组织部业务档案管理制度

PAGE组织部业务档案管理制度一、总则（一）目的为加强组织部业务档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在组织工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于组织部在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：组织部业务档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映组织部业务活动的实际情况，数据准确、可靠。3.完整系统原则：全面收集、整理组织部业务活动中产生的各类档案，保持档案的完整性和系统性，便于查阅和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善组织部业务档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理组织部的业务档案，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.对各部门形成的档案进行定期检查和指导，确保档案的质量和归档的及时性。4.负责档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.按照规定向有关部门移交档案。（二）各部门职责1.负责本部门业务活动中形成档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向档案管理部门移交。2.配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计和利用等工作。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和保密。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等。3.对档案进行定期检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。4.积极开展档案的开发利用工作，为组织工作提供优质服务。5.保守档案机密，不得擅自提供、抄录、公布档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.组织部工作计划、总结、报告、请示、批复等文件材料。2.组织建设、干部管理、人才工作等方面的文件、资料、记录。3.各类会议记录、纪要、决议等。4.干部任免、考核、奖惩等人事档案材料。5.党员发展、教育、管理等方面的档案材料。6.组织活动的方案、通知、照片、录像等资料。7.其他与组织部业务相关的具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对重要的档案材料应进行备份，以防丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学，排列有序，编号规范。（四）整理方法1.分类：按照组织部业务职能，将档案分为组织建设、干部管理、人才工作、党员管理等类别。2.组卷：将同一类别的档案按照时间顺序、重要程度等进行组卷，每卷厚度适中。3.编目：对每卷档案进行编号、编目，填写卷内目录、备考表等。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别和编号顺序排列。3.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.选用符合国家标准的档案柜、档案架等装具，确保档案的安全存放。2.对档案装具进行定期检查和维护，发现问题及时更换或修复。（三）电子档案保管1.建立电子档案存储系统，对电子档案进行分类存储，确保电子档案的安全和完整。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放。3.采取有效的技术措施，防止电子档案被篡改、丢失或损坏。（四）档案保管期限1.组织部业务档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括组织部的重要文件、干部任免决定、重大组织活动记录等。3.长期保管的档案保管期限为10年至50年，主要包括一般性的业务文件、干部考核材料等。4.短期保管的档案保管期限为1年至10年，主要包括临时性的业务材料等。（五）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，确保档案的数量准确、存放位置正确。2.每年对档案进行一次全面检查，检查档案的保管状况、有无损坏等情况，发现问题及时处理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案保管期限表，对档案进行定期鉴定。2.坚持全面的历史观点，从维护组织工作的历史真实面貌出发，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，确定其价值。2.综合分析：结合档案的形成背景、内容、用途等进行综合分析，判断其保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册经组织部负责人审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并确保销毁彻底。4.销毁过程中应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，记录由监销人员签字后存档。六、档案的统计与移交（一）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案管理人员应定期填写档案统计报表，上报档案管理部门负责人。3.档案管理部门应根据统计数据，分析档案管理工作的情况，为改进工作提供依据。（二）档案移交1.按照国家有关规定，定期向同级国家综合档案馆移交档案。2.移交档案时，应编制档案移交目录，办理交接手续。3.对移交的档案，应确保其质量符合要求，数量准确无误。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规利用原则：严格遵守国家有关档案利用的法律法规和组织部的相关规定。2.服务组织工作原则：充分发挥档案的作用，为组织工作提供有力支持。3.保密安全原则：在利用档案的过程中，确保档案的安全和保密，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.组织部内部工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要，经组织部批准后查阅相关档案。3.涉及组织工作研究、历史考证等方面的档案利用。（三）利用手续1.组织部内部工作人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，需持单位介绍信，填写档案查阅申请表，经组织部相关领导批准后，方可查阅。3.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。4.查阅档案时，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意。（四）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，需填写档案借阅申请表，