业务分包管理制度

PAGE业务分包管理制度一、总则（一）目的为规范公司业务分包行为，加强对业务分包工作的管理，确保业务分包活动符合相关法律法规和行业标准要求，保障公司业务的顺利开展，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及业务分包的项目，包括但不限于工程建设、技术服务、劳务外包等各类业务。（三）基本原则1.合法合规原则业务分包活动必须遵守国家法律法规、行业标准以及公司的相关规定，确保分包行为的合法性和合规性。2.质量保障原则明确分包商的质量责任，要求分包商按照合同约定和相关标准提供合格的产品或服务，确保公司业务的整体质量。3.风险可控原则对业务分包过程中的风险进行识别、评估和控制，采取有效的措施降低风险，保障公司利益不受损失。4.择优选择原则在选择分包商时，综合考虑分包商的资质、信誉、业绩、价格等因素，择优选择合作方，确保分包商具备履行合同的能力。二、分包商管理（一）分包商资质审查1.资质要求工程建设类分包商应具备相应的工程施工资质，包括但不限于建筑工程施工总承包资质、专业承包资质等。技术服务类分包商应具备相关的技术资质和能力，如软件研发资质、检测资质等。劳务外包类分包商应具备合法的劳务经营资质，如劳务派遣许可证等。2.审查流程业务部门在确定需要进行业务分包时，应首先向分包商管理部门提交分包商资质审查申请。分包商管理部门负责对申请的分包商进行资质审查，审查内容包括营业执照、资质证书、安全生产许可证（工程建设类）、业绩证明等相关资料。对于符合资质要求的分包商，分包商管理部门应建立分包商档案，记录其基本信息、资质情况、业绩表现等。（二）分包商选择1.选择方式通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式选择分包商。对于金额较小、技术要求不高的业务分包项目，可采用询价方式选择分包商。2.选择标准除资质要求外，还应综合考虑分包商的信誉、业绩、价格、服务能力等因素。优先选择信誉良好、业绩突出、价格合理、服务优质的分包商。3.选择流程业务部门根据项目需求制定分包商选择方案，明确选择方式、选择标准等内容。分包商管理部门按照选择方案组织实施选择工作，发布招标公告（邀请招标）、谈判文件、询价文件等相关资料。组织开标、评标、谈判、询价等活动，确定中标（成交）分包商。业务部门与中标（成交）分包商签订业务分包合同。（三）分包商考核与评价1.考核内容质量考核：检查分包商提供的产品或服务是否符合合同约定和相关标准要求。进度考核：考核分包商是否按照合同约定的时间节点完成工作任务。安全考核：检查分包商在工作过程中是否遵守安全规定，是否存在安全事故隐患。信誉考核：评估分包商在合作过程中的信誉表现，如是否按时付款、是否履行合同义务等。2.考核方式定期考核：每月或每季度对分包商进行一次定期考核，填写考核评价表。不定期考核：根据项目实际情况，对分包商进行不定期考核，及时发现问题并督促整改。3.评价结果应用根据考核评价结果，对分包商进行分类管理。对于考核优秀的分包商，在后续项目中可优先选择；对于考核不合格的分包商，应及时发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应终止合作关系。三、业务分包合同管理（一）合同签订1.合同起草业务部门负责根据项目需求起草业务分包合同，明确分包的工作内容、质量要求、进度要求、价格条款、付款方式、违约责任等主要条款。合同文本应符合法律法规和公司合同管理的相关规定，语言表述准确、清晰，避免歧义。2.合同审核合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交给法务部门进行审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性、风险防范条款等内容，提出审核意见。业务部门根据审核意见对合同进行修改完善，确保合同质量。3.合同签订经审核通过的合同，由公司法定代表人或授权代表与分包商签订。签订合同前，应确保双方对合同条款达成一致意见，并加盖双方公章或合同专用章。（二）合同履行1.双方责任公司应按照合同约定及时向分包商支付款项，提供必要的支持和配合，监督分包商履行合同义务。分包商应按照合同约定的工作内容、质量要求、进度要求等履行义务，按时提交工作成果，接受公司的监督检查。2.合同变更在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。合同变更应按照公司合同管理的相关规定进行审核和审批。（三）合同结算与支付1.结算依据业务分包合同结算应以分包商实际完成的工作量、工作质量、工作进度等为依据。公司业务部门应定期对分包商的工作成果进行验收，验收合格后出具验收报告。2.结算流程分包商完成工作任务并经公司验收合格后，应向公司提交结算申请，附上相关的工作成果资料、验收报告等。业务部门对结算申请进行审核，审核通过后提交给财务部门。财务部门根据合同约定和审核结果进行结算，并按照公司财务管理制度支付款项。四、业务分包过程管理（一）项目交底1.交底内容业务部门在将业务分包给分包商前，应向分包商进行项目交底，明确项目的目标、要求、工作范围、质量标准、安全注意事项等内容。提供必要的技术资料、图纸、规范等文件，确保分包商对项目有充分的了解。2.交底方式采用会议交底、书面交底等方式进行项目交底。会议交底应形成会议纪要，书面交底应双方签字确认。（二）监督检查1.检查内容质量检查：检查分包商提供的产品或服务是否符合质量标准，是否存在质量问题。进度检查：检查分包商是否按照合同约定的进度计划进行工作，是否存在延误情况。安全检查：检查分包商在工作过程中是否遵守安全规定，是否存在安全隐患。资料检查：检查分包商提交的工作资料是否齐全、真实、有效。2.检查方式定期检查：业务部门定期对分包商的工作进行检查，填写检查记录。不定期检查：根据项目实际情况，对分包商进行不定期检查，及时发现问题并督促整改。专项检查：针对质量、安全等重点问题进行专项检查，确保项目顺利进行。（三）协调沟通1.沟通机制建立业务部门与分包商之间的定期沟通机制，每周或每月召开沟通会议，及时解决工作中出现的问题。设立专门的沟通渠道，如电话、邮件、即时通讯工具等，方便双方随时沟通交流。2.问题解决对于沟通中发现的问题，双方应及时协商解决。如无法协商一致，应按照合同约定的争议解决方式进行处理。五、风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别业务部门和分包商管理部门应共同对业务分包过程中的风险进行识别，包括但不限于质量风险、进度风险、安全风险、法律风险、经济风险等。采用头脑风暴、德尔菲法、风险矩阵等方法进行风险识别。2.风险评估对识别出的风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，对风险进行分类排序，确定重点风险。（二）风险应对措施1.风险规避对于高风险且无法有效控制的业务分包项目，应采取风险规避措施，如取消分包项目或选择其他合作方式。2.风险减轻对于可控制的风险，采取风险减轻措施，如加强对分包商的管理、增加质量检验频次、制定应急预案等。3.风险转移通过购买保险、签订免责条款等方式，将部分风险转移给保险公司或分包商。4.风险接受对于风险发生可能性较小且影响程度较低的风险，可采取风险接受措施，定期对风险进行监测和评估。六、信息管理（一）分包商信息管理1.信息收集分包商管理部门负责收集、整理分包商的基本信息、资质情况、业绩表现、考核评价等信息。业务部门在与分包商合作过程中，应及时向分包商管理部门反馈分包商的相关信息。2.信息更新定期对分包商信息进行更新，确保信息的准确性和及时性。对于分包商的重大变更信息，如资质变更、经营范围变更等，应及时进行记录和更新。（二）业务分包合同信息管理1.合同签订信息管理业务部门负责将业务分包合同的签订情况及时录入合同管理系统，包括合同名称、合同编号、签订时间、签订双方、合同金额等信息。2.合同履行信息管理