行政事业单位采购业务制度及流程

PAGE行政事业单位采购业务制度及流程一、总则（一）目的为规范行政事业单位采购业务行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于本行政事业单位内使用财政性资金及其他自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地向社会公开，接受社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择质量可靠、价格合理、信誉良好的供应商，确保采购效益最大化。4.公正原则：采购过程应公正、公平地对待所有参与竞争的供应商，不得偏袒任何一方。5.诚实信用原则：采购活动各方当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购业务管理职责（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善本单位采购业务管理制度及流程，并组织实施。2.审核采购预算，编制采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。3.组织采购活动，包括确定采购方式、发布采购信息、组建评标委员会或谈判小组等。4.负责采购合同的签订、履行、验收等工作，协调处理采购过程中的争议和纠纷。5.建立采购档案，对采购活动的相关文件、资料进行整理、归档和保管。6.定期对采购业务进行总结和分析，提出改进建议和措施。（二）财务部门职责1.负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排和有效使用。2.参与采购合同的审核，对合同中的付款条款等进行把关。3.按照合同约定及时支付采购款项，做好采购资金的核算和管理工作。4.对采购资金的使用情况进行监督检查，防止资金浪费和违规使用。（三）使用部门职责1.根据实际工作需要，提出采购申请，详细说明采购项目的用途、技术要求、数量等内容。2.参与采购项目的技术论证、验收等工作，提供专业意见和建议。3.负责采购项目的使用和管理，确保采购资产的合理使用和安全完整。三、采购预算管理（一）预算编制1.使用部门应根据本单位事业发展规划和工作任务，结合实际需求，提出采购项目申请，并编制采购预算草案。2.采购管理部门对使用部门提交的采购预算草案进行审核，汇总编制本单位年度采购预算，报经单位领导审批后，纳入单位年度预算。3.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照规定的预算编制方法和标准进行编制。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算的，应按照规定的程序报经批准。2.采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金专款专用，不得截留、挪用。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇国家政策调整、市场价格波动、采购项目变更等原因，需要调整采购预算的，使用部门应及时提出预算调整申请，并说明调整的原因、内容和金额。2.采购管理部门对使用部门提交的预算调整申请进行审核，提出审核意见，报经单位领导审批后，调整采购预算。3.采购预算调整后，采购管理部门应及时通知相关部门，并按照调整后的预算组织采购活动。四、采购方式及适用范围（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购业务流程（一）采购申请1.使用部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、用途等内容，并加盖部门公章。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到使用部门提交的《采购申请表》后，对采购项目的必要性、合规性、预算金额等进行审核。2.采购管理部门将审核通过的《采购申请表》报单位领导审批。单位领导根据采购项目的情况，作出批准采购、不批准采购或要求进一步论证等批示。（三）采购实施1.确定采购方式：采购管理部门根据采购项目的特点、预算金额等因素，按照本制度规定的采购方式及适用范围，确定采购方式。2.发布采购信息公开招标采购项目，采购管理部门应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告。邀请招标采购项目，采购管理部门应向符合相应资格条件的供应商发出投标邀请书。竞争性谈判、单一来源采购、询价采购项目，采购管理部门应向不少于三家的潜在供应商发出采购文件。3.组建评标委员会或谈判小组公开招标、邀请招标采购项目，采购管理部门应依法组建评标委员会。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。竞争性谈判、单一来源采购项目，采购管理部门应依法组建谈判小组。谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。询价采购项目，采购管理部门应组建询价小组。询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数。4.组织开标、评标、谈判或询价采购管理部门按照规定的时间、地点组织开标、评标、谈判或询价活动。开标时，供应商应按照招标文件的要求提交投标文件。评标、谈判或询价过程中，评标委员会、谈判小组或询价小组应按照规定的程序和方法进行评审，确定中标候选人或成交供应商。5.确定中标供应商或成交供应商采购管理部门根据评标委员会、谈判小组或询价小组的评审结果，确定中标供应商或成交供应商。中标供应商或成交供应商确定后，采购管理部门应向其发出中标通知书或成交通知书。6.签订采购合同采购管理部门应在中标通知书或成交通知书发出之日起三十日内，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门备案。（四）采购验收1.采购项目完成后，采购管理部门应组织使用部门、财务部门等相关人员对采购项目进行验收。2.验收人员应按照采购合同的要求，对采购项目的数量、质量、规格、型号等进行逐一核对，确保采购项目符合要求。3.验收合格后，验收人员应填写《采购验收报告》，并签字确认。《采购验收报告》应包括采购项目的名称、规格、数量、合同金额、验收情况等内容。4.对验收不合格的采购项目，采购管理部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。如因供应商原因造成的损失，采购管理部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（五）采购付款1.财务部门应按照采购合同的约定，及时审核采购管理部门提交的付款申请和相关凭证。2.审核无误后，财务部门应按照规定的程序办理付款手续，将采购款项支付给供应商。3.采购管理部门应定期与财务部门核对采购款项的支付情况，确保采购资金的安全和合理使用。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、谈判记录、询价记录、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的文件、资料。（二）档案整理采购管理部门应指定专人负责采购档案的整理工作，按照采购项目的类别和时间顺序，对采购档案进行分类、编号、装订，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管采购档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案柜中。档案保管期限按照国家有关规定执行，一般采购项目的档案保管期限为十五年，重要采购项目的档案保管期限为永久。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，经采购管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、损坏。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.单位内部审计部门应定期对采购业务进行审计监督，检查采购业务的合法性、合规性、真实性和效益性。2.财政部门、审计机关等政府有关部门依