企业文件存档管理制度模版

企业文件存档管理制度通用模版一、制度适用范围本制度适用于企业内部各类文件的形成、收集、整理、归档、保管、借阅、鉴定与销毁等全生命周期管理，覆盖企业各部门、各业务单元及全体员工。具体文件类型包括但不限于：行政管理文件（如通知、会议纪要、制度办法）、经营管理文件（如合同协议、招投标文件、项目资料）、人力资源管理文件（如劳动合同、薪酬档案、培训记录）、财务管理文件（如凭证、账簿、报表）、技术研发文件（如研发方案、图纸、专利材料）以及其他具有保存价值的文件资料。二、文件存档管理职责分工（一）综合管理部门负责制定和完善企业文件存档管理制度及相关操作细则；统筹协调各部门文件存档工作，组织开展存档业务培训与指导；对各部门文件归档的完整性、规范性进行监督与检查；负责企业重要文件（如规章制度、合同协议、项目总档案）的集中保管与维护；组织开展文件鉴定、保管期限核定及销毁审核工作。（二）业务部门负责本部门文件的形成、收集、初步整理及按时归档；指定专人（兼职档案管理员）负责本部门文件存档日常管理；保证本部门文件内容真实、准确，符合归档质量要求；配合综合管理部门开展文件鉴定、借阅核查等工作。（三）员工职责按规定及时将工作中形成的应归档文件交至本部门兼职档案管理员；保证个人经手文件无缺失、无污损，符合归档规范；严格遵守文件借阅、保密规定，不得擅自复制、外传或销涉密文件。三、文件存档管理全流程操作说明（一）文件形成与收集文件形成规范：各部门在开展业务活动时，应使用企业统一规范的文件格式（如合同模板、报告模板），文件内容需完整、清晰，签字、盖章手续齐全。实时收集：文件办理完毕后（如合同签订完毕、会议结束、项目阶段性成果产出），形成部门应在1个工作日内收集相关原件（或具有同等效力的复印件），避免文件散失。电子文件同步收集：对于电子文件（如邮件、电子文档、扫描件），需同步收集其原始格式及元数据（如创建时间、修改人），保证可追溯性；涉及重要业务的电子文件需定期备份至企业指定服务器。（二）文件分类与整理分类标准：依据文件来源、内容、性质，采用“年度-类别-问题”三级分类法，具体类别包括：行政管理类（代号A）、经营管理类（代号B）、人力资源管理类（代号C）、财务管理类（代号D）、技术研发类（代号E）、其他类（代号F）。示例：2024年经营管理类合同文件可标识为“2024-B-01”（2024年-经营管理类-合同子类）。整理要求：纸质文件：按类别、时间顺序排序，去除金属夹、回形针等易锈蚀装订物，使用牛皮纸档案袋或文件夹封装，每份文件首页附“文件归档清单”（注明文件名称、编号、页数、形成日期、经手人）；电子文件：按分类建立文件夹层级，文件名规范为“类别代号-文件名称-形成日期-版本号”（如“B-XX项目合同-20240315-V1.0”），刻录至光盘或存储至企业档案管理系统时需附带电子文件目录。（三）文件归档与移交归档时间：年度定期归档：各部门应在次年1月31日前完成上一年度所有应归档文件的整理，向综合管理部门移交；专项归档：涉及重大项目、突发事件或特定业务的文件，应在事项结束后15个工作日内完成归档。移交流程：部门兼职档案填写《文件归档移交清单》（一式两份），注明移交文件数量、类别、编号及移交人；综合管理部门核对文件完整性、分类准确性，确认无误后双方签字确认，一份部门留存，一份由综合管理部门存档；电子文件移交需通过企业内部加密系统传输，并移交存储介质（如光盘、移动硬盘）及备份记录。（四）文件保管与维护保管场所：综合管理部门应设置专用档案库房，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光等条件；电子档案存储服务器应放置在专用机房，配备不间断电源及防火墙。保管措施：纸质档案：库房温度控制在14-24℃，相对湿度45%-60%，每季度检查一次库房环境，定期通风除尘；对破损、字迹褪色的档案及时修复或复制；电子档案：每年进行一次数据备份，采用“本地备份+异地备份”双模式，定期对备份数据进行可用性检测；重要电子档案需转换为长期保存格式（如PDF/A）。保管期限：根据文件价值分为永久、长期（30年以上）、短期（10-30年）三类，具体期限参照《企业文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。（五）文件借阅与使用借阅权限：普通文件：员工因工作需要借阅本部门文件，经部门负责人签字同意后，可向综合管理部门申请；跨部门文件：需借阅部门出具《文件借阅申请表》，文件形成部门负责人及综合管理部门负责人审批；涉密文件：需经分管副总经理审批，借阅时由综合管理部门专人全程陪同，借阅后立即归还。借阅流程：借阅人填写《文件借阅登记表》，注明借阅文件名称、编号、用途、借阅期限（最长不超过15个工作日）；综合管理部门核对权限后，提供档案副本（原则上不提供原件），借阅人当场核对无误后签字；借阅期满未归还的，综合管理部门应及时催收；如需续借，需提前3个工作日重新申请。使用规范：借阅人不得涂改、勾画、抽取、撤换文件，不得擅自复制、拍照（经批准的除外），严禁将档案转借、复制给无关人员。（六）文件鉴定与销毁鉴定组织：综合管理部门每3年组织一次档案鉴定工作，由综合管理部门负责人、业务部门负责人、法务专员（若有）组成鉴定小组，对到期档案进行价值评估。销毁流程：鉴定小组对保管期限届满、确无保存价值的档案形成《文件销毁清册》，注明文件名称、编号、数量、销毁原因及鉴定人；《文件销毁清册》需经分管副总经理审批；销毁时由综合管理部门、纪检监察部门（若有）共同监督，采用碎纸机销毁（纸质）或数据彻底擦除（电子），并填写《文件销毁记录表》，监销人、销毁人签字确认；涉密文件销毁需额外登记《涉密载体销毁台账》，保证信息无法恢复。四、常用管理表单模板（一）文件归档移交清单序号文件名称文件编号形成日期页数保管期限移交人接收人备注12024年度工作计划ZD-2024-A-012024-01-058长期张*李*2XX项目合同协议HT-2024-B-152024-03-2012永久张*李*………（二）文件借阅申请表借阅人所在部门联系方式借阅日期王*市场部2024-06-01申请借阅文件信息文件名称文件编号借阅用途预计归还日期2023年度销售总结XS-2023-B-03部门会议参考2024-06-10审批意见部门负责人：签字：日期：综合管理部门负责人：签字：日期：分管领导：签字：日期：（三）文件销毁清册序号文件名称文件编号形成日期数量（页/份）保管期限销毁原因鉴定人审批人12020年办公用品采购申请单CG-2020-A-222020-05-1050短期保管期限已满赵*钱*22021年员工培训签到表PX-2021-C-182021-08-1530短期保管期限已满赵*钱*………五、执行要点与风险提示（一）核心执行要点责任到人：各部门需明确兼职档案管理员，报综合管理部门备案，人员变动时及时办理工作交接；及时归档：严禁拖延归档或私自留存文件，保证文件在办理完毕后第一时间进入存档流程；规范整理：严格按照分类标准整理文件，避免混类、错编，保证档案检索便捷高效；安全保密：涉密文件需单独存放，借阅严格执行审批流程，电子档案加密传输，防止信息泄露；动态管理：定期对档案数量、保管状态、借阅记录进行统计分析，优化存档管理流程。（二）常见风险与规避措施风险：文件收集不完整，导致档案缺失；规避：建立“文件办理-收集-归档”闭环管理机制，将归档情况纳入部门绩效考核。风险：电子文件格式不兼容或元数据丢失，影响长期读取；规避：使用企业统一指定的文件格式，定期对电子文件进行格式转换与元数据备份。风险：借阅超期或文件损坏、丢失；规避：借阅登记