2026年春季学期学校采购工作小组会议纪要及招标文件审核记录存档

2026年春季学期学校采购工作小组会议纪要及招标文件审核记录存档为严格规范学校采购管理工作，规范采购流程，防范采购风险，保障采购物资质量，控制采购成本，提高资金使用效益，确保各项采购工作合法、合规、公开、公平、公正开展，切实服务于学校教育教学、后勤保障等各项工作有序推进，2026年X月X日，学校采购工作小组召开2026年春季学期采购工作专题会议，审议本学期采购计划、审核相关招标文件。会后，采购工作小组对本次会议相关资料及招标文件审核情况进行全面整理、规范存档，现将本次会议纪要及招标文件审核记录存档相关内容，规范整理如下，以备上级部门核查及学校后续工作查阅。一、2026年春季学期学校采购工作小组会议纪要（一）会议基本信息1.会议时间：2026年X月X日上午X:XX-X:XX2.会议地点：学校行政楼三楼采购工作办公室3.参会人员：学校采购工作小组全体成员（分管后勤副校长XXX、后勤保障处主任XXX、财务处主任XXX、纪检委员XXX、教师代表XXX、教职工代表XXX），共XX人；列席人员：采购工作专员XXX（负责会议记录、资料整理）、相关采购需求部门负责人XXX、XXX。4.缺席人员：无5.会议主持：XXX（分管后勤副校长、采购工作小组组长）6.会议记录：XXX（采购工作专员）（二）会议议程及主要内容1.明确会议主题及工作依据会议主持人XXX明确本次会议核心主题为：审议2026年春季学期学校采购工作计划、审核近期需采购项目的招标文件、部署后续采购工作及存档要求，规范采购全流程管理。随后，由后勤保障处主任XXX带领全体参会人员，共同学习《中华人民共和国政府采购法》《学校采购管理办法》《学校招标文件审核细则》等相关法律法规及学校规章制度，明确本次采购工作及招标文件审核的核心要求、工作流程、纪律规范，确保全体参会人员准确把握政策标准，统一工作尺度，严格依法依规开展采购相关工作。2.审议2026年春季学期学校采购工作计划后勤保障处结合学校各部门提交的采购需求，提前梳理汇总，制定了《2026年春季学期学校采购工作计划（草案）》，明确了本学期采购工作的总体目标、采购范围、采购项目、采购方式、预算金额、时间节点及责任分工。采购范围涵盖教育教学设备（教学仪器、多媒体设备等）、后勤保障物资（食堂食材、保洁用品、办公用品等）、校园设施维修材料、文化建设物资等四大类，共XX个采购项目，总预算XX万元，采购方式根据项目金额及规格，分别确定为公开招标、邀请招标、竞争性谈判等。全体参会人员对计划草案进行逐项审议，围绕采购项目的必要性、预算金额的合理性、采购方式的合规性、时间节点的可行性等方面展开充分讨论，提出修改意见和建议。针对部分采购项目预算偏高、部分项目时间节点不合理等问题，会议明确由后勤保障处联合财务处进行复核调整；针对采购项目的必要性，要求相关需求部门进一步核实，杜绝不必要采购、重复采购。经集体表决，一致通过《2026年春季学期学校采购工作计划》（修改稿），明确计划自发布之日起执行，由后勤保障处负责印发至各相关需求部门。3.审核近期采购项目招标文件会议通报了近期学校急需开展的采购项目情况，本次共提交需审核的招标文件XX份，涉及XX个采购项目，分别为：XX教学仪器采购项目、校园多媒体设备升级采购项目、食堂食材定点采购项目、校园卫生间维修材料采购项目，各项目招标文件均由采购工作专员结合采购需求及相关标准提前编制完成。采购工作小组分为X个审核小组，按照《学校招标文件审核细则》，对每份招标文件进行逐一细致审核，重点审核内容包括：招标文件的合法性（符合政府采购相关法律法规及学校规定）、规范性（格式规范、条款清晰、表述准确）、公平性（无歧视性条款、无倾向性要求，保障所有潜在投标人平等竞争）、合理性（采购需求明确、技术参数合理、评标标准科学、履约要求可行），以及预算金额、付款方式、交货期限、售后服务等核心条款的合规性、合理性。审核结束后，各审核小组依次汇报审核情况，全体参会人员进行集体复核。经复核，确定XX份招标文件审核合格，可按程序发布；XX份招标文件存在问题（具体问题：XXX招标文件技术参数存在倾向性条款、XXX招标文件评标标准不够细化、XXX招标文件付款方式不合理），由采购工作专员牵头，联合相关需求部门，根据审核意见限期X日内修改完善，修改后提交采购工作小组再次审核，审核通过后方可发布；XX份招标文件因采购需求未核实明确，暂不审核，要求相关需求部门X日内核实完善采购需求后，重新提交招标文件审核。4.部署后续采购工作及纪律要求结合会议审议情况，会议对后续采购工作及纪律要求进行明确部署：一是严格落实采购工作计划，各相关部门要按照计划明确的时间节点，及时提交采购需求，配合采购工作小组开展采购相关工作，确保采购工作有序推进；二是规范招标文件编制与审核流程，采购工作专员要严格按照审核细则编制招标文件，审核小组要严把审核关，确保招标文件合法、合规、公平、公正，杜绝出现歧视性、倾向性条款；三是强化采购过程管理，所有采购项目必须严格按照规定的采购方式开展，全程公开透明，做好采购过程中的记录、拍照、录像等工作，确保采购过程可追溯；四是加强采购物资验收管理，成立物资验收小组，对采购物资的质量、规格、数量等进行严格验收，验收合格后方可入库、付款，不合格物资坚决予以退回，追究相关责任人责任；五是规范采购资料存档，采购工作专员要及时整理采购过程中的所有资料（会议纪要、招标文件、投标文件、评标记录、验收报告、付款凭证等），按项目分类存档，做到一案一档、规范有序。会议强调了采购工作纪律：全体采购工作小组成员、采购专员及相关工作人员，要坚持公平、公正、公开原则，严格遵守政府采购相关法律法规及学校采购管理规定，不得徇私舞弊、弄虚作假，不得泄露采购过程中的相关信息，不得接受投标人的宴请、礼品、礼金等好处，不得干预、影响采购评标工作；纪检委员全程监督采购工作的各个环节，对采购过程中出现的违规违纪行为，及时制止并严肃处理，情节严重的，上报上级相关部门处理；所有参与采购工作的人员，要签订廉洁采购承诺书，坚守廉洁自律底线。5.明确资料存档相关要求会议明确，采购工作相关资料是学校采购工作的重要凭证，必须严格按照档案管理规定，规范整理、妥善存档：一是存档范围，包括采购工作计划、会议纪要、招标文件及审核记录、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同、物资验收报告、付款凭证、廉洁采购承诺书、采购过程记录等所有与采购工作相关的资料；二是存档标准，所有存档资料要真实、完整、规范，纸质资料要打印清晰、装订整齐，电子资料要备份留存，按项目分类归档，标注项目名称、存档日期、存档人等信息；三是存档管理，由采购工作专员专人负责采购资料的整理、存档、保管工作，建立存档台账，明确存档资料的名称、数量、归档日期等，便于后续查阅；四是存档期限，采购资料存档期限不少于5年，涉及重大采购项目的资料，存档期限不少于10年，存档期满后，按照档案管理规定办理销毁手续，严禁擅自销毁采购存档资料。（三）会议要求1.全体采购工作小组成员要提高思想认识，充分认识采购工作的重要性和严肃性，切实履行工作职责，严格遵守采购纪律和工作要求，确保采购工作合法、合规、有序开展。2.后勤保障处、采购工作专员要严格落实会议部署，按照时间节点推进采购工作计划、招标文件修改完善、采购资料整理存档等工作，确保各项工作落地见效。3.各相关需求部门要积极配合采购工作，及时核实完善采购需求，配合做好招标文件审核、物资验收等工作，不得拖延、推诿，确保采购工作顺利推进。4.纪检委员要切实履行监督职责，全程参与采购工作的各个环节，加强对采购纪律执行情况的监督检查，及时发现并纠正工作中存在的问题，杜绝违规违纪行为发生。5.采购工作专员要严格按照存档要求，做好采购相关资料的整理、存档、保管工作，确保资料完整、规范、可追溯，按时完成存档任务。（四）会议结束会议主持人总结发言，强调采购工作事关学校各项工作的有序开展，事关学校资金使用效益和物资质量安全，要求全体参会人员、各相关部门要以高度的责任心和严谨的工作态度，严格规范采购流程，严守采购纪律，扎实做好各项采购工作及资料存档工作，切实防范采购风险，保障学校各项工作顺利推进，努力实现采购工作的规范化、制度化、科学化。会议于X:XX圆满结束。记录人：XXX审核人：XXX（采购工作小组组长）学校采购工作小组2026年X月X日二、2026年春季学期学校招标文件审核记录存档为规范学校招标文件审核管理，确保招标文件合法、合规、公平、公正，保障采购工作有序开展，根据2026年春季学期学校采购工作小组专题会议要求，采购工作小组对近期提交的XX份招标文件进行了严格审核，现将具体审核记录规范存档，详细情况如下：（一）审核基本信息1.审核时间：2026年X月X日上午X:XX-X:XX（与采购工作小组会议同步开展）2.审核地点：学校行政楼三楼采购工作办公室3.审核人员：学校采购工作小组全体成员，分为X个审核小组（第一小组：XXX、XXX；第二小组：XXX、XXX；第三小组：XXX、XXX）4.审核对象：2026年春季学期学校近期需采购项目的招标文件，共XX份，涉及XX个采购项目（具体项目名称：XX教学仪器采购项目、校园多媒体设备升级采购项目、食堂食材定点采购项目、校园卫生间维修材料采购项目）5.审核依据：《中华人民共和国政府采购法》《学校采购管理办法》《学校招标文件审核细则》及相关政府采购法律法规、学校规章制度6.审核方式：分组审核、集体复核，采取“逐页审阅、逐条核对、集体评议”的方式，确保审核全面、细致、准确7.记录人：XXX（采购工作专员）8.审核负责人：XXX（采购工作小组组长）（二）审核内容及标准本次招标文件审核严格按照《学校招标文件审核细则》，围绕以下六大核心内容开展审核，确保招标文件合法、规范、公平、合理：1.合法性审核：审核招标文件是否符合《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规及学校采购管理规定，是否存在违反法律法规的条款，采购方式、评标流程是否符合规定要求。2.规范性审核：审核招标文件格式是否规范，条款表述是否清晰、准确，无歧义；招标文件包含的采购项目名称、规格、数量、技术参数、预算金额、交货期限、付款方式、售后服务、评标标准等核心内容是否完整、明确。3.公平性审核：审核招标文件是否存在歧视性、倾向性条款，是否保障所有潜在投标人的平等竞争权利；技术参数、评标标准是否科学、合理，是否针对特定供应商设置排他性条件，是否符合采购项目的实际需求。4.合理性审核：审核招标文件中的采购需求、技术参数是否符合学校教育教学、后勤保障等工作实际，是否存在过高或过低要求；预算金额是否合理，是否与采购项目的规格、数量、质量要求相匹配；付款方式、交货期限、售后服务要求是否合理、可行，是否符合学校相关规定。5.合规性审核：审核招标文件中的评标委员会组成、评标流程、中标公示要求等是否符合相关规定；是否明确投标保证金、履约保证金的相关要求，是否符合法律法规及学校规定。6.完整性审核：审核招标文件是否包含所有必备条款，是否附有相关附件（采购需求说明、技术参数明细表、评标标准表等），附件内容是否完整、规范，与招标文件主文内容是否一致。（三）具体审核记录序号招标文件对应项目名称招标文件编号审核小组审核情况（合格/不合格/暂不审核）存在问题（不合格/暂不审核填写）审核意见及整改要求审核人签字审核日期1XX教学仪器采购项目XC-2026-CG-001第一小组合格无招标文件合法、规范、公平、合理，符合审核标准，同意发布。XXX、XXX2026年X月X日2校园多媒体设备升级采购项目XC-2026-CG-002第二小组不合格1.技术参数中存在倾向性条款，针对特定品牌设置排他性条件；2.评标标准不够细化，缺乏具体评分依据。1.删除技术参数中的倾向性条款，修改技术参数，确保无排他性条件，保障所有潜在投标人平等竞争；2.细化评标标准，明确各项评分指标、评分范围及评分依据；3.限期X日内修改完善，重新提交审核。XXX、XXX2026年X月X日3食堂食材定点采购项目XC-2026-CG-003第三小组不合格付款方式不合理，要求预付款比例过高，不符合学校财务管理制度；食材质量验收标准不够明确。1.调整付款方式，降低预付款比例，符合学校财务管理制度相关要求；2.明确食堂食材质量验收标准，细化验收指标、验收流程及不合格食材处理方式；3.限期X日内修改完善，重新提交审核。XXX、XXX2026年X月X日4校园卫生间维修材料采购项目XC-2026-CG-004第一小组暂不审核采购需求未核实明确，维修材料的规格、数量、质量要求不够具体，无法开展审核。要求相关需求部门（后勤保障处）X日内核实完善采购需求，明确维修材料的规格、数量、质量要求等核心内容后，重新提交招标文件审核。XXX、XXX2026年X月X日...........................（四）审核总结及后续安排本次共审核招标文件XX份，其中审核合格XX份，不合格XX份，暂不审核XX份。整体来看，提交审核的招标文件基本符合学校采购管理相关要求，能够结合采购项目实际需求编制，但部分招标文件仍存在倾向性条款、评标标准不细化、付款方式不合理、采购需求不明确等问题，需按审核意见限期整改。后续相关工作安排：1.采购工作专员及时将审核意见反馈至相关需求部门及招标文件编制人