公司非招标采购监督制度

PAGE公司非招标采购监督制度一、总则（一）目的为加强公司非招标采购活动的监督管理，规范采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，保证采购质量，维护公司利益，特制定本监督制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有非招标采购活动，包括但不限于货物采购、服务采购及工程项目中不适用招标方式的采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：非招标采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：监督机构及人员应秉持公正立场，对采购活动各环节进行客观监督，保障各方合法权益。3.公开性原则：采购信息应在规定范围内适度公开，接受公司内部监督及相关方的监督，确保采购过程透明。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。二、监督机构及职责（一）监督机构设置公司设立非招标采购监督小组（以下简称“监督小组”），负责对非招标采购活动进行全程监督。监督小组由公司内部审计部门、法务部门及相关业务部门的代表组成。（二）监督小组职责1.审计部门职责负责审查非招标采购项目的预算执行情况，监督采购资金的使用合规性。对采购活动的流程执行情况进行审计，检查是否存在违规操作及潜在风险。参与采购项目的开标、评标等关键环节，对过程的公正性进行监督。对采购合同的签订、履行情况进行跟踪审计，确保合同执行符合约定。2.法务部门职责审查非招标采购活动相关文件、合同等的合法性，确保采购行为符合法律法规要求。对采购过程中涉及的法律风险进行评估，并提供法律意见和建议。处理采购活动中可能出现的法律纠纷，维护公司合法权益。3.相关业务部门职责根据业务需求，对采购项目的技术规格、质量标准等提出专业意见，参与采购需求的制定。配合监督小组对采购活动进行监督，提供必要的业务信息和协助。对采购项目的实施效果进行评价，反馈相关问题和建议。三、采购流程监督（一）采购需求提出1.各业务部门根据实际工作需要，填写采购需求申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、预计交付时间等内容。2.采购需求申请表需经部门负责人审核签字，确保需求的合理性和必要性。对于重大采购项目，还需提交公司管理层审批后，方可进入采购流程。（二）供应商选择1.采购部门负责收集、整理供应商信息，建立供应商库。供应商库应涵盖各类采购项目的潜在供应商，并定期进行更新和维护。2.根据采购需求，采购部门从供应商库中筛选出符合要求的供应商名单，一般不少于三家。对于单一来源采购项目，应提供充分的理由和相关证明材料。3.采购部门组织对供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况、财务状况等。必要时，可实地考察供应商的生产经营场所、生产能力等。4.对于重要采购项目，监督小组可参与供应商资格审查过程，对审查结果进行监督和审核。（三）采购谈判1.采购部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。谈判过程应做好记录，包括谈判时间、地点、参与人员及谈判内容等。2.谈判过程中，采购人员应严格遵守公司的采购政策和流程，不得擅自与供应商达成超出授权范围的协议。如有特殊情况，需及时向公司管理层汇报并获得批准。3.监督小组可根据需要参与采购谈判，对谈判过程进行监督，确保谈判的公正性和合法性。（四）采购合同签订1.采购谈判达成一致后，采购部门应及时起草采购合同，合同内容应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务，包括采购标的、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同初稿需提交法务部门进行合法性审查，法务部门应重点审查合同条款是否符合法律法规规定，是否存在法律风险。审查通过后，合同方可提交公司管理层审批。3.经公司管理层审批通过的采购合同，由采购部门与供应商签订。签订后的采购合同应及时归档保存，并分发给相关部门，作为采购活动执行和监督的依据。（五）采购项目实施1.采购部门负责跟踪采购项目的实施进度，督促供应商按照合同约定履行义务。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求供应商整改或承担违约责任。2.供应商交货前，采购部门应通知相关业务部门准备验收工作。验收工作应由业务部门牵头，会同质量检验部门等相关人员共同进行。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准等是否符合合同约定。3.验收过程中，如发现货物存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，采购部门应及时与供应商沟通协商解决。如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。4.监督小组应对采购项目的实施过程进行不定期监督检查，重点检查采购流程的执行情况、合同履行情况等，确保采购项目顺利进行。（六）采购付款1.采购项目验收合格后，采购部门应按照合同约定，及时办理付款手续。付款申请需附采购合同、验收报告、发票等相关证明材料，并经采购部门负责人、财务部门审核签字后，提交公司管理层审批。2.财务部门应严格按照公司财务制度和合同约定进行付款审核，确保付款金额准确无误，付款方式符合规定。对于不符合付款条件的申请，财务部门应及时提出意见并拒绝付款。3.监督小组应对采购付款环节进行监督，审查付款流程是否合规，付款依据是否充分，防止出现违规付款行为。四、信息公开与档案管理（一）信息公开1.公司应建立非招标采购信息公开制度，定期在公司内部网站或其他指定平台公开采购项目的相关信息，包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商选择情况、采购合同主要条款等。2.对于涉及公司商业秘密或其他不宜公开的信息，应按照公司保密制度进行管理，严格限制知悉范围。3.信息公开应确保内容真实、准确、完整，接受公司内部员工及相关方的监督。如有疑问或异议，可向监督小组或相关部门提出。（二）档案管理1.采购部门应负责建立健全非招标采购档案管理制度，对采购活动过程中形成的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购需求申请表、供应商信息资料、采购谈判记录、采购合同、验收报告、付款凭证等相关文件。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照公司档案管理规定执行。一般采购项目档案保存期限不少于[X]年，重大采购项目档案保存期限不少于[X]年。3.监督小组有权查阅采购档案，对档案管理情况进行监督检查。如发现档案管理存在问题，应及时要求采购部门进行整改完善。五、违规处理与责任追究（一）违规行为界定在非招标采购活动中存在以下行为之一的，视为违规行为：1.采购过程中违反法律法规及公司采购制度，擅自改变采购方式、采购程序或采购标准的。2.与供应商串通，谋取不正当利益，损害公司利益的。3.在供应商选择、采购谈判、合同签订等环节中，存在弄虚作假、隐瞒事实、泄露公司机密等行为的。4.未按照合同约定履行义务，导致采购项目出现质量问题、延误交付等情况，给公司造成损失的。5.在采购付款环节，存在违规操作、挪用资金等行为的。6.其他违反公司非招标采购监督制度及相关规定的行为。（二）违规处理措施1.对于发现的违规行为，监督小组应及时进行调查核实，并根据违规情节轻重，采取相应的处理措施。2.对于情节较轻的违规行为，监督小组可要求相关责任人作出书面检讨，责令其立即整改，并对其进行批评教育。3.对于情节较重的违规行为，监督小组应建议公司给予相关责任人警告、记过、降职、撤职等行政处分，并可根据公司规定扣发其绩效奖金或其他薪酬待遇。4.对于因违规行为给公司造成经济损失的，公司有权要求相关责任人承担赔偿责任。如涉及违法犯罪行为，将依法移送司法机关处理。（三）责任追究机制1.建立非招标采购责任追究机制，明确采购活动各环节相关人员的责任。采购需求提出部门、采购部门、监督小组及其他相关部门和人员应各司其职，对其在采购活动中存在的违规行为承担相应责任。2.责任追究应遵循实事求是、客观公正的原则，根据违规行为的性质、情节及造成