2026年服务机器人公司财务软件使用管理制度

2026年服务机器人公司财务软件使用管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司财务软件使用管理，明确软件操作权限、操作规范、数据管理及安全管控要求，保障财务数据真实、准确、完整、安全，提升财务核算效率与信息化管理水平，结合《中华人民共和国会计法》《会计信息化工作规范》《数据安全法》及公司财务管理、信息安全管理相关规定，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有使用财务软件的人员，包含财务部全体人员、人力资源部工资核算对接人员、采购部付款对接人员、销售部收款对接人员及其他经授权使用财务软件的岗位人员；适用范围覆盖财务软件总账、应收应付、成本核算、研发费用核算、工资核算、税务管理、报表管理等所有模块的使用、维护与管理。第三条核心管理原则权限适配原则：财务软件操作权限与岗位职责严格匹配，仅授予完成工作必需的权限，严禁超权限授权；操作合规原则：软件操作严格遵循国家会计法规、公司财务制度及软件操作流程，确保账务处理合法合规；数据安全原则：财务数据录入、存储、传输、导出全程管控，防止数据泄露、篡改、丢失；痕迹可溯原则：所有软件操作行为留痕，操作人、操作时间、操作内容可全程追溯，便于审计核查；高效实用原则：在保障安全合规的前提下，优化软件操作流程，适配服务机器人行业研发、生产、销售全流程财务核算需求。第四条职责分工财务部（牵头部门）：负责财务软件日常使用管理、权限申请审核、操作规范制定、数据质量管控、软件故障反馈；信息部：负责财务软件系统维护、服务器安全保障、数据备份技术支持、软件版本更新、故障技术排查；财务软件使用人员：严格按权限和规范操作软件，对本人操作产生的数据真实性、准确性负责，及时反馈软件使用异常；财务部负责人：负责财务软件权限最终审批、重大操作事项审核、数据异常处理决策；审计部：负责定期核查财务软件操作合规性、权限设置合理性、数据真实性，监督制度执行情况。第二章财务软件使用权限管理第五条权限分类与设定标准系统管理员权限：仅授予信息部指定人员和财务部负责人，负责软件基础设置、权限分配、系统参数配置，无日常账务操作权限；账务操作权限：按岗位细分，总账会计仅授予总账模块操作权限，成本会计仅授予生产成本、研发费用核算模块权限，出纳仅授予资金收付、银行对账模块权限；查询查看权限：授予非财务岗位授权人员（如人力资源部工资核算对接人），仅可查看指定模块数据，无录入、修改、删除权限；审核审批权限：授予财务部负责人、分管财务的管理层，仅可对指定账务凭证、付款申请等进行审核审批，无直接操作账务权限；数据导出权限：仅授予财务部指定人员，需经财务部负责人审批后方可导出，导出数据需登记备案。第六条权限申请与审批流程申请提交：需使用财务软件的人员填写《财务软件权限申请表》，注明申请岗位、所需权限范围、使用目的，经所在部门负责人签字确认；初审复核：财务部对申请内容进行初审，核实权限与岗位职责的适配性，初审不通过的退回并说明原因；最终审批：普通操作权限由财务部负责人审批，管理员权限、数据导出权限需报公司管理层审批；权限配置：信息部凭审批通过的申请表配置权限，配置完成后通知申请人，同时登记《财务软件权限台账》；权限告知：申请人收到权限开通通知后，需签字确认已知晓权限范围及操作责任。第七条权限调整与回收权限调整：员工岗位变动的，需在变动后1个工作日内提交权限调整申请，财务部审核后通知信息部完成权限变更，原权限同步失效；权限临时授权：因临时工作需要授予非常规权限的，需注明授权期限（最长不超过7个工作日），到期后信息部自动回收；权限回收：员工离职、调岗至非财务岗位的，信息部需在收到人事通知后1个工作日内回收全部财务软件权限，财务部同步注销其账号；权限核查：财务部每季度核对《财务软件权限台账》，清理闲置账号、超权限账号，确保权限与实际使用人员一致。第三章财务软件操作规范第八条基础操作通用规范账号使用：使用人员需设置不少于8位的复杂密码（含字母、数字、特殊符号），每90天更换一次，严禁共用账号、泄露密码；操作登录：仅可在公司指定终端登录财务软件，严禁在公共网络、私人设备登录，登录后离开工位需及时锁定软件；凭证录入：按真实业务单据录入凭证，摘要清晰、科目准确、金额无误，录入后需自行核对，确保与原始单据一致；修改删除：已录入的凭证需修改或删除的，需填写《账务修改审批单》，经财务部负责人审批后方可操作，操作记录需留存；结账操作：月末、年末结账需由总账会计完成，结账前需核对所有账务数据，结账后如需反结账，需报管理层审批。第九条专项模块操作规范（适配服务机器人行业）研发费用核算模块：按研发项目归集费用，区分算法研发、硬件研发、软件研发等不同研发类型，准确录入研发人员工资、物料消耗、设备折旧等数据，确保符合研发费用加计扣除核算要求；生产成本核算模块：按机器人生产批次核算成本，准确录入核心部件采购成本、组装计件工资、生产设备折旧、车间费用等数据，与生产部提报的生产台账核对一致；采购付款模块：录入付款信息时需关联采购合同、入库单、发票，确保三流一致，付款金额、收款方信息与合同约定一致；工资核算模块：与人力资源部提报的工资发放表核对一致，准确录入个税、社保公积金代扣数据，确保工资发放金额与软件核算数据无差异；税务管理模块：按税法要求录入销项税额、进项税额，及时完成进项发票认证、销项发票开具数据同步，确保税务申报数据与软件数据一致。第四章数据管理规范第十条数据录入与审核录入要求：数据录入需在业务发生后3个工作日内完成，研发费用、生产成本等关键数据需当日录入，确保数据及时性；数据审核：凭证录入后需由指定审核人员在1个工作日内审核，审核重点包括科目使用、金额、附件匹配性，审核不通过的退回修改；异常数据处理：发现数据录入错误、与实际业务不符的，需立即暂停相关操作，核实原因后按流程修改，不得擅自掩盖错误；数据对账：每月完成总账与明细账、财务软件数据与银行流水、库存数据、工资数据的对账，对账差异需出具书面说明并整改。第十一条数据备份与存储自动备份：信息部设置财务软件系统自动备份，每日凌晨完成增量备份，每周完成全量备份，备份数据存储至本地服务器和异地云存储双介质；手动备份：月末、年末结账后，财务部需手动备份当期全部财务数据，备份文件标注备份时间、备份人，交由信息部存档；数据存储：财务数据在软件系统中至少保存10年，备份文件永久保存，存储介质需加密，防止数据泄露；备份恢复：需恢复备份数据的，需填写《数据恢复申请表》，经财务部负责人、信息部负责人审批后方可操作，恢复过程全程记录。第十二条数据查询与导出数据查询：仅可查询与岗位职责相关的数据，严禁查询无关部门、无关项目的财务数据，查询操作自动留痕；数据导出：确需导出数据的，需说明导出用途、数据范围，经财务部负责人审批，导出后需在《数据导出台账》登记，导出文件需加密存储；外部提供：需向外部单位（如税务、审计机构）提供财务数据的，需经管理层审批，提供前需脱敏处理，仅提供必要数据；数据销毁：导出的临时数据使用完毕后需及时销毁，不得存储在私人设备、网盘等非公司指定存储介质中。第五章安全管控要求第十三条账号与终端安全密码管理：严禁将账号密码告知他人，包括同事、亲属等，密码泄露的需立即修改并向财务部负责人报告；终端管控：登录财务软件的终端需安装正版杀毒软件，定期查杀病毒，禁止安装无关软件、接入不明U盘；网络安全：仅可通过公司内网登录财务软件，严禁使用公共Wi-Fi、手机热点等非安全网络接入；异常登录处理：发现账号异地登录、非本人操作登录的，需立即锁定账号并通知信息部排查，核实是否存在安全风险。第十四条操作安全与保密操作留痕：所有软件操作（录入、修改、删除、查询、导出）自动记录操作人、操作时间、操作内容，记录至少保存5年；保密要求：使用人员严禁向外部人员、非授权人员泄露财务软件中的数据信息，严禁打印、传播无关财务数据；离职交接：离职人员需完成财务软件操作交接，移交操作手册、账号密码（如有）、未完成的账务处理事项，交接完成后由信息部回收权限；应急管控：发生网络攻击、病毒入侵等安全事件时，信息部需立即断开财务软件服务器网络，财务部暂停软件操作，待风险解除后恢复。第六章故障与异常处理第十五条系统故障处理故障反馈：使用人员发现软件卡顿、闪退、功能异常、无法登录等故障时，需立即记录故障现象、发生时间，向财务部和信息部反馈；故障排查：信息部接反馈后1个工作日内排查故障原因，属于软件本身问题的联系软件服务商处理，属于服务器问题的及时修复；应急处理：故障期间需手工记录账务数据，确保业务不中断，故障修复后及时将手工数据录入软件，核对一致；故障复盘：故障处理完成后，信息部出具故障处理报告，分析原因并制定防范措施，避免同类故障重复发生。第十六条数据异常处理异常发现：使用人员发现数据缺失、篡改、重复、与实际业务不符等异常时，需立即暂停操作，向财务部负责人报告；异常核实：财务部组织人员核实异常数据范围、原因，区分是操作失误、系统故障还是人为篡改；异常整改：操作失误导致的，按流程修改数据并记录；系统故障导致的，通过备份恢复数据；人为篡改的，报管理层并移交审计部核查；整改验证：数据整改完成后，需由审核人员验证数据准确性，确保整改到位，无遗留问题。第七章监督考核与责任追究第十七条监督检查机制日常监督：财务部每月核查软件操作日志，检查是否存在超权限操作、违规修改数据、异常导出等行为；专项检查：审计部每季度开展财务软件使用专项检查，重点核查权限设置、数据真实性、操作合规性，出具检查报告；投诉处理：设立财务软件使用违规投诉渠道，员工可匿名投诉违规操作、权限滥用等行为，投诉受理后5个工作日内核查反馈；制度培训：财务部每半年组织一次财务软件使用规范培训，新入职财务人员需完成岗前培训后方可开通权限。第十八条考核与追责条款考核指标：软件操作准确率（100%）、权限合规率（100%）、数据备份及时率（100%）、故障反馈及时率（100%）；轻度违规：密码设置简单、未及时锁定软件、数据录入延迟的，给予责任人约谈提醒，责令限期整改；中度违规：超权限操作、擅自修改数据、泄露账号密码的，给予责任人通报批评，扣减当月绩效奖金20%-30%；重度违规：故意篡改财务数据、泄露核心财务信息、违规导出数据造成公司损失的，给予责任人降岗降薪或解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关处理。第八章附则第十九条制度解释权本制度由公司财务部牵头，会同信息部、审计部共同解释，未尽事宜由财务部组织相关部门协商解决，协商结果报公司管理层备案。第二十条制度修订本制度根据国家会计法规更新、财务软件版