采购合同审核清单与标准模板

采购合同审核清单与标准模板工具指南一、适用工作情境本工具适用于企业采购部门、法务部门及相关业务单元在采购合同签订前的全流程审核场景，包括但不限于：常规物料采购、设备采购、服务外包等类型的合同审核；跨部门协作审核（如采购、财务、法务、使用部门联合审核）；合同修订后的二次审核；以及合同存档前的最终合规性检查。通过标准化审核流程，保证合同条款完整、合规、风险可控，保障企业采购利益。二、审核流程与操作步骤（一）审核准备阶段资料收集获取采购合同草案（需包含双方基本信息、采购内容、商务条款、法律条款等核心内容）；收集采购需求文件（如申购单、技术规格书、招标文件等），作为合同内容匹配依据；获取供应商资质文件（如营业执照、相关行业资质证书、授权委托书等），核实供应商主体合法性；确认历史合作记录（如有），重点关注过往履约情况及未结事项。审核标准确认明确本次采购适用的法律法规（如《民法典》《采购法》等）；对齐企业内部采购管理制度（如审批权限、价格标准、付款流程等）；梳理行业特殊要求（如特种设备采购需符合安全标准，服务类采购需明确交付成果）。（二）逐项审核阶段对照“合同审核清单模板”，分模块对合同条款进行全面核对，保证每项内容符合要求：合同主体审核：核对双方名称、统一社会信用代码、法定代表人信息是否与资质文件一致，避免因主体不适格导致合同无效；采购内容审核：检查标的物名称、规格型号、数量、质量标准、技术参数是否与需求文件一致，模糊表述（如“优质”“合格”）需明确具体标准；商务条款审核：确认单价、总价、计价方式（含税/不含税）、付款条件（如预付款比例、到货付款、质保金条款）、交付时间地点、运输方式及费用承担方是否明确；法律条款审核：重点审核违约责任（如逾期交付、质量不达标的责任认定及赔偿标准）、争议解决方式（约定管辖法院/仲裁机构）、合同生效条件（如签字盖章生效）、不可抗力条款等是否合法且无歧义；其他条款审核：检查保密条款、知识产权归属、合同变更解除条件、附件清单（如技术协议、报价单）是否完整且与冲突。（三）修订反馈阶段问题记录：对审核中发觉的条款漏洞、表述不清、违规内容等，详细记录审核意见，明确修改要求（如“质量标准需补充GB/T19001-2016具体条款”“付款条件需增加‘发票开具后30日内’”）。沟通修订：将审核意见反馈至合同起草方（如采购专员或供应商），要求限期修订；对于重大争议条款（如违约责任、争议解决方式），组织采购、法务、使用部门共同协商，达成一致。二次审核：对修订后的合同重新进行审核，确认所有问题已整改完毕，避免遗漏。（四）确认签署阶段最终核对：确认合同文本最终版内容与审核意见一致，双方签字页信息（名称、日期、盖章）完整规范，附件齐全且与绑定。审批流转：按企业内部审批流程提交至相关负责人（如采购总监、法务负责人、总经理）签字审批，保证审批权限合规。签署存档：审批通过后，由授权代表与对方签署合同，原件至少一式两份（企业与供应商各执一份），扫描件同步归档至企业合同管理系统，注明归档日期及关联项目编号。（五）归档跟踪阶段合同签署后，将合同文本、审批文件、审核记录、供应商资质等资料整理成册，按“年度-项目类型-供应商”分类归档，保存期限不少于合同履行期后3年；建立合同台账，记录合同编号、签署日期、标的物、金额、履行期限、关键节点（如交付、付款、质保到期），定期跟踪履行情况，提前预警逾期风险。三、合同审核清单模板审核模块审核项审核标准审核结果（√/×）备注（修改意见）合同主体供应商名称与营业执照、授权委托书一致，无错别字统一社会信用代码与营业执照一致，有效期内法定代表人/授权代表授权委托书载明权限范围（如“签署本合同”），签字与证件号码件一致采购内容标的物名称/服务内容与采购需求文件一致，无模糊表述（如“办公设备”需明确型号、规格）数量/服务期限单位准确（如“台”“套”“人/天”），数量与申购单一致质量标准/技术参数明确国家标准、行业标准或具体技术指标，引用标准需注明编号（如“GB/T1-2021”）商务条款单价/总价与报价单、招标文件一致，含税价需注明税率付款方式明确分阶段付款比例（如“预付款30%，到货验收后60%，质保金10%”），付款时限清晰交付时间/地点具体日期（如“2024年12月31日前”）和详细地址（如“北京市区仓库”）运输费用承担明确约定（如“供应商承担运费并负责运输至指定地点”）法律条款违约责任双方违约责任对等，明确赔偿计算方式（如“逾期交付按日万分之五支付违约金”）争议解决约定由企业所在地法院管辖或明确仲裁机构（如“北京仲裁委员会”）合同生效条件明确“签字盖章之日起生效”或附生效条件（如“需经甲方董事会审批后生效”）不可抗力定义清晰（如“地震、战争等不能预见、不能避免且不能克服的客观情况”），后果处理明确其他条款保密条款明保证密范围、期限及违约责任附件清单列明所有附件（如技术协议、报价单），附件内容与一致审批流程内部审批按企业采购审批权限完成各环节签字（如采购经理、财务主管、总经理*）四、关键审核要点与风险提示条款完整性：避免遗漏核心条款（如质量标准、违约责任），合同内容需覆盖“采购什么、怎么买、钱怎么付、出问题怎么办”全要素，可对照《民法典》合同编要求逐条核对。法律合规性：禁止设置“霸王条款”（如“供应商承担所有争议费用”），争议解决方式优先选择诉讼（便于企业所在地法院管辖），仲裁需明确具体机构。数据准确性：核对合同中的金额、数量、日期等关键数字与采购需求、报价单一致，避免因笔误导致履约争议（如“100件”误写为“10件”）。风险规避：对大额采购（如超过50万元），建议增加“供应商履约保证金”条款；对长期服务合同，需明确“合同续签/终止条件”及“服务交接流程”。沟通