医院档案管理制度

档案管理制度一、档案管理职责部门及人员岗位责任制（一）职责部门1.院办负责管理医院综合档案室，并指派专人兼任档案管理员，负责档案室的日常管理及全院档案工作的组织开展。档案管理人员变动须及时办理交接并通知相关科室负责人。2.院办、档案室负责指导与监督各部门档案管理的实施情况。3.本院科室提交的重要档案资料借阅申请由档案形成部门负责人及档案管理部门审批（必要时呈院领导审批）同意后可到综合档案室查借阅。4.密级文件的查借阅及销毁申请由院长审批。（二）综合档案室档案人员岗位职责：1.努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。2.认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《广西壮族自治区档案管理条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，制定全院各类档案的归档和管理制度，提出业务建设的规划和建议。认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。3.熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。4.切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。5.同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。6.保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。7.编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。8.积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。9.积极参加本单位组织的科研课题鉴定会、单位工程验收会、初步竣工验收会、竣工验收会等活动，认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料，并整理归档。10.做好档案的统计工作，建立统计台账，及时、准确地向档案管理部门填报单位档案工作统计年报及其他调查统计表。11.在做好单位内部档案管理的同时，组织兼职档案工作人员进行业务学习，不断提高档案人员的业务素质，提高有关科室分管材料人员的管理档案水平，对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。（三）各部门、科室兼职档案人员职责：1.学习、宣传档案工作方面的政策、法规，不断增强本科室工作人员的档案意识。2.协助科室负责人拟定本科室档案材料形成、收集、整理、立卷、归档实施意见，并督促执行。3.负责保质保量完成本科室档案材料的形成、收集、整理工作，做好科室预立卷工作，按时向综合档案室移交归档。二、档案立卷归档制度（一）归档范围凡是本院在各项活动中直接形成的具有现实参考利用价值和历史研究价值的各种门类、载体的文件材料、图表、账簿、声像、照片、实物以及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均需归档保存。（二）立卷归档的基本要求：1.归档的文件材料准确、清洁、字迹清晰，能反映各职能部门在活动中真实内容的历史过程，书写材料字迹符合保存要求，材料一般为一式一份；2.准确划分文件材料保管期限，文件分类排列合理，符合形成规律；3.文件材料装订规范、结实，盖章位置合理，页码编写正确。（三）归档时间1.管理档案、照片档案、电子档案、光盘档案、实物档案按年度整理立卷归档，在次年6月底前完成归档及数字化工作；2.重要活动的档案，在活动结束3个月内完成归档；3.会计档案在会计年度终了后，在次年进行归档档案若有需要可暂时由财会部门保管一年，期满后，由财会部门编造清册移交档案室。（四）归档手续移交档案时要认真履行交接手续，填写档案移交登记表，一式两份，经清点无误、双方签字后，各自保管一份，以备查找。三、档案保管制度（一）收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履行交接手续。（二）保管档案和资料，必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。（三）档案资料库房必须坚固，必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠等“八防”设施。（四）随着气候变化，做好库房密闭、通风、温湿度调节，并适时进行除湿或除尘工作，以防档案霉变。（五）档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开，但要相对集中，便于管理。（六）库房专管人员进出库房，应随手关门上锁，非专管人员，不得随意进入库房。（七）必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或账物不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者，按档案法规严肃处理。（八）档案管理人员工作变动时，必须将所保管的档案和资料清点移交，否则不予办理调离手续。四、档案复制制度（一）要遵循保密原则，凡涉及保密的档案不得复制。（二）复制档案中的内容，须经院领导同意，由档案管理人员进行复制。（三）破损的档案，档案员要及时修复和复制。（四）对利用较多的档案，可复制数份，以利于使用，并保护原档案，减少档案的磨损。五、档案查借阅制度（一）本着方便工作、满足利用及确保安全的原则，查阅档案者必须认真填写《档案查借阅登记表》，到指定的阅览室利用档案，不得随意将档案带出。提供与利用档案要交接清楚，严格执行提供登记、归还注销手续。（二）本院有关科室因工作需要须借出档案的，须填写《档案查（借）阅审批表》，医院重要档案资料（如院长办公会议纪要、党总支部会议纪要、职工大会决议、重要人事资料等）经立卷部门负责人及档案管理部门审批同意（必要时呈院领导审批）后方可办理外借。借阅时间一般不超过一周，如不能按期返还，需提前办理续借手续。（三）外单位来查找利用档案者，须提供单位证明（介绍信）及查阅人身份证，填写《档案查（借）阅审批表》并经本院领导签字同意，在有关部门派人陪同下，方可查阅。（四）借阅者查阅档案时，禁止吸烟、饮食、大声喧哗、随地吐痰、丢纸屑。不得扯散和在档案上勾画任何标志，不准涂改、撕毁档案，要保持案卷完整、清洁。档案外借期间，借出个人还需保证档案实体的安全，不得转借、丢失、将档案保密内容外泄等。如有上述行为发生，将严格依法追究单位和个人责任。（五）借阅者归还档案时，应主动、实事求是向档案室反馈档案资料的利用效果，并做好利用效果的反馈登记，认真履行交接签字手续，如发现有撕毁、涂改和损坏现象，按照档案法规有关条款及追究责任。六、档案库房管理制度为了加强档案库房管理，做好档案的保管和保护工作，确保档案的完整与安全，特制定本制度。（一）档案库房坚固、通风良好，库房内保持清洁卫生、整齐美观。（二）加强档案安全。库房由专职档案员管理，一般不允许闲杂人等进入，进出库房随时关门上锁。坚持不定期查库，清点核对、做到卷、账相符，并认真做好记录。（三）定时调控库内温度。库内温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%—60%范围内，做好空调机和除湿机的定时开关工作及测量调控记录。（四）做好库内防盗、防火、防尘、防潮、防高温、防虫、防鼠等“八防”工作措施。库内严禁存放易燃、易爆物品及杂物。（五）遇有特殊情况，及时向分管领导和职能部门报告，保护现场不受破坏。七、档案立卷归档制度归档范围凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、账簿、声像、照片、实物以及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。归档时间各项管理工作形成的文件材料，各科室应在工作完成后及时向综合档案室移交。财务会计档案，由财务科按照归档要求整理装订成册，保管一年后移交给综合档案室。归档要求归档的文件材料一般一式一份。自己撰写的归档文字材料，必须用碳素墨水和黑墨水书写，禁止圆珠笔、复写纸书写，粘贴装订要符合档案技术保护要求。归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚，便于利用。归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律。归档的文件材料必须完整、系统、准确的反映各职能部门在各项活动中真实内容的历史过程。归档手续移交档案时要认真履行交接手续，填写档案移交登记表，一式两份，经清点无误，双方签字后，各自保管一份，以备查找、负责。八、“三纳入、四参加、四同步”制度（一）“三纳入”制度1.档案工作纳入领导议事议程，明确分管领导，能及时解决中的实际问题。2.档案工作经费纳入医院当年预算，确保“人、财、物”到位，为档案工作的开展创造一个良好的外部条件。3.档案工作开展纳入年度工作计划，档案部门每年有计划和总结。（二）“四参加”制度1.档案人员参加医院重要计划工作会议。2.档案人员参加医院的科研科技审定会议。3.档案人员参加医院基建工程竣工验收工作。4.档案人员参加重大仪器设备开箱验收工作。（三）四同步”制度格案工作与科研、计划及勘察、探测等各项活动实行“四同步”管理：1.下达计划任务同时提出文件材料的归档要求。2.检查计划同时检查文件材料形成情况。3.拟定成果同时验收鉴定楷案材料的完整、准确、系统情况。4.上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具归档情况证明材料九、收发文制度1.各类文件、传真件的收发传阅和批示，必须做到及时准确完整、规范，严格按要求认真填写文件签收登记表。2.本着谁收文件谁负责的原则，按照文件下发单位的要求及时领取文件，对文件负责。3.文件接收后，要对文件编号、登记，并传送到主办部门传阅执行，如遇特殊情况未能及时批示，应在下班前电话请示。4.领导批示后，需传阅的文件，必须按要求传阅，并及时收回归档，登记在册，需交办的文件，及时呈送当事人办理，并登记文件去向，不得横传、推诿、积压，对一时不能办理的，要根据时限要求督促落实，不得以任何理由延办。5.负责各类文件按年度类别等认真分类归档保存，如需查找借阅，需经档案形成部门审批同意。6.对保管期限届满的档案重新进行鉴定，对仍有保存价值的档案应该继续保存，对无需保存的档案进行销毁，严禁将文件、资料、内部报刊在未经销毁的情况下当废品进行。十、文书材料归档制度（一）本单位形成的各种专业内容、各种载体（纸张、胶卷、磁带）、各种形式（如文件、文字材料、图纸、图表、声像——即照片、录像、录音等）各类档案均须及时送本院综合档案室归档。1.文书档案，应于档案形成年度的次年第一季度末前归档完毕。2.会计档案在会计年度终了后，在次年进行归档档案若有需要可暂时由财会部门保管一年，期满后，由财会部门编造清册移交档案室。3.科技档案，应分别在一个科研课题完成或告一段落后及时归档。4.其他各种专业档案，均必须按其形成规律，遵守上级档案部门或专业部门的规定及时归档。（二）凡属本院职能工作所应当负责贯彻执行及凭借指导本院职能工作的，凡记述本院实际工作或生产技术活动历史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）电报、图纸（含底图）图表、报表簿册（即各种登记簿、账簿、名册）和录音、录像、照片等均须向综合档案室归档。（三）归档工作，务须保证归档文件材料的种类、稿本、份数以及每件文件的页数均须齐全完整。（四）凡归档的文件材料，须在“保持文件之间的历史联系”的同时按文件的保存价值（即永久、长期、短期）组成保管单位（案卷）编目归档。（五）归档文件材料中的文件与电报应逐一分类立卷。正件与附件、印件与定稿、请示与批示、转发文件的批文与原文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。（六）按年度归档的档案（如文书、会议档案等），跨年度的请示与批复一并归入复文件，没有复文的请示归入请示年；跨年度的规划归入针对的第一年；跨年度的会议文件归入会议开幕年。（七）卷内文件必须排列有序。使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的历次稿件依次排在定稿之后。（八）卷内文件，应按排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。即：装订的卷，在有文字的每页文件的右下角，背面左下角编全卷文件统一的顺序页号；不装订的卷，应在每份文件首页右上角加盖档号章，在章内填上顺序件号；图表和声像材料，应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。（九）凡归档案卷，不论永久、长期和短期保存价值，均须按规定格式逐卷填写文件目录和备考表。1.填写目录时，不得随便改变和简化文件题名（即标题）；2.对没有题名或题名（如通知）不能反映文件实质内容的文件，应根据文件内容予以拟制；3.对没有责任者（即作者），年、月、日的文件，要考证清楚，补齐后填入有关项内；会议记录、应填写每次会议的时间和主要内容；4.填写卷内文件目录的字迹要工整；5.填写卷内文件的情况说明，应逐项填写在备考表内。无需说明的卷，亦应将立卷人、检查人的姓名和立卷的时间填上；6.卷内文件目录置于卷首，备考表置于卷尾。（十）声像材料应用文字标出所摄声像的人、物名称、身份（或职务）及其活动时间、地点、中心内容和摄录者。（十一）凡归档的文件材料，均须去掉订书针、别针、大头针等金属物；如有破损者，应按裱糊技术要求托裱；如有字迹扩散褪变者，应复制，复制件与原件一并归档。（十二）凡归档的文件、材料，均须装订。凡装订的案卷，须按卷内文件目录在其首、备考表在其尾，卷内文件依先后排列的顺序理齐，做到右、下侧齐整；采用直径1—1.5毫米粗细的纱绳和用“三孔一线”装订法装订；凡不装订的案卷，应用细线和缝纫机装卷内文件逐件装订。（十三）归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件目录、备考表、案卷目录等，必须符合档案部门规定的标准和规范，并按规定格式和要求填写清楚。（十四）归档案卷的标题要简明、确切地反映卷内文件内容，一般应由卷内文件的负责者（即作者）、内容和名称等部门组成，对责任者简称的使用，要通俗易懂，保持一致。十一、档案移交制度（一）国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案，本单位必须按规定时间办理移交手续，并妥善保管交接凭证，还应在检索工具上注明。（二）档案工作人员调离工作后，必须办理完移交手续后，方可离岗办理调离手续。（三）对档案收进、移出、利用销毁的情况要认真登记，为统计和移交工作做好准备。（四）移交登记要本着实事求是的原则，既要有综合性的报表，又要有详细的明细表，要做到账物相符、账表相符。十二、会计档案管理制度为加强会计档案的管理与利用，根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》，结合本单位实际，制定本制度。（一）每年形成的会计档案，包括会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业材料，均应由财务科按归档范围和要求，负责将应当归档的会计资料装订成册，整理立卷。归档档案若有需要可暂时由财会部门保管一年，期满后，由财会部门编造清册移交档案室。（二）档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷、册的封装，个别需要拆装、整理的，应会同财务科经办人共同拆封整理，以分清职责。（三）严格执行安全保管制度，谨防损毁，不得失密和泄密。（四）利用调阅会计档案，需严格按照相关制度，经过财务科负责人同意方可借阅。在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。（五）对保管期已满的会计档案，由综合档案室牵头编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容，提出销毁意见；经医院档案鉴定销毁小组鉴定，形成会计档案鉴定意见书；综合档案室负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销；监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对，在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。十三、声像档案管理制度为了加强声像（照片、录像带）档案管理，更好地开发和利用声像档案信息资料，特制定本制度。（一）对声像档案实行集中统一管理，确保其完整、系统、安全，以备管理使用。（二）声像档案的收集工作、整理程序和保管条件必须严格按照国家标准规范管理。（三）声像档案管理员应随时收集、征集零散的具有保存价值的照片、录像带。（四）借阅声像档案，必须按有关规定办理借阅审批手续，归还时按规定进行质量检查、验收。（五）对收藏的声像档案要根据具体情况定期检查。（六）严格做好声像档案的保密工作。十四、实物档案管理制度为了加强对实物档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用实物档案，按照《中华人民共和国档案法》，特制定本制度。（一）对实物档案实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统、安全，以备开发和利用。（二）实物档案范围包括：锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉证书、奖杯。（三）实物档案的归档，要求保证实物的完整、整洁、干净，注意防火、防潮、防尘。（四）实物档案的归档时间要求处属各科室应及时将实物档案移交档案室归档。（五）实物档案的借出，必须经领导批准，按规定办理借出手续，如果展出，要对展出实物档案定期进行检查。（六）实物档案如有破损，必须进行认真修复和技术加工，以延长实物档案寿命。（七）建立实物档案登记和统计制度，每年检查一次，发现问题，及时解决。十五、电子档案的管理制度为了加强电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为医院发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合本院实际，作出本规定。建立与健全电子文件的的管理体制和工作职责加强领导，电子文件从形式到归档的管理过程中，由档案部门、信息科及各产生电子档案的业务部门负责。电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失，不损毁，不失真，以确保电子文件的完整、真实和有效利用。电子文件实行统一管理，档案室配备与业务部门兼容的计算机，使归档的电子文件能有效机读，档案人员须忠于职守，熟练掌握计算机系统的使用技能，组织编制电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥电子文件的作用。电子文件的归档方式电子文件的收集可以在线自动、手动等方式进行，但归档传递过程必须安全可控，以保证电子文件的真实性。提交归档的电子文件应属于归档范围并已经办理完毕、及时归档。各业务部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；对带有归档标识的电子文件进行分类组盘。归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著内容，归档的电子文件的著录应该符合国家著录规则基本要求。电子文件的移交与保管电子文件每年6月份前将上年度应该归档的电子文件向档案部门归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚、移交清单一式两份，交接双方签字后各执一份。档案室负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分百的准确率。入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时进行补救。随着计算机技术和设备更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版本或有问题的载体仍需保存三年。保管电子文件的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，温度控制在14-24度，相对湿度控制在45%—60%。四、电子文件的提供和利用1.封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。2.销毁电子档案，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，监销人、销毁人签名盖章十六、档案数字化加工细则为确保室藏档案数字化加工的安全管理和质量控制，根据国家档案局和本院有关档案数字化的规定和标准，按照本院档案数字化加工工作流程，特制定本操作细则。一、档案实体交接档案实体交接分为档案领取、档案归还、档案存放三个环节，由本院档案室和承接本院档案数字化的服务机构人员完成。（一）档案领取1.按照档案数字化加工项目计划，服务机构根据工作进度以及加工能力，提出档案领取申请，向本院档案员递交，由档案员负责按需要加工档案的类目、年份、保管期限、目录号、案卷号，档案员按需求调卷，清点、核实无误后办理档案出库登记手续。2.出库档案进入档案数字化中心，服务机构管理人员共同清点、核对该批次档案的范围、数量，确认无误后，应填写《档案交接记录表》，并经双方签字确认。3.接收的档案有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请档案数字化工作人员确认后再进行档案整理等工作。（二）档案归还1.同一批次出库的档案在完成数字化加工并经由数字化中心管理人员质检抽查合格后，服务机构管理人员按《档案交接记录表》，确定应归还档案的档案号（年份、保管期限、目录号、案卷号）和数量并检查档案的完整性。2.将档案按出库时的排列顺序排列。3.档案员对服务机构提出归还的档案进行清点、检查档案的完整性，确认无误后向数字化中心提出归还建议。4.数字化中心与服务机构管理人员现场清点并抽查档案的完整性情况，双方确认无误后在《档案交接记录表》签字确认。（三）档案存放1.数字化加工档案一律统一存放在临时库房，下班后不能留存在加工位及加工区域。2.每天上、下午上班后，档案员与服务机构按当日数字化加工范围，共同到临时库房运送档案到加工中心，下班后提前10分钟清点出库加工档案，将加工档案返回临时库房。3.加工档案的安全管理要责任到个人，个人加工领取的档案在加工完毕后必须完整、如数归还，加工档案禁止存放在抽屉内，在下班前必须检查个人使用的扫描仪，避免遗漏。二、数字化加工数字化加工应严格按照规定的流程进行，具体为：→档案拆装→档案扫描→图像管理→图像质检→数据挂接→数据验收→数据备份→档案装订→档案归还。（一）目录审核（略）（二）档案拆装1.档案拆除装订前逐页清点案卷章、页数。出现有少量页码错漏编的，要在档案与装订线相反的页面下角需用前一页页码用铅笔加“——1，……”标注在档案上，如漏编页码属本卷的最后一页档案，应续上一页档案的顺序往后编码，不能用“——1”表示，档案原始页码看不清的要用水性笔写上实际页码，并在备考表上说明错漏编制页号。出现页数严重不符、纸张破损严重等异常情况，应根据实际情况将数字化中心管理员进行处理。2.档案虫蛀、碳化情况严重，影响扫描的要登记在册，由数字化中心管理员与相关处室做好对接，进行修补或裱糊，不允许擅自拆除装订。3.档案清点完成后，填写《纸质档案数字化加工工作单》中相应项：实际张、页数、偏离数、偏离情况等，相关人员签字确认。4.拆除装订物时应注意保护档案不受损害。浆糊粘连、衣车缝制等拆除装订会造成档案页面损坏的，不允许强行拆除；杂志、书籍等拆除装订难以复原的，也可不拆除装订扫描。5.拆分档案发现原件有夹带实物的，应根据原件给实物编号，并用塑料袋妥善保管好，装订时再按原样复原。6.档案扫描、图像处理并质检通过后，要逐页清点档案卷内文件纸张，数量还原装订原貌。7.档案还原装订遇到页面倒置、无装订边、装订线压文字等情况，无装订边的应贴边后装订，不允许装订线压在文字上；对倒置页面进行纠正，如遇到其他特殊情况应交数字化中心管理员，与相关处室沟通、协商，提出装订建议，按建议进行装订。（三）档案扫描1.每日开始扫描前必须对扫描仪玻璃面进行除尘，确保扫描效果。2.扫描分辨率按项目合同要求进行。档案扫描前要确定扫描仪设定的参数符合项目规范、要求，档案要逐页通过扫描设备，确保图像清晰完整。3.对于原件不清晰的档案扫描，要调整对比度、亮度等相关参数，以使扫描后的图像尽量清晰；扫描时需将纸张放正，倾斜度控制在1度之内。4.档案中有浮贴时，浮贴加原页扫一页，浮贴揭开后原页扫一页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。5.纸张过薄的档案，须在其后垫上白纸，以使扫描的档案字迹清晰，不透视下一页图像内容。档案本身内容太靠边时需用白纸垫在其后再扫描，以防档案内容扫描缺。6.空白页有页码无内容的不扫描，在档案备考表及工作单中注明。7.纸质档案中有图片的，应调整扫描分辨率为600dpi，文件储存格式为tiff，按照片档案扫描要求扫描，并在工作单上注明。8.档案页面若有折角或折叠，应小心展开、抚平、压平，褶皱严重的，应覆盖纸张用低温熨斗熨平。但传真纸，照片等不允许用熨斗熨平。9.对于不适合拆卷的档案，采用零边距扫描仪扫描，如用常规扫描仪，则在扫描过程中尽量避免扫描页面变形、漏光等，确保扫描图像质量，同时避免对档案造成的损害。10.扫描时不允许不覆盖扫描以及非质量不合格的重复扫描。如有特殊需求须与监理人员和数字化中心管理人员确认。11.扫描完成后，检查扫描仪是否有档案遗漏，按要求将档案整理好装回档案盒内。填写《纸质档案数字化加工工作单》，及时将档案及工作单移交管理人员。12.扫描人员在每日下班归还档案前必须检查扫描仪和桌面等设施，确保档案无遗漏。（四）图像处理1.图像文件要进行纠偏、裁边、图像拼接等精细处理，力求保持档案原貌，不允许用软件强行纠偏、自动裁剪档案原有页面。图像处理应达到：图像完整、清晰、底色与档案本身相仿、色泽均匀、无影响图片美观的非档案所有的黑边（白边或灰边），图像本身不偏斜或倒置，符合正常阅读习惯。2.可对图像进行90度或180度旋转，静止小角度，旋转偏离1度以上退回重新扫描。可对元件本身偏斜严重的图像进行纠偏处理。3.图像处理基本要求：先纠偏、再裁剪。图像纠偏：（1）若纸张偏斜，文字不偏斜，以内容正来纠偏、裁剪。（2）若纸张不偏斜，文字偏斜，文字偏斜角度小的，以纸张规则的边缘来纠偏、裁剪；若文字偏斜度大于3度，以内容正来纠偏裁剪。图像裁剪：（1）处理翻着档案图像时，翻起部分只保留覆盖后页档案部分，其他部分裁除。（2）处理档案中有粘贴小于32开不规则小浮贴的图像，当小于32开不规则小浮贴与后页内容无关联时，应分开裁剪，不保留小于32开不规则小浮贴以外的其他图像；小于32开不规则小浮贴与后页内容有关联时或为补充内容时，小于32开不规则小浮贴图像的裁剪，要保留后页完整图像。（3）A3页面、书本、笔记本等原则上分开裁剪。如A3（或其他）为跨页号印制，可进行整页扫描，按其中间折痕进行图像裁剪，以确保文件内容、页码的连续性。（4）档案出现大的破损，裁剪时要保留破损部分。（5）原档案有托边的纸张，裁剪时以原档案大小裁剪。（6）两页16开或A4档案粘连，内容有联系的，按两页裁剪成一个画幅；内容没有联系的，按单页裁剪成两个画幅。（7）粘贴有分类小标签的会计账簿，要保留分类小标签扫描和裁剪。（8）纸张有不规则边角，但不属于破损（如存根类），且无档案信息的，可进行规整裁除。（9）笔记本等页面，一个画幅中，一页有内容一页没有内容，且无页码时应裁剪空白页面。（10）备考表若与其他非档案页面（无档案信息）粘连，形成A3页面时，裁剪只保留备考表部分。4.处理过程中对档案装订孔、档案原有污点等不去除，处理过程应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则，不允许出现原件没有的颜色、变形、明显皱纹等破坏图像质量的现象。5.去除不属于档案页面的白边、灰边、黑边等，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。6.依据有关规范要求对图像文件进行命名。图像文件命名格式与目录数据库的档号格式一致：全宗号（4位）一目录号（3位）一案卷号（4位）一文件页号（或文件顺序号），档号中的各号（代码）固定数字，不足前补“0”。7.按档案实体页数、页序检查、排列图像文件的页数、页序，确保一致、无缺漏。8.图像处理完成后，填写《纸质档案数字化加工工作单》。三、图像质检1.图像质检必须逐页翻看检查图像，检查图像反映的文件数量、页数是否与其目录一致，图像是否还原档案原貌、文字清晰，每页图像的页码是否存在，无漏失、多扫、不清晰、变形、失真、偏斜、页码错误等情况。2.检查图像文件命名是否规范，图像排列循环是否正确。3.检查过程中如碰到图像内容不清楚、数量不准确等情况，须拿档案纸质原件对照确认的，向档案员借出案卷实体对照，问题明确后即时归还。四、数据挂接1.批次图像质量经检查确认合格后，通过相应的软件与档案文件目录数据库进行批量挂接，数据挂接完成，依据档案全文图像和目录数据，核对目录条目与档案原文的挂接是否正确，发现错误及时修正。2.数据挂接合格后方可进行档案装订还原、归档、数据备份等项工作流程。五、数据备份1.数据质检、挂接合格后，服务机构管理人员向监理公司提交《档案数据批量操作程序表》，监理公司确认无误后，向信息化工作处转交，信息化工作处在确认数据已备份至电子文件（档案）备份后，将程序表交给服务机构刻录小组进行光盘刻录。2.数据刻录使用刻录软件NERO，刻录速度≤8X，光盘由服务机构提供，采用档案级专业刻录机，每张刻录数据量不超过4.3GB。3.刻录光盘为档案级光盘，现有清华同方4.7GB的DVD。4.划分好数据刻录的文件夹，按照档案管理的要求做好分级分项组织管理，以光盘号命名光盘卷标。5.光盘面使用光盘笔英雄HEROCD\DVDMarkerCD书写专用笔CD-C001或真彩0615B光盘专用油性笔标注：年度、顺序号、全宗号等。6.封面打印：制作光盘封面（正面、背面、背脊）录入信息并打印；光盘封面与封底使用专门的WORD模板打印，裁剪。及时记录、填写工作进度表、档案数据存储光盘刻录表等信息。7.信息科人员负责读取检查每张光盘，刻录必须保证质量，要求盘片能在普通光驱中正确读取，内容无差错（有任何差错必须重新刻录）。把计算机设置成可以浏览缩略图；其次对照数据单查看文件数量。信息科工作人员随机抽检光盘质量。及时放至光盘档案库，做好光盘存储位置登记。8.数据刻录完毕后，由信息化科工作人员按数据备份等相关操作规程监督各加工计算机以及服务器等加工存留数据的移动、删除等操作。9.未经信息化工作处允许，各加工计算机产生的加工数据不得私自迁移、删除。十七、档案数字化安全管理制度档案数字化生产加工必须由取得保密行政主管部门颁发的《国家秘密载体复制许可证》数字化服务机构承办，并报同级保密行政主管部门备案。要认真审核服务公司的背景情况，以确保档案数字化数据安全。二、档案数字化工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。生产加工过程中，必须严格遵守保密要求。三、档案数字化生产加工过程中所使用的扫描仪等设备，必须符合有关保密技术标准和保密要求。不得使用无保密保障的扫描设备。四、加强对加工场所的管理。数字化加工场所设在档案部门独立场所，符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射等安全管理要求，同时应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、以及门窗等无监控死角；视频监控系统应由档案部门专人负责，视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月，删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品。五、档案员按照工作计划分批调档，与数字化服务机构的档案接收人员进行清点、核对，双方确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。生产加工完成后，数字化服务机构应当将生产加工的档案原件、档案数字化信息及其存储介质全部移交档案室，不得擅自复制或留存，并办理移交手续。六、档案员和数字化服务机构应指定有关人员经常对数字化加工过程进行巡查，确保有关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。六、档案数字化加工过程中不得损毁档案，出现档案损毁的，需按有关规定进行处罚，并进行修复和登记。拆装档案时，应尽可能地保持档案原貌。七、按照《档案数据备份制度》做好档案数据备份，确保档案数据安全。十八、档案保密制度（一）档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全的完整。（二）保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥善保管，绝密档案要单独保管。（三）档案库房设施应符合“八防”的要求，要安装铁门（防盗门）铁窗，凡遇重大节日应提前对库房的安全保密设施进行检查，发现问题及时处理。（四）不该说的国家秘密不说，不该知道的国家秘密不问，不该看的国家秘密不看，不该记录的国家秘密不记录。（五）不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁于国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。（六）不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件，应履行审批手续，并限于保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透露秘密文件的内容。（七）不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。（八）不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。（九）定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作，发现问题，及时报告。（十）不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。十九、档案鉴定销毁制度（一）成立档案鉴定小组，鉴定小组由分管领导任组长，成员由档案人员及有关部门的人员组成。（二）鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳，以档案的保管期限为依据，由综合档案室编制档案到期鉴定销毁清册，列明保管到期