图书档案管理规范与服务手册

图书档案管理规范与服务手册第1章总则1.1图书档案管理的基本原则图书档案管理应遵循“安全、规范、高效、可持续”的基本原则，确保档案的完整性和可追溯性，符合国家关于档案管理的法律法规要求。依据《档案法》及相关规范，档案管理需坚持“统一领导、分级管理、分类整理、方便利用”的原则，确保档案资源的有序配置与高效利用。图书档案管理应遵循“科学分类、规范编码、便于检索”的原则，确保档案的系统性与可查性，提升档案利用效率。档案管理应注重“以人为本”，在保障档案安全的同时，提供便捷的查阅与服务，满足用户对档案信息的多样化需求。档案管理应注重“数字化与信息化”，推动档案资源的现代化管理，实现档案信息的高效共享与长期保存。1.2图书档案管理的职责分工图书档案管理由档案管理部门统一负责，明确各部门在档案管理中的职责边界，确保管理责任落实到人。档案管理部门应与图书馆、信息中心等相关部门协同合作，形成“统一规划、分工协作、资源共享”的管理机制。图书馆应负责图书的采购、分类、编目、借阅及归还等具体事务，确保图书资源的合理配置与有效利用。信息中心应负责档案的数字化处理、存储、检索及系统维护，保障档案信息的可访问性与安全性。档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，确保管理流程的规范性和执行的准确性。1.3图书档案管理的档案分类与编码档案分类应依据《档案分类法》进行，通常按“按载体形式”、“按内容性质”、“按使用范围”等维度进行分类，确保分类的科学性与系统性。档案编码应采用“统一标准编码体系”，如《档案分类与编码规则》中规定的编码方式，确保编码的唯一性与可追溯性。档案分类应结合“分类法”与“编码规则”进行，确保分类与编码的同步性，提升档案检索效率。档案分类应考虑档案的使用频率、保存期限及价值等级，合理安排分类层级与检索路径。档案分类应定期更新，根据档案的变动情况调整分类结构，确保分类体系的动态适应性。1.4图书档案管理的借阅与归还流程图书借阅应遵循“先借后还、按时归还”的原则，确保借阅流程的规范性与可追溯性。借阅流程应包括借阅申请、审核、登记、借阅、归还及续借等环节，确保流程的完整性与可操作性。借阅过程中应严格遵守借阅权限，避免档案的滥用与流失，确保档案的使用安全与管理规范。归还流程应包括归还登记、核对、检查及反馈，确保归还档案的完整性与准确性。借阅与归还应建立电子化管理系统，实现借阅信息的实时监控与自动提醒，提升管理效率。1.5图书档案管理的信息化建设要求图书档案管理应推进“档案数字化”建设，实现档案资源的电子化存储与管理，提升档案利用效率。信息化建设应遵循“统一平台、分级应用、安全可靠”的原则，确保系统架构的稳定性与数据安全。信息化系统应支持“档案分类、检索、借阅、归还、统计”等功能，实现档案管理的全面数字化。信息化建设应结合“大数据”与“”技术，提升档案管理的智能化水平与数据处理能力。信息化系统应定期进行维护与升级，确保系统的持续运行与数据的准确性与完整性。第2章图书管理2.1图书的采购与入库管理图书采购应遵循国家相关标准，采用招标、比价等方式选择符合质量要求的图书，确保采购流程合规透明。根据《国家图书馆文献采购规范》（GB/T16780-2018），采购应注重图书的版本、内容、版权及适用性。入库管理需建立规范的图书分类系统，按照《中国图书馆分类法》（CLC）进行分类，并记录图书的标题、作者、ISBN、出版日期、借阅状态等信息。图书入库时应进行质量检查，包括封面、书脊、内容页的完整性，以及是否符合馆藏标准。根据《图书馆图书质量检查规范》（GB/T15699-2017），入库图书需经专业人员验收并登记入账。入库后需建立图书档案，包括图书信息表、借阅记录、破损情况记录等，确保图书信息可追溯、可查询。图书入库后应设置分类存放区，并根据《图书馆文献管理规范》（GB/T15698-2017）进行分区管理，便于查找与维护。2.2图书的分类与编目图书分类应依据《中国图书馆分类法》（CLC）进行，采用BIN分类法进行科学分类，确保分类准确、便于检索。编目工作应由专业人员完成，使用《中国图书馆分类法》和《中国图书馆分类法附录》进行分类，确保分类号与书名、作者等信息一致。编目需记录图书的ISBN、图书分类号、著者、出版者、出版年份、内容简介等信息，确保信息完整、准确。图书编目应遵循《中国图书馆图书编目规则》（GB/T10633-2012），确保编目数据符合国家标准，便于读者检索与管理。图书编目完成后，需进行系统录入，并定期进行分类与编目数据的核对与更新，确保数据一致性。2.3图书的借阅与归还图书借阅应遵循《图书馆借阅管理规范》（GB/T15697-2017），实行借阅登记、借阅期限、逾期处理等制度。借阅流程包括借书登记、借书人身份验证、借书权限确认等环节，确保借阅过程安全、有序。图书借阅期限一般为30天，逾期未还者需按《图书馆借阅管理条例》（GB/T15696-2017）规定收取逾期费用。归还流程包括归还登记、图书状态更新、借阅人确认等，确保归还过程规范、透明。图书借阅应建立借阅记录系统，记录借阅人、借阅时间、归还时间、借阅数量等信息，便于管理和统计。2.4图书的阅览与借阅服务图书阅览服务应提供舒适的阅览环境，包括阅览室、座位安排、照明、空调等设施，确保读者阅读体验良好。图书借阅服务应提供多种方式，如线上借阅、线下借阅、电子借阅等，满足不同读者的需求。图书阅览服务应设立阅览规则，如阅览时间、阅览人数、借阅数量等，确保阅览秩序与效率。图书借阅服务应建立借阅统计与分析系统，定期发布借阅数据报告，帮助馆员优化服务与管理。图书阅览服务应定期开展读者活动，如图书推荐、阅读分享、专题讲座等，增强读者参与感与满意度。2.5图书的破损与损坏处理图书破损处理应遵循《图书馆图书损毁处理规范》（GB/T15695-2017），根据破损程度采取不同处理方式，如修复、替换、报废等。图书破损处理需由专业人员进行评估，包括封面、书脊、内页、装订等部分的损坏情况。图书修复应采用专业方法，如粘合、修补、替换等，确保修复后的图书内容完整、外观美观。图书损坏严重者应按《图书馆图书报废管理办法》（GB/T15694-2017）进行处理，包括报废、销毁或调拨至其他馆藏。图书损坏处理应建立档案记录，包括破损情况、处理方式、责任人及处理结果，确保处理过程可追溯、可审计。第3章档案管理3.1档案的收集与整理档案的收集应遵循“按需收集、分类归档”的原则，依据档案的形成规律和使用需求，及时将各类资料归档入库，确保档案的完整性与连续性。档案的整理需按照《档案分类法》进行，采用“按时间、按类别、按保管期限”等标准进行分类，确保档案的系统性与可查性。档案的收集与整理应建立标准化流程，包括档案的接收、登记、分类、编目、装订等环节，确保档案资料的规范性与可追溯性。档案的整理应结合《档案管理规范》中的要求，采用“目次法”或“主题法”进行编目，确保档案的检索与利用效率。档案的整理需定期进行，一般每半年或每年进行一次，确保档案的动态管理与长期保存。3.2档案的分类与编号档案的分类应依据《档案分类法》和《档案管理规范》进行，通常采用“按时间、按内容、按保管期限”等分类方式，确保档案的系统性。档案的编号应遵循《档案管理规范》中的编号规则，通常采用“档案号+序号”形式，确保档案的唯一性和可追溯性。档案的分类与编号应结合档案的性质、用途和管理要求，采用“主题分类”或“分类号”进行编码，便于档案的查找与管理。档案的分类与编号需定期更新，确保档案的动态管理与信息的准确性。档案的分类与编号应结合电子档案管理系统的应用，实现分类与编号的数字化管理。3.3档案的保管与存储档案的保管应遵循《档案保管规范》，采用恒温恒湿的环境，避免光照、潮湿、虫蛀等影响档案安全的因素。档案的存储应采用“档案柜”、“档案架”或“档案库”等设施，确保档案的物理安全与防尘防潮。档案的存储应定期检查，包括环境温湿度、档案完整性、防虫防鼠等，确保档案的长期保存。档案的存储应结合《档案存储规范》，采用“防磁、防潮、防虫”等措施，确保档案的物理安全。档案的存储应建立档案保管档案，记录档案的存放位置、保管状态、责任人等信息，确保档案的可追溯性。3.4档案的调阅与借出档案的调阅应遵循《档案调阅规定》，严格履行调阅手续，确保调阅档案的合法性与安全性。档案的调阅需由专人负责，调阅人员应具备相应的档案管理权限，确保档案的调阅过程规范有序。档案的借出应建立借阅登记制度，包括借阅人、借阅日期、归还日期、借阅期限等信息，确保档案的借阅管理可追溯。档案的借出应遵守《档案借阅管理规范》，确保借出档案的使用期限与保管期限相匹配，避免档案的损坏或丢失。档案的借出需定期检查，确保借出档案的完好性与使用情况，及时归还或处理。3.5档案的销毁与处置档案的销毁应遵循《档案销毁管理规范》，严格履行销毁审批程序，确保销毁档案的合法性与安全性。档案的销毁应采用“物理销毁”或“化学销毁”方式，确保销毁后的档案无法恢复，防止信息泄露或数据丢失。档案的销毁应建立销毁登记制度，记录销毁时间、销毁方式、责任人等信息，确保销毁过程可追溯。档案的销毁应结合档案的保管期限与使用需求，确保销毁的及时性与准确性，避免不必要的档案留存。档案的销毁应由专业机构进行，确保销毁过程符合国家相关法规与标准，防止档案信息的滥用或泄露。第4章服务与利用4.1图书档案服务的基本原则图书档案服务应遵循“以人为本、服务优先”的原则，注重用户需求导向，确保服务内容与使用场景紧密结合，提升档案利用效率与服务质量。服务应遵循“公开、公平、公正”的原则，确保档案信息的可获取性，避免信息壁垒，保障用户合法权益。服务需遵循“标准化、规范化”的原则，制定统一的服务流程与操作规范，提升服务一致性与专业性。服务应遵循“可持续发展”的原则，通过信息化手段提升服务效率，推动档案管理现代化，实现服务与资源的动态优化。服务需遵循“动态调整”的原则，根据用户反馈与实际需求，持续优化服务内容与方式，提升用户满意度。4.2图书档案的查阅与利用图书档案查阅应遵循“先查后借”原则，确保查阅流程规范有序，避免信息遗漏与重复。查阅过程中应严格执行“借阅登记制”，确保档案使用可追溯，保障档案安全与使用秩序。查阅应注重“分类管理”与“分类检索”，根据档案类别、载体形式、使用频率等进行科学分类，提升检索效率。查阅服务应结合“数字化资源”与“实体资源”并重，利用数据库与检索系统提升查阅便捷性与准确性。查阅服务应注重“用户引导”与“服务培训”，通过培训提升用户档案利用能力，增强服务成效。4.3图书档案的咨询服务图书档案咨询服务应以“专业、高效、便捷”为核心目标，提供档案管理、使用、保存等方面的指导与支持。咨询服务应遵循“问题导向”原则，针对用户提出的具体问题，提供针对性解决方案与操作建议。咨询服务应结合“档案管理规范”与“档案法规”进行指导，确保服务内容符合国家与行业标准。咨询服务应注重“多渠道”与“多形式”，如电话、邮件、现场咨询等，满足不同用户需求。咨询服务应建立“反馈机制”，通过用户反馈持续优化服务内容，提升服务质量与用户满意度。4.4图书档案的宣传与推广图书档案宣传应注重“信息透明”与“服务提升”，通过多种渠道向公众传递档案管理理念与服务内容。宣传方式应结合“线上线下”融合，如网站、公众号、讲座、展览等，扩大档案服务的覆盖面与影响力。宣传应注重“案例展示”与“成果宣传”，通过典型事例与成果展示增强公众对档案服务的信任与认同。宣传应结合“档案文化”与“历史传承”进行传播，提升档案服务的社会价值与文化意义。宣传应注重“持续性”与“系统性”，通过定期活动与长期规划，形成稳定的档案服务品牌与影响力。4.5图书档案的反馈与改进图书档案反馈应建立“用户反馈机制”，通过问卷调查、意见箱、服务评价等方式收集用户意见。反馈内容应涵盖服务效率、服务质量、档案管理、使用体验等多个方面，确保反馈全面、真实、有效。反馈信息应进行分类整理与分析，识别服务中的问题与改进方向，形成改进方案与行动计划。反馈应结合“数据驱动”与“结果导向”，通过数据分析优化服务流程，提升服务效能。反馈与改进应纳入“服务质量评估体系”，作为档案管理持续改进的重要依据，推动服务不断优化与升级。第5章管理制度与监督5.1图书档案管理制度的制定图书档案管理制度是规范档案管理行为、保障档案安全与利用的重要依据，应依据《档案法》及相关法律法规制定，确保制度内容符合国家政策与行业标准。制度应涵盖档案分类、保管、借阅、销毁等全流程管理，明确责任主体与操作流程，确保管理有据可依、有章可循。建议采用PDCA（计划-执行-检查-处理）循环管理模式，定期对制度进行修订与完善，以适应档案管理的动态变化。建议结合图书馆或档案馆的实际业务情况，制定具有操作性的实施细则，如档案分类编码规则、借阅审批流程等。制度应纳入组织管理体系，由档案管理部门牵头，相关部门协同配合，确保制度落实到位。5.2图书档案管理的考核与评估考核与评估应以档案管理的完整性、规范性、安全性为核心指标，采用定量与定性相结合的方式，确保评估结果真实反映管理成效。可通过档案借阅量、档案破损率、借阅审批率、档案调阅效率等数据进行量化评估，同时结合档案管理人员的工作表现进行定性评价。建议建立档案管理绩效考核机制，将档案管理纳入部门年度考核指标，激励工作人员提高管理效率与服务质量。评估结果应作为改进管理工作的依据，定期召开档案管理专题会议，分析存在的问题并提出改进措施。可引入第三方机构进行档案管理评估，增强评估的客观性与权威性，提升档案管理的整体水平。5.3图书档案管理的监督检查监督检查应由档案管理部门牵头，联合相关部门开展定期或不定期的检查，确保管理制度有效执行。检查内容包括档案的分类、保管、借阅、调阅、销毁等环节，重点核查档案的完整性、安全性与利用效率。检查应采用信息化手段，如档案管理系统进行数据采集与分析，提高检查的效率与准确性。对发现的问题应及时反馈并督促整改，对屡次违规的单位或个人应采取相应的处理措施。建议建立监督检查记录制度，详细记录检查过程、发现问题及整改情况，作为后续管理的参考依据。5.4图书档案管理的违规处理违规行为包括档案丢失、损毁、借阅失控、未按规定销毁等，应依据《档案法》及相关规章制度进行处理。对于情节较轻的违规行为，可采取批评教育、限期整改等措施；情节严重的，应给予通报批评、调岗或追究责任。违规处理应遵循“教育为主、惩罚为辅”的原则，注重挽回损失与恢复管理秩序。对于涉及档案安全的违规行为，应依据《档案安全管理办法》进行严肃处理，防止事态扩大。违规处理结果应书面通知相关责任人，并纳入个人绩效考核与职业发展评价体系。5.5图书档案管理的持续改进持续改进应以问题为导向，通过定期评估与反馈机制，发现管理中的薄弱环节并及时优化。建议建立档案管理改进机制，如设立档案管理改进小组，定期开展管理优化讨论与方案制定。可引入信息化管理系统，通过数据分析与智能预警，提升档案管理的科学性与规范性。持续改进应与组织发展目标相结合，推动档案管理从被动应对向主动优化转变。建议定期组织档案管理培训与经验交流，提升管理人员的专业素养与管理能力。第6章人员培训与管理6.1图书档案管理人员的职责图书档案管理人员应履行档案收集、整理、保管、利用及信息检索等职责，确保档案资料的完整性、安全性和可检索性。根据《档案法》及相关法规，管理人员需负责档案的分类、编目、借阅、归还及销毁等流程管理。管理人员需熟悉档案管理系统的操作，掌握档案数字化、信息检索、借阅管理等技能。档案管理人员需具备良好的职业道德，遵守国家关于档案工作的保密规定和操作规范。档案管理人员应定期参与档案业务培训，提升专业素养和应急处理能力。6.2图书档案管理人员的培训要求培训内容应涵盖档案管理基础理论、档案分类与编目、档案数字化技术、档案安全与保密、档案法规政策等。培训方式应包括理论授课、实操演练、案例分析及考核评估，确保培训效果。培训周期应根据岗位需求设定，一般不少于半年，特殊情况可延长。培训应由专业机构或具备资质的档案管理人员授课，确保培训质量。培训记录应纳入管理人员的绩效考核体系，作为晋升、评优的重要依据。6.3图书档案管理人员的考核与激励考核内容应包括档案管理工作的规范性、准确性、效率及服务意识。考核方式可采用定期检查、档案借阅量、档案调阅率、档案安全事件处理等指标。考核结果应与绩效工资、岗位晋升、职称评定等挂钩，激励管理人员积极履职。对表现突出的管理人员应给予表彰、奖励或晋升机会，增强团队凝聚力。建立激励机制，鼓励管理人员主动学习、创新管理方法，提升服务质量。6.4图书档案管理人员的职责分工管理人员应明确各自职责范围，如档案收集、整理、保管、利用、借阅、销毁等。建立岗位责任制，确保职责清晰、权责明确，避免职责交叉或遗漏。职责分工应结合岗位实际，合理配置人员，确保工作高效有序开展。职责分工应定期调整，根据业务发展和人员能力变化进行优化。职责分工应纳入绩效考核，确保责任落实到位，提升管理效能。6.5图书档案管理人员的岗位职责管理人员需负责档案的日常管理，包括档案的收进、分类、编号、编目及保管。管理人员需熟悉档案管理系统的操作，确保档案信息的准确录入与更新。管理人员需定期开展档案检查，确保档案安全、完整和可查性。管理人员需负责档案的借阅、归还及使用登记，保障档案的合理利用。管理人员需配合相关部门开展档案工作，提供专业支持与服务。第7章附则7.1本手册的适用范围本手册适用于本单位图书档案管理工作的全过程，包括图书的收集、分类、编目、保管、借阅、归还、销毁等环节。根据《国家档案局关于加强图书档案管理工作的若干规定》（档发〔2019〕12号），本手册明确了图书档案管理的职责分工与操作规范。手册适用于本单位所有图书档案管理人员，包括档案馆、图书馆、阅览室及各业务部门相关人员。本手册适用于本单位所管理的各类图书档案，包括纸质图书、电子档案、缩微胶卷、光盘等载体形式。本手册的适用范围不包括外部单位的图书档案管理，仅限于本单位内部管理活动。7.2本手册的修订与解释本手册由档案管理部负责制定与修订，修订应遵循“谁起草、谁负责”的原则，确保内容的准确性与时效性。修订内容应通过内部评审会审议，并由负责人签字确认后发布。本手册的解释权归本单位档案管理部所有，任何疑问或争议均应通过书面形式提出，由档案管理部统一答复。为确保手册的适用性，档案管理部应每两年对手册进行一次全面审核，并根据实际情况进行必要的调整。手册的解释和修订应以正式文件形式发布，确保信息的统一性和权威性。7.3本手册的生效与终止本手册自发布之日起生效，作为本单位图书档案管理工作的基本准则和操作依据。本手册的生效日期应与单位内部的档案管理信息系统同步更新，确保系统中信息一致。本手册的终止应遵循“先废后改”的原则，即在正式终止前，应做好相关工作的过渡与交接。本手册的终止需由档案管理部提出申请，经单位领导批准后执行。在手册终止后，相关档案管理人员应按照规定程序完成档案的归档、销毁或移交工作，确保档案管理工作的连续性与完整性。第8章附件1.1图书档案分类与编码表本表依据《图书馆分类法》（GB3720-2008）和《档案分类标准》（GB/T19004-2016）制定，采用杜威十进分类法（DeweyDecimalClassification）与民族文献分类法结合的复合分类体系，确保分类标准的科学性与实用性。表中包含图书、档案、资料等不同类别的分类号与名称，采用“类号—类名”格式，如“F239.4—科学技术文献”、“B252.5—经济管理类”。分类号与类名需与馆藏目录保持一致，确保信息检索的准确性，同时便于读者快速定位所需资源。本表适用于馆藏图书、期刊、电子资源、档案等各类文献的分类管理，为系统化整理与检索提供基础依据。本表由档案管理部定期更新，结合馆藏变化与新文献加入，确保分类体系的动态调整与持续有效。1.2图书档案借阅登记表本表依据《图书馆借阅管理办法》（GB/T15926-2017）制定，记录借阅者信息、借阅图书、借阅时间、归还日期等关键信息。借