干部人事档案监督制度

PAGE干部人事档案监督制度一、总则（一）目的为了加强干部人事档案管理，维护干部人事档案的真实性、严肃性，充分发挥干部人事档案在干部选拔任用、培养教育、管理监督等工作中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本监督制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有干部人事档案的管理与监督工作。（三）基本原则1.真实性原则：干部人事档案必须如实反映干部个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、奖惩情况等内容，确保档案信息真实可靠。2.完整性原则：全面收集干部人事档案材料，保证档案内容完整无缺，能够客观、全面地反映干部全貌。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保干部人事档案信息不泄露，维护干部个人隐私。4.依规管理原则：依据相关法律法规和行业标准，规范干部人事档案的收集、整理、审核、保管、利用等工作流程，做到有章可循、规范操作。二、监督主体与职责（一）监督主体公司/组织成立干部人事档案监督工作领导小组（以下简称“领导小组”），负责对干部人事档案管理工作进行全面监督。领导小组由公司/组织主要领导担任组长，分管组织人事工作的领导担任副组长，组织人事部门、纪检监察部门、档案管理部门等相关负责人为成员。（二）职责分工1.领导小组职责贯彻执行国家有关干部人事档案管理的法律法规和政策规定，研究制定本公司/组织干部人事档案监督制度及相关配套措施。定期召开会议，研究解决干部人事档案管理工作中的重大问题，对干部人事档案管理工作进行统筹指导和监督检查。对违反干部人事档案管理规定的行为进行调查处理，提出处理意见和建议。2.组织人事部门职责负责干部人事档案的日常管理工作，按照规定的程序和要求，做好档案材料的收集、整理、审核、归档等工作。定期对干部人事档案进行检查和清理，及时发现和纠正档案管理中存在的问题。配合纪检监察部门对涉及干部人事档案的违规违纪问题进行调查核实。3.纪检监察部门职责对干部人事档案管理工作进行纪律监督，严肃查处违反干部人事档案管理规定的行为。受理对干部人事档案造假、涂改、丢失等问题的举报和投诉，及时进行调查处理，并将处理结果反馈给举报人。加强与组织人事部门、档案管理部门的沟通协调，形成监督合力，共同维护干部人事档案管理工作的正常秩序。4.档案管理部门职责负责干部人事档案的保管和维护工作，确保档案安全、完整。建立健全干部人事档案管理制度，严格执行档案查阅、借阅、转递等规定，防止档案信息泄露和丢失。协助组织人事部门做好档案材料的整理、审核等工作，为干部人事档案管理提供技术支持和服务保障。三、档案收集与整理监督（一）收集范围1.干部履历材料，包括干部个人基本情况登记表、履历表、自传等。2.自传材料，包括干部本人撰写的自传及对重大历史事件、重要问题的认识等材料。3.鉴定、考核、考察材料，包括年度考核登记表、任职期满考核材料、换届考察综合材料、民主评议材料、后备干部考察材料等。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料，包括学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等。5.政审材料，包括政治历史情况审查表、入党入团志愿书及申请书、转正申请书、自传、政审证明材料等。6.党团材料，包括入党申请书、入党志愿书、转正申请书、自传、政治历史情况审查表、入党积极分子培养考察登记表、党员登记表、民主评议党员登记表、退党材料、入党介绍人意见、支部大会决议、上级党组织审批意见、入团志愿书、入团申请书、退团材料等。7.奖励材料，包括各种奖励审批表、荣誉证书、先进事迹材料等。8.处分材料，包括处分决定、免予处分的意见、解除处分的决定、复查决定、申诉材料等。9.工资、任免、出国（境）等材料，包括工资变动审批表、任免审批表、出国（境）审批表、出国（境）人员审查表、出国（境）人员备案表等。10.其他可供组织参考的材料，包括个人总结、述职报告、调研报告、工作成果材料、培训学习心得、参加重要活动的记录等。（二）收集要求1.各部门应按照规定的时间节点和要求，及时将涉及干部的相关材料收集齐全，并移交组织人事部门。2.收集的档案材料应真实、完整、有效，不得伪造、篡改、涂画、撤换档案材料。3.档案材料应使用A4规格纸张，内容应打印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写，字迹清晰、工整。（三）整理监督1.组织人事部门应定期对收集到的档案材料进行整理，按照干部人事档案管理的有关规定，对档案材料进行分类、排序、编目、装订等操作。2.整理过程中，应认真核对档案材料的真实性、完整性和准确性，对不符合要求的材料应及时退回原部门补充或更正。3.档案材料应按照规定的顺序进行排列，同一类材料应集中放置，不同类材料之间应保持适当的间隔。4.档案整理完成后，应编制档案目录，目录应清晰、准确地反映档案材料的内容和排列顺序。四、档案审核监督（一）审核内容1.档案材料的真实性审核，重点审核履历、自传、鉴定、考核、考察、学历学位、培训、专业技术职务（职称）、政审、党团、奖励、处分、工资、任免、出国（境）等材料是否真实可靠。2.档案材料的完整性审核，检查档案材料是否齐全，是否符合规定的收集范围，有无应归档而未归档的材料。3.档案材料的规范性审核，审核档案材料的格式、内容填写、签字盖章等是否符合规定要求，是否使用规定的纸张和书写工具。4.档案材料的关联性审核，审核档案材料之间的逻辑关系是否合理，是否能够相互印证，有无矛盾之处。（二）审核程序1.初审：组织人事部门负责对档案材料进行初审，初审人员应认真核对档案材料的各项内容，填写初审意见，并签字确认。初审合格的档案材料，应提交复审。2.复审：组织人事部门负责人对初审合格的档案材料进行复审，复审人员应重点审核档案材料的真实性、完整性和关联性，对初审意见进行审核把关，并签字确认。复审合格的档案材料，应提交终审。3.终审：领导小组对复审合格的档案材料进行终审，终审人员应综合考虑档案材料的审核情况，作出终审结论，并签字确认。终审通过的档案材料，应正式归档保存；终审未通过的档案材料，应及时退回原部门补充或更正。（三）审核记录与存档管理1.每次审核应做好详细记录，记录内容包括审核时间、审核人员、审核内容、审核意见等。审核记录应妥善保存，以备查阅。2.审核过程中发现的问题及处理情况，应形成专门的档案审核报告，报告内容应包括问题描述、原因分析、处理建议等。审核报告应经审核人员签字确认后，存入干部人事档案管理档案。五、档案保管与利用监督（一）保管监督1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。2.档案库房应保持清洁、整齐，并按照规定的温湿度要求进行控制，定期对档案进行检查和维护，防止档案霉变、损坏、丢失等情况发生。3.严格执行档案出入库登记制度，档案管理人员应认真核对档案的数量、内容等信息，确保档案出入库手续齐全、准确。4.对电子档案应进行备份存储，并采取必要的安全防护措施，防止电子档案信息泄露、丢失或被篡改。（二）利用监督1.严格执行档案查阅审批制度，查阅干部人事档案应填写《干部人事档案查阅审批表》，经组织人事部门负责人批准后方可查阅。查阅审批表应详细记录查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅目的等信息。2.查阅档案时，查阅人员应在档案管理人员指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、圈划、批注、撤换、抽取档案材料。3.因工作需要借阅干部人事档案的，应填写《干部人事档案借阅审批表》，经组织人事部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应重新办理审批手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。借阅期满后，应及时归还档案，并办理归还手续。5.干部人事档案原则上不得外借，确因特殊需要外借的，须经公司/组织主要领导批准，并严格按照规定的程序和要求进行操作。外借档案应在规定时间内归还，并确保档案安全无损。6.档案利用过程中，如发现档案材料有损坏、丢失等情况，应及时报告组织人事部门，并采取相应措施进行处理。六、档案转递监督（一）转递范围1.干部因工作调动、职务变动、辞职、退休等原因，需要转递干部人事档案的。2.干部人事档案管理部门之间因工作需要进行档案交接的。（二）转递要求1.档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案转递。2.档案转递时，应填写《干部人事档案转递通知单》，详细注明档案转递的原因、转递单位、转递时间等信息，并密封档案袋，加盖密封章。3.接收单位收到档案后，应认真核对档案转递通知单和档案材料，确认无误后，在《干部人事档案转递通知单》回执上签字盖章，并及时将回执返回转出单位。4.档案转递过程中，如发现档案材料有短缺、损坏、失落等情况，转出单位应及时查找并补齐档案材料，如无法补齐，应书面说明情况，并承担相应责任。（三）转递监督1.组织人事部门应定期对档案转递情况进行检查，核实档案是否按时、准确转递到接收单位，转递手续是否齐全、规范。2.档案管理部门应建立档案转递台账，详细记录档案转递的时间、单位、人员等信息，确保档案转递信息可查、可追溯。3.对违反档案转递规定的行为，应及时进行纠正，并追究相关人员的责任。七、责任追究（一）对违反干部人事档案管理规定行为的界定1.伪造、篡改、涂画、撤换档案材料的。2.故意泄露干部人事档案信息的。3.擅自销毁、隐匿档案材料的。4.违反档案查阅、借阅、转递等规定，造成档案信息泄露、丢失或损坏的。5.在档案管理工作中玩忽职守、徇私舞弊的。6.其他违反干部人事档案管理规定的行为。（二）责任追究方式1.批评教育：对情节较轻的违规行为，给予批评教育，责令限期改正。2.诫勉谈话：对情节较重的违规行为，进行诫勉谈话，要求其作出书面检讨，并提出整改措施。3.组织处理：对情节严重的违规行为，视情况给予组织处理，如调整工作岗位、免职、降职等。4.纪律处分：对违反党纪政纪的违规行为，按照有关规定给予党纪政纪处