学校政府采购业务制度

PAGE学校政府采购业务制度一、总则（一）目的为规范学校政府采购行为，加强政府采购管理，提高资金使用效益，维护学校利益和社会公共利益，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金及自有资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地向社会公开，确保采购过程和结果公开透明。3.公平竞争原则：为所有潜在供应商提供平等参与竞争的机会，维护市场公平竞争环境。4.公正原则：采购评审过程应客观、公正，确保采购结果合理、公正。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成：由学校领导、相关职能部门负责人、教师代表等组成。2.职责研究制定学校政府采购政策、制度和发展规划。审议重大采购项目的采购方式、采购预算、采购文件等。协调解决采购过程中的重大问题。监督采购活动的执行情况。（二）采购部门1.组成：设立专门的采购办公室，配备专业采购人员。2.职责贯彻执行政府采购法律法规和学校采购制度。负责采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。建立和管理供应商库，组织供应商资格审查。协调采购过程中的各方关系，处理采购纠纷。整理和归档采购文件及相关资料。（三）资产管理部门1.职责参与采购项目的需求论证，提出资产配置的合理性建议。负责采购资产的验收、登记、入账、保管和处置等工作。定期对学校资产进行清查盘点，确保资产安全完整。（四）财务部门1.职责负责审核采购预算，安排采购资金。对采购项目的资金支付进行审核和监督。参与采购项目的绩效评价工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据学校事业发展规划和实际工作需要，提出采购项目申请，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购部门对各部门提交的采购申请进行汇总、审核，结合学校财力状况和采购计划，编制年度政府采购预算草案。3.财务部门对采购预算草案进行审核，报学校采购管理委员会审议通过后，纳入学校年度预算。（二）预算执行1.采购项目严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序报经批准。2.采购部门应根据采购预算和采购计划，合理安排采购进度，确保采购项目按时完成。3.财务部门应按照预算安排及时足额支付采购资金，加强对采购资金使用的监督管理。（三）预算调整1.因政策变化、市场价格波动、采购需求变更等原因需要调整采购预算的，由采购部门提出调整申请，说明调整的原因、内容和金额。2.资产管理部门、财务部门对调整申请进行审核，提出审核意见。3.采购管理委员会对调整申请进行审议，根据审议结果决定是否调整预算。经批准调整的预算，应及时下达各相关部门执行。四、采购方式及程序（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的项目。2.采购部门应按照规定编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。3.通过政府采购信息指定媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。4.组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。5.向中标供应商发出中标通知书，并在规定时间内与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购部门从符合相应资格条件的供应商中随机选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.后续招标程序与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.采购部门成立谈判小组，制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。3.确定参加谈判的供应商名单，向其发出谈判邀请书。4.组织谈判活动，谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商在规定时间内提交最后报价。5.从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购部门组织专业人员对采购项目进行论证，形成论证意见。3.填写单一来源采购审批表，报学校采购管理委员会批准。4.与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购部门成立询价小组，确定被询价供应商名单，向其发出询价通知书。3.被询价供应商在规定时间内一次报出不得更改的价格。4.询价小组对供应商报价进行比较，确定成交供应商，并签订采购合同。（六）采购程序1.采购申请：各部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、用途等内容，并提交相关证明材料。2.需求论证：采购部门组织相关专家或专业人员对采购项目的需求进行论证，确保采购需求的合理性和必要性。对于重大采购项目，应邀请外部专家参与论证。3.采购方式确定：根据采购项目的特点和金额大小，按照本制度规定的采购方式选择标准，确定采购方式。采购方式需报采购管理委员会批准。4.采购文件编制：采购部门根据采购方式和采购项目的需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、技术规格、商务条款、评标标准、合同草案等内容。5.信息发布：采用公开招标、邀请招标方式的采购项目，应在政府采购信息指定媒体上发布采购公告（招标邀请书）；采用竞争性谈判采购方式的，应在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布谈判公告；采用单一来源采购方式的，应在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上公示采购信息；采用询价采购方式的，应向不少于三家的供应商发出询价通知书。6.供应商报名及资格审查：供应商按照采购文件要求报名参加采购活动。采购部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等。7.采购文件发售：向通过资格审查的供应商发售采购文件，并收取相应的费用。采购文件售价应合理，不得高于制作成本。8.开标、谈判、询价等活动组织：按照采购文件规定的时间、地点组织开标、谈判、询价等活动。开标时，应邀请所有投标人参加，当众宣布投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等；谈判和询价活动中，应组织谈判小组或询价小组与供应商进行谈判或询价，要求供应商进行报价、答疑、澄清等。9.评标、定标：评标委员会按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定成交供应商。评标结果应在规定时间内公示，公示无异议后确定中标供应商或成交供应商。10.合同签订：采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。合同签订后，应报财务部门备案。11.验收：资产管理部门组织相关人员按照采购合同和验收标准对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。验收合格后，出具验收报告。12.付款：财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间支付采购资金。付款时，应审核采购合同、发票、验收报告等相关凭证，确保资金支付的准确性和合规性。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购部门应在规定时间内与供应商签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订前，应报学校法律顾问进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。采购部门应及时向供应商提供必要的协助和支持，供应商应按时、按质、按量交付采购货物、工程或服务。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，应按照法律法规和合同约定的程序办理相关手续。（三）合同验收1.资产管理部门负责组织采购合同的验收工作。验收人员应根据采购合同和相关验收标准，对采购货物、工程或服务进行全面检查。2.验收合格后，验收人员应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量状况、验收结论等内容。（四）合同付款1.财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间支付采购资金。付款前，应审核采购合同、发票、验收报告等相关凭证。2.对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定的分期次数和时间节点进行付款，确保资金支付的准确性和合规性。六、采购监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门定期对政府采购项目进行审计监督，检查采购项目的预算执行、采购程序、合同签订与履行、资金使用等情况，发现问题及时提出整改意见。2.学校纪检监察部门对政府采购活动进行全程监督，受理有关政府采购的投诉举报，严肃查处采购过程中的违法违纪行为。（二）外部监督1.接受财政部门、政府采购监管部门等上级主管部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。2.主动接受社会公众的监督，通过政府采购信息公开平台等渠道，向社会公开采购项目的相关信息，接受社会各界的监督和评价。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案包括采购项目申请文件、采购预算文件、采购方式审批文件、采购文件（含招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、开标评标记录、合同文本、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的各类文件资料。（二）档案整理与归档采购部门负责采购档案的整理和归档工