医院政府采购业务制度

PAGE医院政府采购业务制度一、总则（一）目的为加强医院政府采购业务管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家有关法律法规和行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各部门使用财政性资金及其他资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保符合条件的供应商能够平等参与竞争，择优选择中标供应商。4.公正原则：采购活动应遵循公正的程序和标准，保证采购结果的公正性，维护各方合法权益。5.诚实信用原则：参与政府采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善医院政府采购管理制度、流程和操作规范。组织实施政府采购活动，包括编制采购预算、制定采购计划、发布采购公告、组织开标评标等。建立和管理政府采购供应商库，对供应商进行资格审查和信用评价。协调处理采购过程中的质疑、投诉等问题，配合相关部门进行监督检查。2.需求部门根据医院业务需求，提出采购项目的申请，明确采购货物、工程或服务的规格、数量、技术要求等详细内容。参与采购项目的需求论证、技术谈判、验收等工作，提供专业意见和建议。负责采购项目的使用和管理，对采购质量进行跟踪和反馈。3.财务部门负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排和有效使用。参与采购合同的审核，办理采购资金的支付手续。对采购项目的财务收支进行核算和监督，定期进行财务分析。4.审计部门对政府采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。对采购项目进行专项审计或跟踪审计，及时发现和纠正存在的问题。配合相关部门对采购过程中的违法违规行为进行调查处理。5.纪检监察部门对政府采购活动中的廉政情况进行监督检查，受理有关采购活动的投诉举报。对采购过程中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的廉洁性。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据医院事业发展规划和年度工作计划，结合实际业务需求，在每年规定时间内编制本部门的采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额、资金来源等内容，并按照规定的格式和要求进行填报。3.采购管理部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合医院财力状况和采购政策要求，提出调整建议，报医院领导审批后确定年度采购预算。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整或突破预算。如因特殊原因需要调整预算的，应按照规定的程序办理审批手续。2.采购管理部门应根据采购预算和采购计划，合理安排采购资金，确保采购活动的顺利进行。3.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照合同约定和财务制度办理资金支付手续，确保资金安全。（三）预算监督1.审计部门定期对采购预算的执行情况进行审计监督，检查预算执行的合规性和资金使用效益。2.采购管理部门应定期向医院领导汇报采购预算执行情况，对执行过程中出现的问题及时进行分析和解决。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购管理部门根据年度采购预算和医院实际需求，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、采购方式、采购时间、采购金额等内容。2.对于纳入政府集中采购目录或达到分散采购限额标准的采购项目，采购管理部门应按照规定的时间和要求向财政部门报送采购计划。3.采购管理部门应根据采购项目的特点和实际情况，合理安排采购时间，确保采购活动按时完成。（二）计划调整1.在采购计划执行过程中，如因政策变化、市场情况变动、医院业务调整等原因需要调整采购计划的，采购管理部门应及时提出调整申请，报医院领导审批。2.采购计划调整后，采购管理部门应及时通知相关部门，并按照调整后的计划组织实施采购活动。（三）计划执行监督1.采购管理部门应定期对采购计划的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决执行过程中存在的问题。2.需求部门应积极配合采购管理部门做好采购计划的执行工作，按照采购合同要求及时接收货物、工程或服务，并办理验收手续。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的项目。2.采购管理部门应按照规定的程序和要求组织公开招标活动，包括发布招标公告、发售招标文件、组织开标评标、发布中标公告等。3.公开招标应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购管理部门应按照规定确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购管理部门应按照规定组织竞争性谈判活动，与供应商进行多轮谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购管理部门应按照规定办理单一来源采购的审批手续，并与供应商协商确定采购价格和合同条款。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.采购管理部门应按照规定向不少于三家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，然后根据报价情况确定成交供应商。（六）采购方式变更1.采购方式一经确定，不得擅自变更。如因特殊原因需要变更采购方式的，应按照规定的程序办理审批手续。2.采购管理部门应在采购文件中明确采购方式变更的条件和程序，并在采购活动中严格执行。五、采购程序管理（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门对采购申请表进行初审，核实采购项目的必要性、合规性和预算情况。2.初审通过后，采购管理部门将采购申请表提交医院领导审批。医院领导根据医院实际情况和采购政策要求，对采购申请进行审批。（三）采购实施1.采购管理部门根据批准的采购申请，按照确定的采购方式组织实施采购活动。2.采购管理部门应编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。3.采购管理部门应发布采购公告或邀请书，邀请符合条件的供应商参与采购活动。供应商应按照采购文件的要求编制投标文件或响应文件，并在规定时间内提交。4.采购管理部门组织开标评标或谈判询价等活动，按照规定的程序和标准进行评审，确定中标供应商或成交供应商。（四）合同签订1.采购管理部门应与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购货物、工程或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同应报财务部门审核备案，财务部门对合同的合法性、合规性和资金支付条款进行审核。（五）验收付款1.需求部门负责采购项目的验收工作，按照采购合同要求对采购货物、工程或服务进行验收。验收合格后，需求部门应出具验收报告。2.采购管理部门根据验收报告和采购合同，办理付款申请手续。财务部门审核后，按照合同约定支付采购资金。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购管理部门建立供应商资格审查制度，对参与医院政府采购活动的供应商进行资格审查。2.供应商应具备以下基本条件：具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；法律、行政法规规定的其他条件。3.采购管理部门应要求供应商提供相关证明材料，对其资格进行审核。审核合格的供应商纳入医院政府采购供应商库。（二）供应商信用评价1.采购管理部门建立供应商信用评价制度，对供应商的履约情况、产品质量、售后服务等进行信用评价。2.信用评价内容包括：按时交货率、产品合格率、售后服务响应时间、投诉处理情况等。3.采购管理部门定期对供应商的信用评价结果进行公布，并根据评价结果对供应商进行分类管理。信用良好的供应商在采购活动中可给予优先考虑，信用不良的供应商限制其参与医院政府采购活动。（三）供应商动态管理1.采购管理部门对供应商库进行动态管理，定期更新供应商信息。2.对于不再符合资格条件或出现严重违法违规行为的供应商，采购管理部门应及时将其从供应商库中删除。3.鼓励供应商积极改进产品质量和服务水平，提高自身竞争力。采购管理部门可根据供应商的表现，适时调整其在供应商库中的地位。七、采购档案管理（一）档案内容1.采购项目档案应包括采购申请、采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。2.采购文件应包括招标文件、谈判文件、询价文件、采购公告、投标邀请书、中标通知书等。（二）档案整理1.采购管理部门负责采购项目档案的整理工作，按照档案管理的要求，对采购项目档案进行分类、编号、装订。2.采购项目档案应做到资料齐全、内容完整、字迹清晰、装订整齐，便于查阅和保管。（三）档案保管1.采购项目档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。2.采购管理部门应指定专人负责档案保管工作，建立档案保管制度，确保档案的安全和完整。3.档案保管地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，防止档案损坏或丢失。（四）档案查阅1.医院内部人员因工作需要查阅采购项目档案的，应填写档案查阅申请表，经采购管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。3.涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的采购项目档案，应严格按照保密规定进行管理，未经批准不得查阅和泄露。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.审计部门、纪检监察部门定期对医院政府采购活动进行监督检查，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益、供应商的履约情况等。2.采购管理部门应定期对采购项目进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。3.接受社会监督，对供应商和其他利益相关方的投诉举报，应及时