幼儿园合同业务控制制度

PAGE幼儿园合同业务控制制度一、总则（一）目的为加强幼儿园合同业务管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护幼儿园合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本园实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园对外签订的各类合同，包括但不限于教学服务合同、采购合同、租赁合同、合作办学合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行应符合国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫对方签订合同。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得显失公平，确保双方权利义务对等。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同签订前的管理（一）合同立项1.各部门根据工作需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、内容、金额、对方当事人等基本情况，并阐述签订合同的必要性和可行性。2.申请部门负责人对申请内容进行审核，签署意见后报分管领导审批。分管领导根据实际情况进行审批，对于重大合同或涉及金额较大的合同，需报园长批准。（二）合同调研1.合同立项批准后，由申请部门负责对合同对方当事人进行调研。调研内容包括对方当事人的主体资格、经营范围、经营状况、信誉情况等。2.通过查阅工商登记资料、实地考察、信用查询等方式，了解对方当事人的基本情况，并形成调研记录。对于新合作的对方当事人，应重点关注其信誉和经营能力，确保合同履行的可靠性。（三）合同起草1.根据合同立项申请和调研情况，由申请部门负责起草合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，表述准确、清晰，避免歧义。对于格式合同，应仔细审查格式条款，确保其符合法律法规的规定，不存在免除己方责任、加重对方责任、排除对方主要权利等无效条款。3.在合同起草过程中，应充分征求相关部门和人员的意见，如法务部门、财务部门、业务部门等，确保合同条款的合法性、合理性和完整性。（四）合同审核1.合同起草完成后，由申请部门将合同文本提交至法务部门进行审核。法务部门应从法律角度对合同进行审查，重点审查合同条款的合法性、有效性、完整性，以及是否存在法律风险。2.法务部门审核后，出具《合同审核意见书》，提出修改意见和建议。申请部门根据审核意见对合同文本进行修改完善，并将修改后的合同文本再次提交法务部门审核，直至审核通过。3.除法务部门审核外，合同还需经过财务部门、业务部门等相关部门的审核。财务部门主要审核合同的价款、支付方式、结算条款等财务条款是否合理；业务部门主要审核合同的业务内容、履行方式、质量标准等是否符合业务实际需求。各部门审核后应签署意见，表明是否同意合同签订。（五）合同审批1.经各部门审核通过的合同，由申请部门负责人将合同文本及相关审核意见提交至分管领导审批。分管领导应根据合同性质、金额大小等因素进行审批，对于重大合同或涉及金额较大的合同，需报园长批准。2.审批人应认真审查合同内容，对合同的合法性、合理性、可行性等进行全面评估，并签署审批意见。如审批人认为合同存在问题，应提出修改意见或不予批准的理由。（六）合同签订1.合同经审批通过后，由申请部门负责与对方当事人签订合同。签订合同应使用本园统一的合同专用章，并严格按照合同审批意见填写合同条款，确保合同内容与审批通过的文本一致。2.合同签订人应在合同上签字，并注明签订日期。合同一式多份，由双方当事人各执一份，同时根据需要交本园相关部门存档。3.在签订合同过程中，如对方当事人提出修改合同条款的要求，应按照合同审批流程重新进行审核和审批，未经审批同意，不得擅自修改合同条款。三、合同履行过程中的管理（一）合同执行1.合同签订后，由申请部门负责组织合同的履行。申请部门应明确合同履行责任人，制定详细的合同履行计划，确保合同各项义务得到全面履行。2.合同履行过程中，如遇不可抗力、政策调整等因素导致合同无法正常履行，应及时通知对方当事人，并采取相应的措施减少损失。同时，应按照合同约定或法律法规的规定，及时办理相关手续，如变更合同、解除合同等。3.合同履行责任人应定期对合同履行情况进行检查和总结，及时发现问题并采取措施加以解决。对于合同履行过程中出现的重大问题或突发事件，应及时向上级领导汇报。（二）合同变更1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，应由合同双方协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应按照合同签订流程进行审核和审批。2.合同变更协议签订后，应及时通知相关部门和人员，确保合同变更后的内容得到有效执行。同时，应做好合同变更的记录工作，包括变更原因、变更内容、变更时间等。（三）合同付款1.合同付款应严格按照合同约定的付款方式和时间进行。财务部门应根据合同条款和业务部门提供的付款申请，审核付款条件是否满足，金额是否准确，手续是否齐全等。2.付款申请经财务部门审核通过后，报分管领导审批。分管领导审批同意后，由财务部门办理付款手续。付款过程中应严格遵守财务管理制度，确保资金安全。3.对于合同履行过程中出现的预付款、进度款、结算款等不同阶段的付款，应分别进行管理和控制。财务部门应建立合同付款台账，详细记录每笔付款的时间、金额、对方单位等信息，便于跟踪和查询。（四）合同验收1.合同履行完毕后，由业务部门负责组织对合同标的进行验收。验收内容应包括合同标的的数量、质量、规格、性能等是否符合合同约定。2.验收合格后，业务部门应填写《合同验收单》，并由验收人员签字确认。验收单应作为合同付款的重要依据之一。如验收不合格，业务部门应及时与对方当事人协商解决，要求对方采取补救措施或承担违约责任。3.在验收过程中，如发现合同履行过程中存在问题或纠纷，应及时通知法务部门介入处理，维护本园的合法权益。四、合同终止管理（一）合同期满终止1.合同期满后，如双方不再续签合同，合同自动终止。合同终止后，业务部门应及时清理合同履行情况，办理相关手续，如结算款项、归还物品等。2.财务部门应核对合同款项的收付情况，确保双方债权债务结清。同时，应将合同终止情况通知相关部门和人员，做好合同档案的整理和归档工作。（二）合同提前终止1.在合同履行过程中，如因一方违约、不可抗力等原因导致合同提前终止的，应由合同双方协商一致，并签订书面的合同终止协议。合同终止协议应按照合同签订流程进行审核和审批。2.合同提前终止后，应按照合同终止协议的约定，办理相关手续，如结算款项、赔偿损失、归还物品等。同时，应做好合同终止的记录工作，包括终止原因、终止时间、终止协议内容等。3.对于因一方违约导致合同提前终止的，应依法追究违约方的违约责任，维护本园的合法权益。如涉及法律纠纷，应及时通知法务部门介入处理。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，申请部门应及时将合同文本及相关资料收集整理，包括合同立项申请表、合同调研记录、合同审核意见书、合同审批表、合同变更协议、合同验收单、付款凭证等。2.合同履行过程中产生的其他与合同相关的资料，如往来信函、会议纪要、补充协议等，也应一并收集整理。（二）档案整理1.收集到的合同资料应按照类别进行分类整理，确保资料的完整性和系统性。对于合同文本，应按照合同编号、签订时间、合同名称等顺序进行排列；对于其他相关资料，应按照与合同的关联性进行分类整理。2.整理后的合同资料应编制目录，注明每份资料的名称、编号、日期等信息，便于查找和查阅。（三）档案保管1.合同档案应由专人负责保管，设立专门的合同档案室或档案柜，确保档案的安全存放。档案保管人员应具备一定的档案管理知识和技能，熟悉档案管理流程。2.合同档案应按照档案保管期限进行分类存放，保管期限分为短期、中期和长期。短期档案保管期限一般为15年，中期档案保管期限一般为510年，长期档案保管期限一般为10年以上。档案保管人员应定期对档案进行检查和清理，确保档案的完整性和安全性。（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅期限等信息，并经申请部门负责人签字同意。2.档案保管人员根据申请表进行审核，审核通过后，方可提供档案查阅服务。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室或进行涂改、损坏等行为。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案保管人员，并在查阅登记表上签字确认。如因特殊情况需要复印档案资料的，应经档案保管人员同意，并按照规定进行复印和登记。六、监督与检查（一）内部监督1.幼儿园设立合同业务监督小组，由法务部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。监督小组负责对合同业务进行定期或不定期的监督检查，确保合同业务的规范执行。2.监督小组应重点检查合同签订、履行、变更、终止等环节是否符合本制度的规定，合同条款是否得到有效执行，合同风险是否得到有效防范等。对于检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.积极接受教育主管部门、工商行政管理部门、税务部门等外部监管部门的监督检查，及时了解和掌握国家法律法规及政策的变化，确保幼儿园合同业务的合法性和规范性。2.对于外部监管部门提出的意见和建议，应认真对待，及时整改落实，并将整改情况反馈给监管部门。七、责任追究（一）责任界定1.在合同业务过程中，如因故意或重大过失导致合同签订、履行、变更、终止等环节出现问题，给幼儿园造成损失的，应根据问题的性质和严重程度，界定相关人员的责任。2.责任人员包括合同立项申请人、合同起草人、合同审核人、合同审批人、合同签订人、合同履行责任人、合同验收人员、档案保管人员等。（二）责任追究方式1.对于因违反本制度导致合同业