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%），并配备温湿度调控设备和监测仪器。3.库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品，配备必要的消防器材并定期检查。4.库房应与办公区域分开，非档案管理人员未经许可不得进入。二、装具要求档案装具（档案柜、档案盒、卷皮等）应选用符合国家标准、质地优良、不易老化、有利于档案保护的材料。档案柜应牢固耐用，具备一定的防盗、防火性能。三、库房管理1.建立库房管理制度，严格执行入库、出库登记手续。2.档案应按分类方案和编号顺序整齐排列，柜架应有明显的指引标记。3.定期对库房进行清洁和安全检查，发现问题及时处理。4.做好库房温湿度记录和调控工作。四、档案实体管理1.对保管的档案进行定期清点核对，发现短缺、破损等情况，应及时追查处理和修复。2.档案的存放应便于取放和管理，不同保管期限、不同类型的档案可分区存放。3.对于珍贵、重要或易损档案，应采取特殊保护措施。五、档案的鉴定与销毁1.鉴定组织：企业应成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门、相关业务部门和企业分管领导组成，负责对已到保管期限档案的价值进行鉴定。2.鉴定程序：档案管理部门提出鉴定清单，鉴定小组对档案进行逐卷（件）审查，提出存毁意见，确定继续保管、销毁或延长保管期限。3.销毁审批：对确无保存价值的档案，由档案管理部门填写《档案销毁清册》，报企业分管领导审批。销毁涉密档案须报请企业主要领导审批。4.销毁实施：档案销毁应指定两人以上负责监销，确保档案材料彻底销毁，并在《档案销毁清册》上签字。严禁个人私自销毁档案材料。《档案销毁清册》应永久保存。第五章档案的利用与开发一、利用范围与方式1.利用范围：企业档案主要为本企业生产经营、管理决策、科研开发、权益维护、历史研究等工作服务。2.利用方式：包括查阅、复制、摘录、借阅、咨询等。二、利用手续1.内部利用：*查阅非涉密档案，由本部门负责人同意后，到档案管理部门办理查阅手续，填写《档案查阅登记表》。*查阅涉密档案或重要档案，须经企业分管领导或档案管理部门负责人批准。*借阅档案须经档案管理部门负责人批准，一般仅限在档案阅览室查阅，确因工作需要带出的，须经企业分管领导批准，并限期归还。2.外部利用：*上级单位、执法机关因工作需要查阅，须持单位介绍信和有效身份证件，经档案管理部门负责人批准。*其他单位或个人查阅，须持单位介绍信（或个人有效身份证件），经企业分管领导批准，并严格遵守保密规定。*利用档案一般不得带出阅档室，确需复制的，须经批准并由档案管理部门负责复制。三、利用要求1.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、摘录涉密内容。2.查阅者应在指定地点查阅，查阅完毕后，将档案材料放回原处，经档案管理人员核对无误后方可离开。3.借阅的档案应按期归还，如需续借，应办理续借手续。档案管理部门应对逾期未还的档案进行催还。4.严禁利用档案从事违法违纪活动。5.利用档案所获得的信息，不得擅自公开或用于与工作无关的目的。四、档案信息开发1.档案管理部门应根据企业发展需要和利用需求，对档案信息进行深度挖掘和加工整理，编研档案资料，如大事记、组织沿革、专题汇编、基础数据汇编等。2.积极利用数字化档案资源，建立档案信息检索系统，编制各种检索工具（如案卷目录、全引目录、专题索引等），提高档案查准率和查全率。3.开展档案利用效果反馈工作，了解档案利用对企业各项工作的实际贡献，改进档案服务工作。第六章档案的信息化管理一、数字化原则与要求1.统筹规划：企业应制定档案数字化发展规划，明确目标、任务和保障措施。2.规范标准：遵循国家和行业关于档案数字化的标准规范，确保数字化成果的质量和长期可用性。3.安全可控：建立健全档案数字化全过程的安全保密制度，确保档案信息在采集、处理、存储、传输过程中的安全。4.分步实施：根据档案的重要程度、利用频率和保管期限，分阶段、有重点地推进档案数字化工作。二、数字档案的著录与标引按照档案著录规则，对数字档案进行规范化著录，包括文件题名、责任者、形成时间、文号、主题词、分类号等核心元数据，确保信息准确、完整，便于检索。三、数字档案的存储与备份1.数字档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备中，采用适当的存储格式和技术，确保数据的可读性和稳定性。2.建立完善的数字档案备份制度，定期进行数据备份（包括本地备份和异地备份），防止数据丢失或损坏。备份介质应妥善保管，并定期检查其有效性。四、档案管理系统1.企业应根据实际需要，选用或开发功能完善、安全可靠、操作便捷的档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、统计等全过程的信息化管理。2.档案管理系统应具备权限管理、日志审计、安全保密等功能，确保系统和数据安全。3.推动档案管理系统与企业其他业务系统的互联互通，实现信息资源共享。五、电子档案管理1.对于直接形成的电子文件，应按照《电子文件归档与电子档案管理规范》要求进行管理，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。2.电子文件形成部门应负责电子文件的收集、整理和归档，确保电子文件及其元数据齐全完整。3.档案管理部门负责电子档案的接收、检验、存储、保管和提供利用。第七章档案的保密与安全一、保密管理1.严格执行国家保密法律法规，建立健全档案保密制度，明确保密责任。2.对档案材料进行保密审查和密级划分，涉密档案应按保密规定进行标识、保管和利用。3.档案管理人员和接触涉密档案的人员，应签订保密承诺书，严格遵守保密纪律，不得泄露档案秘密。4.定期开展档案保密检查和保密教育，提高全员保密意识。二、安全管理1.实体安全：加强库房安全防范，落实防火、防盗、防潮、防虫等各项措施，确保档案实体安全。2.信息安全：*加强对档案管理系统和数字档案数据的安全防护，安装防火墙、杀毒软件，定期进行安全漏洞扫描和风险