建立合同业务管理制度

PAGE建立合同业务管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同业务管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.诚实守信原则合同当事人应当诚实守信，如实履行合同义务，不得隐瞒真实情况，不得欺诈、胁迫对方当事人。3.风险防范原则加强合同风险管理，对合同签订、履行过程中可能出现的风险进行识别、评估和控制，确保公司利益不受损失。4.统一管理原则合同业务实行统一管理，由公司指定的部门负责合同的审核、签订、履行、监督等工作，确保合同管理工作的规范化、标准化。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由公司领导、各部门负责人等组成。合同管理委员会负责审议重大合同事项，协调合同管理工作中的重大问题，对合同管理工作进行监督和指导。（二）合同管理部门公司指定[具体部门名称]为合同管理部门，负责合同的统一管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度；2.参与合同的谈判、起草、审核等工作；3.负责合同的签订、登记、归档等工作；4.监督合同的履行情况，协调合同纠纷的处理；5.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）合同承办部门合同承办部门负责合同的具体承办工作，包括合同的谈判、起草、履行等。其主要职责包括：1.负责合同项目的前期调研和可行性分析；2.按照公司合同管理制度的要求，起草合同文本；3.组织合同的谈判工作，与对方当事人就合同条款进行协商；4.负责合同的履行工作，及时处理合同履行过程中出现的问题；5.向合同管理部门报送合同签订、履行等情况的相关资料。（四）合同审批部门合同审批部门负责对合同进行审批，确保合同符合法律法规和公司规定。其主要职责包括：1.对合同的合法性、合规性进行审查；2.对合同的条款进行审核，提出修改意见；3.根据审批权限，对合同进行审批；4.对合同审批过程中发现的问题及时反馈给合同承办部门和合同管理部门。三、合同签订管理（一）合同谈判1.合同承办部门在签订合同前，应当对合同项目进行充分的调研和可行性分析，了解对方当事人的主体资格、经营状况、信誉等情况。2.合同承办部门应当组织相关人员与对方当事人进行谈判，明确双方的权利义务，对合同条款进行协商和确定。谈判过程中应当做好记录，形成谈判纪要。3.谈判结束后，合同承办部门应当根据谈判结果起草合同文本，并提交合同管理部门进行审核。（二）合同起草1.合同文本应当由合同承办部门负责起草，合同文本应当符合法律法规和公司规定，条款清晰、明确，权利义务对等。2.合同文本应当包括以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。3.合同文本应当使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义的表述。（三）合同审核1.合同管理部门应当对合同文本进行审核，审核内容包括合同的合法性、合规性、条款完整性、权利义务对等性等。2.合同管理部门应当组织相关人员对合同进行会审，会审人员应当包括合同承办部门负责人、法律专业人员、财务人员等。会审过程中应当充分发表意见，对合同条款进行修改和完善。3.合同审核通过后，合同承办部门应当将合同文本提交合同审批部门进行审批。（四）合同审批1.合同审批部门应当按照审批权限对合同进行审批，审批通过的合同方可签订。2.合同审批权限如下：合同标的金额在[具体金额]以下的，由合同承办部门负责人审批；合同标的金额在[具体金额]以上至[具体金额]的，由合同管理部门负责人审批；合同标的金额在[具体金额]以上的，由公司领导审批。3.合同审批部门应当在收到合同文本后的[具体期限]内完成审批工作，并将审批意见反馈给合同承办部门。（五）合同签订1.合同经审批通过后，合同承办部门应当与对方当事人签订合同。签订合同应当使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司公章或合同专用章。2.合同签订过程中应当严格按照合同审批意见执行，不得擅自变更合同条款。如确需变更合同条款的，应当重新履行审批手续。3.合同签订后，合同承办部门应当及时将合同文本副本提交合同管理部门进行登记和归档。四、合同履行管理（一）合同履行计划1.合同签订后，合同承办部门应当制定合同履行计划，明确合同履行的步骤、时间节点、责任人等，确保合同按时、按质、按量履行。2.合同履行计划应当报合同管理部门备案。（二）合同履行跟踪1.合同管理部门应当对合同履行情况进行跟踪，及时了解合同履行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.合同承办部门应当定期向合同管理部门报送合同履行情况的相关资料，包括合同执行情况报告、发票开具情况、款项收付情况等。（三）合同变更1.合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同条款的，合同承办部门应当及时与对方当事人协商，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应当按照合同签订的程序进行审核、审批，并报合同管理部门登记和归档。（四）合同终止1.合同履行完毕或者出现法定终止情形的，合同承办部门应当及时办理合同终止手续，并将合同终止情况通知合同管理部门。2.合同终止后，合同承办部门应当对合同履行情况进行总结，形成总结报告，并报合同管理部门备案。五、合同纠纷管理（一）纠纷预防1.合同承办部门在签订合同前，应当对对方当事人的信誉、经营状况等进行充分了解，防范合同纠纷的发生。2.合同履行过程中，合同承办部门应当严格按照合同约定履行义务，及时处理合同履行过程中出现的问题，避免纠纷的扩大。（二）纠纷处理1.合同发生纠纷时，合同承办部门应当及时与对方当事人协商解决。协商不成的，可以根据合同约定的争议解决方式，通过仲裁、诉讼等途径解决。2.合同承办部门应当及时向合同管理部门报告合同纠纷的情况，并提供相关资料。合同管理部门应当协助合同承办部门处理合同纠纷，必要时可以聘请律师等专业人员参与纠纷处理。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同承办部门应当及时将合同文本副本、谈判纪要、审批意见、履行情况报告等相关资料提交合同管理部门进行归档。2.合同管理部门应当对归档资料进行整理、分类、编号，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案保管1.合同管理部门应当设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应当按照档案管理的有关规定进行保管，保管期限根据合同的重要程度和性质确定。（三）档案查阅1.公司内部人员查阅合同档案的，应当填写查阅申请表，经合同管理部门负责人批准后方可查阅。查阅申请表应当注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等。2.外部单位查阅合同档案的，应当持有单位介绍信，并经公司领导批准后方可查阅。查阅过程中应当由合同管理部门人员陪同，并做好查阅记录。（四）档案销毁1.合同档案保管期限届满后，合同管理部门应当对档案进行鉴定，确定是否需要销毁。2.需要销毁的合同档案应当填写销毁申请表，经合同管理部门负责人批准后，按照档案管理的有关规定进行销毁。销毁过程应当进行记录，并由监销人员签字确认。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司应当定期对合同业务管理情况进行监督检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同纠纷处理情况等。2.监督检查可以采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。检查结束后，应当形成检查报告，对发现