事业单位采购业务制度

PAGE事业单位采购业务制度一、总则（一）目的为规范事业单位采购业务行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位内使用财政性资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：采购信息应及时、准确地公开，保证采购活动的透明度，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金的合理使用，提高采购效益。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。负责审定采购计划、采购方式、采购预算等重大采购事项，对采购过程进行监督和指导，协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购业务的具体执行。采购部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等工作。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求，并对采购项目的技术参数、性能指标等进行审核。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的审核，确保采购资金的合理使用和安全。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况等，对发现的问题提出整改意见。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据单位年度工作计划和实际需求，会同需求部门、财务部门等共同编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑单位的财力状况和实际需求，确保采购预算的合理性和可行性。（二）预算审批采购预算编制完成后，应按照单位内部审批程序进行审批。采购预算经采购领导小组审定后，报单位财务部门审核，最后由单位领导批准后执行。（三）预算调整采购预算一经批准，原则上不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序进行审批。需求部门应提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额等，经采购部门审核后，报采购领导小组审定，再报单位领导批准。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购人应当在财政部门指定的媒体上发布招标公告。招标公告应当包括采购项目的名称、内容、数量、用途、供应商的资格要求以及获取招标文件的时间、地点等事项。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，并在报价的基础上进行比较，从中确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请与审批1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间要求等内容，并提交相关证明材料。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，报采购部门。采购部门对采购申请进行初审后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购预算、采购需求等情况进行审批，批准后的采购申请交采购部门组织实施。（二）采购文件编制1.采购部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（或投标邀请书）、采购需求、采购预算、采购程序、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制应符合国家法律法规和行业标准的要求，确保采购文件的合法性、公正性和完整性。采购文件编制完成后，应经采购部门负责人审核签字，并报采购领导小组审定。（三）采购信息发布1.采用公开招标方式采购的，采购部门应在财政部门指定的媒体上发布招标公告。招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、用途、供应商的资格要求以及获取招标文件的时间、地点等事项。2.采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式采购的，采购部门应向符合相应资格条件的供应商发出投标邀请书、谈判文件、单一来源采购文件、询价单等采购文件。（四）供应商资格审查1.采购部门对报名参加采购项目的供应商进行资格审查。资格审查的内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明、财务状况等。2.采购部门应建立供应商资格审查档案，记录供应商的资格审查情况。经资格审查合格的供应商，方可参加采购项目的投标、谈判、报价等活动。（五）开标、评标或谈判1.采购部门按照采购文件规定的时间、地点组织开标、评标或谈判活动。开标时，采购部门应邀请所有投标人参加，并当众宣布投标人的名称、投标价格、投标文件的主要内容等。2.评标或谈判过程中，采购部门应组织评标委员会或谈判小组按照评标标准或谈判文件的要求进行评标或谈判。评标委员会或谈判小组应客观、公正地履行职责，对投标文件或谈判文件进行评审，并向采购部门推荐中标候选人或成交供应商。（六）中标、成交结果公告1.采购部门根据评标委员会或谈判小组的推荐意见，确定中标、成交供应商，并发布中标、成交结果公告。中标、成交结果公告应包括采购项目的名称、中标、成交供应商的名称、地址、中标、成交金额、主要中标、成交标的的名称、规格型号、数量、服务要求等内容。2.中标、成交结果公告应在财政部门指定的媒体上发布，公告期限不得少于七个工作日。（七）合同签订1.采购部门应在中标、成交结果公告期满后，与中标、成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，采购部门应将采购合同副本送财务部门备案。财务部门应根据采购合同的约定，及时支付采购资金。（八）验收与付款1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、性能等是否符合采购合同的要求。验收合格后，需求部门应填写《采购验收报告》，并由验收人员签字确认。2.财务部门根据《采购验收报告》和采购合同的约定，办理采购资金的支付手续。采购资金支付应严格按照财政部门的有关规定执行，确保采购资金的安全和合理使用。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购业务进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、采购价格波动风险、采购质量风险、采购合同风险等。2.风险识别应采用多种方法，如问卷调查、案例分析、专家咨询等，确保风险识别的全面性和准确性。（二）风险评估1.采购部门应根据风险识别的结果，对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如风险矩阵、风险评分等。2.风险评估结果应作为制定风险应对措施的依据。对于高风险的采购业务，应采取重点监控和严格控制的措施；对于低风险的采购业务，可适当简化风险管理程序。（三）风险应对1.针对不同类型的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施。如对于供应商违约风险，可采取选择信誉良好的供应商、签订详细的采购合同、要求供应商提供担保等措施；对于采购价格波动风险，可采取签订价格调整条款、进行市场调研、套期保值等措施；对于采购质量风险，可采取加强质量检验、要求供应商提供质量保证等措施；对于采购合同风险，可采取加强合同审核、建立合同执行跟踪机制等措施。2.风险应对措施应具有可操作性和有效性，能够切实降低采购业务的风险水平。采购部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对措施。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况等，对发现的问题提出整改意见。2.财务部门负责对采购资金的使用情况进行监督，检查采购资金的支付是否符合规定，是否存在资金浪费等问题。3.采购部门应建立健全内部监督制度，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为。（二）外部监督