公司合同管理制度范本

公司合同管理制度范本第一章总则第一条目的与依据为规范公司合同管理，防范合同风险，保障公司合法权益，提高经济效益，依据《中华人民共和国民法典》及其他相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构（以下统称“公司”）对外订立、履行、变更、解除及终止各类合同、协议、意向书等具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）。劳动合同的管理另行规定。第三条基本原则（一）合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规及公司内部规章制度。（二）平等自愿、公平诚信原则：合同当事人法律地位平等，遵循自愿、公平、诚实信用的原则确定各方权利和义务。（三）审慎性原则：合同订立前应进行充分的调查论证和风险评估，确保合同条款严谨、可行。（四）效益原则：在维护公司合法权益的前提下，力求实现合同利益最大化，降低合同成本。（五）统一管理与分级负责原则：合同管理实行统一归口管理与各业务部门分级负责相结合的制度。第二章合同管理机构与职责第四条合同管理归口部门公司法务部（或指定专门部门，以下统称“合同管理部门”）是公司合同管理的归口部门，负责统筹、协调、指导和监督公司的合同管理工作。其主要职责包括：（一）拟定和完善公司合同管理制度及相关流程；（二）审核公司各类合同的法律风险，提供法律意见；（三）参与公司重大合同的谈判、起草和评审；（四）管理公司合同标准文本的制定、修订和推广使用；（五）监督检查合同的履行情况，协助处理合同纠纷；（六）负责合同专用章的管理和使用登记；（七）组织合同管理培训，提供合同法律咨询；（八）负责合同档案的统一归档和管理。第五条业务部门职责各业务部门是合同的发起、履行和具体管理部门，其主要职责包括：（一）负责合同项目的可行性研究、市场调研和合作方筛选；（二）负责与合作方进行初步谈判，核实对方当事人的主体资格、资信状况及履约能力；（三）负责合同的初步起草（如无标准文本）或选用标准文本填写，并确保合同内容的真实性、准确性和完整性；（四）负责合同履行过程中的具体联络、协调、跟进，及时向合同管理部门反馈履行中出现的问题；（五）负责合同履行过程中相关证据的收集、整理和保管；（六）参与本部门合同的评审，并对合同的商务条款负责；（七）配合合同管理部门处理合同纠纷。第六条财务部门职责财务部门负责对合同中的付款方式、金额、税务等财务相关条款进行审核，参与合同评审，并根据合同约定办理收付款事宜，监督合同资金的使用。第三章合同的订立第七条合同谈判与对方主体资格审查（一）合同谈判应由业务部门组织，必要时可邀请合同管理部门、财务部门等相关人员参与。（二）在合同订立前，业务部门必须对对方当事人的主体资格（如营业执照、资质证书等）、授权代表的授权委托书、经营范围、履约能力、商业信誉等进行严格审查，并留存相关证明文件复印件。第八条合同起草（一）合同起草应优先使用公司发布的标准合同文本。（二）无标准合同文本的，由业务部门根据谈判结果和交易实际情况起草，或委托合同管理部门起草。合同内容应包括但不限于：当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。（三）合同用语应准确、严谨、规范，避免使用模糊、歧义的词句。第九条合同审核与审批（一）合同在签署前必须经过审核与审批程序。（二）业务部门完成合同草案后，应填写《合同审批表》，连同合同草案、对方主体资格证明文件、谈判纪要等相关资料，按审批流程依次提交审核。（三）审核流程一般包括：业务部门负责人审核、合同管理部门法律审核、财务部门审核，然后按审批权限报公司领导审批。（四）各审核部门应在规定时限内完成审核，并签署明确的审核意见。对审核中发现的问题，应及时与业务部门沟通修改。（五）合同审批权限根据合同类型、重要程度及金额大小等因素确定，具体标准由公司另行制定《合同审批权限表》作为本制度附件。第十条合同的签署与用印（一）合同经最终审批通过后，方可签署。（二）公司法定代表人或其授权委托人有权代表公司签署合同。授权委托人必须持有法定代表人签署的《授权委托书》，并在授权范围内签署合同。（三）合同用印须凭审批通过的《合同审批表》及合同文本，到合同管理部门办理用印手续。合同管理部门应对用印合同文本与审批文本的一致性进行核对。（四）合同签署应使用公司合同专用章。严禁在空白合同、空白纸张或未经审批的合同文本上加盖合同专用章。（五）合同签署应遵循“先审批后签署”、“双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）”的原则。第四章合同的履行第十一条合同履行的跟踪与监控（一）合同生效后，业务部门为合同履行的第一责任人，应指定专人负责跟踪合同的履行情况，确保合同各方严格按照合同约定履行义务。（二）在合同履行过程中，如发现对方可能或已经违约，或出现不可抗力等影响合同履行的情形，业务部门应立即采取应对措施，并及时向合同管理部门及公司领导报告。第十二条合同的变更、解除与终止（一）在合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务部门应与对方协商，并就变更或解除合同的内容达成书面协议。（二）合同的变更、解除协议，须按照原合同的审核审批程序办理。（三）合同履行完毕、解除或终止后，业务部门应及时整理合同履行情况，并向合同管理部门备案。第五章合同的档案管理第十三条合同档案的范围合同档案包括但不限于：合同文本（含附件、补充协议）、《合同审批表》、对方主体资格证明文件、授权委托书、谈判纪要、履约过程中的往来函件、付款凭证、验收证明、争议解决文件等与合同相关的所有资料。第十四条合同档案的归档与保管（一）合同签署完毕后，业务部门应在规定时间内将合同原件及相关资料整理齐全，移交合同管理部门统一归档。（二）合同管理部门应建立健全合同档案管理制度，对合同档案进行分类、编号、登记、装订和妥善保管，确保档案的完整与安全。（三）合同档案的保管期限应符合国家有关规定及公司档案管理办法。第六章合同管理的监督与检查第十五条监督检查机制合同管理部门定期或不定期对公司各部门的合同管理情况进行监督检查，包括合同的订立、履行、变更、解除、归档等环节，对发现的问题及时提出整改意见。第十六条责任追究对于在合同管理工作中违反本制度规定，造成公司损失的，公司将根据情节轻重及损失大小，对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至追究法律责任。第七章附则第十七条保密参与合同管理的所有人员应对合同内容及相关信息承担保密义务，不得泄露给无关第三方。第十八条争议解决公司与外部单位之间的合同争议，按合同约定的争议解决方式处理。合同管理过程中发生的内部争议，由公司领导协调解决