学校合同业务管理制度

PAGE学校合同业务管理制度一、总则（一）目的为加强学校合同业务管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护学校合法权益，根据国家法律法规及相关政策要求，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校与校内外各类主体签订的涉及教学、科研、行政、后勤等方面的合同，包括但不限于合作办学协议、科研项目合同、采购合同、租赁合同、服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规，符合政策要求，不得损害国家利益、社会公共利益和学校合法权益。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，合理确定双方权利义务，保障双方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。（四）职责分工1.合同业务管理部门：负责合同的归口管理，制定合同管理制度，审核合同条款，参与合同谈判，监督合同履行，处理合同纠纷等。2.合同承办部门：负责合同的具体承办工作，包括合同项目的调研、起草合同文本、组织合同谈判、办理合同审批手续、履行合同义务等。3.合同审核部门：负责对合同进行合法性、合规性、合理性审核，提出审核意见，防范合同风险。4.财务部门：负责审核合同的资金预算、支付方式等财务条款，监督合同款项的收付，确保资金安全。5.法务部门：负责为合同业务提供法律咨询服务，审查合同条款的法律风险，处理合同纠纷的法律事务。二、合同的签订（一）合同立项1.合同承办部门根据学校工作需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同项目的名称、内容、背景、目的、合作方基本情况、经费预算等信息。2.合同立项申请经本部门负责人审核后，报合同业务管理部门。合同业务管理部门对立项申请进行初审，提出初审意见，报学校领导审批。（二）合同起草1.合同承办部门根据合同立项审批意见，负责起草合同文本。合同文本应使用规范的格式和语言，明确双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款。2.合同文本涉及专业技术条款的，应征求相关专业部门或专家的意见；涉及重大利益或复杂法律问题的，应征求法务部门的意见。（三）合同审核1.合同承办部门将起草好的合同文本提交合同审核部门进行审核。合同审核部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核，并出具审核意见。2.审核内容包括合同的合法性、合规性、合理性、完整性等方面。审核意见应明确指出合同存在的问题及修改建议，合同承办部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善。3.合同涉及重大事项或金额较大的，合同审核部门应组织相关部门进行会审，共同研究合同条款，提出会审意见。（四）合同审批1.合同承办部门将修改完善后的合同文本及相关材料提交学校领导审批。学校领导应根据合同审核意见和学校实际情况，对合同进行审批，签署审批意见。2.合同审批通过后，合同承办部门应及时与合作方签订合同。合同签订应使用学校统一印制的合同文本，由法定代表人或授权代表签字，并加盖学校公章。（五）合同备案1.合同签订后，合同承办部门应将合同文本及相关材料报送合同业务管理部门备案。合同业务管理部门应建立合同台账，对合同进行编号、登记、归档，妥善保管合同资料。2.合同备案应包括合同文本、合同审批表、合同立项申请表、合同审核意见等材料。合同业务管理部门应定期对合同备案情况进行检查，确保合同资料的完整性和准确性。三、合同的履行（一）履行计划制定1.合同承办部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确合同履行的步骤、时间节点、责任人等信息。合同履行计划应报合同业务管理部门备案。2.合同履行计划应具有可操作性和可监控性，确保合同能够按时、按质、按量履行。（二）履行过程监控1.合同承办部门应按照合同履行计划组织实施合同履行工作，定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现问题并采取措施加以解决。2.合同业务管理部门应对合同履行情况进行跟踪和监督，定期向学校领导汇报合同履行进展情况。发现合同履行过程中存在重大问题或风险的，应及时向学校领导报告，并提出处理建议。（三）合同变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，合同承办部门应及时提出合同变更申请，填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等情况。2.合同变更申请经本部门负责人审核后，报合同业务管理部门。合同业务管理部门对变更申请进行初审，提出初审意见，报学校领导审批。合同变更申请未经批准的，不得擅自变更合同。3.合同变更经学校领导审批通过后，合同承办部门应与合作方签订合同变更协议，并按照合同变更协议履行合同义务。合同变更协议应报合同业务管理部门备案。（四）合同终止1.合同履行完毕或出现法定终止情形的，合同承办部门应及时办理合同终止手续，填写《合同终止申请表》，详细说明合同终止的原因、时间、履行情况等信息。2.合同终止申请经本部门负责人审核后，报合同业务管理部门。合同业务管理部门对终止申请进行初审，提出初审意见，报学校领导审批。合同终止申请未经批准的，不得擅自终止合同。3.合同终止后，合同承办部门应及时清理合同履行过程中的相关资料，办理合同款项的结算手续，将合同履行情况书面报告合同业务管理部门。合同业务管理部门应将合同终止情况记录在合同台账中，并对合同资料进行整理归档。四、合同的风险防范（一）风险识别与评估1.合同业务管理部门应定期组织对合同业务进行风险识别与评估，分析合同签订、履行过程中可能存在的风险因素，如法律风险、财务风险、信用风险、市场风险等。2.风险识别与评估应采用科学的方法和工具，如问卷调查、案例分析、专家咨询等，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.根据风险识别与评估结果，合同业务管理部门应会同相关部门制定风险应对措施，明确风险应对责任人和具体措施。风险应对措施应具有针对性和可操作性，能够有效降低风险发生的可能性和影响程度。2.对于重大风险，应制定专项风险应对方案，组织相关部门进行研究和论证，确保风险应对措施的有效性和可行性。（三）风险监控与预警1.合同业务管理部门应建立风险监控机制，定期对合同业务风险进行监控，及时发现风险变化情况。风险监控应包括合同履行情况、款项收付情况、合作方信用状况等方面。2.当风险指标达到预警值时，合同业务管理部门应及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施加以防范和控制。风险预警应明确预警级别、预警内容、预警期限等信息。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防与协商1.合同承办部门应加强合同履行过程中的管理，积极预防合同纠纷的发生。在合同履行过程中，如发现可能引发纠纷的问题，应及时与合作方沟通协商，寻求解决方案。2.对于合同纠纷，合同承办部门应首先尝试与合作方进行协商解决。协商应遵循平等、自愿、合法的原则，通过友好协商达成一致意见，解决合同纠纷。（二）纠纷处理程序1.如协商不成，合同承办部门应及时向合同业务管理部门报告合同纠纷情况，并提交相关材料。合同业务管理部门应会同法务部门等相关部门对合同纠纷进行分析研究，制定纠纷处理方案。2.合同纠纷处理方案应明确纠纷处理的方式、责任人、时间节点等信息。纠纷处理方式包括协商、仲裁、诉讼等。合同纠纷处理应严格按照法律法规和学校相关规定进行，确保纠纷处理的合法性和公正性。3.在合同纠纷处理过程中，合同承办部门应积极配合相关部门开展工作，提供必要的证据和资料，维护学校合法权益。（三）纠纷处理结果跟踪1.合同纠纷处理结束后，合同承办部门应及时跟踪纠纷处理结果的执行情况，确保纠纷得到妥善解决。2.合同业务管理部门应对合同纠纷处理情况进行总结分析，提出改进措施和建议，完善合同管理制度，防范类似纠纷的再次发生。六、合同档案管理（一）档案收集与整理1.在合同签订、履行及纠纷处理过程中形成的各类文件、资料、记录等均应作为合同档案进行收集整理。合同档案应包括合同文本、合同审批表、合同立项申请表、合同审核意见、合同变更协议、合同终止申请表、合同款项收付凭证、往来信函、会议纪要、纠纷处理材料等。2.合同承办部门应指定专人负责合同档案的收集整理工作，按照档案管理的要求，对合同档案进行分类、编号、装订，确保档案资料的完整性和规范性。（二）档案保管与查阅1.合同业务管理部门应建立合同档案室，配备必要的档案保管设施，对合同档案进行集中保管。合同档案室应建立档案借阅登记制度，严格控制档案的查阅和借阅范围。2.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经合同业务管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自复印、拍照、涂改、损毁档案资料。（三）档案销毁1.合同档案保管期限届满后，合同业务管理部门应会同相关部门对档案进行鉴定，确