高校毕业生档案管理工作方案

高校毕业生档案管理工作方案高校毕业生档案承载着毕业生在校期间的成长轨迹与学业信息，是其升学、就业、政审、职称评定及享受相关社会待遇的重要依据。科学规范地做好毕业生档案管理工作，不仅是维护毕业生合法权益、助力其职业发展的基础保障，也是高校优化育人服务、提升管理水平的重要体现。为确保此项工作有序、高效、安全开展，特制定本方案。一、工作目标以服务毕业生发展需求为导向，以国家及地方档案管理法规为准则，通过系统化、规范化、精细化的管理流程，确保毕业生档案材料的完整性、准确性与安全性。力求实现档案转递及时顺畅，查询利用便捷高效，为毕业生后续发展提供坚实的档案支持，同时提升学校档案管理工作的整体效能与服务质量。二、组织领导与职责分工为保障毕业生档案管理工作的顺利实施，应成立由学校分管领导牵头，学生工作部门统筹协调，各学院（系）、教务处、研究生院、就业指导中心、档案馆等相关部门协同配合的工作小组。明确各部门职责如下：*学生工作部门：负责毕业生档案管理工作的整体规划、组织协调与监督检查，制定或完善相关管理细则。*各学院（系）：承担毕业生档案材料的收集、整理、审核、封装等基础性工作，确保材料真实、完整、规范。指定专人负责，明确工作责任制。*教务处、研究生院：负责提供毕业生成绩单、学籍异动等相关学业证明材料，并确保信息准确无误。*就业指导中心：协助收集毕业生就业协议书、报到证下联等就业相关材料，提供毕业生就业去向信息，指导毕业生正确认识档案的重要性。*档案馆：负责对各学院（系）整理封装后的毕业生档案进行接收、核对、保管（针对暂缓就业或留校档案），并按照规定办理档案的转递、查询等业务，提供专业的档案管理指导。三、主要工作内容与流程规范（一）档案材料收集与审核各学院（系）应在毕业生离校前，集中开展档案材料的收集与审核工作。1.材料收集：明确需归档材料清单，主要包括：*入学登记表、毕业生登记表、体检表；*各学年成绩单（经教务处或研究生院审核盖章）；*学籍异动材料（如转学、转专业、休学、复学等审批表）；*党团组织材料（如入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议材料、不合格党员处置材料、入团志愿书等）；*奖惩材料（如各类奖励审批表、荣誉证书复印件、处分决定及解除处分材料等）；*就业相关材料（如就业协议书、就业报到证下联、劳动合同复印件等，根据实际情况收集）；*其他应归档的重要材料。2.材料审核：对收集的材料进行严格审核，确保材料齐全、真实、规范。重点检查：*材料是否为原件（特殊情况复印件需注明原件保管单位并加盖公章）；*表格填写是否完整、准确，签名盖章是否齐全；*材料内容有无涂改、伪造痕迹；*成绩单等关键性材料是否与学籍系统信息一致。对审核中发现的问题，应及时通知毕业生或相关部门补充、更正。（二）档案材料整理与归档审核合格的材料，由各学院（系）按照档案管理规范进行整理、排序、装订。1.材料排序：参照《干部档案整理工作细则》或学校档案管理规定，对材料进行系统化排序，通常按照学籍类、党团类、奖惩类、就业类等顺序组卷。2.材料装订：去除材料中的金属物，对破损材料进行修补，采用规范的档案盒或档案袋进行封装。档案袋封面信息（如姓名、学号、学院、专业、毕业年份、档案去向等）应填写清晰、准确、完整。3.目录编制：对于重要档案材料，应编制档案材料目录，便于后续查阅。（三）档案转递与交接毕业生档案应在规定时限内，按照毕业生就业去向或升学情况进行规范转递。1.转递方式：毕业生档案应通过机要通信或学校专人专车送达方式转递，严禁个人自带或通过普通邮寄方式寄送。确因特殊情况需由毕业生本人领取的，需严格履行审批手续，并由毕业生本人出具书面承诺书，明确责任。2.转递去向确认：依据毕业生就业报到证、升学录取通知书、或毕业生本人提供的有效接收证明（如人才服务中心存档证明）确定档案转递地址及单位。对于未就业毕业生，档案可转递至其户籍所在地公共就业和人才服务机构，或按规定由学校代为保管一定期限。3.交接登记：档案转递前，学院（系）与档案馆（或负责档案寄出的部门）需办理严格的交接手续，双方签字确认，留存交接清单。档案寄出后，应及时跟踪机要单号，确保档案安全送达。4.信息核对：档案接收单位在收到档案后，如发现问题应及时与学校联系。学校应积极配合核实处理。（四）档案保管与保密对于暂缓就业、升学待取或其他原因暂时留校的毕业生档案，档案馆应按照国家档案管理规定进行妥善保管。1.保管条件：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”条件，配备必要的温湿度调控设备。2.保密管理：严格遵守档案保密制度，建立档案查阅、复印、借阅登记制度，严禁无关人员接触档案，确保档案信息安全。3.定期清查：对库存档案进行定期清查核对，确保账物相符，发现问题及时处理。（五）档案查询与利用毕业生档案原则上不对外公开查询。因升学、就业、政审、公证等正当理由确需查阅档案的，需按规定程序办理。1.查询条件：用人单位因工作需要查阅，须持单位介绍信和有效身份证件；毕业生本人查询，须持本人有效身份证件。公检法等机关因办案需要查阅，须持单位介绍信和办案人员有效证件。2.查询流程：严格履行查询登记手续，由档案管理人员负责查阅，查阅者不得擅自涂改、抽取、勾画、复制、拍摄、公布档案内容。3.证明出具：根据档案记载，可为毕业生出具相关证明材料，如学历学位证明、成绩证明、政审证明等。四、保障措施（一）制度保障完善毕业生档案管理相关规章制度，明确各环节工作标准与责任，确保管理工作有章可循、有规可依。定期对制度执行情况进行检查评估，根据实际情况进行修订完善。（二）人员保障各学院（系）应配备责任心强、业务素质高的专（兼）职档案管理人员，并保持人员相对稳定。定期组织档案管理人员参加业务培训，学习档案管理法规政策和专业知识，提升业务能力。（三）经费保障学校应保障毕业生档案管理工作所需经费，包括档案材料（档案袋、盒、装订用品等）、邮寄费用（机要费等）、库房维护、设备更新、人员培训等开支。（四）技术保障积极推进档案管理信息化建设，利用档案管理软件对毕业生档案信息进行数字化管理，提高档案管理效率和查询利用的便捷性。同时，做好档案数据备份，防止数据丢失。五、工作要求（一）高度重视，加强领导各相关部门要充分认识毕业生档案管理工作的重要性，将其作为一项关系毕业生切身利益和学校声誉的重要工作来抓，明确责任领导，细化工作方案，确保各项工作落到实处。（二）协同配合，形成合力毕业生档案管理工作涉及多个部门，各部门应树立全局观念，加强沟通协调，密切配合，形成工作合力，共同做好毕业生档案的收集、整理、转递等各环节工作。（三）以人为本，优化服务在严格执行档案管理规定的同时，应本着以人为本的原则，为毕业生提供便捷、高效的档案服务。耐心解答毕业生关于档案的咨询，及时处理档案转递过程中出现的问题，提升毕业生满意度