合同业务管理六大制度

PAGE合同业务管理六大制度一、总则（一）目的为加强公司合同业务管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保合同合法有效。2.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。3.风险防范原则加强合同风险评估与防控，对合同签订、履行过程中可能出现的风险进行识别、分析和应对，确保公司利益不受损失。4.统一管理原则合同业务实行统一管理，明确各部门职责，规范合同流程，提高合同管理效率。二、合同签订制度（一）合同承办部门及职责1.业务部门负责合同的洽谈、起草、初审等工作，对合同的真实性、合法性、可行性负责。2.法务部门负责合同的法律审查，对合同条款的合法性、完整性进行审核，提出法律意见和建议。3.财务部门负责对合同涉及的财务条款进行审核，评估合同的财务风险和经济效益。4.其他相关部门根据合同性质和业务需要，参与合同的审核工作。（二）合同起草1.合同承办部门应根据业务需求，起草合同文本。合同文本应具备以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。2.合同文本应使用规范的语言文字，条款明确、具体，避免歧义。对于格式合同，应确保格式条款符合法律法规规定，不存在免除己方责任、加重对方责任、排除对方主要权利等无效条款。（三）合同审核1.合同承办部门完成合同起草后，应将合同文本及相关资料提交给法务部门进行法律审查。法务部门应在[具体期限]内完成审查工作，并出具法律审查意见。2.合同承办部门应将法务部门审查通过的合同文本提交给财务部门进行财务审核。财务部门应在[具体期限]内完成审核工作，并出具财务审核意见。3.其他相关部门根据合同性质和业务需要，对合同进行专业审核，并出具审核意见。4.合同承办部门应根据各部门的审核意见，对合同文本进行修改完善，确保合同条款合法、合规、合理、可行。（四）合同审批1.合同承办部门将修改完善后的合同文本及相关资料提交给公司领导进行审批。审批流程如下：一般合同由部门负责人审核后，报分管领导审批；重大合同（合同标的金额达到[具体标准]以上或对公司经营有重大影响的合同）由部门负责人审核后，经分管领导审核，报总经理审批。2.公司领导应认真审查合同内容，对合同的合法性、可行性、风险等进行全面评估，并签署审批意见。（五）合同签订1.合同经审批通过后，由合同承办部门负责与对方当事人签订合同。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，如因特殊情况需要使用对方提供的合同文本，应经法务部门审查同意。2.合同签订人应具备相应的授权，签订合同前应核实对方当事人的主体资格、经营范围、资信状况等情况，确保合同签订主体合法、有效。3.合同签订应采用书面形式，由双方当事人签字（或盖章）确认。合同签字（或盖章）应齐全、清晰，符合法律法规及合同约定的要求。三、合同履行制度（一）合同履行计划1.合同签订后，合同承办部门应制定详细的合同履行计划，明确合同履行的各个环节、责任人员、时间节点等内容，确保合同能够按照约定顺利履行。2.合同履行计划应报公司领导及相关部门备案，以便及时掌握合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。（二）合同履行跟踪1.合同承办部门应建立合同履行跟踪台账，对合同履行情况进行实时跟踪记录，及时掌握合同履行进度、质量、付款等情况。2.合同履行过程中，如发现对方当事人未按照合同约定履行义务，合同承办部门应及时与对方沟通协商，要求对方限期履行义务，并采取相应的措施防止损失扩大。3.如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行或部分无法履行，合同承办部门应及时通知对方当事人，并采取合理措施减少损失。同时，应按照法律法规及合同约定的程序办理相关手续，如变更合同、解除合同等。（三）合同付款管理1.合同付款应严格按照合同约定执行，财务部门应根据合同履行情况及相关审批文件办理付款手续。2.付款前，财务部门应审核合同承办部门提交的付款申请及相关证明材料，确保付款依据充分、手续齐全。3.对于涉及预付款、进度款、结算款等不同阶段付款的合同，财务部门应严格按照合同约定的付款比例和时间节点进行付款，避免提前付款或逾期付款。（四）合同变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，合同承办部门应及时与对方当事人协商，并签订书面的变更或解除协议。2.合同变更或解除协议应报法务部门审查，经公司领导审批后生效。变更或解除合同应按照法律法规及合同约定的程序办理相关手续，如通知对方当事人、办理备案登记等。3.合同变更或解除后，合同承办部门应及时清理合同履行过程中的相关资料，如合同文本、往来函件、结算凭证等，并归档保存。四、合同档案管理制度（一）合同档案的收集与整理1.合同签订后，合同承办部门应负责将合同文本及相关资料收集齐全，包括合同审批文件、往来函件、履行记录、变更或解除协议等。2.合同承办部门应按照档案管理的要求，对合同资料进行分类整理，编制档案目录，确保档案资料完整、有序。3.合同承办部门应在合同履行完毕或终止后[具体期限]内，将合同档案移交公司档案管理部门统一保管。（二）合同档案的保管与查阅1.公司档案管理部门应建立合同档案保管制度，对合同档案进行妥善保管，确保档案资料安全、完整。2.合同档案应按照档案管理的规定进行分类存放，便于查阅和检索。3.公司内部人员查阅合同档案应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。4.因工作需要对外提供合同档案复印件的，应经公司领导批准，并按照档案管理的规定办理相关手续。（三）合同档案的销毁1.合同档案保管期限届满后，档案管理部门应按照档案管理的规定，对合同档案进行鉴定，提出销毁意见。2.经公司领导批准后，档案管理部门应组织对拟销毁的合同档案进行销毁，并做好销毁记录。3.销毁合同档案应采用适当的方式，确保档案资料无法恢复，防止信息泄露。五、合同风险评估与防控制度（一）合同风险识别1.公司应建立合同风险识别机制，定期对合同签订、履行过程中可能出现的风险进行识别和分析。2.合同风险识别应涵盖合同主体资格、合同条款、合同履行、合同变更与解除、合同纠纷处理等各个环节，识别的风险类型包括但不限于法律风险、财务风险、信用风险、市场风险等。（二）合同风险评估1.针对识别出的合同风险，公司应组织相关部门和人员进行风险评估，评估风险发生的可能性和影响程度。2.合同风险评估应采用科学合理的方法，如定性分析、定量分析等，对风险进行综合评估，并确定风险等级。3.根据风险评估结果，公司应制定相应的风险应对策略，明确风险应对措施和责任部门。（三）合同风险防控措施1.加强合同主体资格审查在签订合同前，应认真核实对方当事人的主体资格、经营范围、资信状况等情况，确保合同签订主体合法、有效。对于重大合同或风险较高的合同，可要求对方提供担保或进行尽职调查。2.完善合同条款合同条款应明确、具体、合法、合规，避免歧义。对于格式合同，应确保格式条款符合法律法规规定，不存在免除己方责任、加重对方责任、排除对方主要权利等无效条款。同时，应根据合同性质和业务需要，合理约定双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等内容，降低合同风险发生的可能性及影响程度。3.强化合同履行跟踪建立合同履行跟踪台账，对合同履行情况进行实时跟踪记录，及时掌握合同履行进度、质量、付款等情况。如发现对方当事人未按照合同约定履行义务，应及时与对方沟通协商，要求对方限期履行义务，并采取相应的措施防止损失扩大。4.加强合同变更与解除管理合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，应及时与对方当事人协商，并签订书面的变更或解除协议。变更或解除协议应报法务部门审查，经公司领导审批后生效。同时，应按照法律法规及合同约定的程序办理相关手续，如通知对方当事人、