2026年高合金属材料公司印章使用与保管管理制度

2026年高合金属材料公司印章使用与保管管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司印章的刻制、保管、使用、交接、销毁等全流程管理，防范印章使用风险，保障公司合法权益，杜绝因印章管理不当引发的法律纠纷、经济损失，依据《中华人民共和国民法典》《印章治安管理办法》等相关法律法规，结合公司金属材料生产、研发、销售等业务实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部及各生产、研发分支机构所有印章的管理工作，包括公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、部门专用章等各类印章的刻制审批、保管维护、使用审批、停用销毁等环节；公司所有部门及全体员工在使用、保管印章过程中均需严格遵守本制度规定。第三条管理原则权责分离原则：印章保管人与印章使用审批人相分离，印章使用的申请、审批、用印操作相分离，杜绝单人全程操控印章使用流程。全程留痕原则：印章刻制、保管、使用、交接、销毁均建立书面台账，每一次用印操作均记录用印事由、用印文件、审批人、用印人、用印时间，确保可追溯。安全保密原则：印章存放于专用保险柜或保密柜，保管人需妥善保管印章及保险柜密码/钥匙，严禁泄露印章保管信息，严禁私自携带印章外出。审批合规原则：所有印章使用均需履行审批程序，无审批手续的一律不得用印，审批权限严格按层级划分，严禁越权审批用印。最小授权原则：根据业务需要刻制专用印章，部门专用章仅限本部门业务范围内使用，严禁超范围用印；合同专用章仅限签订各类经营合同使用，不得用于其他用途。风险可控原则：建立印章使用风险评估机制，对重大合同、对外担保、投融资等重要文件用印前，需经法务部门风险审核，确保用印行为合法合规。第四条管理职责行政部门是公司印章管理的归口部门，负责印章刻制审批、印章台账建立、印章保管监督、用印流程规范、印章停用销毁审核；财务部门负责财务专用章、发票专用章、法定代表人章（财务用）的保管及使用审批；各部门负责人是本部门专用章的管理责任人，指定专人保管部门专用章，监督本部门印章使用合规性；印章保管人负责印章的日常保管、用印登记、印章安全检查，发现异常情况立即上报；法务部门负责用印文件的法律风险审核，出具审核意见；公司总经理负责公司公章、合同专用章使用的最终审批，分管副总负责对应业务范围内的印章使用审批；全体员工需遵守印章使用规定，不得伪造、盗用、私自使用印章，发现违规用印行为立即举报。第二章印章分类与刻制管理第五条印章分类标准公司印章按使用范围及效力分为五类：（一）核心印章：包括公司公章、法定代表人章，适用于公司对外发布公告、签订重大合同、出具法律文书、办理工商税务等重大事项；（二）经营类印章：包括合同专用章，适用于签订生产销售合同、采购协议、技术合作协议等各类经营合同；（三）财务类印章：包括财务专用章、发票专用章、网银U盾印章，适用于财务结算、发票开具、银行转账等财务业务；（四）部门专用章：包括生产部、研发部、销售部等部门专用章，适用于本部门内部管理、业务沟通等非对外法律文件；（五）临时印章：因专项业务需要刻制的临时用章，如项目专用章，业务完成后立即停用并销毁。第六条印章刻制流程（一）需要刻制印章的部门填写《印章刻制申请表》，注明刻制印章名称、用途、使用范围、保管人，经部门负责人签字后报行政部门审核。（二）行政部门审核申请表合规性后，核心印章、经营类印章需报总经理审批，财务类印章需报财务总监审批，部门专用章需报分管副总审批，临时印章需报对应业务负责人审批。（三）审批通过后，由行政部门统一到公安机关指定的印章刻制单位刻制，严禁任何部门或个人私自刻制印章；刻制完成后，行政部门需留存印章印模，录入《印章管理台账》，注明印章名称、刻制时间、印章编号、保管人、存放位置等信息。（四）印章领取时，保管人需在《印章管理台账》中签字确认，行政部门对领取过程进行登记，确保印章交接可追溯。第七条印章备案管理（一）核心印章刻制完成后，行政部门需到属地公安机关完成备案，留存备案证明文件，备案信息变更时需及时更新备案手续。（二）所有印章均需在行政部门留存印模，印模一式两份，一份由行政部门存档，一份由财务部门备查；印模需清晰完整，标注印章名称及刻制时间。（三）行政部门建立《印章备案登记表》，记录印章备案时间、备案机关、备案证明编号、经办人等信息，确保印章刻制合法合规。第三章印章保管与维护第八条印章存放要求（一）核心印章（公司公章、法定代表人章）由行政部门指定专人保管，存放于行政部门专用保险柜，保险柜需设置双重密码，由两名保管人分别掌握部分密码，开启保险柜需两人同时在场。（二）财务类印章（财务专用章、发票专用章）由财务部门指定专人保管，存放于财务室专用保险柜，法定代表人章（财务用）与财务专用章由不同人员保管，实现相互监督。（三）经营类印章（合同专用章）由行政部门指定专人保管，存放于行政部门保密柜；部门专用章由各部门指定专人保管，存放于部门专用保密柜，严禁随意放置在办公桌面。（四）印章存放环境需满足防火、防潮、防盗要求，保管人每日下班前检查印章存放状态，确认保险柜/保密柜已锁闭，每周对印章存放设施进行一次安全检查，记录检查结果。第九条印章保管人要求（一）印章保管人需为公司正式员工，无违法违纪记录，经所在部门推荐、行政部门审核、公司管理层批准后方可担任；保管人需签订《印章保管责任书》，明确保管责任及违规后果。（二）保管人离岗（包括请假、出差、调岗、离职）前，需提前3个工作日向行政部门报备，办理印章交接手续，填写《印章交接清单》，由交接人、接交人、监交人签字确认，交接完成后方可离岗。（三）保管人严禁私自将印章交予他人保管，严禁将保险柜密码/钥匙告知他人，如需临时委托他人代管，需经部门负责人及行政部门批准，且代管时间不得超过24小时，代管期间需做好用印登记。第十条印章维护管理（一）印章出现磨损、变形、字迹模糊等情况时，保管人需立即填写《印章更换申请表》，经行政部门审核、总经理审批后，按原刻制流程更换印章，旧印章需交回行政部门封存。（二）行政部门每季度对所有印章进行一次核查，核对印章数量、存放位置、保管人是否与台账一致，核查结果记录在《印章核查记录表》中，发现问题及时整改。（三）严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信上加盖印章，保管人需对用印文件内容进行核对，确认文件内容完整、审批手续齐全后方可用印。第四章印章使用管理第十一条印章使用审批权限（一）公司公章使用：日常业务文件（如普通证明、内部通知）由分管副总审批，重大文件（如对外担保、投融资协议、重大合同）由总经理审批，涉及法律纠纷的文件需经法务部门审核后报总经理审批。（二）合同专用章使用：金额在50万元以下的经营合同由分管业务副总审批，金额在50万元及以上的合同需经法务部门审核后报总经理审批；技术合作协议、设备采购合同等非销售类合同，按对应业务分管副总审批后用印。（三）财务类印章使用：日常财务结算、发票开具由财务总监审批，大额资金转账（单笔50万元及以上）需经总经理审批，银行账户开立/注销、税务申报等业务由财务总监审批。（四）部门专用章使用：仅限本部门内部文件、业务沟通函件使用，由部门负责人审批，不得用于对外签订合同、出具法律文件等事项。（五）临时印章使用：仅限指定专项业务使用，由专项业务负责人审批，使用完毕后立即交回行政部门。第十二条印章使用流程（一）用印申请人填写《印章使用申请表》，注明用印事由、用印文件名称及份数、申请用印类型、申请日期，附上用印文件原件及相关审批材料（如合同评审表、法务审核意见）。（二）《印章使用申请表》按审批权限逐级审批，部门负责人审核用印事由真实性，分管副总/财务总监审核业务合规性，总经理审批最终用印权限，法务部门对重要文件出具法律审核意见。（三）审批完成后，用印申请人持《印章使用申请表》及用印文件到印章保管人处办理用印，保管人核对申请表审批手续、用印文件内容与申请表是否一致，确认无误后进行用印操作。（四）用印完成后，保管人在《印章使用台账》中记录用印时间、用印文件、审批人、用印人、印章类型、用印份数，用印申请人需在台账中签字确认；保管人需留存用印文件复印件一份，与《印章使用申请表》一并归档保存，保存期限不少于5年。第十三条特殊场景用印管理（一）印章外出使用：因业务需要携带印章外出（如异地签订合同），需填写《印章外出使用申请表》，经总经理审批后，由两名工作人员共同携带印章外出，外出期间由指定人员保管印章，用印时需现场核对文件并做好登记，返回后立即将印章归位，在台账中注明外出使用情况。（二）紧急用印：遇紧急情况（如抢险救灾、重大合同紧急签订）无法履行常规审批流程的，可先向总经理口头申请，经同意后临时用印，事后24小时内补全审批手续，保管人需在台账中注明“紧急用印”及口头审批情况。（三）多页文件用印：对多页合同、协议等文件用印时，需在每一页骑缝处加盖印章，确保文件完整性，防止文件被篡改；用印位置需在文件指定位置，不得遮盖文件关键内容。第五章印章交接与停用销毁第十四条印章交接管理（一）印章保管人岗位变动（调岗、离职、休假超过7天）时，需办理印章交接手续，填写《印章交接清单》，注明印章名称、交接时间、交接原因、印章状态，由交接人、接交人、监交人（行政部门人员）签字确认。（二）交接过程中需核对印章印模与台账是否一致，检查印章是否完好无损，交接完成后，行政部门更新《印章管理台账》中的保管人信息，接交人需重新签订《印章保管责任书》。（三）临时交接（如保管人请假3-7天）的，需填写《印章临时交接表》，明确交接期限，假期结束后立即办理交接归还手续，行政部门对临时交接过程进行监督。第十五条印章停用管理（一）出现下列情况时，印章需立即停用：公司名称变更、印章磨损无法正常使用、部门撤销或合并、临时印章业务完成、法律法规要求停用印章的其他情况。（二）印章停用由使用部门或行政部门提出申请，填写《印章停用申请表》，经总经理审批后，保管人立即停止使用印章，将印章交回行政部门封存，行政部门更新《印章管理台账》，注明停用时间及原因。（三）停用印章封存于行政部门专用保险柜，封存期限不少于2年，封存期间需定期检查印章状态，防止损坏、丢失。第十六条印章销毁管理（一）停用印章封存期满且无留存必要的，由行政部门填写《印章销毁申请表》，注明销毁印章名称、数量、停用原因、销毁方式，附《印章停用申请表》及台账记录，报总经理审批。（二）审批通过后，行政部门组织2名及以上工作人员负责销毁工作，销毁方式采用物理销毁（如破碎、熔毁），严禁随意丢弃；销毁前需核对印章清单，确保无错销、漏销，销毁过程全程录像留存。（三）销毁完成后，参与销毁人员在《印章销毁申请表》中签字确认，注明销毁时间、地点、方式，《印章销毁申请表》及销毁录像由行政部门归档永久保存。第六章监督与责任追究第十七条监督检查机制（一）行政部门每月对印章使用台账进行核查，核对用印审批手续、用印文件复印件、台账记录是否一致，每季度开展一次印章保管及使用专项检查，形成《印章管理检查报告》报公司管理层。（二）审计部门每年对印章管理情况进行专项审计，重点核查违规用印、无审批用印、印章交接不规范等问题，提出整改意见并跟踪整改落实情况。（三）建立印章管理举报机制，员工发现违规用印、盗用印章、私自刻制印章等行为，可向行政部门或总经理举报，公司对举报人员予以保密，经查实后给予奖励。第十八条责任追究（一）印章保管人因失职导致印章丢失、被盗用、损坏的，给予警告、记过处分，扣减当月绩效工资；造成公司经济损失的，按实际损失承担赔偿责任；私自使用、出借印章的，解除劳动合同，情节严重的移交司法机关处理。（二）用印申请人提供虚假材料、隐瞒用印真实事由的，给予记过、降薪处分；因违规用印导致公司发生法律纠纷、经济损失的，承担赔偿责任，构成犯罪的移交司法机关。（三）审批人越权审批、无理由审批违规用印的，给予记过、降职处分；因审批不当导致公司损失的，承担相应管理责任，扣减年度绩效奖金。（四）私自刻制、伪造公司印章的，立即解除劳动合同，追究全部经济损失赔偿责任，情节严重的移交公安机关处理；发现违规用印行为未举报的，给予警告处分，造成损失的连带追责。（五）对严格遵守印章管理制度、及时发现并制止违规用印行为的人员，公司给予表彰及物质奖励，纳入年度评优考核。第七章附则第十九条术语定义印