街办处档案管理业务制度

PAGE街办处档案管理业务制度一、总则（一）目的为加强街办处档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，充分发挥档案在街办处各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于街办处各科室、社区及下属单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：街办处设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对全处档案实行集中统一管理。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确反映街办处各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理街办处工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置街办处设立档案管理室，配备专职档案管理人员，负责全处档案的日常管理工作。（二）档案管理室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善街办处档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、统计街办处各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.开展档案的编研工作，编写档案参考资料，为街办处各项工作提供档案信息支持。4.负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好登记和记录工作。5.指导街办处各科室、社区及下属单位的档案管理工作，定期组织档案业务培训和交流活动。6.负责档案管理设施设备的维护和管理，保证档案管理工作的正常开展。7.参与街办处重大活动、重要项目的档案收集、整理和归档工作，提供档案管理方面的专业意见和建议。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的法律法规和业务知识，不断提高自身业务水平。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理，确保档案的安全。4.按照规定办理档案查阅、借阅手续，严格控制档案的查阅范围和借阅期限，做好档案查阅、借阅登记和记录工作。5.积极开展档案编研工作，编写档案参考资料，为街办处工作提供档案信息服务。6.负责档案管理设施设备的日常维护和管理，保证档案管理工作所需的设施设备正常运行。7.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.街办处制定的各类政策文件、规章制度、工作计划、工作总结等文件材料。2.街办处召开的各类会议的通知、议程、记录、纪要、报告等文件材料。3.街办处开展的各项业务工作中形成的文件、报表、台账、统计资料等。4.街办处与上级部门、其他单位往来的文件、函件、介绍信、合同协议等。5.街办处工作人员的人事档案、工资档案、考核档案等。6.街办处开展的各类活动、项目的文件材料、照片、音像资料等。7.街办处下属单位报送的各类文件材料、统计报表等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、社区及下属单位应按照档案收集范围的要求，及时将工作中形成的文件材料收集齐全，定期移交档案管理室。2.收集的文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保档案的质量。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于检索和统计。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政工作类、业务工作类、人事档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，目录应打印或抄写清楚，一式多份，分别存放。4.装订：对纸张较少的文件材料可采用粘贴等方式进行装订，对纸张较多的文件材料应采用线装或胶装等方式进行装订，确保档案整齐、牢固。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上标明档案类别、编号、题名等信息，便于档案的存放和查找。四、档案的保管（一）保管场所档案管理室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火设备、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管期限划分档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映街办处主要职能活动和基本历史面貌的，对街办处工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映街办处一般工作活动，在较长时间内对街办处工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映街办处一般性工作活动，在较短时间内对街办处工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。短期保管期限为5年以下。（三）保管要求1.档案应按照类别、保管期限分别存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理，如档案损坏、变质、丢失等情况，应及时采取补救措施，并向上级主管部门报告。3.做好档案的温湿度记录，根据温湿度变化情况及时采取调节措施，确保档案保管环境的适宜。4.对档案进行防虫、防霉处理，定期投放防虫药品，保持档案保管场所的清洁卫生。5.严格遵守档案保密制度，对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案，应采取特殊的保管措施，防止泄密。五、档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.街办处工作人员因工作需要查阅档案的，可查阅与本人工作相关的档案。2.外单位因工作需要查阅街办处档案的，应按照规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.街办处工作人员查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、日期、查阅目的等内容，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理室查阅。2.外单位查阅街办处档案时，应提前向街办处提出查阅申请，说明查阅档案的内容、目的、范围等情况，经街办处分管领导批准后，方可查阅。查阅申请应采用书面形式，并加盖申请单位公章。3.档案管理室工作人员应按照查阅申请的内容，提供相应的档案，并做好查阅登记工作，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅档案名称、查阅目的、查阅期限等。（三）借阅手续1.街办处工作人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、日期、借阅期限等内容，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理室借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.档案管理室工作人员应按照借阅申请的内容，提供相应的档案，并做好借阅登记工作，登记内容包括借阅日期、借阅人姓名、单位、借阅档案名称、借阅期限等。借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前向档案管理室办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录、销毁档案内容。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理室报告，并承担相应的责任。（四）查阅、借阅限制1.涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案，未经街办处主要领导批准，不得查阅、借阅。2.重要档案的查阅、借阅，应经街办处分管领导批准，并在档案管理室工作人员的监督下进行。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织街办处成立档案鉴定工作小组，由档案管理室负责人、各科室负责人及相关业务人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限划分标准，结合档案的实际情况，对档案进行鉴定。鉴定时应重点考虑档案的内容价值、历史意义、现实利用价值等因素。（三）鉴定程序1.档案管理室定期对已满保管期限的档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对确定已无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，经街办处分管领导批准后，予以销毁。（四）销毁方法档案销毁应采用安全、保密的方式进行，一般可采用焚烧、粉碎等方法。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁申请表》上签字确认。（五）销毁记录档案管理室应建立档案销毁记录，记录档案销毁的时间、名称、数量、销毁方法、监销人员等信息，销毁记录应长期保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理室应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等情况进行统计，填写档案统计报表，向上级主管部门报送。统计报表应真实、准确、完整，数据应与档案实际情况相符。（二）移交工作1.街办处因机构调整、人员变动等原因，需要进行档案移交的，应按照国家有关