供应商资质审核流程标准化工具

供应商资质审核流程标准化工具一、适用范围与典型应用场景本工具适用于各类企业对供应商资质进行系统性审核的场景，包括但不限于：新供应商准入审核：首次合作前对供应商的基本资质、生产能力、质量保障体系等进行全面评估；年度供应商复审：对现有合作供应商的资质有效性、履约表现、合规性等进行年度核查；专项资质更新审核：供应商涉及经营范围调整、行业资质升级、认证证书到期续期等情况时的专项审核；高风险供应商重点审核：对涉及关键物料、特种设备、食品医药等高风险领域的供应商，结合行业监管要求开展强化审核。二、标准化操作流程详解（一）审核准备阶段操作内容：明确审核目标与范围：根据采购需求（如物料类型、合作模式）确定审核重点（如生产许可、质量体系认证、环保合规等），并制定《供应商资质审核计划》，明确审核时间、参与人员及分工。组建审核小组：至少包含采购负责人（张）、质量负责人（李）、技术负责人（王）及法务合规专员（赵），保证覆盖资质、技术、合规等维度。准备审核资料清单与标准：向供应商提供《供应商资质资料清单模板》（见配套工具），明确需提交的资料类型（如营业执照、行业许可证、体系认证证书、检测报告等）及格式要求；同步收集行业监管政策、企业内部《供应商管理办法》等作为审核依据。负责人：采购部经理（张）输出成果：《供应商资质审核计划》《供应商资质资料清单模板》（二）资料提交与接收阶段操作内容：供应商资料提交：供应商根据《供应商资质资料清单模板》准备资料，需保证资料真实、完整、有效（如营业执照在有效期内、认证证书在认可范围内），并加盖公章后通过指定渠道（如采购系统、企业邮箱）提交。资料接收与登记：采购专员（刘）在收到资料后1个工作日内完成登记，填写《供应商资质资料接收登记表》（见配套工具），记录供应商名称、提交时间、资料清单及完整性情况，同步反馈审核小组。负责人：采购专员（刘）输出成果：《供应商资质资料接收登记表》（三）资料初审阶段操作内容：资料完整性核对：采购专员（刘）对照《供应商资质资料清单》，检查资料是否齐全、是否符合格式要求（如复印件是否加盖公章、扫描件是否清晰），对缺失或格式不符的，2个工作日内通知供应商补充或整改，并记录整改结果。资料有效性核查：审核小组分工核查资料有效性：法务合规专员（赵）：核验营业执照、经营范围、相关许可证（如食品生产许可证、医疗器械经营许可证）等是否在有效期内，是否存在经营异常、严重违法失信等记录（通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道查询）；质量负责人（李）：核验ISO9001质量管理体系认证、IATF16949等行业特定认证证书的有效性及认证范围，确认检测报告（如ROHS检测、REACH检测）是否由第三方权威机构出具且在有效期内；技术负责人（王）：核验技术专利证书、生产工艺文件、设备清单等是否与供应商声称的生产能力匹配。出具初审意见：审核小组汇总核查结果，填写《供应商资质审核评分表》（见配套工具），对资料存在问题的部分标注“不通过”，并说明具体原因；对资料完整有效的，标注“通过初审”，提交至复审环节。负责人：审核小组（采购、质量、技术、法务）输出成果：《供应商资质审核评分表》（初审版）（四）现场审核（如需）阶段操作内容：确定现场审核必要性：对涉及高风险物料（如食品、药品、汽车安全部件）、供应商资质信息存疑或首次合作的关键供应商，需开展现场审核。制定现场审核方案：明确审核时间、行程、审核内容及分工（如质量负责人审核生产现场5S管理、技术负责人审核关键设备参数、法务审核合同管理流程）。实施现场审核：审核小组按方案现场核查供应商实际生产运营情况，包括：生产环境是否符合行业标准（如洁净车间等级）；生产设备是否与申报清单一致，运行状态是否正常；质量控制流程是否严格执行（如来料检验、过程检验、成品检验记录）；员工操作是否规范，安全防护措施是否到位。形成现场审核报告：审核小组现场记录审核发觉，与供应商负责人沟通确认问题点，离开后3个工作日内完成《供应商现场审核报告》（见配套工具），附现场照片、记录等证据。负责人：审核小组组长（质量负责人李）输出成果：《供应商现场审核报告》（五）综合评估阶段操作内容：汇总审核结果：采购专员（刘）整合《供应商资质审核评分表》（初审版）及《供应商现场审核报告》（如需），形成《供应商资质审核综合报告》。评分与等级判定：审核小组根据《供应商资质审核评分表》的评分标准（如资料完整性30分、资质有效性30分、业绩表现20分、现场情况20分），对供应商进行打分，总分≥90分为“优秀”，80-89分为“合格”，60-79分为“需整改”，＜60分为“不通过”。确定审核结论：结合评分结果及现场审核问题点，形成最终审核结论（“推荐纳入”“有条件纳入”“不推荐纳入”），明确后续要求（如“需30天内完成环保资质补充”“纳入后前3个月加强巡检”）。负责人：审核小组全体成员输出成果：《供应商资质审核综合报告》《供应商资质审核结论通知书》（六）结果反馈与归档阶段操作内容：反馈审核结果：采购专员（刘）在审核结论确定后2个工作日内，通过书面形式（如邮件、公函）向供应商反馈《供应商资质审核结论通知书》，明确审核结果、通过/未通过原因及整改要求（如需）。供应商异议处理：若供应商对审核结果有异议，可在收到通知书后5个工作日内提交书面申诉及相关证明材料，审核小组在收到申诉后10个工作日内复核并反馈最终结果。资料归档：采购专员（刘）将审核全流程资料（包括供应商提交资料、审核记录、评分表、报告、通知书、申诉材料等）整理归档，保存期限不少于供应商合作结束后3年，保证可追溯。负责人：采购专员（刘）、法务合规专员（赵）输出成果：《供应商资质审核结论通知书》、完整审核档案三、配套工具表格模板（一）供应商资质资料清单表序号资料类别资料名称是否必须备注（如格式、有效期要求）1基本资质营业执照副本是霐加盖公章，有效期≥6个月2行业特定资质食品生产许可证（SC认证）是霐在有效期内，涵盖申报生产范围3质量体系认证ISO9001质量管理体系认证证书是霐在有效期内，认证范围与业务匹配4环保合规证明环保验收批复文件否涉及排放物料需提供5业绩证明近1年同类物料合作合同否霐提供关键页复印件（盖章）6其他第三方检测报告是霐由CNAS认可机构出具，近1年内（二）供应商资质审核评分表评分维度评分标准分值得分备注资料完整性资料齐全无缺失，格式符合要求30每缺失1项扣5分资质有效性营业执照、许可证、认证证书等在有效期内，无异常记录301项过期扣10分业绩表现近1年合作稳定，无重大质量，客户评价良好20提供虚假业绩扣20分现场情况（如需）生产环境整洁，设备运行正常，质量流程规范，安全措施到位20发觉1项重大问题扣10分总分100审核等级□优秀（≥90分）□合格（80-89分）□需整改（60-79分）□不通过（＜60分）（三）供应商资质审核结论通知书致：[供应商名称]根据《供应商资质审核管理办法》及贵司提交的资料，我司已完成资质审核工作，结果审核结论：□推荐纳入供应商库□有条件纳入（需整改：__________________）□不推荐纳入（原因：__________________）后续要求：若“推荐纳入”，我司将在3个工作日内完成供应商库信息录入；若“有条件纳入”，请贵司于___年_月__日前完成整改并提交补充资料，逾期未完成将视为不通过；若“不推荐纳入”，贵司可于___年_月__日前提交书面申诉。联系方式：采购专员刘，电话（虚拟，示例：010-X）。[企业名称]（盖章）____年__月__日四、使用过程中的关键控制点资料真实性核查：对关键资质（如生产许可证、认证证书）需通过官方渠道（如国家市场监督管理总局网站、认证机构官网）核验真伪，避免虚假资料；供应商提供的业绩证明需与合作方核实，保证信息准确。审核标准统一性：同一类型供应商的审核标准需保持一致，避免因主观差异导致结果偏差；审核前需对审核小组进行培训，明确评分维度及判定规则。保密要求：审核过程中接触的供应商商业信息（如技术参数、客户名单）需严格保密，仅限审核小组成