会计业务档案管理制度

PAGE会计业务档案管理制度总则1.目的为了加强公司会计业务档案管理，保证会计业务档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的会计业务档案管理。3.定义会计业务档案是指公司在会计核算等过程中形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等。会计业务档案的归档范围1.会计凭证包括原始凭证和记账凭证。原始凭证如发票、收据、报销单、借款单等；记账凭证按照经济业务事项的内容加以分类，并据以确定会计分录后所填制的凭证。2.会计账簿总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务会计报告月度、季度、年度财务会计报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告等。4.其他会计资料银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。会计业务档案的整理1.会计凭证的整理每月末，会计人员应将当月的会计凭证按顺序号排列，检查凭证的日期、编号、摘要、金额、附件张数等是否齐全、准确，发现问题应及时更正补充。去除凭证上的金属物，对大于记账凭证的原始凭证应折叠或粘贴整齐，使其大小与记账凭证一致，并在粘贴处加盖经办人印章。每本凭证应加具封面、封底，在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数、附件张数，并由会计主管人员和装订人员在封面上签章。2.会计账簿的整理年度终了，各种账簿在结转下年、建立新账后，一般应将旧账集中统一整理。活页账簿应抽出空白页，再将已使用的账页依次编号，并加具目录，装订成册。在账簿封面上注明单位名称、账簿名称、年度、册数等，并由记账人员和会计主管人员签章。3.财务会计报告的整理月度、季度财务会计报告应按月、季顺序装订成册，在封面上注明单位名称、所属年度、月份、季度、报告种类，并由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。年度财务会计报告应按年度装订成册，在封面上注明单位名称、年度、报告种类，并由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章，同时加盖单位公章。4.其他会计资料的整理银行存款余额调节表、银行对账单应按月或按季整理，装订成册，并在封面上注明单位名称、年度、月份、季度等。纳税申报表应按纳税所属期整理，装订成册，并在封面上注明单位名称、年度、月份、纳税所属期等。会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书等应按类别整理，装订成册，并在封面上注明单位名称、年度、类别等。会计业务档案的保管1.保管期限会计凭证、会计账簿、会计档案移交清册保管期限为30年。月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年。年度财务会计报告、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书等保管期限为永久。2.保管地点公司应设立专门的会计业务档案保管库（室），配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设施，确保会计业务档案的安全保管。保管库（室）应指定专人负责管理，非档案管理人员不得擅自进入。3.保管要求会计业务档案应分类存放，排列有序，并建立档案目录，便于查找和利用。档案管理人员应定期对会计业务档案进行检查、核对，发现问题及时处理，并做好记录。对电子会计档案，应定期进行备份，并分别存储在不同的介质上，如硬盘、光盘、磁带等，以防止数据丢失。同时，应建立电子会计档案的索引和检索系统，便于快速查询和利用。会计业务档案的查阅和借阅1.查阅权限公司内部人员查阅会计业务档案，需经会计主管人员批准，并在档案管理人员的陪同下进行查阅。查阅时，不得在档案上涂画、拆封和抽换。外部单位查阅公司会计业务档案，应持有单位介绍信，经公司负责人批准后，方可查阅。查阅时，公司应指定专人负责陪同，并按照规定的范围提供查阅资料。2.借阅手续公司内部人员借阅会计业务档案，需填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、借阅用途等，经会计主管人员批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理借阅手续。外部单位借阅公司会计业务档案，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、借阅用途等，并加盖单位公章，经公司负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理借阅手续。借阅期间，借阅单位应妥善保管所借阅的会计业务档案，不得转借、复制、摘录、传播档案内容。3.归还要求借阅人员归还会计业务档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量、内容等，确认无误后，在借阅申请表上签字注销。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。会计业务档案的移交1.移交时间会计人员因工作调动或离职等原因，应在办理会计工作交接手续时，将所经管的会计业务档案移交给接替人员。2.移交手续移交人员在办理移交手续时，应编制会计业务档案移交清册，详细列明移交的会计业务档案名称、数量、起止日期、档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。移交清册一式三份，交接双方各执一份，存档一份。交接双方应在移交清册上签字确认。会计业务档案的销毁1.销毁条件会计业务档案保管期满，需要销毁时，可以按照以下程序进行：由公司档案管理部门会同会计部门提出销毁意见，编制会计业务档案销毁清册，列明销毁会计业务档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。公司负责人在会计业务档案销毁清册上签署意见。销毁会计业务档案时，应当由档案管理部门和会计部门共同派员监销。2.特殊档案的销毁保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。3.销毁程序监销人在销毁会计业务档案前，应当按照会