公司档案检查考核制度

PAGE公司档案检查考核制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本检查考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的检查与考核。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等相关法律法规及行业标准制定。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中统一管理公司各类档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.定期组织档案检查和考核工作，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案资料的真实、完整、准确。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，并接受公司档案管理部门的业务指导。3.积极配合公司档案管理部门的检查和考核工作，按时完成档案整理、归档等任务。（三）员工职责1.员工在工作中形成的各类文件材料，应及时交本部门档案管理人员进行整理归档。2.严格遵守公司档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。3.积极协助档案管理部门开展工作，提供档案利用所需的相关信息。三、档案检查内容（一）档案管理制度执行情况1.各部门是否按照公司档案管理制度开展档案管理工作，有无违反制度的行为。2.档案管理人员是否熟悉档案管理制度，是否严格履行岗位职责。（二）档案收集情况1.各部门档案收集是否齐全、完整，有无遗漏重要文件材料的现象。2.档案形成部门是否及时将应归档的文件材料移交档案管理部门。（三）档案整理情况1.档案分类是否合理，编号是否规范，目录是否清晰。2.档案装订是否整齐，纸张是否符合要求，字迹是否清晰。3.电子档案与纸质档案是否一致，数据录入是否准确。（四）档案保管情况1.档案存放地点是否安全、整洁，是否具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.档案保管期限划分是否准确，有无超期保管或提前销毁档案的情况。3.档案是否定期进行清查核对，账物是否相符。（五）档案利用情况1.档案利用手续是否齐全，是否按照规定进行登记和审批。2.档案查阅、借阅是否及时归还，有无丢失、损坏档案的现象。3.档案利用效果是否良好，是否为公司各项工作提供了有效支持。四、档案检查方式（一）定期检查1.公司档案管理部门每年组织一次全面的档案检查，检查时间为[具体时间]。2.各部门应在检查前进行自查，并将自查情况形成书面报告提交给档案管理部门。（二）不定期抽查1.档案管理部门根据工作需要，不定期对各部门档案管理情况进行抽查。2.抽查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理情况、档案保管情况等。五、档案考核标准（一）档案管理制度执行情况考核标准1.严格执行公司档案管理制度，无违规行为，得10分。2.基本执行档案管理制度，存在个别轻微违规行为，得8分。3.部分违反档案管理制度，对档案管理工作造成一定影响，得6分。4.多次违反档案管理制度，严重影响档案管理工作，得4分。5.拒不执行档案管理制度，造成重大损失或恶劣影响，得0分。（二）档案收集情况考核标准1.档案收集齐全、完整，无遗漏重要文件材料，得10分。2.档案收集基本齐全，有少量文件材料未及时收集，得8分。3.档案收集存在较多遗漏，对档案完整性有较大影响，得6分。4.档案收集严重不完整，影响档案正常利用，得4分。5.因档案收集不齐全导致重要文件材料丢失，得0分。（三）档案整理情况考核标准1.档案分类准确、编号规范、目录清晰，装订整齐，纸张和字迹符合要求，电子档案与纸质档案一致，得10分。2.档案整理基本符合要求，存在个别小问题，得8分。3.档案整理存在较多不规范之处，影响档案查阅，得6分。4.档案整理混乱，无法正常查阅，得4分。5.因档案整理不规范导致档案损坏或丢失，得0分。（四）档案保管情况考核标准1.档案存放地点安全、整洁，具备完善的保管条件，档案保管期限划分准确，定期清查核对，账物相符，得10分。2.档案保管条件基本满足要求，无明显安全隐患，档案保管期限划分基本准确，得8分。3.档案保管存在一定问题，如保管条件较差、未定期清查核对等，得6分。4.档案保管出现严重问题，如档案损坏、丢失等，得4分。5.因档案保管不善导致档案重大损失，得0分。（五）档案利用情况考核标准1.档案利用手续齐全，查阅、借阅及时归还，利用效果良好，为公司工作提供了有力支持，得10分。2.档案利用手续基本齐全，利用情况正常，得8分。3.档案利用手续存在部分不规范情况，利用效果一般，得6分。4.档案利用手续混乱，利用效果较差，得4分。5.因档案利用不当导致公司利益受损，得0分。六、档案考核程序（一）考核准备1.档案管理部门制定档案考核方案，明确考核内容、标准、方式和时间安排。2.成立考核小组，成员包括档案管理部门负责人及相关工作人员。（二）考核实施1.考核小组按照考核方案对各部门档案管理情况进行检查和评估。2.考核过程中，考核小组应认真查阅档案资料，听取各部门档案管理人员的汇报，并做好记录。（三）考核评分1.考核小组根据考核标准对各部门档案管理情况进行评分，填写档案考核评分表。2.评分结果分为优秀（90分及以上）、良好（8089分）、合格（6079分）、不合格（60分以下）四个等级。（四）考核反馈1.考核结束后，档案管理部门及时向各部门反馈考核结果，指出存在的问题，并提出整改意见。2.各部门对考核结果如有异议，可在接到反馈通知后的[具体期限]内，向档案管理部门提出申诉。档案管理部门应组织复查，并将复查结果及时反馈给申诉部门。七、档案考核结果应用（一）与绩效挂钩1.公司将档案考核结果纳入各部门年度绩效考核体系，作为部门绩效评定的重要依据之一。2.档案考核得分在90分及以上的部门，绩效考核中档案管理部分给予满分；得分在8089分的部门，给予相应加分；得分在6079分的部门，给予一定扣分；得分在60分以下的部门，绩效考核中档案管理部分给予最低分，并责令限期整改。（二）表彰奖励1.对档案考核结果优秀的部门和个人，公司给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金等。2.在公司内部宣传优秀部门和个人的档案管理经验和做法，树立榜样。（三）整改督促1.对档案考核结果不合格的部门，档案管理部门下达整改通知书，明确整改要求和期限。2.整改期限结束后，档案管理部门对整改情况进行复查，如仍未达到要求，将采取进一步措施，如限制部门档案查阅权限等。八、档案整改措施（一）制定整改计划1.各部门针对档案考核中存在的问题，制定详细的整改计划，明确整改责任人、整改措施和整改时间。2.整改计划应报档案管理部门备案。（二）落实整改措施1.各部门按照整改计划认真组织实施整改措施，确保档案管理工作达到要求。2.整改过程中，档案管理部门应加强指导和监督