《ERP应用技能》-项目七 采购管理与应付款管理

任务一基础知识一、采购管理系统的主要功能1.对供应商进行有效管理通过对供应商进行分类，维护供应商档案信息和供应商存货对照表，便于企业与供应商建立长期稳定的采购渠道；同时，系统还可以对供应商的交货时间、货物质量、供应价格等进行分析评价，确定审查合格的供应商，并调整供应商档案。2.严格管理采购价格供应链管理系统可以对采购价格进行严格管理，为企业降低采购成本提供依据。下一页返回任务一基础知识3.可以选择采购流程企业根据采购计划、请购单、销售订单生成采购订单，也可以手工输入请购单、采购订单；采购业务可以从请购开始，也可以直接从采购开始；可以在收到采购货物时直接输入采购到货单，或者根据采购订单复制生成采购到货单；质量检验部门对货物验收后，要输入采购入库单，或者根据采购到货单生成采购入库单。4.及时进行采购结算接收供应商开具的采购发票后，直接将采购发票与采购入库单进行采购结算，并将结算单直接转给财务部门进行相应的财务处理，便于及时支付货款。上一页下一页返回任务一基础知识5.采购执行情况分析可以对采购订单的执行情况进行分析，便于分清责任，及时发现、解决采购过程中出现的问题，以便及时组织采购，保证生产顺利进行，并能保持较低的库存，为降低成本提供保证。二、采购管理业务的操作流程一个完整的采购业务流程通常包括以下6个环节：采购申请→采购订货→采购到货→采购入库→财务记账→支付应付款。1.采购申请企业的计划部门根据生产计划、销售计划编制物料采购计划，采购部门根据采购计划生成请购单，准备向供应商采购。采购请购单是可选单据，可以根据业务需要选用。上一页下一页返回任务一基础知识2.采购订货采购申请经相关部门审核后，由采购人员在采购系统编制采购订单，并下达给供应商。用户可手工填制采购订单，也可根据采购请购单、采购合同、销售订单参照生成采购订单，还可以根据请购单进行采购比价生成采购订单。（1）对于标准、规范的采购管理模式，可以设置必有订单模式，通过采购订单可以跟踪采购的整个业务流程。（2）没有设置必有订单模式时，订单是可选单据，用户可以根据业务需要选用。上一页下一页返回任务一基础知识3.采购到货采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据。采购到货单是可选单据，用户可以根据业务需要选用。4.采购入库采购入库是通过采购到货环节之后，对合格到货的存货进行入库验收。用户可以手工填制采购入库单，也可参照采购订单、采购到货单生成入库单，采购入库后更新仓库的现存量。上一页下一页返回任务一基础知识5.财务记账当采购入库并收到供应商开具的增值税专用发票后，需要编制采购发票，作为后续支付货款的依据。在采购管理系统中录入或生成专用发票或普通发票，并进行结算。采购入库商品的采购成本核算和凭证的处理应在存货核算系统中完成。6.支付应付款当应付款到期后，企业的出纳人员将货款支付给供应商，付款在应付管理系统中进行。由此可见，一项采购业务的完成涉及ERP软件的多个子系统，图7−1

中描述了采购业务的流程和涉及的各个子系统的对应关系。上一页下一页返回任务一基础知识从图7−1中可以看出，采购系统关键的操作是单据的录入、审核及结算，最终制作的凭证传递给财务总账系统，进行财务核算。三、采购管理系统与其他系统的关系采购管理系统是对企业全部的生产和销售提供采购的管理系统，其他的很多系统都是通过采购订单和该系统对接的，如图7−2

所示。（1）采购订单可以根据销售订单生成，从而处理以销代购业务。（2）采购入库单是库存系统中一种重要的库存交易单据，它会更新相应仓库的即时库存。（3）采购发票和采购入库单核对后，可以在存货核算系统中进行采购成本的核算处理，计算出的采购成本可以反填到采购入库单中，并进行会计凭证的处理。上一页下一页返回任务一基础知识（4）采购系统中的采购发票可以直接传递到应付系统，制作会计凭证，作为确认应付的依据。四、应付款管理系统应用解决方案应付款管理系统主要用于核算和管理供应商往来款项，该系统以采购发票、付款单、其他应付单等原始单据为依据，记录采购业务及其他业务所形成的往来款项，处理应付款项支付、转账等情况，提供票据处理的功能，同时，提供统计分析的功能。由于各个企业情况不同，对应付款核算管理的要求也不同，因此，业务处理的流程、具体处理单据的方式、需要启用的系统模块也不一样。可选择的系统应用解决方案主要有以下几种。上一页下一页返回任务一基础知识（一）在总账系统核算有关供应商往来款项如果只有总账系统中核算有关供应商往来的业务，则对涉及供应商往来的科目设置为“供应商往来”辅助核算，并且将科目的受控系统设置为空白，不启用应付款管理系统。这种应用解决方案，不能实现电脑键盘录入和打印生成应付单据、付款单据和采购发票，不能实现原始单据详细信息核算功能。这种解决方案只适合供应商往来业务不多的企业。上一页下一页返回任务一基础知识（二）仅启用应付款管理系统如果启用应付款管理系统，将总账系统与应付款管理系统结合起来使用，则对涉及供应商往来的科目设置为“供应商往来”辅助核算，并且将科目的受控系统设置为“应付系统”，启用应付款管理系统。这种应用解决方案，可实现电脑键盘录入和打印生成应付单据、付款单据和采购发票，可以对原始单据进行详细信息核算功能。适合供应商往来业务较多，且企业要求通过键盘录入应付单据、付款单据和采购发票等原始单据的企业。上一页下一页返回任务一基础知识具体又分为两种情况。1.“详细核算”应用解决方案如果企业的采购业务及应付款核算管理业务比较复杂，或者企业需要追踪每一笔业务的应付单、付款单和采购发票，需要将应付款核算到产品一级，那么需要选择详细核算，对供应商往来进行详细的核算、控制、查询、分析。由于这种应用解决方案没有启用采购管理系统，因此，采购发票单据只能在应付款管理系统中录入和审核，并进行制单处理。上一页下一页返回任务一基础知识2.“简单核算”应用解决方案如果企业的采购业务及应付款业务不复杂，或者现购业务很多，则企业可以选择此方案。这样，应付款管理系统只是完成将采购传递过来的发票生成凭证传递给总账系统，在总账系统中以凭证为依据进行往来业务的查询。此应用解决方案需同时启用“采购管理系统”。这两种应用解决方案都要求有关供应商往来科目的账户余额，在应付款管理系统与总账系统中进行对账。上一页下一页返回任务一基础知识（三）启用应付款管理和采购管理系统的“详细核算”解决方案当企业不仅仅需要有关供应商往来的详细核算，采购部门也使用计算机软件进行业务处理，且要求由采购部门录入采购发票，再将发票传递到财务部门，财务部门结合应付单、付款单进行供应商往来业务核算。这时就应该启用应付款管理系统，选择“详细核算”，再启用采购管理系统。这样能够满足管理上的需要。这种应用解决方案，在应付款管理系统中将只能录入和审核应付单和付款单，而不能录入采购发票。采购发票的录入是在采购管理系统中实现的，并且能进行采购订单、采购入库单等单据的录入。这种应用解决方案一般还要启用存货核算和库存管理。即将进销存模块，以及应收款、应付款管理系统整合在一起使用。上一页下一页返回任务一基础知识五、基础概念解释（1）暂估入库，是指采购的货物入库了，但是还没有收到供应商发票的业务情况，就是常说的货到票未到。（2）在途库存，是指采购货物的发票已经送到，但是货物由于其他原因还没有送到的业务情况，就是常说的票到货未到。（3）采购发票的类型，采购发票按业务性质分为蓝色发票和红色发票；按发票类型分为增值税专用发票、普通发票和运费发票。（4）采购结算就是采购报账，是指采购人员根据采购入库单、采购发票核算采购入库成本。在采购管理系统中采购结算分为自动结算和手工结算。上一页下一页返回任务一基础知识（5）溢余短缺，就是采购入库单的数量和发票上的数量不一致，使得入库材料多或者少的情况。（6）红字入库单，采购入库单的逆向单据，在采购业务活动中，如果发现已入库的货物因质量等因素要求退货，则对普通采购业务进行退货单处理。（7）到货拒收单，对于入库前的拒收作业，可以通过填制到货拒收单来实现。到货拒收单是采购到货单的红字单据。上一页返回任务二实操部分在使用采购管理系统和应付款管理系统之前，首先要执行【企业应用平台｜基础设置｜基本信息｜系统启用】命令来启用这两个系统。一、采购管理系统初始设置项目三基础档案设置中已经完成了基础信息的相关设置，因此，此处直接进行单据设置。（一）单据设置在系统中，已经默认设置了比较常用的单据格式。如果用户对某些单据需要自己定义格式，则可以在单据格式设置中，进行单据显示模板、打印模板的设置，设置完成后，在填制单据时，可以选择自己设置的单据模板，打印时也可以选择自己设置的打印模板。下一页返回任务二实操部分1.单据格式设置以采购专用发票为例，为其表体增加“换算率”项目。【操作流程】①执行【企业应用平台｜基础设置｜单据设置｜单据格式设置】命令，弹出【单据格式设置】窗口，在左侧单据目录分类树中单击【采购管理】单据类型，选择【专用发票】，出现【显示】和【打印】标签，单击【显示】按钮，然后双击【专用发票显示模板】按钮，弹出【专用发票】界面。②单击【编辑】菜单按钮，点击【表体】按钮，在项目名称显示中选中【换算率】，然后单击【确定】按钮。上一页下一页返回任务二实操部分2.单据编号设置以设置“允许修改采购专用发票的编号”为例。①执行【企业应用平台｜基础设置｜单据设置｜单据编号设置】命令，打开【单据编号设置】窗口。在左侧单据目录分类树中单击【采购管理】单据类型，选择【采购专用发票】。②单击【修改】按钮，选中【手工改动，重号时自动重取】复选框，单击【保存】按钮，再单击【退出】按钮退出。上一页下一页返回任务二实操部分（二）采购管理系统参数设置采购管理系统参数的设置，是指在处理日常采购业务之前，确定采购业务的范围、类型及对各种采购业务的核算要求，这是采购管理系统初始化的一项重要工作。因为一旦采购管理系统进行期初记账或开始处理日常业务，有的系统参数就不能修改，有的也不能重新设置。因此，在系统初始化时应该设置好相关的系统参数。执行【业务工作｜供应链｜采购管理｜设置｜采购选项】命令，打开【采购选项设置】窗口进行参数设置，有【业务及权限控制】、【公共及参照控制】及【采购预警和报警】三个选项卡。上一页下一页返回任务二实操部分1.【业务及权限控制】选项卡【业务选项】（1）普通业务必有订单：打钩选择，以订单为中心的普通采购业务。如果选中，则除请购单、采购订单外，到货单、入库单、采购发票（普通、专用）不可手工新增，只能参照来源单据生成。（2）直运业务必有订单：显示销售管理系统选项，不可修改。在销售管理系统执行【设置｜销售选项｜业务控制｜有直运销售业务】、【设置｜销售选项｜直运销售必有订单】命令进行设置。（3）受托代销业务必有订单：打钩选择，可随时修改。只有在建立账套时选择企业类型为“商业”的账套，而且在【设置｜选项｜业务及权限控制｜启用受托代销】设置有受托代销业务时，才能选择此项。上一页下一页返回任务二实操部分（4）退货必有订单：该选项仅在必有订单模式下使用。如果选择，则在退货时，采购退货单只能参照来源单据生成；如果不选择，则退货单可以手工增加。（5）启用受托代销：打钩选择。如果启用受托代销表示企业有受托代销业务，采购系统菜单中会出现有关受托代销的单据、受托代销结算功能、受托代销统计报表。用户可以在采购管理系统设置，也可以在库存管理系统设置，在其中一个系统的设置，同时改变在另一个系统的选项。（6）允许超订单到货及入库：打钩选择，可随时修改。如不允许，则参照订单生成到货单、入库单时，不可超订单数量；如允许，可超订单数量，但不能超过订单数量入库上限，即订单数量×（1+入库上限），入库上限在存货档案中设置。上一页下一页返回任务二实操部分（7）允许超计划订货：打钩选择，可随时修改。如不允许，则参照采购计划（MPS/MRP、ROP）生成采购订单时，累计订货量不可超过采购计划的核定订货量；如允许，则参照MPS/MRP计划生成的多张请购单和采购订单的合计数量不能大于对应MPS/MRP计划的计划数量×（1+存货档案“订货超额上限”），参照ROP计划不控制数量。（8）允许超请购订货：打钩选择，可随时修改。如不允许，则参照请购单生成采购订单时，累计订货量不可超过请购单量；如允许，则参照请购单生成的采购订单的累计订货量不能大于对应请购单数量×（1+存货档案“请购超额上限”）。上一页下一页返回任务二实操部分（9）订单变更：打钩选择，可随时修改。如果选择，则系统记录变更历史供用户查询。（10）供应商供货控制：有三种选择，默认为“不检查”，可随时修改。如果选择“不检查”，单据在录入和保存时不检查供应商与存货是否在供应商存货对照表中；如果选择“检查提示”，在录入单据和保存单据时要检查供应商与存货的对应关系，给出提示，让用户来决定“是否继续”，系统不严格控制；如果选择“严格控制”，在录入和保存单据时，要检查供应商与存货的对应关系，对于不符合供应商与存货对应关系，则单据严格控制不允许保存。上一页下一页返回任务二实操部分【价格选项】（1）入库单是否自动带入单价：单选，可随时更改。只有在采购管理系统不与库存管理系统集成使用，即采购入库单在采购管理系统填制时可设置。①手工录入：用户直接录入。②参考成本：取存货档案中的参考成本，可修改；若无则手工录入。③最新成本：取存货档案中的最新成本，可修改；若无则手工录入。上一页下一页返回任务二实操部分（2）订单\到货单\发票单价录入方式：单选，可随时更改。①手工录入：用户直接录入。②取自供应商存货价格表价格：带入无税单价、含税单价、税率，可修改；若无则手工录入。③最新价格：系统自动取最新的订单、到货单、发票上的价格，包括无税单价、含税单价、税率，可修改。取价规则参见历史交易价参照设置。（3）历史交易价参照设置：填制单据时可参照的存货价格，最新价格的来源也为此设置，可随时更改。上一页下一页返回任务二实操部分①来源：单选，选择内容为订单、到货单、发票。用户可选择在业务中作为价格基准的单据，在参照历史交易价和取最新价格时取该单据的价格。②是否按供应商取价：打钩选择。选中则按照当前单据的客户带入历史交易价。按照供应商取价能够更加精确地反映交易价，因为同一种存货，从不同供应商取得的进价可能有所差异。③显示最近（）次历史交易价记录：录入，默认为10次。（4）最高进价控制口令：录入，系统默认为“system”，可修改，可为空。①设置口令，则在填制采购单据时，如超过最高进价，系统提示，并要求输入控制口令，口令不正确则不能保存采购单据。上一页下一页返回任务二实操部分②不设置口令，则在填制采购单据时，如超过最高进价，系统提示，不需输口令，确定后即可保存。（5）修改税额时是否改变税率：打钩选择，默认为不选中。税额一般不用修改，在特定情况下，如系统和手工计算的税额相差几分钱，用户可以调整税额尾差。①若选择是，则税额变动反算税率，不进行容差控制。②若选择否，则税额变动不反算税率，在调整税额尾差（单行）、保存单据（合计）时，系统检查是否超过容差：如果超过则不允许修改；如果未超过则允许修改。上一页下一页返回任务二实操部分【结算选项】（1）商业版、医药流通版费用是否分摊到入库成本：打钩选择，由用户来决定采购费用是否要分摊到存货成本中。只有商业版、医药流通版可选，工业版置灰。如果选中，则可以进行费用折扣分摊；如果未选中，则不能使用分摊功能，手工结算时费用记录不能分摊到入库单记录，费用折扣结算时运费发票记录不能与采购入库单记录、存货结算。（2）选单只含已审核的发票记录：打钩选择，可随时修改。如果选中，则自动结算和手工结算时只包含已审核的发票记录。上一页下一页返回任务二实操部分【其他选项】不记入成本的入库单需开票：打钩选项，可随时修改。如果选中，则对应仓库为不记入成本的采购入库单可以参照生成采购发票，但不参与采购结算。适用于如办公用品采购，采购发票直接转费用，不进行存货核算；如果未选中，则不记入成本仓库对应入库单不能生成采购发票，对应入库单也不参与采购结算。适用于如赠品业务的处理，不需要生产采购发票，也不需要进行存货核算。上一页下一页返回任务二实操部分（三）期初数据录入初次使用采购管理系统时，应先输入期初数据，以保证其数据的连贯性。如果系统中已有上年的数据，在使用【结转上年】后，上年度采购数据自动结转本年。期初记账是将采购期初数据记入有关采购账；期初记账后，期初数据不能增加、修改，除非取消期初记账。期初记账后输入的入库单、代管挂账确认单、发票都是启用月份及以后月份的单据，在【月末结账】功能中记入有关采购账。1.期初暂估入库期初暂估入库是指在启用采购管理系统时，没有取得供应商的采购发票，而不能进行采购结算的入库单输入系统，以便取得发票后进行采购结算的账务处理。上一页下一页返回任务二实操部分【操作流程】执行【业务工作｜供应链｜采购管理｜采购入库｜采购入库单】命令，增加【期初采购入库单】。单据日期为系统启用之前的时间。【注意】在采购管理系统期初记账前，采购管理系统的“采购入库”，只能录入期初入库单。期初记账后，采购入库单需要在库存管理系统中录入或生成。采购管理系统期初记账前，期初入库单可以修改、删除，期初记账后，不允许修改和删除。上一页下一页返回任务二实操部分2.期初在途存货期初在途存货是指在启用采购管理系统时，已取得供应商的采购发票，但货物没有入库，而不能进行采购结算的发票输入系统，以便货物入库填制入库单后进行采购结算的账务处理。【操作流程】执行【业务工作｜供应链｜采购管理｜采购发票｜专用采购发票/普通采购发票】命令，增加【期初采购专用发票/期初普通采购发票】。单据日期为系统启用之前的时间。3.期初受托代销商品期初受托代销商品是指在启用采购管理系统时，没有与供应商结算完的受托代销商品数据输入系统，以便在受托代销商品销售后，能够进行受托代销结算的账务处理。上一页下一页返回任务二实操部分（四）期初记账期初记账是指将采购期初数据记入相应的账表中，执行【采购管理｜设置｜采购期初记账】命令，打开【期初记账】界面。单击【记账】按钮，弹出【期初记账完毕】信息提示框。单击【确定】按钮，完成采购管理系统期初记账。二、日常业务处理普通采购业务类型支持所有正常的采购业务，适用于一般工商企业的采购业务，采购流程如图7−3所示。根据货物及其采购发票的到达先后顺序采购日常业务可分为以下几种。上一页下一页返回任务二实操部分（1）单货同行。即指货物及其采购发票同时到达企业。应首先检验发票与货物是否一致。如果单货一致，可以先填制采购发票，再填制采购入库单，及时进行采购结算；也可以先填制采购入库单，再参照入库生成发票，可选择自动采购结算。如果单货不一致，可以暂不入库或暂不报账结算；也可以区分损耗原因，报有关领导批准后做有损耗的采购结算。（2）货到单未到暂估入库。当货物先到，而采购发票未到达企业时，企业可根据实际入库数量填制采购入库单，做暂估入库；待取得发票后，再输入发票进行报账结算。上一页下一页返回任务二实操部分（3）单到货未到。当采购发票先到，而货物未到企业时，可以不输入发票做压单处理，等货到时再填制入库单、发票；也可以输入发票做在途货物处理。如果想及时掌握在途货物情况，那么就应及时输入发票。（一）请购采购请购是指企业内部向采购部门提出采购申请，或采购部门汇总企业内部采购需求提出采购清单。采购请购单即采购请购提出的采购申请。采购请购单是可选单据，用户可以根据业务需要选用。上一页下一页返回任务二实操部分【操作流程】①在【业务工作】选项卡中，执行【供应链｜采购管理】命令，打开采购管理系统。②执行【请购｜请购单】命令，打开【采购请购单】对话框。③单击【增加】按钮，输入相关请购信息。单击【保存】按钮。④单击【审核】按钮，直接审核请购单。（二）采购订货采购订货是指企业根据采购需求，与供货单位之间签订采购合同、购销协议。采购订单是企业与供应商之间签订的采购合同、购销协议等，主要内容包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。上一页下一页返回任务二实操部分【操作流程】①在采购管理系统中，执行【采购订货｜采购订单】命令，打开【采购订单】窗口。②单击【增加】按钮，直接输入相关订购信息，或者单击【生单】下拉按钮，选择【请购单】，打开【过滤条件选择】对话框。③单击【过滤】按钮，打开【复制并执行】窗口。④双击鼠标左键选中需要复制的请购单，即打上“Y”选中标志。⑤单击【确定】按钮，选中的【请购单】资料自动传递到采购订单中。如有需要修改的地方修改后单击【保存】按钮。⑥单击【审核】按钮，审核确认复制生成的采购订单。上一页下一页返回任务二实操部分（三）采购到货采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据。1.采购到货单采购到货单是可选单据，用户可以根据业务需要选用。采购到货单可以直接录入，也可以根据采购订单复制生成。但必有订单时，采购到货单不可手工新增。下面介绍参照生单的方法。上一页下一页返回任务二实操部分【操作流程】①在采购管理系统中，执行【采购到货｜到货单】命令，打开【到货单】窗口。②单击【增加】按钮，再单击【生单】下拉按钮，选择【采购订单】，单击【过滤】按钮，打开【复制并执行】窗口。③在打开的【复制并执行】窗口中选中所选定的采购订单，单击【确定】按钮，系统自动生成到货单。④单击【保存】按钮，根据采购订单生成采购到货单。⑤单击【审核】按钮，再单击【退出】按钮。上一页下一页返回任务二实操部分【提示】①如果采购到货单与采购订单信息有差别，可以直接据实录入到货单信息，或者直接修改生成的到货单信息再保存。②没有生成下游单据的采购到货单可以直接删除，已经生成下游单据的采购到货单不能直接删除，需要先删除下游单据后，才能删除采购到货单。③审核通过的采购到货单可以参照生成采购退货单，参照生成入库单。2.采购退货单采购退货单是采购到货单的红字单据，表示对已入库后的退库。上一页下一页返回任务二实操部分【操作流程】在采购管理系统中，执行【采购到货｜采购退货单】命令，输入一张红字采购到货单，采购类型为“采购退回”，退货数量为负数，保存并审核。①采购货物未入库，直接发生退货业务：录入采购退货单和实际入库数量的采购入库单。②采购货物入库后未结算，发生退货业务，如图7−4、图7−5

所示。③采购货物入库结算后，发生退货业务，如图7−6

所示。④发票已到，货物未入库，发生发票退回业务：录入红、蓝、紫采购发票，执行手工结算。上一页下一页返回任务二实操部分（四）采购入库采购入库是通过采购到货，对合格到货的存货进行入库验收。【业务流程】①货物到达企业后，对收到的货物进行清点，参照采购订单填制采购到货单。②参照采购订单或采购到货单填制采购入库单。③取得供应商的发票后，采购部门填制采购发票。④采购部门进行采购结算。⑤将采购入库单报财务部门的成本会计进行存货核算，将采购发票等票据报应付账会计进行应付账款核算。上一页下一页返回任务二实操部分当采购管理系统与库存管理系统集成使用时，采购入库单需要在库存管理系统中录入；如果不集成使用的话，则采购入库业务在采购管理系统中进行处理。本项目重点介绍采购管理系统与库存管理系统集成使用时的操作方法。1.采购入库单采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。对于工业企业，采购入库单一般指采购原材料验收入库时所填制的入库单据。对于商业，采购入库单一般指商品进货入库时所填制的入库单据。上一页下一页返回任务二实操部分【操作流程】①在库存管理系统中，执行【入库业务｜采购入库单】命令，打开【采购入库单】窗口。②单击【生单】下拉按钮，选中【采购到货单（批量）】；单击【过滤】按钮，弹出【到货单生单列表】窗口。③双击【选择】按钮，选中栏出现【Y】。④在表体中的【仓库】栏空白位置参照输入相关信息，单击【确定】按钮，系统显示“生单成功”。可以对生成的采购入库单进行有限制的修改。⑤单击【审核】按钮，确认保存采购入库单。上一页下一页返回任务二实操部分【提示】①当采购管理系统与库存管理系统集成使用时，采购入库单必须在库存管理系统中录入，采购管理系统中只能查看而不能修改或删除。②如果在采购选项中设置了【普通业务必有订单】，则采购入库单不能手工录入，只能参照生成。如果需要手工录入采购入库单，则需要先取消【普通业务必有订单】选项。③采购入库单可以复制采购订单生成，也可以复制采购到货单生成。如果复制采购订单生成，则单击【生单】下拉按钮，打开【过滤条件选择】对话框，选择单据后单击【确定】按钮，生成采购入库单。上一页下一页返回任务二实操部分④根据上游单据复制生成下游单据后，上游单据不能直接修改、弃审。删除下游单据后，其上游单据才能执行“弃审”操作，弃审后才能修改。⑤要查询采购入库单，可以在采购管理系统中查看【采购入库单列表】。2.红字入库单红字入库单是采购入库单的逆向单据。在采购业务活动中，如果发现已入库的货物因质量等因素要求退货，则对普通采购业务进行退货单处理。如果发现已审核的入库单数据有错误（多填数量等），可以原数冲回，即将原错误的入库单，以相等的负数量填制红字入库单，冲抵原入库单数据。上一页下一页返回任务二实操部分系统启用时，用户可以输入期初红字入库单。采购管理系统与库存管理系统集成使用，所以采购红字入库单操作应在库存管理系统中进行。（五）采购开票采购发票是供应商开出销售货物的发票，用户根据采购发票确认采购成本，进行记账和付款核销。【业务流程】①填制采购发票，可手工填制，也可参照单据生成。②财务部门通过应付款管理系统对采购发票审核并登记应付明细账，并回填采购发票审核人。上一页下一页返回任务二实操部分③采购结算会计对采购入库单和采购发票进行采购结算处理。④由于材料不合格或其他原因，引起企业发生退货业务，且发票已付款或对应的入库单已记账，则应输入红字发票进行冲销。若发票未付款或对应的入库单未记账，则可通过取消结算，修改发票即可。⑤通过统计报表查询各采购发票的有关信息。1.采购发票采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款。上一页下一页返回任务二实操部分采购发票按业务性质可分为蓝字发票和红字发票。采购发票按发票类型可分为增值税专用发票、普通发票和运费发票。其中，增值税专用发票的单价为无税单价。普通发票又包括普通发票、废旧物资收购凭证、农副产品收购凭证、其他收据，这些发票的单价、金额都是含税的。普通发票的默认税率为0，可修改。运费发票，运费主要是指向供货单位或提供劳务单位支付的代垫款项、运输装卸费、手续费、违约金（延期付款利息）、包装费、包装物租金、储备费、进口关税等。运费发票的单价、金额都是含税的，运费发票的默认税率为7%，可修改。系统启用时，用户可以输入期初采购发票。在这里以专用采购发票为例讲解其复制生成的方法。上一页下一页返回任务二实操部分【操作流程】①在采购管理系统中，执行【采购发票｜专用采购发票】命令，打开【专用发票】窗口。②单击【增加】按钮，输入表头信息。③单击【生单】下拉按钮，选择【入库单】（或【采购订单】），打开【过滤条件选择】对话框。单击【过滤】按钮，显示【复制并执行】窗口。双击所要选择的采购入库单，选择栏显示【Y】。④单击【确定】按钮，系统将采购入库单自动传递过来，生成采购专用发票。⑤所有信息输入、修改完成后，单击【保存】按钮，保存参照采购入库单生成的采购专用发票。上一页下一页返回任务二实操部分【提示】①采购发票可以手工新增，也可以参照采购订单、采购入库单（普通采购）填制。但如果在采购选项中设置了【普通业务必有订单】，则采购入库单不能手工录入，只能参照生成。如果需要手工录入采购入库单，则需要先取消【普通业务必有订单】选项。②如果录入采购专用发票，需要先在基础档案中设置有关开户银行信息，否则，只能录入普通发票。③企业在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再输入系统做报账结算处理；也可以先将发票输入系统，以便实时统计在途货物。上一页下一页返回任务二实操部分④审核发票：采购管理系统的采购发票录入保存后，在应付款管理系统对采购发票进行审核，登记应付账款，同时，回填采购发票的审核人。2.处理现付现付业务指在采购业务发生时，立即付款开发票；在实际业务中当采购人员在采购取得货物的同时将货款先行垫付，这时需将款项直接支付给本单位的采购人员。在采购发票保存后就可以进行现付款处理，已审核的发票不能再做现付处理。【操作流程】采购现付处理流程如图7−7

所示。上一页下一页返回任务二实操部分①进入发票单据界面，系统显示所选的单据格式及最后一次操作的单据。②用鼠标单击【上张】、【下张】、【首张】、【末张】按钮，查找需要现结的单据；或单击【定位】按钮，利用定位功能查找需要现结的单据。③现结当前单据：单击【现付】按钮，系统弹出现付窗口，录入现付内容。④单击【确认】按钮，则对当前单据进行现付，发票左上角注明“已现付”红色标记。⑤弃付当前单据：单击【弃付】按钮，系统将当前单据弃付。⑥现付/弃付完当前单据，再重复步骤②～⑤，直至所有需要现付/弃付的单据现付/弃付完毕。上一页下一页返回任务二实操部分【业务规则】①无论是否做采购结算，都可以进行现付。②支持外币现付，现付汇率以发票上的汇率为准。③应付金额＞0时，结算必须＞0；应付金额＜0时，结算金额必须＜0。④支持全额现付和部分现付，结算金额不得大于应付金额。【注意】已审核记应付账的采购发票不能进行现付，已现付的采购发票记账后不能取消现付。上一页下一页返回任务二实操部分（六）采购结算采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采购入库单、采购发票核算采购入库成本。采购结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库单与采购发票对应关系的结算对照表。采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式；另外，运费发票可以单独进行费用折扣结算。1.自动结算自动结算是由系统自动将符合结算条件的采购入库单记录和采购发票记录进行结算。系统按照三种结算模式进行自动结算：入库单和发票、红蓝入库单、红蓝采购发票。上一页下一页返回任务二实操部分【操作流程】①进入自动结算界面，显示条件过滤窗口。②用户可以根据需要输入结算条件，系统根据输入的条件范围自动结算，并产生结算结果列表。系统将不同的供应商和结算模式生成多张采购结算单。如没有则提示【没有符合条件的单据，不能继续】。③单击工具栏的【退出】按钮或单击窗体右上角的“×”，结束自动结算。④进入【采购结算单列表】功能，可查询、打印本次自动结算结果，可以删除采购结算单。上一页下一页返回任务二实操部分【业务规则】1）入库单和发票①将供应商、存货、数量完全相同的入库单记录和发票记录进行结算，生成结算单。②发票记录金额作为入库单记录的实际成本。③记录自动结算到行。2）红蓝入库单①将供应商存货相同、数量绝对值相等、符号相异的红蓝入库单行记录进行对应结算，生成结算单。②入库单记录可以没有金额，只有数量。③记录自动结算到行。上一页下一页返回任务二实操部分3）红蓝采购发票①将供应商存货相同、金额绝对值相等、符号相异的采购发票记录对应结算，生成结算单。②结算的成本即各发票记录的金额。③记录自动结算到行。2.手工结算用户可以使用手工结算功能进行采购结算，内容包括：①入库单与发票结算。②蓝字入库单与红字入库单结算。③蓝字发票与红字发票结算。上一页下一页返回任务二实操部分④溢余短缺处理。⑤费用折扣分摊。手工结算时可拆单拆记录，一行入库记录可以分次结算；可以同时对多张入库单和多张发票进行手工结算。【操作流程】①在手工结算界面单击【选单】按钮，进入结算选单界面。②在结算选单界面，单击【入库单选单过滤】、【发票选单过滤】按钮，显示入库单和采购发票的过滤条件界面，参见结算选单过滤条件。③单击【过滤】按钮返回结算选单界面，将符合过滤条件的采购发票记录带入发票列表（窗口上半部分）和入库单记录带入入库单列表（窗口下半部分）。上一页下一页返回任务二实操部分④选择要结算的入库单：双击选择栏，显示【Y】标识表示选中当前行；再双击，则取消选择；可单击【全选】按钮，选中所有单据。单击【全消】按钮，则取消所有选择。⑤选择要结算的发票：操作同上。⑥单击【入库单列表定位】、【发票列表定位】可以对入库单和采购发票进行定位操作。⑦可在“设置”中设置入库单和发票自动匹配的条件。⑧选择了入库单记录，可单击【按入库列表匹配】按钮（按入库单匹配发票），系统自动寻找所选入库单记录的匹配记录，提示可以匹配的发票共有×条，并将匹配的记录打钩，未匹配的记录取消选择。上一页下一页返回任务二实操部分⑨选择了发票记录，可单击【按发票列表匹配】按钮（按发票匹配入库单），操作同上。⑩结算选单完毕，单击【确定】按钮返回手工结算界面，当前选择的结果带入到手工结算界面。选单后返回结算选单界面，窗口上方带入发票记录、入库单记录，窗口下方带入费用折扣存货发票记录、运费发票记录。入库数量与发票数量不符时，可录入溢余短缺数量、金额，将两者数量调平。参见“溢余短缺结算”。费用分摊：用户可以把某些运费、挑选整理费等费用按会计制度摊入采购成本，在第⑤步骤“选单”时手工选择费用折扣存货的发票记录，或手工选择运费发票记录，所选记录显示在窗口下方的结算费用列表。上一页下一页返回任务二实操部分选择分摊方式：按金额、按数量，然后单击【分摊】按钮则将费用分摊到入库单记录。进行结算：入库单、发票选择完毕后，单击【结算】按钮，系统自动将本次选择的数据进行结算。结算完成后，系统把已结算的单据数据从屏幕上清除，可以继续步骤②～进行其他采购结算。单击【关闭】按钮，退出手工结算界面。结算的结果可以在【结算单列表】功能中查看，可以删除采购结算单。上一页下一页返回任务二实操部分【结算选单过滤条件】①入库单过滤条件：供应商、部门、业务员、日期、入库单号、仓库、制单人、存货分类、存货、采购类型、项目、单据类型、存货自由项、入库单自定义项、是否已审核。②采购发票过滤条件：供应商、部门、业务员、采购类型、存货编码、存货分类、项目、采购开票日期、采购发票日期、制单人、存货自由项、单据自定义项。上一页下一页返回任务二实操部分3.溢余短缺结算在企业的采购业务中，由于运输、装卸等原因，采购的货物会发生短缺毁损，应根据不同情况，进行相应的账务处理。在采购结算时，如果入库数量与发票数量不一致，确定其是否为合理损耗。其中，合理损耗直接记入成本，即相应提高入库货物的单位成本；非合理损耗则根据业务选择相应的非合理损耗类型，并由存货核算系统根据结算时记录的非合理损耗类型自动生成凭证。【操作流程】①在手工选单界面，选单后，可在结算汇总的发票行录入合理、非合理损耗数量。只有发票数量等于结算数量加合理损耗数量加非合理损耗数量时，该条入库单记录与发票记录才可采购结算。上一页下一页返回任务二实操部分②还可录入非合理损耗金额、非合理损耗类型、进项税转出金额，其中录入非合理损耗数量、金额时须指定非合理损耗类型。【业务规则】公式：入库货物的发票数量=结算数量+合理损耗数量+非合理损耗数量（1）入库数量大于发票数量（溢余）：选择发票时，在发票的附加栏【合理损耗数量】、【非合理损耗数量】、【非合理损耗金额】中输入溢余数量、溢余金额，数量、金额为负数。如果系统把多余数量按赠品处理，只是降低了入库货物的单价，与企业的分批结算概念不同。（2）入库数量小于发票数量（短缺）：选择发票时，在发票的附加栏【合理损耗数量】、【非合理损耗数量】、【非合理损耗金额】中输入短缺数量、短缺金额。数量、金额为正数。上一页下一页返回任务二实操部分【注意】入库单的金额可以与发票金额不等，入库单金额可以为空。采购结算后，入库单上的单价被自动修改为发票上的存货单价，即发票金额作为入库单的实际成本。采购结算按照单据行记录进行结算，结算后生成结算单，分别记下入库单和发票的相应信息，修改入库单的结算数量，在当前发票的左上角增加“已结算”红色标记。执行采购结算后的单据不能进行修改和删除操作，如果需要删除已经结算的发票或采购入库单，可以在【结算单列表】中打开该结算单并删除，这样才能对采购发票或采购入库单执行相关的修改、删除操作。取消了结算的入库单、发票，其左上角的“已结算”红色标记消失。上一页下一页返回任务二实操部分以下情况不能取消入库单的结算：已结算的采购入库单已被存货核算系统记账；先暂估再结算的入库单，已在存货核算系统做暂估处理。本月已做月末结账后，不能再做本月的采购结算，只能在下个月做。如果采购结算确实应核算在已结账的会计月内，那么可以先取消该月的月末结账后再做采购结算。可以跨月结算，不限制业务发生的日期。（七）费用处理费用包括专用发票、普通发票上的应税劳务存货记录、折扣存货记录，以及运费发票上的应税劳务存货记录。费用可以在手工结算时进行费用分摊，运费发票记录也可以单独进行费用结算。上一页下一页返回任务二实操部分1.运费发票运费发票是记录在采购货物过程中发生的运杂费、装卸费、入库整理费等费用的单据。运费发票记录可以在手工结算时进行费用分摊，也可以单独进行费用结算。【业务规则】①新增录入的表体存货只能是在存货档案中设定属性为“应税劳务”的存货。②运费发票如果与采购入库单或直接与存货进行结算，会产生一张结算单。上一页下一页返回任务二实操部分2.费用折扣结算运费发票记录可以与采购入库单记录结算，也可以直接分摊到具体的存货。另外，费用折扣存货记录可以在手工结算时进行费用分摊。如果启用费用折扣分摊需要勾选【设置｜采购选项｜业务及权限控制｜结算选项】中的【商业版费用是否分摊到入库成本】选项。该选项可根据商业企业的特殊需求，由用户来决定采购费用是否要分摊到存货成本中，工业版不可选择该项。【操作流程】①进入费用折扣结算界面。②单击【过滤】按钮，显示过滤条件界面，输入过滤条件。上一页下一页返回任务二实操部分③单击【确定】按钮，返回费用折扣结算界面，在窗口的右上角显示：可供显示的入库单/发票明细记录数。④单击【发票】按钮，则弹出发票选择窗口，显示符合过滤条件的运费发票列表。单击【选择】按钮，则选择当前行；再单击，则取消选择；可勾选【全选】，取消【全选】则取消所有选择；也可录入发票号，单击【定位】按钮，光标移至符合条件的发票行记录。单击【确认】按钮则将所选发票记录带入费用折扣结算界面。⑤单击【入库】按钮，则弹出【入库单选择】窗口，显示符合过滤条件的入库单列表，操作同上。也可录入单据号和仓库编号，单击【定位】按钮进行定位。上一页下一页返回任务二实操部分⑥在费用折扣界面，窗口上方为入库单汇总、下方为运费发票汇总；窗口中间为结算金额合计、发票金额合计。⑦用户可以增加要结算的存货：单击【增行】按钮在表体上增加一个行次，输入仓库、存货、存货自由项、数量、金额等信息。可以既选择入库单又选择存货；可以只选择入库单不选择存货；也可以只选择存货不选择入库单。⑧用户可选择费用分摊方式：按金额、按数量，然后单击【分摊】按钮，则系统自动将运费发票记录分摊到所选的入库单记录或存货记录。⑨费用折扣分摊完毕后，单击【结算】按钮，如录入数据合法，则系统提示“结算成功”。上一页下一页返回任务二实操部分【提示】①运费发票可以与已结算、未结算或部分结算的入库单同时结算，也可以与存货直接结算。②可以将一张或多张运费发票分摊到多个仓库多张入库单的多个存货上；一张入库单可以多次分摊费用。分摊结果可以手工调整。（八）采购成本核算当存货核算系统与采购系统同时启用的情况下，采购成本的核算是在存货核算系统中进行的。存货核算系统采购入库单记账后，才能确认采购商品的采购成本。上一页下一页返回任务二实操部分1.普通采购业务普通采购业务成本核算包括三种情况。第一是货票同行，即外购存货与采购发票在同一会计期间内到，用户可以根据采购发票得到采购入库成本。第二是暂估业务，所谓存货暂估是外购入库的货物发票未到，在不知道具体单价时，财务人员期末暂时按估计价格入账，下月用红字予以冲回的业务。第三是采购在途，即采购发票先到，外购商品尚未到达的情况。用户可以先挂账，等货到再处理。上一页下一页返回任务二实操部分●采购业务——票货同行处理票货同行即外购存货与采购发票在同一会计期间得到，用户参照采购发票生成采购入库单，再在采购系统进行采购结算，最后根据采购发票得到采购入库成本。【操作流程】①在存货核算系统中，执行【业务核算｜正常单据记账】命令，打开【正常单据记账条件】窗口。②选择需要进行存货核算的仓库。单击【确定】按钮，再单击【过滤】按钮，打开【正常单据记账列表】窗口。③选择需要进行记账的单据，单击【记账】按钮，显示“记账成功”，将采购入库单记账。单击【退出】按钮。上一页下一页返回任务二实操部分④执行【财务核算｜生成凭证】命令，打开【生成凭证】窗口。⑤单击【选择】按钮，打开【查询条件】对话框，选中【（01）采购入库单（报销记账）】复选框。⑥单击【确定】按钮，打开【未生成凭证单据一览表】窗口，单击【选择】栏，或单击【全选】按钮，选中待生成凭证的单据，单击【确定】按钮。⑦选择【转账凭证】，分别录入或选择【存货】和【对方】科目。⑧单击【生成】按钮，生成一张转账凭证，并单击【保存】按钮。⑨单击【退出】按钮。上一页下一页返回任务二实操部分【操作说明】存货核算系统接收从采购系统传递过来的已结算的采购入库单，进行单据记账。单据记账完成后，用户可以对其进行制单，凭证传递到总账。系统提供用户恢复记账功能，在已制单的情况下，可删除凭证，恢复记账。1）单据记账单据记账用于将用户输入的单据登记在存货明细账、差异明细账/差价明细账、受托代销商品明细账、受托代销商品差价账中。单据记账根据核算业务的不同可分为正常单据记账、特殊单据记账、发出商品单据记账。例如，普通采购、普通销售业务的单据记账为正常单据记账；分期收款发出商品、委托代销商品业务的单据记账为发出商品记账；调拨业务单据记账为特殊单据记账。上一页下一页返回任务二实操部分①正常单据记账。A.执行【业务核算｜正常单据记账】命令进入此功能。B.输入查询条件并确认。C.屏幕显示【未记账单据一览表】界面，用户在所要记账的单据前选择打钩或在工具栏单击【全选】按钮，再单击【记账】按钮，系统自动记账。②特殊单据记账和发出商品记账。特殊单据记账和发出商品记账与正常单据记账操作步骤除进入的操作界面不同外，其他操作步骤均相同。即特殊单据记账和发出商品记账操作界面分别是【业务核算｜特殊单据记账】和【业务核算｜发出商品记账】。所以操作说明略。上一页下一页返回任务二实操部分2）恢复记账恢复记账用于将用户已登记明细账的单据恢复到未记账状态。①执行【业务核算｜恢复记账】命令进入此功能。②用户根据需要输入“仓库、单据类型、恢复记账的日期”等查询条件，单击【确认】按钮。③屏幕显示【取消单据记账】界面，用户在所要记账的单据前打钩选择或在工具栏单击【全选】按钮，再单击【恢复】按钮，系统自动取消记账。如在取消记账前想查询详细单据明细可单击【详细】按钮，列示单据的详细信息。上一页下一页返回任务二实操部分【注意事项】组装单可按特殊单据记账也可按正常单据记账，全月平均、计划价（或售价）核算的存货，按特殊单据记账时，组装单生成的其他出入库单按存货上月的平均单价或差异率计算成本。按正常单据记账时，组装单生成的其他出入库单按存货当月的平均单价或差异率计算成本。调拨单可按特殊单据记账也可按正常单据记账，全月平均、计划价（或售价）核算的仓库，按特殊单据记账时，调拨单生成的其他出入库单按存货上月的平均单价或差异率计算成本。按正常单据记账时，调拨单生成的其他出入库单按存货当月的平均单价或差异率计算成本。组装单以特殊单据记账时，如果组装单对应的其他入库单用户未填成本，则入库成本为组装单对应所有其他出库单的出库金额加上组装单上组装费用之和。上一页下一页返回任务二实操部分特殊单据记账是提供调拨单、组装单等特殊单据的记账，由于这些特殊单据的单据性质和表现形式不同，因此，可以根据选择的单据类型不同分别显示不同的过滤条件。【核算规则】①按实际成本核算，以已结算的采购入库单上存货的入库单价及金额记账。②按计划成本核算，存货入库按计划成本入账，如果存货入库单价与计划单价不同，则将两者差异记入差异明细账。③按售价法核算，存货入库按售价入账，如果存货入库单价与售价不同，则将两者差价记入差价明细账。上一页下一页返回任务二实操部分【制单规则】可以对采购入库单制单，也可以对采购结算单制单。若只对采购入库单制单，需到应付系统对采购发票进行制单；若对采购结算单制单，则对应的采购入库单、采购发票就都已制单了。1）对采购入库单制单存货系统提供对采购入库单制单功能，制单科目借方取存货科目、贷方取对方科目中收发类别对应的科目。①若用户在初始设置中定义的存货科目为原材料，收发类别采购入库对应科目为材料采购，则凭证如下：借：原材料贷：材料采购上一页下一页返回任务二实操部分②若按计划价/售价法核算的存货，则取存货科目中定义的差异/差价科目，凭证如下：超支差借：原材料材料成本差异贷：材料采购节约差借：原材料贷：材料成本差异材料采购2）对采购发票制单若对采购发票制单生成采购凭证，应在应付系统制单。上一页下一页返回任务二实操部分借：原材料应交税费——应交增值税（进项税额）贷：应付账款3）对采购结算单制单结算制单，制单科目借方取存货科目、税金科目，贷方科目取应付科目，若有部分现付情况，贷方取结算科目。若用户在初始设置中定义的存货科目为库存商品，应付科目为应付账款，税金科目为应交税金——应交增值税（进行税额），结算科目为银行存款，则凭证如下：借：库存商品应交税金——应交增值税（进项税额）贷：银行存款上一页下一页返回任务二实操部分●采购业务成本处理——暂估业务处理所谓存货暂估是外购入库的货物发票未到，在无法确定实际的采购成本时，财务人员期末暂时按估计价格入账，后续按照选择的暂估处理方式进行冲回或者补差的处理。如果采购系统采用采购入库单分次结算报销的方式，存货核算系统对采购入库单记账时，未全部结算完的单据，可分解记账，未结算部分按暂估记账。期初采购入库单若已和发票进行结算，则不能再进行暂估记账。上一页下一页返回任务二实操部分【操作流程】①系统接收采购系统传来的未结算的采购入库单，进行暂估业务处理。②当以实际价核算的入库单没有成本时，系统将根据在选项中入库单成本的设置方式进行处理，如果选择参照手工输入，系统将不允许记账，需要手工输入，则可在记账时单击右键录入，或通过单据录入处对单据进行修改单价、金额；或在暂估成本录入中进行批量录入；如果选择其他方式，如上次入库成本，系统将参照上次入库成本进行记账。③收到采购发票时，进行结算成本处理，系统提供月初回冲、单到回冲、单到补差三种方式进行暂估业务处理。上一页下一页返回任务二实操部分【操作说明】1）暂估成本录入对于没有成本的采购入库单，在这里进行暂估成本成批录入。①执行【业务核算｜暂估成本录入】命令进入此功能。②录入查询条件后，单击确认进入采购入库单成本成批录入界面，系统显示满足条件的采购入库单。③单击右上角下拉框选择成本单价，系统提供计划成本、参考成本、上次入库成本、上次出库成本、结存成本供选择。④单击【录入】按钮，系统自动按所选成本进行录入，可以修改单价和金额，单击【保存】按钮即可。上一页下一页返回任务二实操部分2）结算成本处理所谓存货暂估是外购入库的货物发票未到，在不知道具体单价时，财务人员期末暂时按估计价格入账，下月用红字予以冲回的业务。暂估结算处理：系统提供月初回冲、单到回冲、单到补差来处理暂估业务。依据用户在系统选项【暂估方式】中的选项进行处理。①执行【业务核算｜结算成本处理】命令进入此功能。②输入暂估处理查询条件，可选择显示未全部结算完的单据，输入后，单击【确认】按钮，进入暂估结算表。③在暂估结算表界面，用户可选择是否将运费分摊给结算时指定的入库单或未指定入库单的运费系统自动分摊给结存的入库单（若选择未指定入库单的运费系统自动分摊给结存的入库单则同时选择将运费分摊给结算时指定的入库单）。选择运费分摊时可选择是按数量分摊还是按金额分摊。上一页下一页返回任务二实操部分④选择需进行暂估入库成本处理的记录，可单击【全选】按钮，选择完毕单击【暂估】按钮进行成本处理。【注意事项】已和发票结算的期初采购入库单不能进行结算成本处理。【制单规则】1）月初回冲月初回冲：对于以前月份暂估，本月报销的非受托代销采购业务，当选择月初回冲方式时，处理方法如下。①月初对上月未报销的暂估单自动在明细账中生成红字回冲单，当报销处理时，在明细账中生成蓝字报销单，蓝字报销单的入库金额为已报销金额。上一页下一页返回任务二实操部分②月末时，对本月未报销的暂估入库单，进行期末处理后，自动生成蓝字暂估单，暂估单的金额与未结算金额相同，用户不能修改。自动生成的蓝字暂估单，系统直接记入明细账，用户不能修改。操作规则如表7−1所示。2）单到回冲单到回冲：对于以前月份暂估，本月报销的非受托代销采购业务，当选择单到回冲方式时，处理方法如下。查找明细账中对应的单据记录，依据其生成红字回冲单、蓝字报销单，蓝字报销单的入库金额为已报销金额。自动生成的红字回冲单和蓝字报销单，系统直接记入明细账，用户不能修改。红字回冲单的金额为原入库单据的暂估金额，方向与原暂估金额相反。蓝字报销单的金额为原入库单据的报销金额。操作规则如表7−2所示。上一页下一页返回任务二实操部分3）单到补差单到补差：对于以前月份暂估，本月报销的非受托代销采购业务，当选择单到补差方式时，处理方法如下：查找对应的单据记录，自动生成调整单，由用户确认记账；如果用户选择取消记账，则生成的调整单不记账，返回未报销处理状态。如果报销金额与暂估金额的差额为零，则不生成调整单；如果差额不为零，产生调整单，一张采购入库单生成一张调整单，用户确认后，记入明细账。操作规则如表7−3所示。●采购业务——采购在途对于已收到采购发票，外购存货还未到的业务，存货核算系统无须处理。等货到后，与票货同行一样进行业务处理。上一页下一页返回任务二实操部分2.受托代销业务受托代销业务是指商业企业接受其他企业的委托为其代销商品的行为。这种业务的程序为：签订合同→委托方发货→售出后反映收入开具清单交委托方→委托方开发票→与委托方结算。1）受托代销业务系统提供对受托代销业务的处理，仅限于对商业版存货提供。需要在采购管理系统选项中指明有受托代销业务，对于受托代销商品，必须设置商品的“受托代销商品”和“外购”属性。再进行受托代销业务的日常操作。【操作流程】①存货核算系统接收受托代销入库单，进行单据记账，进行入库成本核算，记入受托代销商品明细账。上一页下一页返回任务二实操部分②存货会计对已记账的受托代销入库单进行入库制单，传递至总账。③当受托代销商品售出后，在应收系统制作反映收入凭证；在存货核算系统制作结转成本的凭证；在应付系统注销代销商品款。【核算规则】①按单据上存货的入库单价及金额记账。②当以实际价核算的入库单没有成本时，系统将根据在选项中入库单成本的设置方式进行处理，如果选择参照手工输入，系统将不允许记账，需要手工输入；如果选择其他方式，如上次入库成本，系统将参照上次入库成本进行记账。③按售价法核算，若存货入库单价与售价不同，则将两者差价，记入差价明细账。上一页下一页返回任务二实操部分【制单规则】受托方作为自购自销处理（不收手续费）。①收到商品。借：受托代销商品贷：受托代销商品款②商品售出后。A.确认收入：借：银行存款（应收账款）贷：商品销售收入应交税费——应交增值税（销项税额）上一页下一页返回任务二实操部分B.结转成本：借：主营业务成本贷：受托代销商品C.注销代销商品款：借：受托代销商品款贷：应付账款（委托单位）2）受托代销——暂估业务对于受托代销采购业务，不论是本月暂估还是以前月份暂估的入库单，系统均采用单到补差的方式，处理方法如下：查找对应的单据记录，自动生成调整单，由用户确认记账；如果用户选择取消记账，则生成的调整单不记账，返回未报销处理状态。上一页下一页返回任务二实操部分（九）财务部门确认应付账款采购结算后的发票会自动传递到应付款管理系统，需要在应付款管理系统审核确认后进行制单，形成应付账款并传递到总账系统。【操作流程】①在应付款管理系统中，执行【应付单据处理｜应付单据审核】命令，打开【应付单过滤条件】对话框，输入相关查询条件。②单击【确定】按钮，进入【应付单据列表】窗口，再单击【选择】栏，选中要审核的单据。③单击【审核】按钮，系统完成审核并给出审核报告，单击【确定】按钮后退出。上一页下一页返回任务二实操部分④执行【制单处理】命令，打开【制单查询】对话框，选择【发票制单】，单击【确定】按钮进入【采购发票制单】窗口。⑤选择【转账凭证】，单击【全选】按钮，选中要制单的“采购入库单”。⑥单击【制单】按钮，生成一张转账凭证。⑦打开总账系统，执行【凭证｜查询凭证】命令，打开所选凭证，可以查询在应付款系统生成并传递至总账的记账凭证。【提示】①只有在采购结算后的采购发票才能自动传递到应付款管理系统，并且需要在应付款管理系统中审核确认，才能形成应付账款。②在应付款管理系统中可以根据采购发票制单，也可以根据应付单或其他单据制单。上一页下一页返回任务二实操部分③在应付款管理系统中可以根据一条记录制单，也可以根据多条记录合并制单，用户可以根据选择的制单序号进行处理。④可以在采购结算后针对每笔业务立即制单，也可以月末一次制单。⑤采购发票需要在存货核算系统记账。但可以在采购发票记账前制单，也可以在采购发票记账后再制单。三、受托代销业务受托代销是一种先销售后结算的采购模式，指其他企业委托本企业代销其商品，代销商品的所有权仍归委托方；代销商品销售后，本企业与委托方进行结算，开具正式的销售发票，商品所有权转移。受托代销的业务模式是与委托代销相对应的一种业务模式，可以节省商家的库存资金，降低经营风险。适用于有受托代销业务的商业企业。上一页下一页返回任务二实操部分（一）系统选项只有在建账套时“企业类型”选择为“商业”，系统才能处理受托代销业务。执行【设置｜采购选项｜业务及权限控制｜业务选项｜启用受托代销：打钩选择】命令，启用受托代销业务，用户可以使用受托代销单据、受托代销结算、受托代销统计功能。【提示】①用户可以在采购管理系统设置，也可以在库存管理系统设置，在其中一个系统的设置，同时改变在另一个系统的选项。②执行【基础设置｜基础档案｜存货｜存货档案】命令，对于受托代销商品，必须选中【受托代销】复选框，并且把存货属性设置为外购。由于受托代销商品一般用于销售，还可设置销售属性。另外，设置为受托代销商品的存货不能用于非受托代销商品的采购业务。上一页下一页返回任务二实操部分（二）业务流程（如图7−8所示）①双方签订供销合同，其中用户为受托方，供货商为委托方，用户录入采购订单。②委托方发货、受托方收货，采购部门填制受托代销到货单。③用户仓库办理入库手续，填制受托代销入库单。④受托方售出代销商品后，手工开具代销商品清单交委托方，委托方开具手工发票。⑤受托方通过受托代销结算，系统自动生成受托代销发票和受托代销结算单。上一页下一页返回任务二实操部分1.受托代销入库单受托代销的货物到达企业后，应该及时办理受托代销入库手续，待货物销售后，再办理受托代销结算手续。库存管理系统启用前，可录入受托代销采购入库单；库存管理系统启用后，可根据库存管理系统的受托代销入库单进行受托代销结算。系统启用时，用户可以输入期初入库单。2.受托代销结算受托代销结算是企业销售完成委托代销单位的货物后，与供货单位办理采购结算。受托方根据受托代销入库单进行结算；同时产生受托代销发票、受托代销结算单。在实际业务中，用户也可以在取得供货单位的发票后再进行受托代销结算。上一页下一页返回任务二实操部分【操作流程】①进入受托代销结算功能界面。②单击【选单】按钮，录入过滤入库单的条件，其中供应商必须输入。③单击【入库单】按钮，弹出选择入库单窗口，单击【开始加载】按钮，则系统将符合过滤条件的受托代销入库单带入。④选择受托代销入库单。用户选择要结算的入库单记录，可复选；单击【确认】按钮将所选入库单记录带入。⑤对所选的入库单记录，输入本次结算的数量、单价、金额；输入产生发票的有关数据：发票类型、发票号、发票日期、税率等数据。上一页下一页返回任务二实操部分⑥如取消当次结算，单击【删除】按钮取消要结算的入库单记录。⑦单击【结算】按钮，系统进行结算，生成受托代销发票、受托代销结算单。【注意】受托代销入库单在进行受托代销结算前，应输入单价、金额，否则在结算时系统会提示“结算商品的单价和金额不能为0”。四、采购管理系统期末处理（一）月末结账月末结账是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的采购数据记入有关报表中。上一页下一页返回任务二实操部分【操作流程】①进入【月末结账】，屏幕显示月末结账对话框。②选择结账的月份，必须连续选择，否则不允许结账。③单击【结账】按钮，计算机自动进行月末结账，将所选各月采购单据按会计期间分月记入有关报表中。④月末结账后，可逐月取消结账，选中已结账最后月份，单击【取消结账】按钮，则取消该月的月末结账。【注意】结账前用户应检查本会计月工作是否已全部完成，只有在当前会计月所有工作全部完成的前提下，才能进行月末结账，否则会遗漏某些业务。上一页下一页返回任务二实操部分月末结账之前一定要进行数据备份，否则数据一旦发生错误，将造成无法挽回的后果。没有期初记账，将不允许月末结账。不允许跳月结账，只能从未结账的第一个月逐月结账；不允许跳月取消月末结账，只能从最后一个月逐月取消。上月未结账，本月单据可以正常操作，不影响日常业务的处理，但本月不能结账。月末结账后，已结账月份的采购管理系统入库单、采购发票不可修改、删除。上一页下一页返回任务二实操部分【数据接口】①采购管理系统月末结账后，才能进行库存管理系统、存货核算系统、应付款管理系统的月末结账。②如果采购管理系统要取消月末结账，必须先通知库存管理系统、存货核算系统、应付款管理系统的操作人员，要求他们的系统取消月末结账。③如果库存管理系统、存货核算系统、应付款管理系统的任何一个系统不能取消月末结账，那么也不能取消采购管理系统的月末结账。如图7−9

所示。上一页下一页返回任务二实操部分（二）结转上年一般情况下，企业是持续经营的，因此，企业的会计工作是一个连续性的工作。每到年末，启用新年度账时，就需要将上年度中账套的余额及其他信息结转到新年度账中。结转上年是将上年的基础数据和各种单据的数据转入本年度账套中，起承上启下的作用。如果