《智慧档案管理规范 第1部分：纸质档案智慧化加工》征求意见稿

ICS01.140.20

CCSA14

T/CASMES

团体标准

T/CASMESXXX—2022

智慧档案管理规范

纸质档案智慧化加工

Smartarchivesmanagementspecification

Intelligentprocessingofpaperfiles

（征求意见稿）

2022-XX-XX发布2022-XX-XX实施

中国中小企业协会发布

T/CASMESXXX—2022

智慧档案管理规范纸质档案智慧化加工

1范围

本文件规定了纸质档案智慧化加工的术语和定义、缩略语、加工流程、档案出库、智慧化前处理、

目录建库、元数据采集、档案扫描、图像处理、数据质检、数据挂接、智慧化成果验收与移交、数据储

存、纸质档案归还入库。

本文件适用于采用扫描设备对纸质档案进行智慧化加工的过程管理。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

DA/T18档案著录规则

DA/T25档案修裱技术规范

DA/T31-2017纸质档案数字化规范

DA/T38档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R技术要求和应用规范

DA/T47版式电子文件长期保存格式需求

DA/T48基于XML的电子文件封装规范

3术语和定义

本文件没有需要界定的术语和定义。

4缩略语

下列缩略语适用于本文件。

COM：计算机输出缩微拍摄（ComputerOutputMicrofilming）

OCR：光学字符识别（OpticalCharacterRecognition）

RFID：射频识别技术（RadioFrequencyIDentification）

5加工流程

纸质档案数字化加工的基本环节主要包括确定扫描页、目录建库、档案扫描、图像处理、数据质检、

数据挂接和数据验收等，具体流程见附录A。

6档案出库

1

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档案保管部门应按照纸质档案智慧化工作方案确定的智慧化对象开展档案调取、清点、登记等前

期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为智慧化对象办

理出库相关手续，并与智慧化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。

纸质档案智慧化过程中，应设置距离智慧化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，并对

纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。

7智慧化前处理

确定扫描页

7.1.1确定为智慧化对象的纸质档案原则上应全部扫描。

7.1.2如有特殊情况，如破损严重、重份文件等确实不能扫描或不需要扫描的页面应加以标注。

编页

7.2.1编页范围

7.2.1.1应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。

7.2.1.2应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

7.2.2编页工具

书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响，宜使用2B铅笔。

7.2.3编页位置

7.2.3.1重新编制页号时，应在档案页面底端中部书与页号。

7.2.3.2页面底端中部已有页号时，应将原页号用2B铅笔划去以示区分。

7.2.3.3编页不应压盖档案内容。

目录数据准备

7.3.1按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。

7.3.2对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。

拆除装订

7.4.1应对装订物、加固件影响智慧化加工的档案进行拆除，拆除装订时应以对纸档案的保护为原则。

7.4.2拆除装订物时，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不正确的档案进行重排。

7.4.3特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便

于恢复。

7.4.4对确实不宜拆除装订的档案可采用其它技术手段处理。

数据校对

应逐一对档案目录数据与档案实体信息进行校对，对错误、漏项的内容进行修订补录。

技术修复

7.6.1破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复。档案修复

应符合DA/T25的要求。

2

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7.6.2折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。

8目录建库

应制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。

目录数据库数据规则的制定应符合DA/T18对档案著录的要求，在纸质档案目录准备与目录数据

库建立工作中均应严格遵守。

数据库选择应考虑可转换为通用数据格式，以便于数据交换。

数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系，有利于纸质档案智慧化成果的管理和利用。

将纸质档案智慧化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、补充的结果录入数据库，形成准确、

完整的目录数据。

可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的

完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改。

9元数据采集

9.1.1应设计合理的元数据提取方案，获取和补充智慧化加工过程中生成的元数据，确保智慧化成果

的真实、完整、安全、可用。

9.1.2智慧化加工软件应以件为单位自动捕获元数据，若软件无法自动捕获应可以采取手工著录的方

式给元数据赋值。

9.1.3宜将电子印章、档案交接单位组织机构代码证、交接人员身份证和北斗卫星提供的时间、地点

信息同步记录在元数据描述文件中，建立可信智慧化加工流程证据链。

9.1.4元数据项及著录要求参见表1。

表1元数据项

序号元数据名称类型著录要求

著录纸质档案智慧化每份文件的起止时间，以北斗卫星提供时间为准

1智慧化时间日期型

格式为：YYYY-MM-DDhh:mm:ss/YYYY-MM-DDhh:mm:ss

2智慧化地点字符型著录纸质档案智慧化地点

3电子印章字符型著录纸质档案智慧化单位的电子印章

4档案交接单位组织机构代码证字符型著录纸质档案交接单位组织机构代码证

5交接人员身份证字符型著录纸质档案交接人员的身份证号码

6智慧化对象描述字符型记录需要特别说明的案卷物理特征等信息

7智慧化授权信息字符型著录纸质档案智慧化审批信息

8色彩空间字符型著录扫描图像所应用的色彩空间

9扫描分辨率字符型著录扫描分辨率

10扫描色彩模式字符型著录扫描色彩模式

11压缩方案字符型著录扫描图像的压缩算法

12压缩率字符型著录扫描图像的压缩比率

13储存格式字符型著录扫描图像的存储格式

14扫描设备类型字符型著录纸质档案智慧化所用扫描设备的类型

15扫描设备制造商字符型著录纸质档案智慧化所用扫描设备的制造商

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表1元数据项（续）

序号元数据名称类型著录要求

16扫描设备型号字符型著录纸质档案智慧化所用扫描设备的型号

17智慧化软件名称字符型著录纸质档案智慧化所用软件的名称

18智慧化软件版本字符型著录纸质档案智慧化所用软件的版本

19智慧化软件生产商字符型著录纸质档案智慧化所用软件的生产商

20阅读所需硬件条件字符型著录纸质档案智慧化成果阅读所需的软硬件条件

21智慧化成果移交接收信息字符型著录纸质档案智慧化成果的移交接收信息

10档案扫描

基本要求

10.1.1档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、智慧化目的、智慧化规模、计算机网络和存储条件等

选择相应的扫描设备，进行相关参数的设置和调整，如亮度、对比度、饱和度、色彩平衡等。

10.1.2参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。

扫描设备

10.2.1扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行

智慧化。

10.2.2应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。

扫描方式

10.3.1应根据档案幅面的大小和纸张状况选择相应的扫描方式。超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可

采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分幅扫

描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且采用标板等方式明确说明分幅方法；若后期采用软件自动

拼接的方式，重叠尺寸应不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。

10.3.2纸张状况良好的档案宜采用连续扫描方式；纸张状况较差的档案，应采用平板扫描方式。

注：较差的纸张状况如过薄、过厚或过软等。

10.3.3对于极其珍贵且尺寸不规则的档案，可采用标板、标尺等方式标识原件大小等信息。

10.3.4扫描时应摆正档案原件，最大限度减少图像纠偏造成的质量下降。

扫描色彩模式

10.4.1为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，宜全部采用彩色模式进行扫描。

10.4.2页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，应采用彩色模式进行扫描。

10.4.3页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，也可采用黑白二值模式进行扫描。

10.4.4页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，也可采用灰度模式扫描。

10.4.5同一文件对应的档案页面，宜采用同一种色彩模式。

扫描分辨率

10.5.1扫描分辨率的选择，应保证扫描后图像清晰、完整，并综合考虑数字图像后期利用方式等因素。

10.5.2扫描分辨率应不小于200dpi；文字偏小、密集、清晰度较差或需进行OCR识别时，扫描分辨

率应不小于300dpi；1寸黑白照片扫描分辨率应采用600dpi。

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10.5.3如有COM、仿真复制、复印出版等其他用途时，可根据需要调整扫描分辨率。需要进行COM输

出的档案，扫描分辨率建议不小于300dpi；需要进行高精度仿真复制的档案，扫描分辨率建议不小于

600dpi；需要进行印刷出版的档案，可结合档案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等选择合适的分

辨率。

图像储存

10.6.1储存格式

10.6.1.1用于长期保存的纸质档案智慧化副本格式应符合DA/T47的规定。

10.6.1.2纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，图像压缩率的选择

可根据实际应用的需求而定。

10.6.1.3纸质档案数字图像利用时，也可从网络浏览速度、易操作性、存储空间占用等方面进行综合

考虑，将图像转換为OFD、PDF等其他格式。

10.6.1.4同一批档案应采用相同的存储格式。

10.6.2图像命名

10.6.2.1应以档号为基础对数字图像命名。图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性。

10.6.2.2可将数字图像存储为单页文件，并按档号与图像流水号的组合对图像命名。

10.6.2.3数字图像确需存储为多页文件时，可采用该档的档号对图像命名。

10.6.2.4应科学建立纸质档案数字图像的存储路径，确保数据挂接的准确性。

11图像处理

图像拼接

对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证纸质档案数字

图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

旋转及纠偏

对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上

基本不感觉偏斜为准。

裁边

如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2mm处裁剪图像。

去污

如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂

质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装

订孔等痕迹。

字迹处理

如档案原件发生字迹洇渗而影响档案信息，宜采用字迹锐化等图像处理功能清晰字迹笔画。处理后

影响如档案原貌，应同时保存扫描原件和修改件。

色彩处理

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如档案原件色彩明暗深浅不一而影响档案信息，宜采用色彩、明暗平衡等图像处理功能调整档案色

彩。处理后影响如档案原貌，应同时保存扫描原件和修改件。

OCR识别

有特殊需要时，可通过相关技术对图像文件进行OCR识别。识别时，宜通过人工干预的方式，对档

案资料中的信息进行分析，提高文字识别的正确率。

12数据质检

目录数据质量检查

应对目录数据库著录项目的完整性、著录内容的规范性进行检查，对质量不合格的目录数据进行修

改或重新著录。

图像质量检查

12.2.1数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。

12.2.2对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正。

12.2.3数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

12.2.4对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，

应重新进行图像处理。

13数据挂接

分件打包

以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份纸质

档案智慧化副本。

数据关联

13.2.1将图像文件和纸质档案智慧化副本存储到相应文件夹时，应认真核查每一份图像文件和纸质档

案智慧化副本：

a)名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否一致，

b)图像文件和纸质档案智慧化副本的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，

c)图像文件和纸质档案智慧化副本的数量与目录数据库中目录的数量总数是否一致等。

13.2.2通过纸质档案智慧化副本与档案目录数据库的对应关系，建立起一一对应的关联关系，为实现

档案目录数据库与纸质档案智慧化副本的批量挂接提供条件。

汇总挂接

13.3.1档案智慧化转换过程中形成的目录数据库、图像文件和纸质档案智慧化副本，通过质检环节确

认为“合格”后，应及时加载到服务器端汇总。

13.3.2通过相应软件，根据档案目录与档案智慧化副本的对应关系，实现档案智慧化副本的批量、快

速挂接。

14智慧化成果验收与移交

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验收方式

14.1.1智慧化成果验收可分阶段进行，验收方式包括自动检测和人工检测两种。

14.1.2能够通过计算机进行检测的内容应设计专门验收软件进行自动检测，不能通过计算机进行检测

的内容应进行人工检测。

验收内容

14.2.1纸质档案智慧化成果包括数字图像、档案目录数据、元数据、智慧化工作中产生的工作文件、

存储载体等。

14.2.2应对目录数据进行验收，主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度以及必填项是否

填写等。

14.2.3应对元数据进行验收，主要包括元数据元素的完整性和赋值范围规范性等。

14.2.4应对数字图像进行验收，主要包括智慧化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完性、排列

顺序的准确性、图像质量等。

14.2.5应对数据挂接进行验收，主要包括目录数据和与其对应的数字图像的挂接的准确性等。

14.2.6应对工作文件进行验收，主要包括工作文件的完整性、规范性等。

14.2.7应对存储载体进行验收，主要包括载体的可用性、有无病毒等。

14.2.8自动检测的内容应包括：

a)目录数据的档号与图像文件是否一致；

b)目录数据的档号与智慧化副本是否一一对应；

c)图像文件和智慧化副本是否可用；

d)图像文件数量与档案数量是否一致；

e)智慧化副本数量与档案数量是否一致；

f)智慧化副本的页数与档案页数是否一致；

g)图像文件数量与目录数据中的数量是否一致；

h)智慧化副本的页数与目录数据中的页数是否一致；

i)目录与智慧化副本的挂接是否准确；

j)数据中是否包含病毒等。

14.2.9可人工检测的内容包括：

a)目录数据的著录项目是否齐全；

b)目录数据的内容是否规范和准确；

c)图像处理的质量是否符合要求；

d)是否存在重扫、漏扫现象；

e)图像顺序是否与档案原件一致；

f)图像文件是否与档案目录一致等。

验收标准

14.3.1能够采用计算机自动检测的应采用计算机自动检验的方式进100%检验，检验合格率应为100%。

14.3.2无法采用计算机自动检测的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验，

抽检比率不得低于10%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内

容的抽检合格率应不低于99%。

验收结论

14.4.1每批纸质档案智慧化成果质量检验达到14.2和14.3的要求，予以验收“通过”。验收未通过

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应视情况进行返工或修改后，重新进行验收。

14.4.2验收完成后应经验收组成员签字。验收“通过”的结论，应经相关领导审核、签字后方有效。

移交

14.5.1验收合格的数据应按照纸质档案智慧化工作方案及时移交，并履行交接手续。移交单示例参见

DA/T31-2017表B.8。

14.5.2应使用光盘、移动硬盘等专用存储介质进行数据移交，存储介质不得挪作他用。

15数据储存

数据封装

对智慧化加工过程中形成的纸质档案智慧化复本、目录数据、元数据等智慧化成果进行封装处理的，

封装时应符合DA/T48的要求。

数据存放

应采用光盘刻录的方式对智慧化档案进行储存，光盘刻录应符合DA/T38的规定。

数据备份

15.3.1备份内容

应定期对智慧化形成的纸质档案智慧化副本、目录数据、元数据和智慧化工作过程中生成的电子文

档进行备份。

15.3.2备份方式

应采取全量与增量备份相结合，在线、近线、离线备份相结合，本地与异地备份相结合的方式，实

现多套备份。

15.3.3备份载体

备份载体可包括光盘、磁带、硬盘等。

16纸质档案归还入库

档案装订

应对拆除装订的档案重新进行装订，装订时应注意保护档案实体，尽量恢复档案原貌。

清点统计

16.2.1对归还入库的纸质档案应根据出库时的统计情况进行详细准确的清点统计，认真做好统计情况

记录。

入库交接

档案保管部门与智慧化工作小组之间内部交接。交接双方应对入库档案进行清点统计后，现场办理

交接手续，交接手续中应注明入库档案的内容、数量、交接人姓名和入库时间等。

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纸质档案入库

16.4.1对清点无误的纸质档案，在管理软件上登记档案记录，生成档案RFID电子标签，电子标签应

储存纸质档案的基本信息。将RFID标签粘贴于档案盒背脊处。

16.4.2纸质档案入库时，采用RFID读卡器对RFID电子标签进行扫描等级，确定档案存放位置，将纸

质档案放入相应位置完成入库。

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附录A

（资料性）

纸质档案智慧化加工流程图

图A.1纸质档案智慧化加工流程图

10

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前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

本文件由山东蓝海印刷科技有限公司提出。

本文件由中国中小企业协会归口。

本文件起草单位：山东蓝海印刷科技有限公司、山东省芯网信息科技有限公司、山东睿谋科技有限

公司、济南东港文化传播有限公司、蓝海印艺（山东）文化创意有限责任公司、山东蓝海文化科技有限

公司、蓝海睿创科技（山东）有限责任公司、嘉泰（济南）文化发展有限公司、雅昌文化科技（济南）

有限责任公司。

本文件主要起草人：……

本文件首次发布。

I

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智慧档案管理规范纸质档案智慧化加工

1范围

本文件规定了纸质档案智慧化加工的术语和定义、缩略语、加工流程、档案出库、智慧化前处理、

目录建库、元数据采集、档案扫描、图像处理、数据质检、数据挂接、智慧化成果验收与移交、数据储

存、纸质档案归还入库。

本文件适用于采用扫描设备对纸质档案进行智慧化加工的过程管理。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

DA/T18档案著录规则

DA/T25档案修裱技术规范

DA/T31-2017纸质档案数字化规范

DA/T38档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R技术要求和应用规范

DA/T47版式电子文件长期保存格式需求

DA/T48基于XML的电子文件封装规范

3术语和定义

本文件没有需要界定的术语和定义。

4缩略语

下列缩略语适用于本文件。

COM：计算机输出缩微拍摄（ComputerOutputMicrofilming）

OCR：光学字符识别（OpticalCharacterRecognition）

RFID：射频识别技术（RadioFrequencyIDentification）

5加工流程

纸质档案数字化加工的基本环节主要包括确定扫描页、目录建库、档案扫描、图像处理、数据质检、

数据挂接和数据验收等，具体流程见附录A。

6档案出库

1

T/CASMESXXX—2022

档案保管部门应按照纸质档案智慧化工作方案确定的智慧化对象开展档案调取、清点、登记等前

期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为智慧化对象办

理出库相关手续，并与智慧化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。

纸质档案智慧化过程中，应设置距离智慧化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，并对

纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。

7智慧化前处理

确定扫描页

7.1.1确定为智慧化对象的纸质档案原则上应全部扫描。

7.1.2如有特殊情况，如破损严重、重份文件等确实不能扫描或不需要扫描的页面应加以标注。

编页

7.2.1编页范围

7.2.1.1应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。

7.2.1.2应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

7.2.2编页工具

书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响，宜使用2B铅笔。

7.2.3编页位置

7.2.3.1重新编制页号时，应在档案页面底端中部书与页号。

7.2.3.2页面底端中部已有页号时，应将原页号用2B铅笔划去以示区分。

7.2.3.3编页不应压盖档案内容。

目录数据准备

7.3.1按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。

7.3.2对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。

拆除装订

7.4.1应对装订物、加固件影响智慧化加工的档案进行拆除，拆除装订时应以对纸档案的保护为原则。

7.4.2拆除装订物时，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不正确的档案进行重排。

7.4.3特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便

于恢复。

7.4.4对确实不宜拆除装订的档案可采用其它技术手段处理。

数据校对

应逐一对档案目录数据与档案实体信息进行校对，对错误、漏项的内容进行修订补录。

技术修复

7.6.1破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复。档案修复

应符合DA/T25的要求。

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7.6.2折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。

8目录建库

应制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。

目录数据库数据规则的制定应符合