档案管理制度（完整版）

第第3页共3页PAGE广东广东XXXXXXXXXXX有限公司文件名称档案管理制度文件类别二级文件文件编号版次页次3制订部门综合管理部制订日期生效日期(受控文件专用章、分发号章)拟制审核批准分发■总经理■管理者代表■综合管理部■财务部■商务部■研发部■采购部■物控部■PMC部■品质部■生产部(SMT)■生产部(THT)■生产部(工程)□其它修改日期修改版次修改内容修改人批准人作业文件文件编号：版本号：修改码：档案管理制度目的为规范公司档案管理工作，确保各类档案资料的及时归档和安全保管，特制定本制度。适用范围适用于本公司档案资料的管理。定义本制度所指档案资料包括：行政档案、人事档案、基建档案、财产档案、技术档案五大类。职责综合部相关岗位人员负责公司行政档案、人事档案、基建档案、财产档案资料管理。研发部负责技术档案的管理。相关岗位人员分别负责相关档案的收集和整理工作，集中管理，有效地保护和利用档案，维护档案完整与安全，便于公司各部门的利用。管理内容与要求档案内容行政档案公司的营业执照、代码证、注册商标等工商证明文件；公司所获得的专利、资质、体系、许可、表彰、荣誉等证书；国家有关部门下发给公司的法律法规、通告、批文等文件，及公司上报国家有关部门的资料；公司与合作单位签署的各类协议、意向书、合同书及往来文件资料等；公司的各种规章规定及实施细则；公司内部通告、决定、决议、请示、报告、会议纪要和会议简报，及公司生产经营活动所形成的重要的文件、资料及记录；反映公司生产经营活动的音像制品；在各大媒体发布的宣传广告材料及电视广告片等；其它需归档的重要文件资料。人事档案员工个人资料（姓名、性别、年龄、学历证明、身份证号码、家庭住址、工作经历、应聘部门、薪金待遇、报到日期等）；员工转正申请及各主管部门签批的意见；员工在职期间的个人表现、考核评价及培训、职务升降、职称评定记录；员工办理养老、工伤、失业、医疗、生育保险等记录；干部任免记录。基建档案公司土地、房屋等产权证明；公司基建工作中形成各类文档、图纸、表格。财产档案以下属固定资产管理范筹的财产档案(购置文件、证照、验收文件、技术说明书、图纸等)，包括：各类生产设施、设备、工具、工装、器具、用具等；各类办公设施、设备、家具、工具、用具等；车辆、网络/通讯设施等。档案资料密级分类、降密、解密公司档案资料分为绝密、机密、秘密和普通四个级别，其中：绝密级：公司的专利技术资料；机密级：公司发展战略、新产品研发计划、未公开的重大商业计划、当年的财务资料、未公开的会议纪录等；秘密级：人事档案、基建档案、以前年度的财务档案、公司的重要公文、已公开内容的会议纪录、法律案卷等资料；普通级：其它无密级的档案资料。档案资料降密、解密已过密级保护有效期；公司决定降密、解密的档案资料；档案资料已作废；其它特别情况需降密、解密。档案保管绝密级档案资料的保管由总经理指派专人负责。机密级档案资料由总经理指定资料的形成部门或责任部门的有关人员保管，总经理可根据情况作出是否移交综合部保管的决定。秘密级档案资料，除财务档案资料由总经理决定是否移交综合部保管外，其他资料均应及时或定期移交综合部保管。普通档案资料由资料形成部门或责任部门的负责人与综合部进行协商，如有保存必要，则由综合部组卷并归档保管。对于虽无秘密但非常重要的档案资料，如公司的有关证照、各种重要批文等，除总经理已指定专人保管外，其余都应及时移交综合部保管。对降密、解密后的档案资料，按降密或解密后的档次要求进行保管。档案存放有密级的档案资料的存放，应以无关人员不易接触为宜，其中：绝密和机密档案资料必须存放于上锁的档案柜内，并由相关档案管理员专职管理，确保安全。财务档案资料、人事档案资料，均应长期保管，其他档案资料由档案管理人员根据有关规定确定保管期限。所有档案资料的保管都必须防盗、防火、防虫、防潮，保管人员应定期检查，确保档案资料的完整。设置密码为保证计算机内的档案资料的妥善保管，所有计算机必须设置开机密码，网内资料的存取，必须设置权限。档案借阅根据档案资料的不同密级，设置以下借阅审批权限：对于未归档的，属普通档次的档案资料的借阅，由存放部门的负责人审批；对于已归档的，属普通档次的档案资料的借阅，由综合部负责人审批；对于秘密和机密档案资料的借阅，由分管领导审批；对于绝密档案资料的借阅，由总经理审批。借阅档案资料，一般应就地阅卷；确需借出，应办理登记手续，并按要求日期归还，不得转借，以防丢失。借阅档案资料，未经同意，不准摘抄、复印和拷贝，与借阅无关的内容，不准翻阅。如借阅人将文件丢失或损坏，必须及时查明原因和责任者，并如实逐级向上报告，追究有关人员的责任。档案资料的销毁超过保管期限的档案资料可以销毁，但应由档案管理员提出申请，经总经理审批后才能销毁。销毁档案资料必须作好销毁记录，并由经办人员和证明人员签字备查。归档时间与奖惩绝密、机密类的档案，各形成部门必须于每季度末20号前归档一次，逾期未归档者，由档案资料员酌情报交综合部致办公会讨论决议后，给予该部门200元/次的经济处罚。秘密、普通类的档案，各形成部门必须于每