业务部门专用章管理制度

PAGE业务部门专用章管理制度一、总则（一）目的为加强公司业务部门专用章的管理，规范印章使用行为，维护公司合法权益，防范经营风险，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各业务部门专用章的刻制、保管、使用、废止等全过程管理。（三）基本原则1.依法合规原则：印章的管理和使用必须严格遵守国家法律法规及行业标准。2.明确责任原则：明确印章管理和使用各环节的责任主体，确保责任落实到人。3.严格审批原则：印章使用需经过严格的审批流程，确保用印事项合法、合规、合理。4.安全保密原则：加强印章保管和使用过程中的安全保密措施，防止印章被盗用、冒用或滥用。二、专用章的刻制（一）刻制申请业务部门因工作需要刻制专用章时，应填写《业务部门专用章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、使用范围等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至公司行政管理部门。（二）审批流程1.行政管理部门收到刻制申请后，对申请内容进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。2.公司分管领导审批同意后，行政管理部门根据审批意见，安排专人到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。（三）印章备案印章刻制完成后，行政管理部门应及时将印章式样报公安机关备案，并留存印章印模。同时，将印章启用信息通知各相关部门。三、专用章的保管（一）保管人员业务部门专用章由专人负责保管，保管人员应具备较强的责任心和保密意识。保管人员名单应报行政管理部门备案。（二）保管方式1.专用章应存放在安全可靠的地方，如保险柜或专门的印章保管箱，并设置必要的防盗、防火、防潮等设施。2.严禁将专用章随意放置或交由他人代管，保管人员因特殊原因需要临时离岗时，应将印章妥善交接给指定的临时保管人员，并做好交接记录。（三）保管要求1.保管人员应定期检查印章的保管情况，确保印章安全。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告行政管理部门，并采取相应的措施进行处理。2.未经公司批准，保管人员不得擅自将专用章带出公司办公区域。如因工作需要必须带出的，应经部门负责人和公司分管领导批准，并办理相关借用手续，同时在借用期间严格履行印章保管责任，确保印章安全。四、专用章的使用（一）使用范围业务部门专用章仅用于与本部门业务相关的文件、合同、协议、报表等资料的签署，不得用于其他无关事项。具体使用范围由各业务部门根据实际工作需要确定，并报公司行政管理部门备案。（二）使用流程1.用印申请：使用部门填写《业务部门专用章使用申请表》，详细说明用印事项的内容、用途、涉及金额、对方单位等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核审批：申请表提交至行政管理部门，行政管理部门对用印事项的合法性、合规性进行审核。审核通过后，报公司分管领导审批。对于涉及重大事项或金额较大的用印申请，需经公司总经理审批。3.印章使用：经审批同意后，保管人员根据审批意见在用印文件上加盖专用章，并在用印登记表上做好记录，注明用印日期、文件名称、用印份数、审批人等信息。4.用印登记：用印登记表应妥善保存，以备查阅。登记表应包括用印日期、文件名称、文号、用印份数、对方单位、事由、审批人、用印人等详细信息。（三）使用要求1.用印文件必须内容完整、格式规范，符合法律法规及公司相关规定。用印前，用印人员应认真核对文件内容，确保无误后方可加盖印章。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖专用章。如因工作需要确需事先加盖印章的，必须在盖章后及时填写文件内容，并确保填写内容与盖章用途一致。3.印章应加盖在文件规定的位置，确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠。五、专用章的废止（一）废止情形1.业务部门因机构调整、业务变更等原因，不再需要使用专用章的。2.专用章因磨损、损坏等原因无法正常使用的。3.其他需要废止专用章的情形。（二）废止流程1.业务部门提出专用章废止申请，填写《业务部门专用章废止申请表》，详细说明废止原因，并经部门负责人签字确认后，提交至公司行政管理部门。2.行政管理部门收到废止申请后，对申请内容进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。3.公司分管领导审批同意后，行政管理部门负责将废止的专用章收回，并进行妥善保管。同时，在公司内部发布废止公告，通知各相关部门。4.行政管理部门应及时将废止的专用章交公安机关销毁，并留存销毁证明。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.行政管理部门定期对业务部门专用章的管理和使用情况进行监督检查，检查内容包括印章保管情况、使用审批流程执行情况、用印登记记录等。2.公司审计部门不定期对专用章管理情况进行审计，重点检查印章管理制度的执行情况、用印事项的真实性和合法性等。（二）责任追究1.对于违反本制度规定，擅自刻制、保管、使用专用章或因保管不善导致印章被盗用、冒用、滥用的，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.如因印章管理和使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。七、附则