做账实操-往来账核算制度

会计实操文库1/1做账实操-往来账核算制度第一章总则1.1目的为规范企业往来账的核算管理，确保往来账项记录真实、准确、完整，防范财务风险，明确核算流程与责任，依据《企业会计准则》《企业会计制度》及公司财务管理制度，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于企业及所属各分公司、子公司（以下统称“公司”）所有往来账项的核算与管理，包括但不限于应收账款、应付账款、预收账款、预付账款、其他应收款、其他应付款等。1.3核心原则真实性原则：往来账项的核算需以实际发生的经济业务为依据，如实记录债权、债务关系，严禁虚构或隐瞒往来业务。及时性原则：经济业务发生后，需在规定时限内完成往来账项的账务处理；定期对往来账进行对账、清理，避免账项长期挂账。准确性原则：往来账的明细核算需清晰区分客户/供应商名称、业务类型、发生时间、金额等信息，确保账证、账账、账实相符。权责分明原则：明确财务部门、业务部门在往来账核算中的职责，业务部门负责提供真实的往来业务原始资料，财务部门负责账务处理与监督。第二章往来账核算范围与科目设置2.1核算范围分类往来账按债权、债务性质分为“应收类”和“应付类”，具体范围如下：类别核算科目核心核算内容应收类应收账款企业因销售商品、提供劳务等经营活动，应向购货单位或接受劳务单位收取的款项（含增值税销项税额、代垫运费等）预收账款企业按照合同约定向购货单位预收的款项（如预收款销售商品、工程预收款等）其他应收款除应收账款、应收票据、预付账款等以外的其他各种应收及暂付款项，如：

-应收的各种赔款、罚款（如保险公司赔款、客户违约罚款）

-应收的出租包装物租金

-应向职工收取的各种垫付款项（如代垫水电费、差旅费）

-存出保证金（如投标保证金、履约保证金）

-与关联方或非经营活动相关的暂付款应付类应付账款企业因购买材料、商品或接受劳务供应等经营活动，应向供应单位支付的款项（含增值税进项税额、代垫运费等）预付账款企业按照合同约定预先支付给供应单位的款项（如预付材料款、设备定金等）其他应付款除应付账款、应付票据、预收账款等以外的其他各种应付及暂收款项，如：

-应付的各种赔款、罚款（如供应商违约赔款、行政罚款）

-应付的出租包装物押金

-向职工收取的暂存款项（如代扣未付的水电费、伙食费）

-应付关联方或非经营活动相关的暂收款2.2科目明细设置要求一级科目：严格按照《企业会计准则》规定设置“应收账款”“应付账款”等一级科目，不得自行增设或删减。二级科目：按“客户/供应商名称”设置，名称需与业务合同、发票抬头一致（若为个人，需记录姓名及身份证号）；同一客户/供应商不得重复设置多个二级科目（如“XX公司”与“XX有限公司”需合并为同一明细）。三级科目（可选）：根据管理需求，可按“业务类型”（如“销售商品款”“提供劳务款”）、“合同编号”或“项目名称”设置，便于追溯具体业务。辅助核算：大型企业建议通过ERP系统启用“客户/供应商辅助核算”“部门辅助核算”“项目辅助核算”，替代多级明细科目，提升核算效率。第三章往来账核算流程3.1应收类往来账核算流程3.1.1应收账款核算业务触发：销售部门完成商品发货/劳务提供后，提交《发货单》《劳务确认单》、发票等原始凭证至财务部门。账务处理：财务部门审核原始凭证（确认发货数量、单价与合同一致，发票合规），按确认的应收金额记账：借：应收账款—XX客户（二级科目）贷：主营业务收入（或其他业务收入）贷：应交税费—应交增值税（销项税额）（若为一般纳税人）收款冲账：出纳收到客户付款（银行转账、票据等）后，开具《收款收据》，并将银行回单、收据联交财务会计；会计审核后冲减应收账款：借：银行存款（或应收票据）贷：应收账款—XX客户（二级科目）坏账处理：符合坏账确认条件（如客户破产、逾期3年以上且无法收回）时，由业务部门提交《坏账核销申请单》（附法院判决书、催收记录等证明），经审批后，财务部门按规定处理：若采用备抵法：借：坏账准备；贷：应收账款—XX客户若采用直接转销法：借：信用减值损失；贷：应收账款—XX客户3.1.2预收账款核算业务触发：销售部门收到客户预收款后，将银行回单、《预收款合同》提交财务部门。账务处理：财务部门审核后，按实际收款金额记账：借：银行存款贷：预收账款—XX客户确认收入冲账：商品发货/劳务完成后，按3.1.1流程确认收入，同时冲减预收账款：借：预收账款—XX客户贷：主营业务收入（或其他业务收入）贷：应交税费—应交增值税（销项税额）3.1.3其他应收款核算业务触发：发生暂付款（如职工借支差旅费）、应收赔款等业务时，相关部门提交《借款单》《赔款申请单》等原始凭证。账务处理：财务部门审核审批手续后记账：职工借支：借：其他应收款—XX个人；贷：银行存款（或库存现金）应收赔款：借：其他应收款—XX单位/个人；贷：营业外收入（或冲减相关成本费用）收回/冲账：收到还款或赔款时，冲减其他应收款：借：银行存款（或库存现金、管理费用等）贷：其他应收款—XX单位/个人3.2应付类往来账核算流程3.2.1应付账款核算业务触发：采购部门收到材料/商品后，提交《入库单》、供应商发票、采购合同至财务部门。账务处理：财务部门审核原始凭证（确认入库数量、单价与合同一致，发票合规），按确认的应付金额记账：借：原材料（或库存商品、管理费用等）借：应交税费—应交增值税（进项税额）（若为一般纳税人，且发票可抵扣）贷：应付账款—XX供应商付款冲账：采购部门提交《付款申请单》（附合同、入库单、发票），经审批后，出纳付款并将银行回单交会计；会计审核后冲减应付账款：借：应付账款—XX供应商贷：银行存款3.2.2预付账款核算业务触发：采购部门按合同约定预付货款时，提交《付款申请单》、采购合同至财务部门。账务处理：财务部门审核审批手续后，按实际付款金额记账：借：预付账款—XX供应商贷：银行存款收到货物/服务冲账：收到材料/商品并确认应付金额后，按3.2.1流程核算应付账款，同时冲减预付账款：借：原材料（或库存商品等）借：应交税费—应交增值税（进项税额）贷：预付账款—XX供应商（冲减已预付金额）贷：应付账款—XX供应商（差额部分，若有）3.2.3其他应付款核算业务触发：发生暂收款（如收取押金）、应付赔款等业务时，相关部门提交《收款单》《赔款确认单》等原始凭证。账务处理：财务部门审核后记账：收取押金：借：银行存款（或库存现金）；贷：其他应付款—XX单位/个人应付赔款：借：营业外支出（或相关成本费用）；贷：其他应付款—XX单位/个人支付/冲账：支付款项时，冲减其他应付款：借：其他应付款—XX单位/个人贷：银行存款（或库存现金）第四章往来账对账与清理4.1对账频率与要求月度对账：财务部门每月结账后，需对“应收账款”“应付账款”的明细余额进行内部核对（账证、账账核对），确保明细与总账余额一致。季度对账：每季度末，财务部门需向重要客户/供应商（如余额占比超5%或余额超10万元）发送《往来账对账函》，要求对方确认余额；对账单需加盖公司财务专用章，对方确认后需返回盖章件存档。年度对账：年末结账前，需对所有往来账明细进行全面对账，包括：与客户/供应商逐一核对全年往来发生额及余额，形成《年度往来对账汇总表》。对个人其他应收款（如职工借支），需由个人签字确认未清余额。4.2对账差异处理差异识别：若对账发现余额不一致，财务部门需联合业务部门排查差异原因，常见原因包括：记账时间差异（如我方已发货未记账，对方已付款未通知）；金额差异（如发票金额与合同不符、代垫费用未确认）；账务处理错误（如明细科目串户、金额录入错误）。差异调整：确认差异原因后，按以下流程处理：若为记账时间差异：需记录“未达账项”，待后续业务完成后补记或冲账；若为金额差异：需补充原始凭证（如补充协议、费用确认单），经审批后调整账务；若为账务处理错误：需编制《账务调整分录》，经财务负责人审批后更正，同时留存调整依据。4.3往来账清理要求4.3.1清理频率定期清理：财务部门每季度对往来账进行梳理，重点清理逾期（如应收账款逾期超90天、预付账款超6个月未收货）或长期挂账（如其他应收款挂账超1年）的账项。专项清理：年末结合年终决算，开展往来账专项清理，对符合核销条件的坏账、无法支付的应付款项进行处理。4.3.2清理流程账项梳理：财务部门编制《往来账清理明细表》，列明账项名称、发生时间、金额、挂账原因、责任人。责任落实：将清理表下发至对应业务部门，由业务部门负责催收（应收类）或跟进付款/收货（应付类），并反馈清理进度。处理方案：对无法清理的账项，按以下原则处理：应收账款：确实无法收回的，按公司审批流程核销坏账（需附法院裁定书、债务人破产证明、催收记录等）；应付账款：确实无法支付的（如供应商注销、失联），按规定转入“营业外收入”（需附工商注销证明、查询记录等）；其他应收款：职工借支超期未还的，从职工工资中抵扣（需经职工本人确认）；关联方挂账的，签订还款协议并跟踪执行。第五章凭证管理与档案留存5.1原始凭证要求往来账核算需附真实、完整的原始凭证，具体包括：

应收账款：销售合同、发货单/出库单、增值税发票、客户签收单、代垫费用凭证（如运费发票）；应付账款：采购合同、入库单、增值税发票、供应商送货单、代垫费用凭证；预收/预付账款：合同、银行回单、收款/付款申请单；其他应收/应付款：借款单、赔款协议、押金收据、银行回单、费用确认单。5.2档案留存纸质档案：往来账相关的原始凭证、对账函、清理表、审批文件等，需按会计档案管理规定装订成册，保存期限为10年（从会计年度终了后的第一天算起）；涉及坏账核销、大额往来的重要文件，保存期限为永久。电子档案：通过ERP系统或财务软件核算的往来账，需备份电子账套、明细台账、对账记录等，电子档案需加密存储，定期备份，确保可追溯。第六章监督与责任6.1内部监督财务部门自查：财务负责人每月对往来账核算的合规性、准确性进行抽查，重点检查原始凭证完整性、账务处理正确性、对账及时性。内部审计：公司审计部门每半年对往来账管理进行审计，检查制度执行情况、账实一致性、坏账核销合规性，出具审计报告并跟踪整改。6.2责任追究若因业务部门提供虚假原始凭证、未及时反馈往来信息导致账务错误或损失，追究业务部门负责人及经办人责任；若因财务部门未按制度核算、对