业务询价制度

PAGE业务询价制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司/组织的业务询价流程，确保获取准确、全面且具有竞争力的价格信息，为公司/组织的采购、合作业务等提供科学、合理的决策依据，有效控制成本，提高业务运营效益。通过明确询价的各个环节，规范责任和操作流程，保障公司/组织在业务活动中的合法权益，促进业务的健康、有序发展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内涉及采购原材料、设备、服务外包、合作项目等各类业务询价活动。包括但不限于生产部门的物资采购询价、项目部门的合作服务询价、行政部门的办公用品及服务询价等。（三）基本原则1.合法性原则业务询价活动必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准的要求，确保询价过程和结果在法律框架内进行，维护公司/组织的合法权益。2.准确性原则询价信息应准确、清晰地传达询价需求，避免模糊或歧义性表述，以便供应商能够提供准确匹配的报价和服务内容。3.全面性原则询价时应充分考虑业务所需的各项因素，包括但不限于产品规格、质量要求、服务标准、交货期、售后服务等，确保获取全面的价格及服务信息，为决策提供充分依据。4.公平性原则对待所有参与询价的供应商应一视同仁，提供公平、公正的竞争环境，不得偏袒或歧视任何一方，确保询价结果的公正性。5.保密性原则对于询价过程中涉及的公司/组织商业秘密、供应商报价信息等，相关人员应严格保密，不得泄露给无关人员，维护公司/组织及供应商的合法权益。二、询价流程（一）询价发起1.需求部门提出各业务需求部门根据业务开展需要，确定需要进行询价的项目，并填写《业务询价申请表》。申请表应详细说明询价项目的名称、规格、数量、质量要求、交货期、服务内容等具体信息，同时注明预计采购金额或预算范围。2.审批《业务询价申请表》提交至部门负责人进行初审，部门负责人应审核申请内容的必要性、合理性以及与部门业务目标的契合度。初审通过后，申请表流转至相关审批层级，根据公司/组织的审批权限规定，由相应领导进行最终审批。审批通过后，申请表返回需求部门，作为启动询价流程的依据。（二）询价准备1.组建询价小组需求部门负责组建询价小组，小组成员应具备相关业务知识、采购经验以及良好的沟通协调能力。询价小组一般由需求部门代表、采购部门代表、技术专家（如有需要）等组成，人数根据具体询价项目的复杂程度确定，但不得少于三人。2.制定询价文件询价小组根据《业务询价申请表》的内容，编制详细的询价文件。询价文件应包括询价函、报价表、技术规格书、商务条款、售后服务要求等内容。询价函应明确询价项目的基本情况、询价要求以及供应商的应答方式和截止日期等；报价表应提供清晰的报价格式，要求供应商分别列出产品价格、运费、税费等明细；技术规格书应详细描述产品或服务的技术参数、质量标准等；商务条款应涵盖交货期、付款方式、包装要求等；售后服务要求应明确供应商提供售后服务的内容、期限、响应时间等。3.确定询价对象询价小组通过多种渠道确定询价对象，包括但不限于公司/组织的供应商名录、行业网站、专业展会、同行推荐等。在选择询价对象时，应考虑供应商的信誉、资质、生产能力、产品质量、价格水平等因素，确保询价对象具有良好的市场口碑和供应能力。一般情况下，每个询价项目应至少选择三家不同的供应商作为询价对象。（三）询价发送1.发送方式询价小组通过邮件、传真、快递等方式向确定的询价对象发送询价文件。在发送询价文件时，应确保文件内容完整、清晰，同时告知供应商询价项目的重要信息以及应答要求。2.记录对询价文件的发送情况进行详细记录，包括发送时间、发送方式、接收对象、文件内容等信息。记录应妥善保存，以备后续查询和追溯。（四）供应商应答1.应答期限供应商应在询价文件规定的应答截止日期前提交应答文件。应答文件应按照询价文件的要求进行编制，包括报价单、技术方案、商务条款偏离表、售后服务承诺等内容。2.应答内容审核询价小组对供应商的应答文件进行审核，重点审核报价的合理性、技术方案的可行性、商务条款的响应程度以及售后服务承诺的有效性等。对于应答文件中存在的疑问或不明确之处，询价小组应及时与供应商进行沟通，要求供应商作出澄清或补充说明。3.二次询价（如有需要）若供应商的首次应答未能满足询价小组的要求，询价小组可根据实际情况决定是否进行二次询价。二次询价时，询价小组应明确指出首次应答存在的问题，并要求供应商针对问题进行改进和重新报价。二次询价的流程与首次询价相同，但应答截止日期应根据实际情况合理确定。（五）询价结果评估1.价格评估询价小组对各供应商的报价进行比较和分析，评估价格的合理性。价格评估不仅要考虑报价的绝对值，还要结合产品质量、服务水平、交货期等因素进行综合考量。对于价格明显偏离市场行情或不合理的报价，询价小组应进一步与供应商沟通，了解其报价依据。2.综合评估除价格因素外，询价小组还应对供应商的技术方案、商务条款响应情况、售后服务承诺等进行综合评估。根据询价项目的重点和需求，确定各项评估因素的权重，形成综合评估得分。例如，技术方案的可行性占比[X]%，商务条款的响应程度占比[X]%，售后服务承诺占比[X]%等。3.推荐建议询价小组根据价格评估和综合评估结果，向公司/组织推荐合适的供应商及采购方案。推荐建议应明确推荐供应商的名称、推荐理由、采购价格、服务内容、交货期等详细信息，并说明推荐方案的优势和风险。（六）审批决策1.提交审批询价小组将询价结果评估报告及推荐建议提交至公司/组织的相关决策部门或领导进行审批。审批部门或领导应根据公司/组织的业务战略、预算安排、采购政策等因素，对推荐方案进行全面审查和决策。2.最终决策决策部门或领导根据审批情况作出最终决策，确定是否采纳询价小组的推荐方案。若决策通过，应明确采购合同的签订主体、合同主要条款等内容；若决策未通过，应说明原因，并提出进一步的要求或建议，以便询价小组进行调整和重新询价。三、询价管理（一）档案管理1.建立档案对业务询价活动过程中产生的各类文件和资料进行分类整理，建立询价档案。档案内容包括《业务询价申请表》、询价文件、供应商应答文件、询价结果评估报告、审批决策文件等。2.档案保管询价档案应由专人负责保管，按照档案管理的相关规定进行存放和维护。档案保管期限应根据公司/组织的规定执行，一般情况下，重要询价项目的档案应长期保存。3.档案查阅公司/组织内部人员因工作需要查阅询价档案时，应填写《档案查阅申请表》，经相关部门负责人审批后，方可查阅。查阅档案时应遵守档案保管部门的规定，不得擅自复印、涂改、损毁档案资料。（二）监督与检查1.内部监督公司/组织内部设立专门的监督机构或岗位，对业务询价活动进行全程监督。监督内容包括询价流程的合规性、询价文件的编制与发送、供应商应答情况、询价结果评估的公正性等。监督机构或岗位应定期对询价项目进行抽查，发现问题及时督促整改。2.外部监督鼓励公司/组织内部员工对询价活动中的违规行为进行举报，同时接受供应商及其他相关方的监督。对于举报和外部监督反馈的问题，公司/组织应认真调查核实，依法依规处理，并及时向相关方反馈处理结果。（三）培训与沟通1.培训定期组织业务询价相关人员进行培训，培训内容包括询价流程、法律法规、采购政策、沟通技巧等方面。通过培训，提高询价人员的专业素质和业务能力，确保询价活动的规范开展。2.沟通协调在询价过程中，询价小组应与供应商保持良好的沟通协调，及时解答供应商的疑问，反馈询价项目的进展情况。同时，询价小组内部成员之间也应加强沟通协作，确保信息共享，提高询价工作的效率和质量。四、附则（一）解释权本制度由公司/组织[具体部门名称