政府采购业务办理制度

PAGE政府采购业务办理制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织的政府采购业务办理流程，加强政府采购管理，提高采购资金使用效益，维护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关政府采购的法律法规、政策和制度，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开、采购过程公开、采购结果公开，保障供应商的知情权和参与权。3.公平竞争原则：为供应商创造公平竞争的市场环境，促进充分竞争，提高采购质量和效率。4.公正诚实原则：采购活动应公正、公平，采购人员应诚实守信，维护采购双方的合法权益。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本公司/组织的发展规划和工作需要，结合年度工作计划，在规定时间内编制政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额等详细内容，并按照财政部门要求的格式和口径进行编制。3.采购预算应充分考虑项目的实际需求和市场价格波动因素，确保预算的合理性和准确性，并预留适当的弹性空间。（二）预算审核与调整1.财务部门对各部门提交的采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、合规性和资金来源的可靠性。2.如因特殊情况需要调整采购预算，采购部门应及时提出申请，说明调整原因、调整内容和调整金额，并按照规定的程序报经批准。3.采购预算调整应严格控制，确保调整后的预算符合公司/组织的整体利益和发展战略。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购部门根据批准的采购预算，结合项目进度和实际需求，制定政府采购计划。政府采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购程序、采购组织形式等内容。2.采购计划应按照采购项目的轻重缓急和时间要求进行合理安排，确保采购活动有序进行。（二）计划审批1.采购计划报经公司/组织领导审批后实施。审批过程中，应重点审查采购计划的合理性、合规性和与预算的一致性。2.对于重大采购项目，应组织相关部门进行论证和评审，确保采购计划的科学性和可行性。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用公开招标方式采购：采购货物、工程和服务的金额达到规定的公开招标数额标准的；采购人认为采用公开招标方式更能满足采购需求的。2.采用公开招标方式采购的，采购部门应按照规定在指定媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.招标公告应包括招标项目的名称、用途、数量、简要技术要求、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式以及开标时间、地点等内容。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源方式采购的，采购部门应组织相关人员进行论证，并报经批准后，与单一供应商进行采购谈判，确定成交价格。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，采购部门应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间要求、采购方式建议等内容。2.《政府采购申请表》经部门负责人签字后，报采购部门。（二）采购受理1.采购部门收到《政府采购申请表》后，对申请内容进行审核，审核通过后予以受理，并登记备案。2.对于不符合要求的采购申请，采购部门应及时与申请部门沟通，说明原因，要求其补充或修改相关内容。（三）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目的特点，采购部门编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（四）供应商选择与邀请1.根据采购方式，采购部门选择合适的供应商。对于公开招标和邀请招标项目，采购部门应在规定时间内发布招标公告或投标邀请书，邀请潜在供应商参加投标。2.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购部门应从符合资格条件的供应商中选择若干家进行邀请，并向其发出相应的采购文件。（五）开标、谈判、询价与评标1.开标、谈判、询价与评标活动应按照采购文件规定的时间、地点和程序进行。2.开标时，采购部门应组织供应商当众开标，宣读供应商的投标报价、投标文件的主要内容等。3.谈判和询价过程中，谈判小组和询价小组应与供应商进行充分沟通，对采购项目的技术、商务等方面进行谈判和询价，并要求供应商对其报价进行解释和说明。4.评标时，评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标供应商。（六）中标（成交）通知1.采购部门根据评标结果或谈判、询价结果，向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，并同时将中标（成交）结果通知其他未中标（成交）的供应商。2.中标（成交）通知书应明确中标（成交）供应商的名称、中标（成交）金额、采购项目名称、采购内容等内容。（七）合同签订1.中标（成交）供应商应在规定时间内与采购部门签订政府采购合同。政府采购合同应按照采购文件确定的事项签订，明确双方的权利和义务。2.合同签订后，采购部门应将合同副本报财政部门备案，并按照合同约定组织实施采购项目。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标（成交）供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应采用书面形式，明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法、付款方式、违约责任等条款。（二）合同履行1.采购部门和中标（成交）供应商应按照政府采购合同约定履行各自的义务。采购部门应及时支付采购资金，中标（成交）供应商应按时、按质、按量提供采购货物、工程和服务。2.在合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同内容的，采购部门应与中标（成交）供应商协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为政府采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关人员对采购货物、工程和服务进行验收。验收应按照政府采购合同约定的标准和要求进行，确保采购项目符合要求。2.验收合格后，采购部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、验收标准、验收情况、验收结论等内容。（四）合同付款1.采购部门应按照政府采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购资金。付款前，采购部门应审核中标（成交）供应商提交的发票、验收报告等相关资料。2.对于符合合同约定的付款条件的，采购部门应在规定时间内办理付款手续；对于不符合合同约定的，采购部门应及时与中标（成交）供应商沟通，要求其整改或提供相关证明材料。七、采购监督与管理（一）内部监督1.公司/组织内部应建立健全政府采购监督管理制度，加强对政府采购活动的全过程监督。2.审计部门应对政府采购项目进行定期审计，重点审查采购项目的合法性、合规性、资金使用效益等情况。3.纪检监察部门应对政府采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护政府采购活动的公正性和严肃性。（二）外部监督1.接受财政部门、审计机关等有关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供有关资料和情况。2.主动接受社会公众的监督，及时公开政府采购信息，保障社会公众的知情权和监督权。八、采购档案管理（一）档案收集1.采购部门应负责收集政府采购活动过程中形成的各类文件、资料，包括采购申请表、采购文件、投标文件、评标报告、中标（成交）通知书、政府采购合同、验收报告、付款凭证等。2.档案收集应及时、完整，确保档案资料的真实性和准确性。（二）档案整理与归档1.采购部门应按照档案管理的要求，对收集到的档案资料进行整理、分类和编号，建立档案目录。2.将整理好的档案资料装订成册，按照档案管理的规定